Risikohåndtering: beste praksis for forretningsreiseprogrammet

Risikohåndteringspolicy

Uansett om bedriften er stor eller liten, må du ivareta de forretningsreisendes helse og sikkerhet. Så langt i 2020 har vi allerede opplevd en global helsekrise, politisk usikkerhet og naturkatastrofer, og nå er det viktigere enn noensinne å ha omfattende retningslinjer for risikohåndtering integrert i forretningsreiseprogrammet.

Bedriften din vil trolig utarbeide et sett med retningslinjer for å redusere risikoen for de reisende og programmet generelt. I denne prosessen må du vurdere risikoen for hver enkelt reise. Det er også viktig å planlegge hvordan bedriften din skal hjelpe de reisende både før under og etter en reise.

Du bør ta en nærmere titt på de følgende pilarene for risikohåndtering for å få informasjonen du trenger til å styrke reisepolicyen, redusere risikoen for de reisende samt underbygge bedriftens behov.

  1. ANALYSÉR: Gå gjennom oppsettet av policyen for å evaluere og minimere risikoen i forbindelse med hver enkelt forretningsreise.
  • Blokkér visse flyreisemål: Du kan enten svarteliste bestemte ruter eller reisemål i policyen eller blokkere muligheten til å bestille reiser til bestemte reisemål.

Viktig informasjon: Siden januar 2020 har vi sett en økning på over 210 prosent blant kunder som svartelister reisemål for å begrense eller forby reiser til steder med høy risiko.

  • Oppdater grensen for antall reisende: Du kan begrense antallet ansatte på samme flyvning ved å legge til en maksgrense for antall reisende i bedriftens reisepolicy.
  • Gå gjennom godkjenningsinnstillingene: Vanligvis oppfordrer vi til å la de ansatte bestille uten å måtte gå gjennom en innviklet godkjenningsprosess. I en krisesituasjon er det imidlertid viktig å gjøre en risikovurdering og se på hvordan godkjenning kan sikre at ledere vet om planlagte forretningsreiser og tar veloverveide beslutninger deretter. Du kan enkelt endre disse innstillingene tilbake når situasjonen er over.

Viktig informasjon: Siden januar 2020 har vi sett en økning på over 83 prosent blant kunder som innfører sikkerhetsgodkjenning for å ivareta de reisendes sikkerhet – selv før de bestiller.

  • Minn de reisende på at de må holde kontaktopplysningene sine oppdatert: De reisendes mobilnumrene og nødkontaktopplysninger må være oppdatert i Egencia-profilene deres. Det er viktig at denne informasjonen er riktig, slik at du kan kontakte dem dersom noe skulle skje. Dette kan ikke gjøres obligatorisk i alle land, men Travel Managers kan oppfordre de ansatte til å fylle ut denne informasjonen når de oppretter profilene sine.

Se dette nettseminaret om beste praksiser for å redusere risikoen for forretningsreisende både før, under og etter en reise.

  1. HJELP: Det er viktig å forstå hvordan du finner, kontakter og hjelper de reisende dersom det oppstår en nødsituasjon.
  • Egencias Traveler Tracker: Du kan finne de reisendes bestillinger i sanntid via en oversikt over alle planlagte reiser, som kan filtreres etter bestemte reisemål, flyselskaper eller tidsrammer. Du har også tilgang til alle de reisendes opplysninger, slik at du raskt og enkelt kan kontakte dem ved å generere en e-post direkte i verktøyet eller laste ned kontaktlisten.
  • Meldinger til de reisende: Velg de bestemte varslene du vil dele på bedriftens Egencia-hjemmeside, eller opprett kontekstuelle meldinger knyttet til visse typer bestillinger (fly, hotell, tog eller bil) eller reisemål.
  • Reisevarsler: Sørg for at de reisende laster ned mobilappen, for å sikre at de mottar push-varsler når de er på farten, og lett kan se hvordan potensielle hendelser kan påvirke reisen deres.
  • Avbestillinger: Hold et øye med fly- og hotellbestillinger ved bruk av rapportsiden for COVID-19. På rapportsiden kan du vurdere og redusere reiserisikoen for både de ansatte og bedriften, og du kan dele informasjon med viktige interessenter.
  • Egencia Advantage: I tillegg til alle funksjoner du har tilgang til gjennom Egencias verktøy, har vi inngått samarbeid med ti trygghetsleverandører innen områder som medisinsk hjelp, reisesikkerhet og forsikringsdekning. Du kan se noen av fordelene nedenfor.
  • Allianz: Forsikring er et viktig tema ettersom forretningsreiser fremmer kontraktsforpliktelser som kan påvirke inntjeningen. Ved bestilling av flyreiser kan de reisende dra nytte av flyreiseforsikring fra Allianz, som er tilgjengelig i Nord-Amerika og 15 land i EMEA (*vilkår, betingelser og unntak gjelder).
  • International SOS: Med denne tjenestepakken kan du håndtere reiserisikoer på en proaktiv måte og få tilgang til verktøy som underbygger bedriftens policyer for risikohåndtering, inkludert Site Monitor (nettstedsovervåking). Se nå.
  • WorldAware: Hold deg oppdatert for å beskytte det viktigste for bedriften din, slik at du kan hjelpe de reisende med å unngå og redusere sjansen for problemer. Tjenestene omfatter oversikt over globale trusler i sanntid, døgnåpen hjelp i hele verden og krisetiltak. Les mer.

Last ned vår sikkerhetssjekkliste for forretningsreiser for å finne ut hvordan du best mulig kan ivareta aktsomhetsplikten overfor de reisende.

  1. SE GJENNOM: bedre strategier for risikohåndtering
  • Evaluer hvor effektiv den eksisterende risikohåndteringsplanen er: Få innspill fra alle avdelinger som er involvert i hendelsesrespons, for å gjøre en vurdering etter at en handling er iverksatt. Ved å analysere bedriftens virusrespons og få tilbakemeldinger fra de involverte, er det mulig å finne ut hva som fungerer bra, og hva som må forbedres. Synes for eksempel HR-avdelingen at rapporteringsverktøyet Egencia Traveler Tracker var nyttig? Eller var noen av opplysningene ufullstendige? Ved å samle denne typen tilbakemeldinger kan du samarbeide med de interne interessentene om å identifisere mangler og i dette tilfellet oppfordre de reisende til å oppdatere kontaktopplysningene.
  • Få innspill/tilbakemeldinger fra de reisende: Snakk med reisende som har vært direkte berørt av en krise, for å få synspunktene deres på hvordan utførelsen av bedriftens beredskapsplan har fungert. Du kan be de reisende om å svare på en undersøkelse der de blir spurt om de mottok tilstrekkelig med informasjon før, under og etter reisen.

Når du følger de tre foreslåtte trinnene, kan det vise seg at bedriftens policyer må utvikles videre. Kanskje finner du en mangel under gjennomgangen, eller kanskje forskjellige land oppdaterer begrensningene sine. Hos Egencia kan du være sikker på at bedriftens reisende har tilgang til og kan se informasjonen de trenger, uansett hvilke deler av policyene som må endres for å underbygge bedriftens planlegging av risikohåndtering. La oss se på NTT Singapore som et eksempel: «Tidligere hadde vi mange forskjellige policyer i selskapet, og det var umulig å lære seg dem», forteller Tricia. «Med Egencia er det imidlertid ikke behov for å lære noe utenat. Policyen er integrert direkte på plattformen», sier Tricia Lim, Executive VP for strategisk planlegging.

Når har du tatt grep for å gjøre programmet sikrere, kan du begynne å fokusere på de reisendes bekymringer og forberede dem på å reise igjen. Last ned sikkerhetssjekklisten for reisende i dag.