Samkjøre reisepolicyen med en kostnadsbevisst kultur

Forretningsreisende og Travel Manager diskuterer reisepolicyen

Alle bedrifter har en kultur, enten den har utviklet seg internasjonalt eller internt. Kulturen ligger i alt fra bedriftens produktutvikling, merkevareidentitet og kundeservice til arbeidsmiljø, retningslinjer og forretningsreiseprogram. Siden forretningsreiseprogrammet involverer alle bedriftens områder, kan det ses på som en liten kopi av den overordnede bedriftskulturen.

For små og mellomstore bedrifter er det særlig viktig å ha et velfungerende forretningsreiseprogram. Nettseminarer, e-post og videokonferanser er uten tvil nyttige verktøy, men det er lite som slår personlige møter for å utvide nettverket og dra i land avtaler. I 2017 rapporterte Harvard Business Review (HBR) at det er 34 ganger mer effektivt å be om noe ansikt til ansikt enn per e-post.[1]

Det er veldig viktig at bedriftskulturen er utviklet for å hjelpe bedriften med å nå målene sine. Det er også viktig at reiseprogrammet – og reisekulturen – samsvarer med og utfyller den overordnede bedriftskulturen.

En konsekvent reisekultur

Hvis forretningsreiseprogrammet ikke administreres og alle bestiller og rapporterer utgifter både online og offline, eller hvis hele programmet administreres internt av en person, kan det raskt bli både forvirrende og tidkrevende. Ikke-administrerte reiseprogrammer kan dessuten koste bedriften dyrt. Bare tenk på hvor mye tid som brukes på å få oversikt over reiserutene og utgiftene til alle som reiser. Tenk også på alle kostnadene som oppstår på grunn av bestillinger som ikke er gjort i henhold til reisepolicyen, eller som koster mer enn de bør på grunn av feilbestilling.

Med administrerte reiser blir ting konsekvente. Ved å samarbeide med et forretningsreisebyrå som Egencia kan alt knyttet til forretningsreiser samles på en plattform. Bedriftens reisende får tilgang til et brukervennlig grensesnitt, og Travel Managers kan når som helst gjøre endringer i policyen, sjekke hvor reisende befinner seg, og generere blant annet kostnadsrapporter – alt på en og samme plattform. Dette forenkler prosessen for alle og sparer tid.

Bruke reisekulturen til å samkjøre de reisende

Et av de første problemene som må håndteres av små og mellomstore bedrifter, og som ofte er en utløsende faktor for å opprette en overordnet reisepolicy, er administrasjonen av kostnader når flere og flere reiser.

Det er selvfølgelig viktig å angi kostnadsgrenser for hotellrom, billeie og flybilletter, men spørsmålet er om du implementerer disse endringene på en fordelaktig måte.

En mulighet er å angi grensene og la det være med det. Da er det opp til hver enkelt ansatt å sette seg inn i policyen, holde seg oppdatert, sjekke bestillinger og sende inn reisene til godkjenning. En slik bestillingsprosess er imidlertid ikke så populær blant de reisende.

Det er lurt å inngå samarbeid med et forretningsreisebyrå som har en plattform der reisende enkelt kan ta avgjørelser selv og samtidig overholde reisepolicyen. På den måten kan de reisende fremdeles bestille, søke, sjekke anmeldelser og sette sammen en reiseplan, men de kan gjøre det med visshet om at bestillingene overholder den interne reisepolicyen med hensyn til priser og begrensninger. Dermed er det ikke nødvendig å sjekke policydokumentet hele tiden. Med Egencia-plattformen kan til og med Travel Managers gjøre nødvendige endringer i reisepolicyen når som helst, uansett hvor de er.

«Jeg elsker at jeg kan endre reisepolicyen på farten. Jeg har enkel tilgang til teknologien», sier Joy Anzinger, Senior Manager of Global Travel hos Splunk.

Ved å bruke maskinlæring fremhever plattformen vår dessuten de beste valgene som samsvarer med policyen, slik at bedriften din kan spare enda mer tid og penger.

Rekruttere og beholde ansatte med et bra forretningsreiseprogram

Hvis alle bedriftens reisende bestiller forretningsreiser gjennom plattformen til ett forretningsreisebyrå, lagres det mange nyttige data som gir informasjon om reiseprogrammet, og som du som Travel Manager kan bruke til å finne spare- og effektiviseringsmuligheter. Denne statistikken og informasjonen kan gjøre det enklere å oppdage gjentakende problemer, for eksempel sene bestillinger og brudd på reisepolicyen, slik at du kan finne en løsning i samarbeid med de ansatte og gjøre reiseprogrammet enda bedre.

En felles bedriftskultur og reisepolicy som de ansatte er fornøyde med, kan også gjøre det enklere for bedriften å rekruttere nye talenter og beholde dyktige medarbeidere.

Med en veldefinert reisepolicy og funksjoner som gjør det enkelt å følge den, oppmuntres de ansatte til å handle i tråd med reglene, samtidig som de føler seg støttet og ønsker å fremme bedriftens reisekultur. Accenture har rapportert at ledende selskaper ser at ansattes trivsel kan gi en konkurransemessig fordel.[2] Dette omfatter blant annet bestillings- og reiserutiner, og derfor er det viktig å informere potensielle medarbeidere om at bedriften har et bra og brukervennlig forretningsreiseprogram.

Vil du lære mer om forretningsreiser i en kostnadsbevisst bedriftskultur? Da kan du lese denne artikkelen.


[1] Alexander Osterwalder mfl., «Don’t Let Your Company Culture Just Happen», Harvard Business Review, 2016.

[2] Accenture Strategy. «Employee Experience Reimagined», Accenture, 2017.