Personvernerklæring for Egencia

Personvernerklæring

Har du spørsmål eller andre anliggende angående personvernet, eller vil du aktivere en rettighet?

ber vi deg om å kontakte oss via e-post customer_service@egencia.no eller telefon 23 15 16 00 to for mer informasjon.
Du kan sende inn en forespørsel og be om å få tilgang til eller oppdatere informasjonen din, stenge kontoen din eller slette dataene dine.  Våre eksperter på personvern vil ta kontakt med deg.

Personvernregler
Sist oppdatert:  juni 2018

Introduksjon
Egencia LLC (heretter «Egencia») respekterer ditt personvern og vi tar ditt personvern på alvor.  Egencia er forpliktet til å beskytte og verne om alle personlige opplysninger du gir oss.  Disse personvernreglene beskriver hvem vi er, hvordan vi samler inn, bruker og deler dine personlige opplysninger, hvordan du kan administrere opplysningene du gir oss og utøve dine personvernrettigheter samt hvordan vi beskytter dine opplysninger.  Disse personvernreglene gjelder for vår bruk av alle personlige opplysninger vi samler inn fra deg gjennom våre nettbaserte tjenester, inkludert vårt nettsted, vår app og API-er for online-bestilling (dvs. verktøy for online-bestilling som brukes av våre partnere og eiere) («Online-tjenester») eller som gis oss på annen måte (samlet kalt «Tjenestene»).

Hva gjør Egencia?
Egencia tilbyr en pakke med tjenester innen reiseadministrasjon som hjelper deg å planlegge, bestille og administrere forretningsreiser som tilbys direkte og/eller gjennom sitt nettverk av tredjeparts leverandører av reiseadministrasjonstjenester.  Bestillinger kan gjøres via Egencias Tjenester. Gjennom vårt kundeserviceteam tilbys du hjelp med alle spørsmål du måtte ha vedrørende bestillingen din.

Forretningsreiseprogram
Din organisasjon har registrert seg i Egencias Forretningsreiseprogram for å administrere sine reisebehov. Som deltaker i dette Programmet kan organisasjonen utnevne en reiseansvarlig («Travel Manager») til å organisere og administrere organisasjonens reisebehov, og det kan også utnevnes en eller flere reisebestillere («Reisebestiller» eller «Reiseansvarlig») som skal bestille og administrere reisene til enkeltansatte («Reisende») så vel som ikke-ansatte, såfremt bedriften anser det som passende («Gjester»).

Reisendes bestillinger
For å kunne bestille og administrere sin egen reise, må Reisende registrere seg som medlem av Egencia eller få lastet inn profildata i systemet av Egencias implementeringsteam. Dersom den/de reisende ikke registrerer seg som medlem av Egencia, må Reiseansvarlig, Reisebestiller eller Travel Manager utføre bestillingen på den/de Reisendes vegne. Hvis du er en Reisende, gjelder denne Personvernerklæringen hvordan vi innhenter og bruker dine personopplysninger uansett om du bestiller og administrerer reisen selv eller via Travel Manager, Reiseansvarlig eller Reisebestiller. Derfor, med mindre annet er spesielt angitt, kan enhver henvisning til «deg» i denne Personvernerklæringen tolkes som en henvisning til deg som Reisende uansett om du opptrer på vegne av deg selv eller via en Travel Manager, Reiseansvarlig eller Reisebestiller.

Travel Managers, Reiseansvarlige og Reisebestillere
Selv om denne Personvernerklæringen først og fremst er rettet mot Reisende og Gjester, gjelder den også for Travel Managers, Reisebestillere og Reiseansvarlige.

Alle eventuelle personopplysninger en Travel Manager, en Reisebestiller eller en Reiseansvarlig gir oss om seg selv i forbindelse med vårt Forretningsreiseprogram, behandles i henhold til denne Personvernerklæringen. Egencia forbeholder seg imidlertid rettigheten til å kontakte Travel Managers, Reisebestillere og Reiseansvarlige i henhold til organisasjonens Rorretningsreiseavtale med oss (f.eks. for tilbakemeldinger om Programmet, for å diskutere forretningsforholdet eller for å diskutere nye eller oppdaterte tjenester). Denne kontakten kan forekomme via telefon, e-post, tekstmelding eller brevpost.

Ved bestilling og administrasjon av reiser på vegne av Reisende eller Gjester skal Travel Managers, Reisebestillere og Reiseansvarlige innhente samtykke fra den aktuelle Reisende eller Gjesten. Travel Managers, Reisebestillere og Reiseansvarlige skal også forsikre seg om at den aktuelle Reisende eller Gjesten mottar og gjennomgår denne Personvernerklæringen.

Enten du bestiller reise direkte fra oss eller tillater en Travel Manager, Reisebestiller eller Reiseansvarlig å gjøre dette på dine vegne, kan autoriserte enkeltpersoner i bedriften din ha tilgang til ditt brukernavn og navnet på din medlemskonto samt reiseruter og alle andre opplysninger på kontoen, og de kan også henstille om at vi deler disse opplysningene med tredjeparter for regnskap eller andre godkjente formål. Din Travel Manager, Reisebestiller eller Reiseansvarlig vil også kunne oppdatere dine profilinnstillinger (unntatt brukernavn og passord) og reisepreferanser i henhold til dine instrukser. Din Travel Manager, Reisebestiller eller Reiseansvarlig vil i tillegg kunne vise, endre eller avbestille dine reiseruter såfremt det er nødvendig i henhold til dine instruksjoner eller i samsvar med dine avtaler med dem.

Denne Personvernerklæringen beskriver Egencias praksis for innhenting og bruk av opplysninger. Organisasjonen din kan ha annen politikk eller praksis, og vi er ikke ansvarlige dersom organisasjonen, Travel Manager, Reisebestiller eller Reiseansvarlig eventuelt bruker eller videreformidler dine personopplysninger, eller eventuelle handlinger eller unnlatelser fra deres side. Dersom du har spørsmål om hvordan din organisasjon, Travel Manager, Reisebestiller eller Reiseansvarlig behandler dine personopplysninger eller bestiller eller administrerer reiser på dine vegne, må du ta kontakt med personen i organisasjonen din som har ansvar for dette eller se organisasjonens personvernerklæring.

Viktig informasjon om hvordan vi bruker dine opplysninger:

  • Vi bruker dine opplysninger (samt opplysningene til de du reiser sammen med) for å gjennomføre reisebestillinger.
  • Dette omfatter deling av dine bestillingsopplysninger med våre Leverandører eller Utleiere for at de skal kunne utføre bestillingen din og organisasjonen din som del av bedriftens reiseprogram.
  • Vi bruker også andre tredjeparts leverandører som leverer tjenester eller funksjoner på våre vegne.
  • Når du velger å motta markedsføringskommunikasjon, vil vi informere deg om alle spesialtilbud som kan være av interesse for deg, inklusive våre bonusordninger. Du kan avmelde deg dette når du selv ønsker via kontosiden din.
  • Du kan ta kontakt med oss for å oppdatere eller få tilgang til dine opplysninger ved hjelp av kontaktopplysningene våre i delen «Slik kontakter du oss».
  • Vi bruker informasjon som cookies til å forbedre din opplevelse av Online-tjenestene og samle inn analyseinformasjon som kan hjelpe oss med å forbedre våre Tjenester i sin helhet.
  • Fra tid til annen, og vanligvis etter å ha kommunisert med oss, vil vi be deg om tilbakemelding for å være sikre på at vi yter en best mulig service.
  • Databehandlingsansvarlig for dine personopplysninger er Egencia LLC. Egencia lagrer og behandler dine personopplysninger i sikre omgivelser i USA og andre land. For å kunne tilby sine tjenester må Egencia overføre personopplysningene dine til tilknyttede selskaper og/eller tjenesteleverandører for behandlingen i USA og eventuelt andre land utenom bostedslandet ditt. Vi kan forsikre deg om at vi gjennomfører tilstrekkelige tiltak for å beskytte ditt personvern og din sikkerhet.

Vi anbefaler deg å lese alle våre personvernregler for å sikre at du er helt informert.  Hvis du derimot ønsker tilgang til kun en spesifikk del av disse personvernreglene, kan du klikke på den relevante hurtiglinken i menyen.

Har du spørsmål eller andre anliggender rundt vår bruk av dine personlige opplysninger, ber vi deg om å kontakte oss via e-post eller telefon. Denne finner du i delen «Slik kontakter du oss» nederst i denne erklæringen.

Eksterne linker
Hvis noen del av våre online-tjenester linker deg videre til andre nettsteder eller apper, vil disse åpnede linkene ikke være styrt av våre personvernregler. Vi anbefaler at du leser personvernreglene på disse andre nettområdene for å se hvilke regler de har for innsamling, bruk og formidling av personlige opplysninger.

Hva slags informasjon samler vi inn og hvorfor?
De personlige opplysningene vi samler inn om deg kan inndeles i følgende kategorier:

  • Informasjon du formidler direkte til oss

Vi kan komme til be deg om å gi personlige opplysninger direkte til oss.  Vi kan for eksempel be om dine kontaktopplysninger, som fullt navn, telefonnummer og e-postadresse, for å kunne:

– aktivere din reisebestilling

– opprette eller registrere en konto hos oss

– muliggjøre bruk av Reisebestillertjenesten

– levere tjenestene og informasjonen du ber om, for eksempel detaljer angående bestillingen din

– ha et kontaktnummer til deg i tilfelle nødsituasjoner

– oppdatere informasjon om lojalitetsprogrammer eller bonusordninger

– gjøre det mulig for deg å abonnere på markedsføringskommunikasjon fra oss

– sende forespørsler til oss

For å kunne foreta betalinger må du også oppgi din betalingsinformasjon (som kredittkortnummer, kortinnehaverens navn og utløpsdato).

Det kan også være nødvendig at du gir oss opplysninger om andre reisende som er oppført på bestillingen din, dine markedsføringspreferanser samt ytterligere opplysninger dersom du deltar i en undersøkelse eller konkurranse. Når du oppretter en konto, må du angi et brukernavn / en medlems-ID og et passord.

Dine personlige opplysninger kan også være knyttet til cookies for å sikre korrekt drift av våre online-tjenester, lagre dine reisesøk i våre online-tjenester og samle informasjon om hvordan du bruker våre online-tjenester.  Se våre retningslinjer for cookies [link] for mer informasjon.

Hvis du er ansatt i en bedrift som har en bedriftskonto, er en leverandør eller en annen type samarbeidspartner, kan annen informasjon som samles inn omfatte arbeidsgiver, medarbeidernes identifikasjonsnummer eller andre relevante opplysninger.

o  Spesielle kategorier med personlige opplysninger

Enkelte typer personopplysninger, som blant annet offentlig utstedte identifikasjonsnumre, opplysninger om religion, helse eller seksualitet, anses som sensitive opplysninger og krever ytterligere beskyttelse under gjeldende lovgivning. Vi begrenser innsamlingen av slike sensitive personopplysninger. Eksempler på denne typen opplysninger omfatter det følgende:

–    helserelatert informasjon som kan være nødvendig for å kunne tilby passende type overnattingssteder og oppfylle spesielle behov til handikaptilpasning eller fasiliteter

–    offentlig utstedte identifikasjonsnumre, som pass- eller førerkortnummer, som kan være påkrevd for flyreiser, bilutleie eller andre reisebestillinger

–    annen informasjon du kan velge å oppi og som kan implisere eller hentyde til informasjon relatert til religion, helse eller annet, for eksempel spesifikke diettbehov

  • Opplysninger som gis frivillig om personer/gjester du reiser sammen med

Når du gjør en bestilling for en annen person via våre online-tjenester, vil vi be om vedkommendes personlige opplysninger og reisepreferanser. Du må innhente samtykke fra andre personer før du gir oss deres personlige opplysninger og reisepreferanser.  Opplysningene til dine medreisende kan vises og endres kun via din konto.  Dersom en medreisende ønsker å endre eller slette sine opplysninger, kan vedkommende ta direkte kontakt med oss ved hjelp av informasjonen som er oppført nederst i disse personvernreglene.

  • Informasjon vi samler inn automatisk

Når du besøker oss via våre online-tjenester, kan vi automatisk innhente visse typer opplysninger fra enheten du bruker.  I enkelte land, inkludert land innen EØS-området, kan denne informasjonen bli ansett for å være personlige opplysninger under gjeldende personvernlovgivning.

Nærmere bestemt kan informasjonen vi samler inn automatisk omfatte opplysninger som din IP-adresse, enhetstype, unike identifikasjonsnumre for enheten, nettlesertype (som Firefox, Safari eller Internet Explorer), din internettleverandør (ISP), ditt operativsystem og operatør.  For brukere av nettstedet kan opplysninger om eventuelle henvisende nettsteder eller utgangssider samt bred geografisk plassering (f.eks. land eller by) også bli samlet inn.

Vi kan også samle inn annen teknisk informasjon som hvordan enheten du bruker har kommunisert med våre online-tjenester på, inkludert sidene du har besøkt og linker du har klikket på, dvs. reiser du har sett på samt tidspunktet og datoen for disse.

Vi samler inn denne informasjonen for å oppnå en bedre forståelse av de som besøker våre online-tjenester, hvor de kommer fra og hva slags innhold på våre online-tjenester som er av interesse for dem.  Vi bruker denne informasjonen for interne, analytiske formål og til å forbedre kvaliteten og relevansen på våre online-tjenester for våre besøkende, for eksempel for å tilpasse brukeropplevelsen din, skreddersy søkene dine og vise deg annonser som kan være av interesse for deg. Disse automatisk innhentede opplysningene brukes også til å forebygge og oppdage svindel.

Noe av denne informasjonen kan samles inn ved bruk av cookies og lignende sporingsteknologier. Dette forklares ytterligere i avsnittet med overskriften «Cookies og andre sporingsteknologier».

  • Informasjon vi samler inn når du bruker appen

Når du bruker en app for smarttelefonen, nettbrettet eller applikasjoner for andre plattformer (samlet kalt «app» eller «apper»), kan det være vi også innhenter:

informasjon om funksjonaliteten til appene du har tilgang til og bruker. Dermed kan vi identifisere hvilke funksjoner i appene som kundene våre finner interessante, slik at vi kan utvikle og stadig forbedre appene.

Hver app kan også sende oss enhetens unike enhetsidentifikator (eller «UID»), en sekvens bestående av sifre eller bokstaver som er unik for din mobile enhet. Dette vil vi motta kun ved første oppstart av appen, slik at vi kan bekrefte antall nedlastinger gjennom reklamebannere og andre verktøy for markedsføring. Dette blir da sendt videre til vårt reklamenettverk.  Når du oppgir en e-postadresse, kan det være vi knytter denne til din nåværende UID/cookie-ID for å kunne skape en sømløs opplevelse på tvers av enhetene dine.

Hvis du for eksempel bruker funksjonen for å finne hoteller i nærheten av der du befinner deg eller andre lignende funksjoner som gir deg forslag om relevant innhold basert på posisjon, bruker vi informasjon om din nåværende posisjon – samlet fra enheten din ved bruk av GPS eller lignende teknologier – til å vise relevant innhold. Vi samler ikke inn stedsdata med mindre du uttrykkelig bruker en stedsbasert funksjon, og du kan når som helst deaktivere innhenting av stedsdata via telefonens innstillingsmeny.

Hver enkelt app vil også sende oss feilmeldingsrapporter hvis de skulle fryse eller krasje. Dette lar oss undersøke problemet og forbedre appens stabilitet i fremtidige versjoner. Mobilenhetstype, versjon og UID samt tidspunktet problemet oppstod, funksjonen som ble brukt og applikasjonens status er blant opplysningene som sendes til oss via appen som en del av disse feilrapportene. Vi bruker ikke denne informasjonen til noe annet formål enn å undersøke og finne en løsning på problemet.

Vi kan sende push-varsler om endringer i status for flyvninger eller andre aktuelle forhold knyttet til turene dine. I tillegg kan vi også bruke push-varsler til å rette viktig kommunikasjon fra din Travel Manager / arbeidsgiver i nødstilfeller. Disse tillatelsene kan alltid styres fra mobilenhetens innstillinger.

Hvis du velger «Kontakt en reisekonsulent» og alternativet «Be om tilbakeringing» under Egencia Hjelp, der denne funksjonen er tilgjengelig, vil Appen sende din kunde-ID, reiseruteopplysninger og potensielt andre opplysninger om nylig bruk av Appen til reisekonsulenten. Dette er gjort for å effektivisere samhandlingen med kundeservice og sørge for mer smidig og presis kommunikasjon.

Du kan alltid kontrollere hvilken informasjon en app sender til oss. Du kan ta i bruk denne kontrollen ved å endre applikasjonens innstillinger, enten gjennom appens eller mobilenhetens innstillingsmeny. Alternativt kan du fjerne appen helt fra enheten og kun bruke tjenestene gjennom nettsiden vår.

  • Informasjon vi innhenter når du kommuniserer med oss via følgende metoder

Overvåking og opptak av samtaler: Telefonsamtaler til og fra våre kundeserviceteam kan bli spilt inn eller overvåket for kvalitetskontroll, analytiske formål, som beskyttelse ved eventuelle juridiske tvister og for opplæring av medarbeidere. Opptak av samtaler blir lagret i overensstemmelse med disse personvernreglene.  Alle personlige opplysninger som innhentes fra deg i løpet av en samtale vil bli behandlet i henhold til bestemmelsene i disse personvernreglene.

Annen online-kommunikasjon:
All kommunikasjon du har med oss via våre online-tjenester, for eksempel chat, blir spilt inn og overvåket for kvalitetskontrollformål, som beskyttelse ved eventuelle juridiske tvister og for opplæring av medarbeidere. Denne informasjonen blir behandlet og lagret i overensstemmelse med disse personvernreglene.

  • Cookies og andre sporingsteknologier 

Vi anvender cookies og andre sporingsteknologier (samlet kalt «cookies») til innsamling og bruk av personlige opplysninger om deg, inkludert til å kunne tilby interessebasert annonsering.  Se våre retningslinjer for cookies for mer informasjon om hvilke typer cookies vi og våre leverandører bruker, hvorfor vi bruker dem og hvordan du kan kontrollere bruken av cookies [link].  Vi kan kombinere informasjonen du gir oss med informasjon relatert til transaksjonene dine samt informasjon vi mottar om deg fra tredjeparter som utfører tjenester på våre vegne.  Informasjonen vi mottar via cookies og andre teknologier gjør det mulig for oss å foreta sporing på tvers av enheter og av brukerens klikkmønsterdata tilknyttet cookiene.

Som regel bruker vi de personlige opplysningene vi innhenter fra deg kun til formålene som er beskrevet i disse personvernreglene eller til formål som vi forklarer deg ved tidspunktet for innhentingen av dine personlige opplysninger.

Hvem deler vi dine personlige opplysninger med?

Vi kan dele dine personlige opplysninger med følgende typer mottakere:

  • Våre gruppeselskaper vil til tider dele dine personlige opplysninger med våre datterselskaper i Expedia Group, oppført på expediagroup.com.  I den grad vårt morselskap og de tilknyttede datterselskapene har tilgang til opplysningene dine, følger de en personvernpraksis som er minst like streng som den som er forklart i herværende personvernerklæring. De vil også overholde gjeldende lovgivning for markedsføringskommunikasjon, og som et minimum har du mulighet til å avslutte abonnementet på fremtidige e-postkampanjer fra dem i e-postene med markedsføringskommunikasjon som du mottar.
  • Tredjeparter som leverer databehandlingstjenester til oss (for eksempel for å støtte leveranse av, sørge for funksjonalitet på eller bidra til å forbedre sikkerheten på våre online-tjenester) eller som på annen måte behandler personlige opplysninger for formål som kredittkortbehandling, forretningsanalyse, kundeservice, markedsføring, distribusjon av spørreundersøkelser eller lotteriprogrammer, forenkle leveransen av annonser som er tilpasset dine interesser samt forebygging av svindel.  Tredjeparter som har tilgang til personlige opplysninger vil kun samle inn opplysninger de trenger for å kunne utføre sine funksjoner. De har ikke lov til å dele eller bruke opplysningene til noe annet formål.
  • Forretningspartnere som vi kan tilby tjenester i samarbeid med, eller som tilbyr sine produkter og tjenester på våre online-tjenester.  Du kan se om en forretningspartner er involvert i tjenesten du har bedt om, ved at navnet deres vises – enten alene eller sammen med vårt navn.  Hvis du velger å bruke disse valgfrie tjenestene, kan vi av og til komme til å dele opplysninger om deg med disse partnerne, herunder dine personlige opplysninger. Et eksempel på en forretningspartner er en tredjeparts bonusordning som du tjener poeng på ved å bestille et produkt eller en tjeneste.
  • Reiseleverandører som hoteller, flyselskaper, bilutleiefirmaer, forsikringsselskaper, utleiere og, når tilgjengelig, aktivitetsleverandører og tog- og cruiseselskaper, som oppfyller dine reisebestillinger.  Alle tjenester som tilbys av en tredjepart beskrives som dette.  Vær oppmerksom på at disse leverandørene også kan ta kontakt med deg hvis det er nødvendig å innhente mer informasjon om deg, tilrettelegge bestillingen, eller svare på en forespørsel som du har sendt inn, i henhold til sine egne uavhengige personvernregler. Vi kan fra tid til annen dele anonyme anmeldelser med våre hotelleverandører.  I slike tilfeller deler vi ikke anmeldernes navn eller kontaktopplysninger med mindre du har uttrykkelig sagt at vi kan gjøre dette.  Vi kan ikke holdes ansvarlig for tilfeller der hotellet gjetter seg frem til din identitet på grunnlag av det du har skrevet i anmeldelsen, og deretter kontakter deg direkte.
  • andre i din organisasjon, for eksempel Travel Manager, Reisebestiller eller r Reiseansvarlig, som beskrevet ovenfor i punktet «Travel Managers, Reisebestillere og Reiseansvarlige».
  • alle kompetente myndighetsorganer, reguleringsorganer, etater, domstoler eller andre tredjeparter der vi anser det som nødvendig å formidle informasjon (i) når det er pålagt i henhold til gjeldende lover eller forskrifter, (ii) for å utøve, etablere eller forsvare våre rettigheter eller (iii) for å ivareta dine interesser eller interessene til en annen person  For eksempel krever US Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection, i henhold til amerikansk lov, at enkelte reise- og bestillingsopplysninger, kjent som Passenger Name Record eller PNR-data, knyttet til folk som reiser til eller fra USA, eller gjennom amerikansk luftrom, leveres til departementet før slike reiser. Vi kan videreformidle disse opplysningene til flyselskapene eller andre reiseleverandører, slik at de kan videresende dem til det aktuelle landets politimyndigheter
  • når vi tror det er nødvendig å etterforske, hindre eller fatte tiltak mot ulovlige eller mistenkt ulovlige aktiviteter, eller for å beskytte og forsvare rettighetene, eiendommen eller sikkerheten til vårt selskap eller andre selskap, våre kunder eller andre, og i forbindelse med våre vilkår for bruk samt andre avtaler
  • i forbindelse med en selskapstransaksjon, for eksempel salg, fusjon, konsolidering eller salg av aktiva, eller ved konkurs.  I tilfelle av oppkjøp vil vi informere kjøperen om at dine personlige opplysninger kun skal brukes til formålene som er beskrevet i disse personvernreglene
  • andre personer med samtykke fra deg til å formidle opplysningene

Grunnet det store antallet mottakere samt hyppigheten av endringene i denne informasjonen kan vi ikke oppføre hver eneste mottaker i disse personvernreglene.  Kategoriene med mottakere beskrives mer detaljert i underparagrafene i avsnittet ovenfor, for eksempel reiseleverandører som hoteller, flyselskaper, bilutleiefirmaer og aktivitetsleverandører som gjør det mulig for oss å utføre din bestilling.  Dersom du har spørsmål angående tredjeparter og deling av opplysninger, kan du kontakte oss ved hjelp av informasjonen som er oppført nederst i disse personvernreglene.

Til tider kan vi også dele aggregert eller anonym informasjon med tredjeparter, herunder annonsører og investorer.  Vi kan for eksempel fortelle våre annonsører om antall besøkende på nettstedet vårt, eller om de mest populære hotellene og reisemålene.  Denne informasjonen inneholder ingen personlig opplysninger og brukes kun til å utvikle innhold og tjenester vi håper kan være av interesse for våre brukere.

Slik bruker vi dine opplysninger   

Vårt rettsgrunnlag for behandling av personlige opplysninger (kun for besøkende innen EØS)
Hvis du besøker våre online-tjenester fra EØS, vil vårt rettsgrunnlag for innhenting og bruk av de personlige opplysningene som er beskrevet i disse personvernreglene være avhengig av de personlige opplysningene samt i hvilken sammenheng vi innhenter opplysningene.

Vanligvis vil vi innhente personlige opplysninger fra deg kun (i) når vi behøver de personlige opplysningene for å kunne inngå en kontrakt med deg, (ii) når behandlingen er i vår legitime interesse og ikke overstyres av dine rettigheter eller (iii) når du har samtykket til det.  I noen tilfeller har vi en juridisk forpliktelse til å innhente dine personlige opplysninger, for eksempel når det i henhold til gjeldende lovgivning er nødvendig for å kunne bruke din transaksjonshistorikk til å oppfylle våre økonomiske forpliktelser og skatteforpliktelser.

Dersom vi ber deg om å gi oss dine personopplysninger for å etterkomme et lovfestet krav eller for å oppfylle en kontrakt vi har med deg, vil vi gjøre dette klart for deg ved det relevante tidspunktet. Vi vil også informere deg om hvorvidt dine personopplysninger er påkrevd eller ikke (samt de mulige konsekvensene dersom du ikke formidler dine personopplysninger).

Dersom vi innhenter og bruker dine personlige opplysninger som støtte for våre legitime interesser (eller interessene til en tredjepart), vil disse interessene vanligvis være å drifte vår plattform og kommunisere med deg ved behov for å levere våre tjenester til deg, for formålet av sikkerhetsverifisering når du kontakter oss samt for våre legitime, kommersielle interesser, for eksempel når vi besvarer forespørsler fra deg, forbedrer vår plattform, utøver markedsføringsaktiviteter eller til det formålet å oppdage eller forhindre ulovlige aktiviteter.  Vi kan ha andre legitime interesser, og hvis det er hensiktsmessig, vil vi informere deg om disse legitime interessene ved det relevante tidspunktet.

Hvordan fastsetter vi våre legitime forretningsinteresser?

Vi gjennomfører en evaluering for å påse at:

(i)        vår interesse i bruken av dine opplysninger er rettmessig (dvs. vi har et åpenbart forretningsbehov), og
(ii)        forretningsbehovet, alt i alt, ikke overstyrer dine personvernrettigheter

For å avgjøre dette evaluerer vi den potensielle innvirkningen en spesifikk bruk av opplysningene kan ha på deg som kunde. Videre vurderer vi dette opp mot våre forretningsbehov, for å sikre at vi har kommet frem til den riktige avveiningen. Vi kan også iverksette flere sikkerhetstiltak for å redusere eventuelle potensielle risikoer.

Som et praktisk eksempel ville vi vurdere at innhenting av våre kunders markedsføringspreferanser under en bestilling er en legitim forretningsinteresse for et netthandelsselskap.  Vi mener at dette ikke påvirker dine personvernrettigheter på urettmessig vis, da du mest sannsynlig ønsker å høre om våre produkter og tjenester videre fremover.  For å ivareta dine personvernrettigheter sørger vi imidlertid for at du når som helst kan velge å avbryte abonnementet på kommunikasjon fra oss, enten via kontoen din, i selve e-posten du mottar eller gjennom vår kundeservice.

I samsvar med de juridiske premissene ovenfor bruker vi de personlige opplysningene vi samler inn til å

  • oppfylle transaksjonene du foretar, for eksempel bestilling av hotell
  • sende deg bestillingsbekreftelser og viktige oppdateringer for din kommende reise (via e-post eller SMS)
  • bekrefte din identitet for å hindre svindel
  • administrere kontoen din, inkludert behandling av betalinger
  • kommunisere med deg, spesielt hvis det forekommer en endring i bestillingen din
  • yte kundeservice i forbindelse med din bestilling, eller for å svare på eventuelle forespørsler du har
  • administrere og utøve Egencias Forretningsreiseprogram
  • måle interessen i og forbedre våre produkter, tjenester og nettstedets funksjonalitet
  • varsle deg om spesialtilbud, kuponger, lotterier samt reiserelaterte produkter og tjenester som kan være av interesse for deg. Disse varslene kan du motta på e-post, med vanlig post eller gjennom annonser på tredjeparts nettsteder, inkludert via sosiale medier
  • på annen måte tilpasse din brukeropplevelse relatert til dette nettstedet eller denne appen
  • belønne deg som del av et lojalitetsprogram eller en bonusordning du velger å bli med i (uansett om programmet er vårt eller tilhører en tredjepart)
  • innhente opplysninger fra deg, inkludert gjennom tilbakemeldingen du gir oss eller undersøkelser du deltar i
  • foreta statistiske analyser om din bruk av nettstedet, appene og tjenestene vi tilbyr for å kunne forbedre alle sider ved det vi gjør
  • ivareta våre rettigheter som et selskap, for eksempel våre opphavsrettigheter
  • løse tvister, innkreve avgifter eller feilsøke problemer
  • forebygge og hindre potensielt forbudte eller illegale aktiviteter
  • håndheve våre betingelser for bruk
  • bruke dem slik du ellers har fått det beskrevet ved innsamlingspunktet

Dersom du har spørsmål om eller ønsker ytterligere informasjon angående vårt rettsgrunnlag for innhenting og bruk av dine personlige opplysninger, kan du kontakte oss ved hjelp av informasjonen som er oppført nederst i disse personvernreglene.

Hvordan beskytter vi dine personlige opplysninger?
Vi vil at du skal føle deg trygg når du bruker online-tjenestene våre til å planlegge og bestille reiser, og vi gjør det vi kan for å beskytte informasjonen vi samler inn. Selv om ingen online-tjenester kan garantere sikkerheten fullt ut, har vi implementert egnede administrative, tekniske og fysiske sikkerhetsprosedyrer for å beskytte de personlige opplysningene vi samler inn og behandler.  For eksempel krypterer vi dine sensitive, personlige opplysninger når de sendes fra ditt system til vårt. Vi bruker også brannmurer og programmer som oppdager inntrengere, for å hindre at uautoriserte personer skal få tilgang til dine opplysninger.  I tillegg er det kun autoriserte ansatte som har tilgang til personlige opplysninger, og de kan kun bruke informasjonen for tillatte forretningsrelaterte funksjoner.

Internasjonal overføring av data
Dine personlige opplysninger kan bli overført til og behandlet i andre land enn landet du bor i, og som ligger utenfor EØS.  Disse landene kan ha en annen personvernlovgivning enn lovgivningen i landet du bor i (og muligens ikke like omfattende).  Spesifikt lagrer og behandler Egencia personopplysninger om Reisende i sikre omgivelser i USA og andre land. Når det gjelder behandling av Personopplysninger for ikke-amerikanske Reisende, må Egencia for å kunne tilby sine tjenester overføre Personopplysningene dine til tilknyttede selskaper og/eller tjenesteleverandører i USA og eventuelt andre land utenom ditt bostedsland.

Vi har gjennomført tilstrekkelige sikkerhetstiltak for å sikre at dine personopplysninger er tilstrekkelig beskyttet når de overføres til land utenfor EØS, i henhold til kravene i denne personvernerklæringen.  Når det gjelder Personopplysninger fra Europa, vil Egencia utføre overføringen av opplysningene i henhold til denne Personvernerklæringen og gjeldende lovgivning, inklusive gjennom Privacy Shield-avtalen mellom EU og USA samt Sveits og USA.  Vi har også innført en konsernavtale, som inkluderer strenge betingelser for overføringer av personopplysninger godkjent av EU-kommisjonen (kjent som EUs standardavtaler) og som krever at alle gruppeselskaper beskytter de personopplysningene som behandles fra EØS i samsvar med personvernlovgivningen i EU.

Vi garanterer at alle våre leverandører som vi overfører data til har passende sikkerhetstiltak innført for å beskytte dine personlige opplysninger.  De passende tiltakene kan være (i) adekvat landsstatus, det vil si er basert i et land som EU-kommisjonen anser for å være «adekvat» fordi personvernlovningen tilsvarer lovgivningen i EU, (ii) standard kontraktsvilkår eller (iii) EU-US og Swiss-US Privacy Shield.

Oppbevaring av data
Vi oppbevarer de personlige opplysningene vi innhenter fra deg når vi har et vedvarende legitimt forretningsbehov til å gjøre det (for eksempel for å gi deg en tjeneste du har bedt om eller for å oppfylle gjeldende juridiske, skattemessige eller regnskapsmessige krav).

Når vi ikke har et vedvarende legitimt forretningsbehov for å behandle dine personlige opplysninger, vil vi slette eller anonymisere opplysningene eller, hvis dette ikke er mulig (for eksempel fordi dine personlige opplysninger er lagret i sikkerhetskopiarkiver), lagre dine personlige opplysninger på en sikker måte og unntatt fra videre behandling frem til det er mulig å slette opplysningene.

Vi vil anonymisere eller aggregere dataene dine dersom vi har til hensikt å bruke dem til analytiske formål eller trendanalyser over lengre perioder.

Rett til tilgang til informasjon
Som deltaker i Egencia-programmet kan du motta meldinger fra oss med reisenyheter og oppdateringer. Du kan avslutte abonnementet på slike nyhetsbrev når som helst på siden Min profil under overskriften «E-postinnstillinger», eller ved å fortelle din Travel Manager, Reisebestiller eller Reiseansvarlig at du ikke lenger ønsker å motta slike henvendelser fra Egencia. Du vil også få mulighet til å avslutte abonnementet på nyhetsbrevene i alle slike e-poster vi sender. Vær oppmerksom på at vi forbeholder oss retten til å sende deg annen kommunikasjon, herunder driftsmeldinger, administrative meldinger og undersøkelser knyttet enten til din Egencia-konto eller dine transaksjoner med Egencia, uten å tilby deg muligheten til å velge ikke å motta dem.

  • Du kan få tilgang til, legge til, oppdatere eller slette opplysningene på sidene Min profil og Mine reiser, og avslutte kontoen som beskrevet nedenfor.  Hvis du sender en slik anmodning, har Egencia rett til å be om identifikasjon før anmodningen kan behandles.
  • Du kan også sende inn en skriftlig anmodning om å få tilgang til personopplysninger vi har lagret om deg. Hvis du sender en slik anmodning, har Egencia rett til å be om identifikasjon før anmodningen kan behandles. Du kan levere en skriftlig anmodning om tilgang til personopplysningene dine ved å kontakte oss via kontaktalternativene som er angitt nedenfor i punktet «Slik kontakter du oss».

Dine databeskyttelsesrettigheter
Hvis du er bosatt i EØS-området, har du følgende personvernrettigheter:

  • Hvis du ønsker å få tilgang til, endre, oppdatere eller be om sletting av dine personlige opplysninger, gir sidene «Min profil» på Egencia medlemmene muligheten til å se og endre kontoinnstillingene sine. Under alternativet for e-postinnstillinger kan du endre din e-postadresse og administrere nyhetsbrev om reiser og andre abonnementer. Du kan også endre passordet ditt og velge automatisk passordpålogging når du logger deg på dette nettstedet. Du kan legge til nye Reisende og slette eksisterende Reisende fra medlemsprofilen, oppdatere eller rette navn, telefonnumre, passinformasjon og krisekontakter for Reisende som er knyttet til profilen din og oppdatere dine reisepreferanser. Du kan også kontakte oss via kontaktopplysningene du finner i punktet «Kontakt oss» nederst i denne Personvernerklæringen.
  • Hvis du ber om tilgang til dine personlige opplysninger, vil vi bekrefte hvorvidt vi har opplysningene dine og gi deg en kopi, forklare hvordan vi behandler opplysningene samt hvorfor, hvor lenge vi lagrer dem samt dine rettigheter i forbindelse med opplysningene.
  • Dersom du ber om å få slettet dine personlige opplysninger, vil vi slette dem.   Merk at vi må oppbevare alle opplysninger som er nødvendige for at vi skal kunne oppfylle våre juridiske forpliktelser eller for å etablere, utøve eller forsvare et rettskrav.
  • Du har rett til å nekte oss å behandle dine personlige opplysninger, be oss om å begrense behandlingen av dine personlige opplysninger eller be om overføring av dine personlige opplysninger. Du kan som nevnt også kontakte oss via kontaktopplysningene du finner i delen «Kontakt oss» nederst i denne personvernerklæringen for å utøve dine rettigheter.
  • Du kan be om å få Egencia-kontoen din stengt ved å kontakte oss som beskrevet nedenfor. Når du har stengt kontoen, vil du ikke være i stand til å logge deg på eller få tilgang til noen opplysninger knyttet til kontoen, men du kan åpne en ny konto når som helst. Vi vil sende deg en e-post som bekrefter at kontoen er stengt til e-postadressen som finnes i din medlemsprofil. Merk at vi må oppbevare alle opplysninger som er nødvendige for at vi skal kunne oppfylle våre juridiske forpliktelser eller for å etablere, utøve eller forsvare et rettskrav.
  • Dersom vi har samlet inn og behandlet dine personlige opplysninger med ditt samtykke, kan du på samme måte og når som helst trekke tilbake ditt samtykke.  Opphevelse av ditt samtykke vil ikke påvirke rettmessigheten for noen behandling fra vår side før du trekker tilbake samtykket, og det vil heller ikke påvirke behandlingen av dine personlige opplysninger som gjøres i henhold til lovlige behandlingsårsaker, annet enn samtykke
  • Du har rett til å klage til en personvernmyndighet angående vår innsamling og bruk av dine personlige opplysninger.  Ta kontakt med den lokale personvernmyndigheten for mer informasjon. Kontaktopplysninger til personvernmyndigheter i EØS-området, Sveits og enkelte land utenfor Europa (inkludert USA og Canada) er tilgjengelig her.

Du kan også kontakte oss via kontaktopplysningene du finner i punktet «Kontakt oss» nederst i denne Personvernerklæringen

Vi besvarer alle forespørsler vi mottar fra personer som vil utøve sine personvernrettigheter i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Visning av skreddersydd annonsering
Tredjeparts annonsører, som for eksempel reklamebyråer og samarbeidspartnere, kan bruke cookies og annen teknologi (for eksempel nettsignaler) for å hente inn opplysninger om dine online-aktiviteter. Målet med å samle inn denne typen opplysninger, er å kunne måle og forstå bruken av våre nettsteder, og å analysere, endre og tilpasse annonseringsinnhold på denne og andre nettsteder til dine åpenbare interesser. Vi har ikke tilgang til eller kontroll over cookies eller andre funksjoner de kan bruke, og informasjonspraksisen til disse annonsørene er ikke omfattet av denne Personvernerklæringen. Du kan finne ut mer om tredjepartsannonsører og utforske muligheten for å unngå at slike opplysninger hentes inn ved å gå inn på en av følgende ressurser:

  • http://www.youronlinechoices.eu/
  • http://youradchoices.ca/choices/
  • http://www.aboutads.info/choices/
  • http://optout.networkadvertising.org/

Do Not Track-signaler og lignende mekanismer. Enkelte nettlesere kan overføre Do Not Track-signaler («ikke spor-signaler») til nettsteder som nettleseren kommuniserer med. Da nettlesere inkorporerer og aktiverer denne funksjonen på forskjellige måter, er det ikke alltid klart om brukerne ønsket at disse signalene skulle overføres eller ikke, og om de er klar over dem. Deltakere i den ledende organisasjonen som setter standarder for internett og ser på denne saken, er i ferd med å avgjøre hva nettsteder eventuelt skal gjøre når de mottar slike signaler. Egencia iverksetter foreløpig ikke tiltak som svar på disse signalene. Hvis og når en endelig standard blir opprettet og godkjent, vil vi revurdere hvordan vi skal reagere på disse signalene.

Endringer i denne erklæringen og informasjon om hvordan du kontakter oss

Oppdateringer til disse personvernreglene
Det vil bli gjort endringer i disse personvernreglene som følge av endringer innen den juridiske, tekniske eller forretningsmessige utviklingen. Når personvernreglene våre blir oppdatert, vil vi ta i bruk hensiktsmessige tiltak for å informere deg om disse oppdateringene, i samsvar med endringenes betydning.  Vi vil innhente ditt samtykke til alle viktige endringer i personvernreglene, hvis og hvor dette er påkrevd i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

Se «sist oppdatert» øverst på siden av personvernreglene for informasjon om når personvernreglene sist ble oppdatert.

Hvis du har spørsmål om endringer i disse personvernreglene, kan du kontakte oss via ved hjelp av kontaktopplysningene nedenfor.

Slik kan du kontakte oss

Hvis du har spørsmål om denne Personvernerklæringen eller vår generelle personvernpraksis, kan du kontakte oss på:

Epost: customer_service@egencia.no. Vi vil gjøre vårt beste for å svare på forespørselen innen 24 timer.

Telefon: Hvis du trenger mer øyeblikkelig hjelp, kan du ringe oss på 23 15 16 00.

Vi ønsker å sørge for at du har kontroll over din online reiseopplevelse som Egencia-kunde, fra planlegging og bestilling av reisen til beskyttelse av dine personopplysninger. Reisemedarbeiderne ved Egencias kundeservice er klare til å hjelpe med dine spørsmål om Egencia-reiser 24 timer i døgnet, syv dager i uken. Du kan også når som helst ringe kundeservicenummeret du fikk oppgitt da bedriften registrerte seg. I tillegg kan du ta direkte kontakt med reiseleverandøren på telefonnummeret eller adressen som er oppgitt på reiseruten.