Personvernerklæring for Egencia

 

Oktober 2, 2017

Personvernerklæring for Egencia

Hos Egencia («Egencia», «vi», «oss», «vår») forstår vi at bestilling av reiser på nett omfatter stor tillit fra din side. Vi tar denne tilliten svært alvorlig, og det er en prioritet for oss å sikre at personlig informasjon som du eller din organisasjon gir til oss (for eksempel navn, telefonnummer, e-postadresse eller betalingsdetaljer), behandles sikkert og konfidensielt.

Denne personvernerklæringen beskriver vår praksis for behandling av personopplysninger.

Når du bestiller reise via Egencia, må vi ta visse avgjørelser om hvordan og hvorfor dine personopplysninger skal behandles for å fullføre bestillingen. Vi er derfor ansvarlige for å beskytte dine personopplysninger under hele reisebestillingsprosessen.

Det er dette vi forklarer i denne personvernerklæringen, som beskriver Egencias retningslinjer for behandling av personopplysninger og hvilke personopplysninger Egencia oppbevarer, formålet bak oppbevaring av personopplysningene og på hvilke måter Egencia innhenter, oppbevarer, bruker og videreformidler disse opplysningene.

Egencia LLC er tilsluttet EU-US og Swiss-US Privacy Shield-rammeverket. Se nærmere om dette nedenfor.

Forretningsreiseprogram – oversikt

Din organisasjon har registrert seg i Egencias forretningsreiseprogram for å administrere sine reisebehov. Som deltaker i dette programmet kan organisasjonen utnevne en reiseansvarlig («reiseansvarlig») til å organisere og administrere organisasjonens reisebehov, og det kan også utnevnes en eller flere reisebestillere («reisebestiller» eller «reisesjef») som skal bestille og administrere reisene til enkeltansatte («reisende») så vel som ikke-ansatte, såfremt bedriften anser det som passende («gjester»).

Regler for bestillinger foretatt av reisende

For å kunne bestille og administrere sin egen reise, må reisende registrere seg som medlem av Egencia eller få lastet inn profilopplysninger i systemet av Egencias implementeringsteam. Dersom reisende ikke registrerer seg som medlem av Egencia, må reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef utføre bestillingen på deres vegne. Hvis du er en reisende, gjelder denne personvernerklæringen hvordan vi innhenter og bruker dine personopplysninger uansett om du bestiller og administrerer reisen selv eller via
din reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef. Med mindre noe annet er uttrykkelig angitt, skal derfor enhver henvisning til «deg» i denne personvernerklæringen tolkes som en henvisning til deg som reisende, uansett om du opptrer på vegne av deg selv eller via en reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef.

Reiseansvarlige, reisebestillere og reisesjefer
Selv om denne personvernerklæringen først og fremst er rettet mot reisende og gjester, gjelder den også for reiseansvarlige, reisebestillere og reisesjefer.

Alle personopplysninger en reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef gir til oss om seg selv i forbindelse med vårt forretningsreiseprogram, behandles i henhold til denne personvernerklæringen. Egencia forbeholder seg imidlertid rettigheten til å kontakte reiseansvarlige, reisebestillere og reisesjefer i henhold til organisasjonens forretningsreiseavtale med oss (f.eks. for tilbakemeldinger om programmet, for å diskutere forretningsforholdet eller for å diskutere nye eller oppdaterte tjenester). Denne kontakten kan forekomme via telefon, e-post, tekstmelding eller brevpost.

Ved bestilling og administrasjon av reiser på vegne av reisende eller gjester skal reiseansvarlige, reisebestillere og reisesjefer innhente samtykke fra den aktuelle reisende eller gjesten. Reiseansvarlige, reisebestillere og reisesjefer skal også forsikre seg om at den aktuelle reisende eller gjesten mottar og gjennomgår denne personvernerklæringen.

Enten du bestiller reise direkte fra oss eller tillater din reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef å gjøre dette på dine vegne, kan autoriserte enkeltpersoner i din bedrift ha tilgang til ditt brukernavn og navnet på din medlemskonto, samt reiseruter og all annen informasjon på kontoen, og de kan også beslutte at vi deler disse opplysningene med tredjeparter for regnskap eller andre godkjente formål. Din reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef vil også kunne oppdatere dine profilinnstillinger (unntatt brukernavn og passord) og reisepreferanser i henhold til dine instrukser. Din reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef vil også kunne vise, endre eller avbestille dine reiseruter såfremt det er nødvendig i henhold til dine instruksjoner eller i samsvar med dine avtaler med dem.

Erklæringens omfang
Denne personvernerklæringen beskriver Egencias praksis for innhenting og bruk av opplysninger. Din organisasjon kan ha andre retningslinjer eller annen praksis, og vi er ikke ansvarlige for noen i din organisasjons bruk eller videreformidling av dine personopplysninger eller enhver handling eller unnlatelse av din organisasjon, reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef. Dersom du har spørsmål om hvordan din organisasjon, reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef behandler dine personopplysninger eller bestiller eller administrerer reiser på dine vegne, må du ta kontakt med den personen i din organisasjon som har ansvar for dette eller se i organisasjonens personvernerklæring.

Informasjon vi henter inn fra deg

Før du får tilgang til Egencias nettside, må du logge på som medlem ved hjelp av brukernavn og passord. Generelt henter og lagrer Egencia alle opplysninger du gir Egencia, herunder, men ikke begrenset til alle personopplysninger om deg som du uttrykkelig og frivillig oppgir eller på annen måte gir oss. Dette inkluderer informasjon som kan identifisere deg («personopplysninger»), herunder fornavn, etternavn, telefonnummer, e-postadresse, passinformasjon og betalingsinformasjon (f.eks. kredittkortnummer, kortinnehavers navn og utløpsdato). Vi kan også be om informasjon om dine reisepreferanser, herunder forespørsler om måltider, setevalg, lojalitetsprogram for fly/hotell/bilutleie og billetteringsalternativer. Din reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef kan gi oss ytterligere personopplysninger om deg, for eksempel ansattnummer.

Egencia vil blant annet hente inn personopplysninger når du:

  • Blir Egencia-medlem
  • Fyller ut en reisende-profil
  • Bestiller en reise
  • Bruker reisebestiller tjenesten
  • Deltar i en undersøkelse
  • Kontakt oss

Passasjeropplysninger: Når en reisebestilling foretas via Egencia, henter Egencia inn fullt navn, kontaktnummer og andre personopplysninger om den reisende som er nødvendige for reisebestillingen, deriblant passnummer og betalingsinformasjon. Vi kan også innhenteinformasjon om hver reisendes reisepreferanser, deriblant forespørsler om måltider, setevalg, lojalitetsprogram for fly/hotell/bilutleie og billetteringsalternativer.

Reisegjestopplysninger: Når du foretar en bestilling for noen andre via dette nettstedet, vil vi kunne be om denne personens personopplysninger og reisepreferanser. Du må innhente samtykke fra andre personer og forsikre deg om at disse andre personene leser gjennom disse personvernretningslinjene før personopplysninger og reisepreferanser oppgis til oss, ettersom all tilgang til visning eller endring av disse opplysningene kun vil være tilgjengelig via din konto. Vi vil innhente, bruke og videreformidle denne personens personopplysninger kun for det formål å opprette en bestilling.

Automatisk informasjon: Vi innhenter automatisk noe informasjon om din datamaskin når du besøker dette nettstedet. Vi vil for eksempel innhente din IP-adresse, nettleser programvare (f.eks. Firefox, Safari eller Internet Explorer) og henvisende nettsted. Vi kan også innhente informasjon om din internettaktivitet, for eksempel undersøkte reiser og opprettede bestillinger. Vårt mål for innhenting av denne automatiske informasjonen er blant annet å hjelpe deg med å tilpasse brukeropplevelsen og å påvise og forebygge svindel. Se avsnittet om «Cookies og annen teknologi» for mer informasjon.

Samtaleovervåkning: Telefonsamtaler til og fra vår kundeservice kan tas opp eller overvåkes med formål om kvalitetskontroll og opplæring av ansatte. Samtaleopptak beholdes så lenge det med rimelighet er nødvendig eller så lenge loven krever det, og vil deretter slettes. Alle personopplysninger som mottas fra deg under samtalen, vil behandles i samsvar med denne personvernerklæringen.

Unnlatelse av å oppgi informasjon: For å få tilgang til Egencias nettsted må du logge på som medlem ved hjelp av brukernavn og passord. Når du legger reiseplaner eller bestiller via nettstedet, må du oppgi de forespurte personopplysningene og økonomiopplysningene. Vi vil bruke kontaktopplysningene dine til å bestille de nødvendige tjenestene, til å sende deg bekreftelsesinformasjon, til fakturering og til å informere deg om eventuelle oppdateringer eller endringer i reiseplanene. Hvis du ikke oppgir den forespurte informasjonen, vil du ikke kunne få tilgang til Egencia-nettstedet, og vi vil kanskje ikke kunne fullføre dine forespørsler eller bestillinger.

Bruk av dine opplysninger
Egencia bruker sensitiv betalingsinformasjon (for eksempel kortinnehaverens navn, kredittkortnummer og utløpsdato) med formål om å fullføre reisebestillingene du legger inn på vår nettside. Vi bruker annen informasjon om deg for følgende generelle formål: For å registrere deg som Egencia-medlem, for å levere produktene og tjenestene du har forespurt, for å gi deg reisebekreftelse og oppdateringer, for å sende deg reisevarsler, for å gi informasjon om tjenesteoppdateringer og tjenester som kan interessere deg, for å kommunisere med deg generelt, for å svare på dine spørsmål og kommentarer, for å måle interesse for og forbedre produktene, tjenestene og nettstedet vårt, for å på annen måte tilpasse din Egencia-opplevelse, for å tilrettelegge belønninger som en del av et lojalitets- eller belønningsprogram du velger å bli med i, for å be om informasjon fra deg, deriblant via undersøkelser, for å løse tvister, for å innhente avgifter, for å feilsøke problemer, for å forebygge potensielle forbudte eller ulovlige aktiviteter, for å håndheve betingelsene våre for bruk og annet som vi opplyser deg om når informasjonen hentes inn.

Videreformidling av dine opplysninger

Egencia og Egencias tjenesteleverandører kan dele dine personopplysninger med de følgende:

  • Leverandører, for eksempel hoteller, flyselskap, togselskap, bilutleiefirma eller aktivitetsleverandører som gjennomførerreisebestillingene dine. Alle tjenester som leveres av tredjepartsleverandører, beskrives som dette alle steder på dette nettstedet. Disse leverandørene vil behandle opplysningene dine i samsvar med sine personvernregler. Derfor oppfordrer vi deg til å lese gjennom personvernretningslinjene til alle reiseleverandører du bestiller produkter fra via Egencia. Merk at disse leverandørene også kan kontakte deg i den grad det er nødvendig for å innhente ytterligere informasjon om deg eller for å muliggjøre reisebestillingen.
  • Tredjepartsleverandører som kan levere tjenester eller funksjoner på våre vegne, deriblant behandling av kredittkort, forretningsanalyse, kundeservice etter vanlige åpningstider, utsendelse av nyhetsbrev eller spørreundersøkelser og forebyggelse av svindel. På forespørsel fra din arbeidsgiver kan vi også dele dine personopplysninger med tredjepartsleverandører som leverer tjenester som kostnadssporing og tilbakebetaling. Disse selskapene har tilgang til personopplysningene som er nødvendige for å utføre disse funksjonene, men har ikke lov til å dele eller bruke opplysningene til noe annet formål. Ta kontakt med oss slik det er angitt i avsnittet «Våre kontaktopplysninger» for å få mer informasjon om hvordan våre tjenesteleverandører behandler dine personopplysninger.
  • Andre i din organisasjon, for eksempel reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef, som beskrevet ovenfor i avsnittet «Reiseansvarlige, reisebestillere og reisesjefer».
  • Våre partnerselskaper. Vi kan dele noe informasjon med vårt partnerselskap, Expedia, for vertstjenester, lagring, analyser og rapporteringsformål.  I den utstrekning et partnerselskap har tilgang til opplysningene dine for å levere tjenester på våre vegne, vil selskapet følge en praksis som er minst like restriktiv som praksisen som beskrives i denne personvernerklæringen.

Vi og våre tjenesteleverandører kan også dele din informasjonen:

  • Når du spesielt har bedt om det.
  • Som svar på stevninger, rettskjennelser eller annen rettslig prosess, for å stadfeste eller utøve våre juridiske rettigheter, for å forsvare oss mot søksmål, eller som ellers kreves eller tillates av gjeldende lovgivning. I slike tilfeller forbeholder vi oss retten til å benytte oss av eller frafalle enhver rettslig innvending eller rettighet som er tilgjengelig for oss.
  • Når vi mener det er hensiktsmessig å undersøke, hindre eller iverksette tiltak angående ulovlige eller mistenkte ulovlige aktiviteter; for å beskytte og forsvare Egencias, våre kunders eller andres rettigheter, eiendom eller sikkerhet, og i forbindelse med våre vilkår for bruk og andre avtaler.
  • Med politiet og myndigheter rundt om i verden for sikkerhets-, toll- og innvandringsformål. For eksempel krever US Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection, i henhold til amerikansk lov, at enkelte reise- og bestillingsopplysninger, kjent som Passenger Name Record eller PNR-data, knyttet til mennesker som reiser til eller fra USA, eller gjennom amerikansk luftrom, leveres til departementet før slike reiser. Vi kan videreformidle disse opplysningene til flyselskapene eller andre reiseleverandører, slik at de kan videresende dem til det aktuelle landets politi og myndigheter.
  • I forbindelse med en foreslått eller gjennomført selskapstransaksjon, for eksempel et salg, fusjon, konsolidering eller salg av eiendeler, eller dersom det mot formodning skulle oppstå en konkurs.
Valgmuligheter ved innhenting og bruk av dine opplysninger
  • Du kan få tilgang til, legge til, oppdatere eller slette informasjon på sidene Min profil og Mine reiser, og avslutte kontoen som beskrevet nedenfor.
  • Du kan også sende inn en skriftlig forespørsel om å få tilgang til personopplysninger vi har lagret om deg. Hvis du sender en slik forespørsel, har Egencia rett til å be om identifikasjon før forespørselen behandles. Du kan levere en skriftlig forespørsel om tilgang til dine personopplysningene ved å kontakte oss via kontaktalternativene som er angitt nedenfor i avsnittet «Våre kontaktopplysninger». Vi vil forsøke å svare innen rimelig tid, og uansett innen eventuelle tidsrammer som følger av loven.
  • Som deltaker i Egencia-programmet kan du motta meldinger fra oss med reisenyheter og oppdateringer. Du kan avslutte abonnementet på slike nyhetsbrev når som helst på siden Min profil under overskriften «E-postinnstillinger», eller ved å fortelle din reiseansvarlig, reisebestiller eller reisesjef at du ikke lenger ønsker å motta slike meldinger fra Egencia. Du vil også få mulighet til å avslutte abonnementet på nyhetsbrevene i alle slike e-poster vi sender. Vær oppmerksom på at vi forbeholder oss retten til å sende deg annen kommunikasjon, herunder driftsmeldinger, administrative meldinger og undersøkelser knyttet til enten din Egencia-konto eller dine transaksjoner med Egencia, uten å tilby deg muligheten til å velge å ikke motta dem.
Cookies og annen teknologi

Cookies er små datatekstfiler og kan lagres på harddisken på datamaskinen (hvis nettleseren tillater dette). Hjelp-delen av verktøylinjen på de fleste nettlesere vil fortelle deg hvordan du kan forhindre at nettleseren aksepterer nye cookies, hvordan du får nettleseren til å varsle deg når du mottar en ny cookie, eller hvordan du deaktiverer cookies. Vær oppmerksom på at dersom du nekter å akseptere cookies, kan det hende du ikke vil få tilgang til mange av reiseverktøyene som tilbys på våre nettsteder. Som medlem eller besøkende på denne nettsiden kan du bli tildelt en permanent cookie-fil på harddisken på datamaskinen. Du kan velge å ikke motta en cookie-fil ved å angi at nettleseren skal avvise cookies, eller at den skal spørre deg før den godtar en cookie. Selv om denne cookien ikke inneholder noen personopplysninger, kan den være knyttet til din personinformasjon for å gi deg målrettede e-post varsler.

Egencia innhenter automatisk informasjon om din datamaskin når du besøker dette nettstedet. For eksempel samler vi inn informasjon om IP-adresse, operativsystem og nettleser programvare (for eksempel Firefox, Safari eller Internet Explorer). Vi kan også innhente informasjon om din internettaktivitet, for eksempel undersøkte reiser og bestilte reiser. Våre mål med å samle denne automatiske informasjonen er blant annet å tilpasse brukeropplevelsen, legge til rette for praktisk navigering og samle analyseinformasjon for å kontinuerlig forbedre nettstedet vårt. Vi kan bruke cookies for å hjelpe oss med å gjenkjenne nettleseren din som en tidligere besøkende og lagre og huske eventuelle preferanser som kan ha blitt angitt mens nettleseren besøkte nettstedet vårt. Vi kan også registrere passordet ditt i en cookie hvis du krysset av i ruten med tittelen «Husk passordet mitt på denne datamaskinen.» Vær oppmerksom på at brukernavn, passord og andre kontorelaterte opplysninger som inngår i slike cookies, krypteres av sikkerhetshensyn. Egencia vil aldri lagre sensitive personopplysninger som kredittkortnumre i en cookie. I tillegg til ovennevnte cookies kan vi bruke lokalt delte objekter, også kalt «flash cookies», på vår nettside. Disse brukes til å forbedre din brukeropplevelse, for eksempel ved å lagre dine brukerpreferanser og innstillinger som volum/dempe-innstillinger, og i forbindelse med animert innhold på vårt nettsted. Lokalt delte objekter ligner på vanlige cookies, men kan lagre mer komplekse opplysninger enn enkel tekst. Du kan finne ut mer om flash-cookies og hvordan du deaktiverer dem på dette nettstedet: http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html.

Dette nettstedet kan også bruke nettsignaler (også kjent som gjennomsiktig gif, pikselkoder eller web bugs), som er bittesmå grafikkelementer med en unik identifikator, med funksjon som tilsvarer cookies, som er plassert i koden til en nettside. Vi bruker nettsignaler til å overvåke brukeres trafikkmønstre fra én side på våre nettsteder til en annen, for å levere eller kommunisere med cookies, for å forstå om du har kommet til vår side fra en nettannonse som vises på en tredjeparts nettside og for å forbedre nettsidens ytelse. Vi kan også tillate at våre tjenesteleverandører bruker nettsignaler slik at vi kan finne ut hvilke e-poster som har blitt åpnet av mottakerne og for å spore besøkstrafikk og handlinger på vårt nettsted. Dette hjelper oss å måle effektiviteten av innholdet vårt og andre tilbud.

Informasjon som hentes inn av tredjeparter/visning av skreddersydd reklame

Tredjeparts annonsører, som for eksempel reklamebyråer og samarbeidspartnere, kan bruke cookies og annen teknologi (for eksempel nettsignaler) for å innhente informasjon om dine internettaktiviteter. Formålene bak å innhente denne informasjonen er: Å måle og forstå bruken av våre nettsider, og å analysere, endre og tilpasse annonseringsinnhold på denne og andre nettsider til det som tilsynelatende er dine interesser. Vi har ikke tilgang til eller kontroll over cookies eller andre funksjoner disse kan bruke, og informasjonspraksisen til disse annonsørene er ikke omfattet av denne personvernerklæringen. Du kan finne ut mer om tredjepartsannonsører og utforske muligheten for å unngå at slik informasjon innhentes ved å gå inn på en av følgende sider:

Do-Not-Track-signaler og lignende mekanismer
Noen nettlesere kan overføre «do-not-track»-signaler til nettsteder de kommuniserer med. På grunn av forskjeller i hvordan nettlesere innlemmer og aktiverer denne funksjonen, er det ikke alltid klart om brukerne har bestemt at disse signalene skal overføres, eller om de i det hele tatt er klar over dem. Deltakere i de ledende organisasjonene for standardinnstillinger på internett som tar opp dette problemet, er i ferd med å bestemme hva, nettsteder skal gjøre når de mottar slike signaler. Egencia iverksetter foreløpig ikke tiltak som svar på disse signalene. Hvis og når en endelig standard er etablert og akseptert, vil vi revurdere hvordan disse signalene skal besvares.

Bruk av Egencia-apper for mobiltelefon og nettbrett («mobilapper»)

Når du bruker en Egencia mobil-app, innhenter vi og bruker informasjon om deg på samme måte og med samme formål som vi gjør når du bruker nettstedet vårt.

I tillegg til dette bruker vi også en del annen informasjon som vi innhenter automatisk når du bruker våre mobilapper.  Nærmere bestemt:

  • Vi innhenter informasjon om mobilapp-funksjonalitet som du får tilgang til og bruker.  Dette gir oss muligheten til å identifisere de områdene av mobilappen som er av interesse for våre kunder, slik at vi kan tilpasse og kontinuerlig forbedre mobilappen.
  • Hvis du bruker en mobilapps «finn hotell»-funksjon ved hjelp av «nåværende posisjon», bruker vi informasjon om din nåværende posisjon som hentes fra mobilenheten ved hjelp av GPS eller lignende teknologi – for å vise fasiliteter i nærheten.  Vi samler ikke inn opplysninger om posisjon med mindre du samtykker til dette ved å uttrykkelig klikke på «finn hotell» -funksjonen ved å bruke «nåværende posisjon» som destinasjon, eller slår på innhenting av opplysninger om posisjon i telefonens innstillingsmeny. Hvis du godtar å dele posisjonsinformasjon med oss ​via app- eller enhetsinnstillinger, kan vi bruke og dele denne posisjonsinformasjonen for å kunne tilby deg lokale hotell- eller transportalternativer, eller for å gi deg annen relevant informasjon eller tjenester.
  • Hver mobilapp vil også sende oss feilrapporteringsinformasjon dersom den krasjer eller henger seg opp.  Dette gjør oss i stand til å undersøke feilen og forbedre mobilappens stabilitet for fremtidige utgivelser. Som en del av disse feilrapportene sender mobilappen oss informasjon om mobilenhetstype og -versjon, din kunde-ID, tidspunktet feilen oppstod, funksjonen som ble brukt og programmets tilstand da feilen oppstod.  Vi bruker ikke denne informasjonen til noe annet formål enn å undersøke og rette opp feil.
  • Vi kan sende push-varsler om endringer i status for flyvninger eller andre aktuelle ting knyttet til dine reiser. I tillegg kan vi også bruke push-varsler til å sende viktig kommunikasjon fra din reiseansvarlig/arbeidsgiver i nødstilfeller. Disse tillatelsene kan alltid styres fra mobilenhetens innstillinger.
  • Hvis du velger «Kontakt en reisekonsulent» og alternativet «Be om tilbakeringing» under Egencia-Hjelp, der denne funksjonen er tilgjengelig, vil mobilappen sende din kunde-ID, reiseruteinformasjon og potensielt annen informasjon om nylig bruk av mobilapp til reisekonsulenten. Dette gjøres for å effektivisere samhandlingen med kundeservice og sørge for mer smidig og presis kommunikasjon.

Du har alltid muligheten til å kontrollere visse opplysninger en mobilapp sender til oss.  Du kan slå av innhenting av opplysninger om posisjon når som helst via telefonens innstillingsmeny.  Eventuelt kan du fjerne mobilappen helt fra den mobile enheten og få tilgang til våre tjenester via vår nettside eller telefon.

Slik beskytter vi opplysningene dine

Vi vil at du skal føle deg trygg når du bruker tjenestene våre for å planlegge og bestille reiser, og vi er opptatt av å beskytte informasjonen vi innhenter. Ingen bedrift kan garantere absolutt sikkerhet, men vi har implementert egnede administrative, tekniske og fysiske sikkerhetsprosedyrer for å beskytte personopplysninger vi har kontroll over. For eksempel har bare autoriserte ansatte tilgang til personopplysninger, og de har bare tilgang i forbindelse med tillatte forretningsfunksjoner. I tillegg bruker vi kryptering når sensitive personopplysninger sendes mellom ditt og vårt system, og vi bruker brannmurer og systemer for å oppdage uautoriserte tilganger for å forhindre at uvedkommende får tilgang til din informasjon.

Slik får du tilgang til opplysningene dine

Du har tilgang til opplysningene dine på følgende områder på dette nettstedet:

Min konto
Min profil-sidene på Egencia tillater medlemmer å vise og endre kontoinnstillingene sine. Under alternativet for e-postinnstillinger kan du endre din e-postadresse og administrere nyhetsbrev om reiser og andre abonnementer. Du kan også endre passordet ditt og velge automatisk passordpålogging når du logger deg på dette nettstedet. Du kan legge til nye reisende og slette eksisterende reisende fra din medlemsprofil, oppdatere eller rette navn, telefonnumre, passinformasjon og krisekontakter for reisende som er tilknyttet din profil, og oppdatere reisepreferanser.

Forespørsel om å stenge en konto

Du kan stenge Egencia-kontoen din ved å kontakte oss som beskrevet nedenfor. Når du har stengt kontoen, vil du ikke være i stand til å logge deg på eller få tilgang til noen informasjon tilknyttet kontoen, men du kan åpne en ny konto når som helst. Vi vil sende deg en e-post som bekrefter at kontoen er stengt til e-postadressen som finnes i din medlemsprofil.

Mine Reiser

På siden Mine Reiser på dette nettstedet kan medlemmer se, oppdatere eller slette lagrede reiseruter. Dersom du varsler Egencia om at noen av personopplysningene om deg ikke er korrekte, komplette og oppdaterte, skal Egencia treffe rimelige tiltak for å korrigere personopplysningene slik at de er korrekte, komplette og oppdaterte.

Eksterne lenker

Hvis noen del av dette nettstedet lenker deg til andre nettsteder som vi ikke eier eller driver, gjør vi oppmerksom på at disse nettstedene ikke omfattes av denne personvernerklæringen. Vi anbefaler at du undersøker disse nettstedenes personvernerklæringer for å forstå deres prosedyrer for innhenting, bruk og videreformidling av personlig informasjon.

Plassering for lagring av data

Egencia lagrer og behandler personopplysninger om reisende i sikre miljøer i USA og andre land. Når det gjelder behandling av opplysninger for ikke-amerikanske reisende, må Egencia for å kunne tilby sine tjenester overføre personopplysningene dine til tilknyttede selskaper og/eller tjenesteleverandører for behandling i USA og potensielle andre land utenfor det landet du bor i, der personvernlovgivningen kan være annerledes enn lovgivingen i ditt land. Egencia vil sikre at dine opplysninger er beskyttet i samsvar med denne personvernerklæringen og kravene i gjeldene personvernlovgivning der personopplysningene behandles.

Hva gjelder personopplysninger fra Europa, vil Egencia foreta overføringer av slike opplysninger i henhold til retningslinjene i denne personvernerpersonvernerklæringen og gjeldende lovgivning, herunder gjennom sin tilslutning til EU-US og Swiss-US Privacy Shield-rammeverket.

EU-US og Swiss-US Privacy Shield

Egencia LLC er sertifisert under EU-US og Swiss-US Privacy Shield-rammeverket slik det er gjennomført av US Department of Commerce. Rammeverket vedrører innsamling, bruk og lagring av personopplysninger innenfor den europeiske union (EU) og Sveits. Sertifisering under EU-US og Swiss-US Privacy Shield innebærer at vi overholder Privacy Shield-prinsippene om varsling, valg, ansvar for videre overføringer, sikkerhet, dataintegritet og formålsbegrensninger, tilgang og rettsmiddel, håndheving og ansvar. For å lære mer om Privacy Shield-prinsippene og for å se vår sertifisering av rammeverket, vennligst trykk her.

Vi vil kun behandle personopplysninger i samsvar med de formål som er beskrevet tidligere i denne personvernerklæringen (eller formål du senere godtar). Dersom personopplysninger benyttes til et annet formål eller meddeles til uavhengige tredjeparter, vil du i forkant få muligheten til å trekke deg (opt out). Andre valg og tiltak du kan iverksette for å begrense bruk og formidling av dine personopplysninger er beskrevet ovenfor under punktet «Valgmuligheter ved innhenting og bruk av dine opplysninger».

Som forklart i denne personvernerklæringen, kan vi videreformidle personopplysninger til tredjeparter som foretar tjenester på våre vegne. Dersom vi overfører personopplysninger mottatt under Privacy Shield-rammeverket til en tredjepart-agent eller tjenesteleverandør, og denne behandler personopplysningene på en måte som ikke samsvarer med Privacy Shield-prinsippene, vil vi forbli ansvarlige i henhold til Privacy Shield-rammeverket med mindre vi kan bevise at vi ikke er ansvarlig for de forhold som ledet til tapet.

Under visse omstendigheter kan vi være forpliktet til å utlevere personopplysninger som svar på gyldige forespørsler fra offentlige myndigheter, herunder for å imøtese nasjonale sikkerhets- eller rettshåndhevelseskrav.

Du har rett til å få innsyn til dine personopplysninger som Egencia LLC besitter og til å be om at vi retter, endrer eller sletter disse hvis de er unøyaktig eller behandlet i strid med Privacy Shield-rammeverket.

Dersom du har spørsmål eller klager som gjelder vår behandling av dine personopplysninger under Privacy Shield-rammeverket, bør du først kontakte oss på privacy@egencia.com. Vi vil svare på dine henvendelser omgående. Dersom vi ikke klarer å løse din klage på en tilfredsstillende måte innen rett tid, eller mislykkes i å anerkjenne klagen i rett tid, har vi forpliktet oss til å samarbeide og etterkomme de løsninger som angis av panelet for europeiske datatilsyn og den sveitsiske føderale databeskyttelses- og informasjonskommissær i eventuelle klager vedrørende Privacy Shield. Videre er det på nærmere vilkår mulig å påberope seg tvungen voldgift for klager vedrørende Privacy Shield som ikke er løst etter de overnevnte mekanismer. Se her for nærmere informasjon om tvungen voldgift.

For å sørge for håndhevelse av vår overholdelse av Privacy Shield-rammeverket, er Engencia LLC underlagt US Federal Trade Commissions etterforsknings- og håndhevelsesmyndigheten.

Dataoppbevaring

Vi lagrer ikke informasjon lenger enn det som er nødvendig for våre forretningsformål eller for juridiske forpliktelser. Vær imidlertid oppmerksom på at vi kan beholde noe informasjon etter at du har stengt kontoen din hos oss, for eksempel hvis dette er nødvendig for å oppfylle våre juridiske forpliktelser, herunder å beholde informasjonen for skatte- og regnskapsmessige formål.

Endringer i denne personvernerklæringen

Egencia kan oppdatere denne personvernerklæringen i fremtiden. Vi vil varsle deg om vesentlige endringer i denne personvernerklæringen ved å sende en melding til e-postadressen du har oppgitt til oss, eller ved å plassere et varsel på vår nettside. Hvis du har spørsmål om personvernerklæringen, kan du sende en e-post via kontaktalternativene nedenfor.

Våre kontaktopplysninger

Hvis du har spørsmål om disse personvernretningslinjene eller vår generelle personvernpraksis, kontakt oss på:

E-post: customer_service@egencia.no. Vi vil gjøre vårt beste for å svare på forespørselen innen 24 timer.

Telefon: Hvis du trenger mer øyeblikkelig hjelp, kan du ringe oss på 23 15 16 00

Skriftlig: Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 333 108th Avenue NE, Bellevue, WA 98004, USA.

Vi ønsker å sørge for at du har kontroll over din reiseopplevelse på nett som Egencia-kunde, fra planlegging og bestilling av din reise til beskyttelse av dine personopplysninger. Reisemedarbeiderne ved Egencias kundeservice er klare til å hjelpe med dine spørsmål om Egencia-reiser 24 timer i døgnet, syv dager i uken. Du kan også når som helst ringe kundeservice-nummeret du fikk oppgitt da bedriften registrerte seg. I tillegg kan du ta direkte kontakt med reiseleverandøren på telefonnummeret eller adressen som er oppgitt i reiseruten.

Denne personvernerklæringen gjelder fra [Oktober 2, 2017].