Reiserapporter gjort enklere med datavisualisering

How-Analytics-Studio-helps-travel-managers
Slik hjelper «Egencia Analytics Studio» Travel Managers

Du tenker kanskje at det er lett å forklare forretningsreiser, men detaljene blir fort utydelige. Uten effektiv dataanalyse og datavisualisering kan diskusjonene med ledelsen om reiseprogrammet virke som en ren gjettelek.

Problemet oppstår fordi forretningsreiser ikke ser spesielt komplisert ut: Folk reiser. De bruker bedriftens penger på reiser med fly, tog og leiebil og opphold på hotell. Det virker enkelt nok, men det er ikke så lett.

I et stort, multinasjonalt selskap der tusenvis av ansatte er ute og reiser samtidig, kan mengden og kompleksiteten ved reisedata bli overveldende. Hvor mange bestilte på forhånd, slik det er meningen at de skal gjøre? Bruker mange nok ansatte bedriftens forretningsreisebyrå? For å besvare vanlige spørsmål som dette kreves det data og dataanalyse.

Men ikke alle bedrifter og Travel Managers har ferdighetene eller ressursene som trengs for å gå gjennom tallene. Dette kan skape en vanskelig og utfordrende situasjon. Dersom du ikke kan vise til lettforståelige datavisualiseringsrapporter, kan diskusjoner om forretningsreiseprogrammet raskt utvikle seg til den typiske «hvor mye brukte du, og hvorfor brukte du ikke mindre?»-samtalen.

Løsningen er datavisualisering. Datavisualisering forvandler tusenvis av rader med informasjon til lettforståelige tabeller og diagrammer. Dette eliminerer behovet for avanserte analyser og gjør at Travel Managers og beslutningstakere i bedriften har kontroll på forretningsreiseprogrammet.

Frem til nå har datavisualiseringsverktøy vært dyre, vanskelige å bruke eller begge deler. Men nå er ikke lenger dette noe hinder for Travel Managers, reisebestillere og bedrifter som vil ha en tydelig forståelse av innvirkningen forretningsreiser har på virksomheten.

Egencia Analytics Studio er løsningen. Denne brukervennlige plattformen er bygget med tanke på Travel Managers og deres daglige rapporteringsbehov – for de som har forretningsreiser som yrke. Med Analytics Studio kan du utforske data visuelt, oppdage skjult informasjon og finne nye måter å spare på. Følg med på tendenser over tid for å optimalisere utgiftene på tvers av reisekategorier som fly, hotell, tog og leiebil.

Analytics Studio er mer enn en vanlig bedriftsoversikt. Den rikholdige og raske datavisualiseringen gjør at du fort kan dele viktige reisedata og resultater med interne team og ledere.

Gjennom vårt samarbeid med store multinasjonale selskaper, har vi funnet fem måter Analytics Studio hjelper Travel Managers å utmerke seg i arbeidet på.

1.     Forstå hvordan det går med forretningsreiseprogrammet ditt

Analytics Studio lar deg opprette overbevisende rapporter som kan deles med personal-, økonomi- og innkjøpsavdelingene, i tillegg til ledelsen. Dette takket være at produktet samler alle forretningsreisedata på ett sted. Egencias forretningsreiseplattform gjør dette mulig ettersom alle reisedata er lagret på ett sted, uavhengig av om bestillingen gjøres online, offline eller i appen. Som et resultat av dette får du et fullstendig bilde av forretningsreiseprogrammet ditt når du bruker Analytics Studio.

Visuelle fremstillinger og tilpassede widgets kan analysere din bedrifts unike forretningsreiseprogram. Ved hjelp av diagrammer og filtre kan du fremheve de viktigste resultatene overfor ledelsen. Eksempler er visualisering av effekten av forhåndskjøp i samsvar med policy på tvers av forskjellige typer reiser, slik som utenlands, innenlands eller regionale.

2.     Se flere lag med reisedata på en rask måte

Relevans er viktig når du skal kommunisere effektivt om reisedata med kolleger og sjefer. Om du for eksempel administrerer reiser for én region i en bedrift som holder til i en rekke land, vil du først og fremst være interessert i hva som skjer i denne regionen. Det kan være nyttig å ha det store bildet, men lederne er vanligvis interessert i fortjeneste, tap og budsjett, ikke hele bedriften.

Travel Managers kan gi ansatte ulike typer tilgang til Analytics Studio basert på forhåndsbestemte roller. Systemet er fleksibelt og kan tilpasses dine forretningsbehov. Reglene lar brukerne se hva de behøver å se for å gjøre jobben sin, men ikke mer enn det. På denne måten får ikke ansatte tilgang til data som ikke angår dem, og de blir ikke overlesset med informasjon om sider ved bedriften som ikke er knyttet til arbeidet deres.

Produktet gir også brukerne gode muligheter til å se nærmere på dataene. Du kan filtrere datavisualiseringene etter avdeling eller reisegruppe. La oss si du vil sammenligne avdeling A med avdeling B når det gjelder i hvilken grad hver gruppe følger forkjøpsreglene. Analytics Studio har enkle, klikk-baserte funksjoner slik at du raskt kan opprette sammenlignende visuelle diagrammer. Slik kan du oppdage mønstre og tendenser i forretningsreiseprogrammet som kanskje ledelsen bør være obs på, eller som kan gi muligheter for sparing eller tilpassing av strategien for etterlevelse.

3.     Håndter reisedata internt uten IT eller dataspesialister

Den generelle tendensen i dataanalyser har vært å gå bort fra avdelinger med spesielt fokus på denne typen arbeid. Nye visualiseringsverktøy gjør det mulig for hvem som helst å fremstille grafiske presentasjoner. Egencia Analytics Studio leverer denne brukervennligheten til konsumenter av forretningsreisedata.

Datavisualisering avhenger av tilgang til data. De beste visualiseringsverktøyene er ikke mye til hjelp om man ikke får tilgang til dataene man trenger. Analytics Studio løser dette problemet ved å hente reisedata fra Egencias reiseadministrasjonsplattform.

Muligheten til å importere data fra flere kilder er ikke noe nytt. Forskjellen med Analytics Studio er hvor enkel prosessen er. Det å håndtere reisedata internt pleide å kreve et IT-prosjekt, vanligvis utført av et eget IT-personale. Det innebar å hyre spesialister for programintegrasjon og databaseadministratorer enten innenfra eller utenfra – en prosess som bestandig var dyr og tidskrevende. Nå kan du samle datasett fra ulike kilder uten å måtte starte et komplisert prosjekt.

Analytics Studio lar brukerne eksportere de bærende datasettene om det er nødvendig. Du kan legge inn tallene i et Excel-regneark hvis du vil foreta ytterligere offline-analyser. Deretter kan du jobbe med dataene helt ned på detaljnivå, uten å måtte ringe IT.

4.     Gi svar på de vanskelige «hva om?»-spørsmålene

Dataanalyser kan gi bedriftsledere verdifull innsikt. Haken har imidlertid ofte vært at det er komplisert og tidskrevende å forstå seg på informasjonen. Analytics Studio gir brukerne en verktøykasse som raskt kan vise informasjonen i en grafisk fremstilling som gjør den lettere å forstå. Disse visualiseringene besvarer «hva om?»-spørsmålene som vanligvis dukker opp når ledere går gjennom rapporter om forretningsreiseprogram.

Se for deg at du forsøker å finne ut hvorfor etterlevelsen av policy er bedre hos ett europeisk datterselskap enn hos et annet. Analytics Studio har en kartfunksjon som legger abstrakte konsepter som etterlevelse av policy inn i et visuelt skjema som legges over på kart. Endring av forespørselen kan gi ny innsikt, for eksempel at de ansatte i et bestemt land ikke bestiller lang nok tid i forveien, slik policyen krever. Med et «hva om?»-scenario her kunne du for eksempel sammenligne prisene for forkjøp for alle land i regionen.

En øvelse som dette kan kanskje gi deg en forståelse av hvorfor en viss rute eller et visst flyselskap ble bestilt utenfor reisepolicy oftere enn andre. Du kan beregne hva kostnadene ville blitt med ulike valutaer, ulike flyselskaper, direkteflyvninger kontra flyvninger med mellomlanding, osv. Når du så har konkrete fakta kan du ta grep. I fremtiden kan Analytics Studio hjelpe deg å beregne hvordan endringer i reisepolicyen vil påvirke reiseprogrammet ditt gjennom forutsigende analyser.

5.     Ta deg godt ut på jobben

Datavisualisering handler så klart om mer enn å skape smarte grafiske fremstillinger av forretningsreisedata. Det handler også om deg. Med Analytics Studio får du et verktøy som kan åpne opp for den rette typen samtaler med viktige personer i bedriften din.

Travel Managers har noen ganger vanskelig for å presentere arbeidet sitt som noe strategisk og viktig for bedriften. For ledelsen kan forretningsreiser virke svært enkelt, abstrakt eller rutinemessig. Effektiv datavisualisering gjør det mulig å ha en meningsfull dialog med ledelsen om forretningsreiseprogrammer. Ved hjelp av Analytics Studio kan du gi verdifull innsikt, svare på vanskelige «hva om?»-spørsmål og vise at forretningsreiser har verdi for bedriften i sanntid.

Konklusjon

Rikholdige, visuelle reisedata er allerede tilgjengelige, men all denne informasjonen er ubrukelig hvis du ikke vet hva du skal gjøre med den. Utfordringen er å forstå hvilke grep du bør ta for å utvikle virksomheten. Egencia Analytics Studio kan gi deg hjelpemidlene du trenger. Den tar forretningsreiseprogrammet ditt fra en gjettelek til håndfast kunnskap. Til forskjell fra tidligere analyse- og datavisualiseringsverktøy er Analytics Studio bygget for å være lett å bruke for ansatte som arbeider med forretningsreiseprogrammer til daglig.  Plattformen hjelper deg å forstå hvordan det går med forretningsreiseprogrammet ditt, hvordan det kan bli enda bedre og dessuten hvordan du kan kommunisere effektivt opp- og nedover til hvem som helst i bedriften din.