Personvernerklæring for Egencia Meetings & Events Norge

Har du spørsmål eller bekymringer om personvern eller vil du aktivere en rettighet?

Send en e-post til meetings.events.no@egencia.com eller ring oss på + 47 23 15 75 20 for å finne ut mer.

Du kan sende inn en forespørsel og be om å få tilgang til eller oppdatere opplysningene dine, stenge kontoen eller slette dataene.  Vi vil sørge for at våre eksperter på personvern kontakter deg.

Personvernerklæring

Sist oppdatert: 4. november 2019

Introduksjon

Ditt personvern er viktig for oss. Les denne personvernerklæringen for å finne ut hvordan Egencia Meetings & Events («vi» eller «oss») samler inn, bruker og deler personopplysninger fra nettsider, mobilapper og andre nettbaserte produkter og tjenester som linkes til denne personvernerklæringen, eller når vi ellers kommuniserer med deg (samlet kalt «tjenestene»). Hvis noen del av våre tjenester setter deg eller organisasjonen din i forbindelse med onlinetjenester fra tredjeparter, vil ikke slike tjenester dekkes av denne personvernerklæringen. Les personvernerklæringene på disse andre nettstedene for å se hvilke retningslinjer de har for innsamling, bruk og formidling av personlige opplysninger. Organisasjonen din har valgt å bruke tjenester fra Egencias Meetings & Events-program til å administrere sine møter og arrangementer. Som deltaker i dette programmet kan organisasjonen utpeke en reiseansvarlig («Travel Manager») som organiserer og administrerer organisasjonens reisebehov. En eller flere reisebestillere («reisebestiller» eller «reiseansvarlig») kan også utnevnes for å bestille og administrere reisene til både ansatte («reisende») og ikke-ansatte når bedriften anser nytten i det («gjester»). Dersom du har spørsmål om hvordan din organisasjon, Travel Manager, reisebestiller, reiseansvarlig eller andre eksterne nettsteder eller apper, behandler dine personopplysninger eller bestiller eller administrerer din deltakelse på et av Egencias møter eller arrangementer på vegne av deg, kan du enten ta kontakt med den i organisasjonen som har ansvar for dette, eller lese personvernerklæringen til organisasjonen, det eksterne nettstedet eller appen.

Travel Managers, reiseansvarlige og reisebestillere

Selv om denne personvernerklæringen først og fremst er rettet mot reisende og gjester, gjelder den også for Travel Managers, reisebestillere og reiseansvarlige.

Alle personopplysninger en Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlig oppgir om seg selv i forbindelse med vårt program, behandles i samsvar med denne personvernerklæringen. Egencia forbeholder seg imidlertid retten til å kontakte Travel Managers, reisebestillere og reiseansvarlige i henhold til organisasjonens Egencia-avtale om forretningsreisetjenester med oss (f.eks. for tilbakemeldinger om programmet, for å diskutere forretningsrelasjonen eller for å diskutere nye eller oppdaterte tjenester). Denne kontakten kan skje via telefon, e-post, tekstmelding eller brevpost.

Ved bestilling og administrasjon av programmet på vegne av reisende eller gjester skal Travel Managers, reisebestillere og reiseansvarlige innhente samtykke fra den aktuelle reisende eller gjesten. Travel Managers, reisebestillere og reiseansvarlige skal også forsikre seg om at den aktuelle reisende eller gjesten mottar og leser denne personvernerklæringen.

Enten du bestiller direkte fra oss eller lar Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlig bestille på dine vegne, kan godkjente personer i bedriften ha tilgang til dine reiseruter og annen informasjon om deg i programmet, og de kan også angi at vi kan dele disse opplysningene med tredjeparter for registrering eller andre godkjente formål. Din Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlig vil også kunne oppdatere dine reisepreferanser i henhold til dine instrukser. Din Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlig vil i tillegg kunne vise, endre eller avbestille dine reiseruter når det er nødvendig for å følge dine instrukser eller i samsvar med programmet.

Denne personvernerklæringen beskriver praksisen for innsamling og bruk av opplysninger for Egencia Meetings & Events. Organisasjonen din kan ha annen politikk eller praksis, og vi er ikke ansvarlige for organisasjonens, Travel Managers, reisebestillers eller reiseansvarliges eventuelle bruk eller videreformidling av dine personopplysninger eller andre handlinger eller unnlatelser fra deres side. Dersom du har spørsmål om hvordan din organisasjon, Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlig behandler dine personopplysninger eller bestiller eller administrerer din deltakelse i programmet på vegne av deg, må du enten kontakte den aktuelle personen i organisasjonen din, eller se organisasjonens personvernerklæring.

Hva slags informasjon samler vi inn, og hvorfor?

Informasjon du formidler direkte til oss

De som er verter for Egencia Meetings & Events og/eller koordinerer mange arrangementer hvert år. Arrangementer kan omfatte konferanser og utstillinger med personlig oppmøte, publiserte webkonferanser, gruppe- og insentivreiser, gruppetransport og virtuelle eller personlige møter («arrangementer»). Vi mottar og lagrer all informasjon du oppgir i forbindelse med arrangementene for å kunne gjennomføre bestillingen, opprette arrangementer eller registrere din deltakelse på et arrangement, gjøre det mulig for reisebestilleren å yte sine tjenester samt levere tjenester og informasjon du ønsker, for eksempel når du ber om detaljer om arrangementer, svarer på spørreundersøkelser, stiller spørsmål eller initierer andre transaksjoner på nettstedet vårt. Dette kan omfatte personopplysninger som for- og etternavn, telefonnummer og post- og e-postadresse, fødselsdato og fakturaopplysninger (for eksempel kredittkortnummer, navn på kortinnehaver og sikkerhetskode).

Hvis du er ansatt i en bedrift med en bedriftskonto eller er leverandør eller en annen type samarbeidspartner, kan vi samle inn annen informasjon som for eksempel arbeidsgiver, ansattes identifikasjonsnummer eller andre relevante opplysninger.

Hvis du er møteleder på ett av våre arrangementer, vil vi samle inn informasjon om deg, inkludert navn, arbeidsgiver, kontaktopplysninger og bilde, og vi kan også samle inn opplysninger som oppgis av arrangementsdeltakere som har evaluert din prestasjon som møteleder. Vi kan også i visse tilfeller registrere og lagre et opptak av stemmen din samt bilde. Egencia Meetings & Events bruker sin berettigede interesse som grunnlag for innsamling, lagring og behandling av disse opplysningene.

Vi lagrer et register over din deltakelse på arrangementer som deltaker eller møteleder. Egencia Meetings & Events kan bruke denne informasjonen til å forstå kundenes behov og interesser, slik at vi lettere kan tilpasse arrangementene til deltakernes behov.

Spesielle kategorier av personlige opplysninger

Enkelte typer personlige opplysninger, som for eksempel offentlig utstedte identifikasjonsnumre og informasjon om religion eller helse, er sensitiv informasjon som må beskyttes ekstra godt under gjeldende lovgivning.  Vi begrenser innsamlingen av slike sensitive personlige opplysninger. Noen eksempler på slik informasjon:

  • helserelaterte opplysninger for å kunne tilby egnede overnattingssteder og dekke spesielle behov til handikaptilpasning eller fasiliteter.
  • annen informasjon du kan velge å oppi og som kan innebære eller hentyde til informasjon relatert til religion, helse eller annet, for eksempel spesifikke diettbehov.

Informasjon vi samler inn automatisk

Vi samler automatisk inn informasjon om deg når du bruker tjenestene. Denne informasjonen omfatter:

  • Informasjon om pålogging og bruk: Vi samler inn informasjon tilknyttet din tilgang til og bruk av tjenestene, inkludert hvilken nettleser du bruker, internettleverandør, appversjon, tilgangstider, sider du har sett på, reiser du har sett på, IP-adresse og siden du besøkte før du navigerte til våre tjenester.
  • Enhetsinformasjon: Vi samler inn informasjon om datamaskinen eller mobilenheten du bruker til å få tilgang til tjenestene våre, inkludert informasjon om maskinvaremodell, operativsystem og -versjon, enhetsidentifikatorer (herunder annonseidentifikatoren som er tilordnet til din mobilenhet) og mobilnettverk.

Hvem deler vi personopplysningene dine med?

Vi kan dele dine personlige opplysninger med følgende typer mottakere:

  • Selskapene i vårt konsern vil fra tid til annen dele dine personlige opplysninger med datterselskapene i Expedia Group oppført på expediagroup.com. I den grad vårt morselskap og de tilknyttede datterselskapene har tilgang til opplysningene dine, vil de overholde en personvernpraksis som er minst like streng som den som er forklart i herværende personvernerklæring. De vil også overholde gjeldende lovgivning for markedsføringskommunikasjon, og vil som et minimum gi deg mulighet til å avslutte abonnementet på fremtidige e-postkampanjer fra dem i e-postene med markedsføringskommunikasjon som du mottar.
  • Tredjeparter som leverer databehandlingstjenester til oss (for eksempel for å støtte leveranse av, levere funksjonalitet for eller forbedre sikkerheten på, våre arrangementer) eller på annen måte behandler personlige opplysninger for formål som kredittkortbehandling, forretningsanalyse, kundeservice, markedsføring og forebygging av svindel. Tredjeparter som har tilgang til personlige opplysninger, vil kun samle inn opplysningene de trenger for å kunne utføre sine funksjoner. De har ikke lov til å dele eller bruke opplysningene til noe annet formål.
  • Arrangementssponsorer. Noen av arrangementene våre er sponset. Egencia Meetings & Events leverer en deltakerliste til sponsorer, medsponsorer og utstillere på våre arrangementer. Egencia Meetings & Events kan tillate at sponsorer, medsponsorer og/eller utstillere sender deg materiale per post, én gang per sponset arrangement, og vil i så fall engasjere en tredjeparts postleverandør slik at postadressen din ikke deles direkte med sponsoren/utstilleren. Hvis du ikke ønsker å vise opplysningene dine i en deltakerliste eller motta informasjon fra sponsorer, medsponsorer og/eller utstillere, kan du angi slike preferanser når du melder deg på arrangementer eller kontakte Egencia Meetings & Events ved hjelp av kontaktopplysningene i delen «Slik kan du kontakte oss», under. Hvis du deler personopplysningene dine med en sponsor, kan du få innholdet gratis. Vi gir deltakerne mulighet til å velge bort markedsføring fra sponsoren og/eller Egencia Meetings & Events.
  • Forretningspartnere som vi kan tilby tjenester i samarbeid med eller som kan tilby sine produkter og tjenester på våre online-tjenester. Du kan se om en forretningspartner er involvert i tjenesten du har bedt om, ved at navnet deres vises – enten alene eller sammen med vårt navn.  Hvis du velger å bruke disse valgfrie tjenestene, kan vi av og til komme til å dele opplysninger om deg med disse partnerne, herunder dine personlige opplysninger.
  • alle kompetente myndighetsorganer, reguleringsorganer, etater, domstoler eller andre tredjeparter vi anser det som nødvendig å formidle informasjon til (i) fordi det er pålagt i henhold til gjeldende lover eller forskrifter, (ii) for å håndheve, etablere eller forsvare våre juridiske rettigheter eller (iii) for å beskytte dine eller andre personers interesser. US Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection krever for eksempel, med henvisning til amerikansk lov, at enkelte reise- og bestillingsopplysninger, kjent som Passenger Name Record eller PNR-data knyttet til folk som reiser til eller fra USA eller gjennom amerikansk luftrom, leveres til departementet før slike reiser. Vi kan videreformidle disse opplysningene til flyselskapene eller andre reiseleverandører slik at de kan videresendes til det aktuelle landets politi og myndigheter.
  • når vi tror det er nødvendig for å etterforske, hindre eller gripe inn mot ulovlige eller mistenkt ulovlige aktiviteter, eller for å beskytte og forsvare rettighetene, eiendommen eller sikkerheten til vårt selskap eller andre selskap, våre kunder eller andre samt i forbindelse med våre vilkår for bruk og andre avtaler.
  • i forbindelse med en selskapstransaksjon, for eksempel salg, fusjon, konsolidering eller salg av aktiva, eller ved konkurs.  I forbindelse med oppkjøp vil vi informere kjøperen om at dine personlige opplysninger kun skal brukes til formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Internasjonale dataoverføringer

Dine personlige opplysninger kan bli overført til og behandlet i andre land enn landet du bor i, og som ligger utenfor EØS.  Disse landene kan ha en annen personvernlovgivning enn lovgivningen i landet du bor i (som kanskje ikke er like omfattende).  Spesifikt vil Egencia Meetings & Events lagre og behandle personopplysningene dine i sikre miljøer i USA og andre land. Ved behandling av personopplysninger for ikke-amerikanske reisende må Egencia, for å kunne tilby sine tjenester, overføre personopplysningene dine til sine partnerselskaper og/eller tjenesteleverandører i USA og eventuelt andre land utenom ditt bostedsland.

Vi har tatt rimelige forholdsregler for å sikre at beskyttelsen av personopplysningene dine samsvarer med denne personvernerklæringen ved overføring til land utenfor EØS.  Når det gjelder personopplysninger fra Europa, vil Egencia gjennomføre slike dataoverføringer i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning, inkludert gjennom sin egenmelding til Privacy Shield-rammeverkene for EU-USA og Sveits-USA.  Vi har også innført en konsernavtale som stiller strenge vilkår for dataoverføring godkjent av EU-kommisjonen (kjent som Standard kontraktsbestemmelser i EU), som krever at alle selskapene i konsernet skal beskytte de personopplysninger de behandler som kommer fra EØS, i samsvar med EUs personvernforordning.

Vi garanterer at alle tredjepartsleverandører som vi overfører data til har egnede sikkerhetstiltak for å beskytte dine personlige opplysninger.  De egnede tiltakene kan være (i) adekvat landsstatus, det vil si er basert i et land som EU-kommisjonen anser for å være «adekvat» fordi personvernlovningen tilsvarer lovgivningen i EU, (ii) standard kontraktsbestemmelser i EU eller (iii) EU-US og Swiss-US Privacy Shield.

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger er Egencia LLC («Egencia»).  Egencia lagrer og behandler personopplysningene dine i sikre miljøer i USA og andre land. Egencia må, for å kunne tilby sine tjenester, overføre personopplysningene dine til tilknyttede selskaper og/eller tjenesteleverandører i USA og eventuelt andre land utenom ditt bostedsland. Vi kan forsikre deg om at vi bruker hensiktsmessige tiltak for å beskytte ditt personvern og din sikkerhet.

Hvordan bruker vi opplysningene dine?

Vårt rettsgrunnlag for behandling av personlige opplysninger

Hvis du bruker våre online-tjenester fra EØS, vil vårt behandlingsgrunnlag for innhenting og bruk av personopplysningene som er beskrevet i denne personvernerklæringen avhenge av personopplysningene samt i hvilken sammenheng vi innhenter opplysningene.

Vanligvis vil vi innhente personlige opplysninger fra deg kun (i) når vi trenger personopplysningene for å kunne inngå en kontrakt med deg eller organisasjonen din, (ii) når behandlingen skjer som følge av vår berettigede interesse som ikke overstyres av dine rettigheter eller (iii) når vi har fått ditt samtykke til det.  I noen tilfeller er vi juridisk forpliktet til å innhente dine personlige opplysninger, for eksempel når det i henhold til gjeldende lovgivning er nødvendig for å kunne bruke din transaksjonshistorikk til å oppfylle våre økonomiske forpliktelser og skatteforpliktelser.

Dersom vi ber deg om å oppgi dine personlige opplysninger for å overholde et juridisk krav eller for å oppfylle en kontrakt vi har med deg eller organisasjonen din, vil vi gjøre dette klart for deg på det aktuelle tidspunktet. Vi vil også informere deg om hvorvidt dine personlige opplysninger er påkrevd eller ikke (samt mulige konsekvenser dersom du ikke oppgir dine personlige opplysninger).

Dersom vi innhenter og bruker dine personlige opplysninger basert på vår (eller en tredjeparts) berettigede interesse, vil disse interessene vanligvis være drifting av programmet vårt og nødvendig kommunikasjon med deg for å kunne levere våre tjenester til deg, sikkerhetsverifisering når du kontakter oss samt vår berettigede kommersielle interesse når vi for eksempel besvarer forespørsler fra deg, forbedrer programmet vårt, gjennomfører markedsføringsaktiviteter eller arbeider med å oppdage eller forhindre ulovlige aktiviteter.  Vi kan ha andre berettigede interesser og vil, ved behov og på det relevante tidspunktet, informere deg om denne berettigede interessen.

Hvordan fastsetter vi våre legitime forretningsinteresser?

Vi gjennomfører en evaluering for å påse at:

  1. vår interesse i bruken av dine opplysninger er rettmessig (dvs. vi har et åpenbart forretningsbehov), og
  2. forretningsbehovet, alt i alt, ikke overstyrer dine personvernrettigheter

Dette avgjør vi ved å evaluere de potensielle konsekvensene en spesifikk bruk av opplysningene kan få for deg som kunde. Videre vurderer vi dette opp mot våre forretningsbehov, for å sikre at vi har kommet frem til den riktige avveiningen. Vi gjennomfører også en rekke sikkerhetstiltak for å minimere potensiell risiko.

Vi kan for eksempel anse at det å samle inn kundenes markedsføringspreferanser under en bestilling, er en berettiget forretningsinteresse.  Vi mener at dette ikke påvirker personvernrettighetene dine på urettmessig vis, siden du sannsynligvis vil ønske å høre om våre produkter og tjenester i fremtiden.  For å ivareta dine personvernrettigheter sørger vi imidlertid for at du når som helst kan velge å avbryte abonnementet på kommunikasjon fra oss, enten via kontoen din, i selve e-posten du mottar eller gjennom vår kundeservice.

I samsvar med de juridiske premissene ovenfor bruker vi de personlige opplysningene vi samler inn til følgende formål:

  • gjennomføre transaksjonene du foretar
  • sende deg bestillingsbekreftelser og viktige oppdateringer for det kommende arrangementet (via e-post eller SMS)
  • bekrefte identiteten din for å hindre svindel
  • administrere kontoen din, inkludert behandle betalinger
  • generell kommunikasjon med deg, spesielt ved eventuelle endringer i arrangementet ditt
  • yte kundeservice i forbindelse med bestillingen din eller for å respondere på eventuelle forespørsler fra deg
  • måle interessen for og forbedre våre produkter og tjenester og funksjonaliteten på nettstedet
  • varsle deg om spesialtilbud, kuponger, lotterier og Meetings & Events-relaterte produkter og tjenester som kan være av interesse for deg. Du kan motta disse varslene per e-post, med vanlig post eller gjennom annonser på tredjeparters nettsteder, inkludert via sosiale medier
  • på annen måte tilpasse din brukeropplevelse relatert til dette nettstedet eller denne appen
  • innhente opplysninger fra deg, inkludert gjennom tilbakemeldinger du gir oss eller undersøkelser du deltar i
  • foreta statistiske analyser om tjenestene vi tilbyr for å kunne forbedre alle sider ved det vi gjør
  • ivareta våre rettigheter som et selskap, for eksempel våre opphavsrettigheter
  • løse tvister, innkreve avgifter eller feilsøke problemer
  • forebygge og hindre potensielt forbudte eller illegale aktiviteter
  • håndheve våre betingelser for bruk
  • slik du ellers har fått det beskrevet i forbindelse med innsamlingen

Dersom du har spørsmål om eller ønsker ytterligere informasjon angående vårt behandlingsgrunnlag for innhenting og bruk av dine personlige opplysninger, kan du kontakte oss ved hjelp av informasjonen som er oppført nederst i denne personvernerklæringen.

Hvordan beskytter vi personopplysningene dine?

Vi vil at du skal føle deg trygg når du bruker tjenestene våre for arrangementer, og vi gjør det vi kan for å beskytte opplysningene vi samler inn. Selv om ingen tjeneste kan garantere sikkerheten fullt ut, har vi gjennomført rimelige tiltak for å implementere egnede fysiske, tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte de personlige opplysningene vi samler inn og behandler om deg.

Oppbevaring av data

Vi oppbevarer de personlige opplysningene vi innhenter fra deg når vi har et vedvarende legitimt forretningsbehov for å gjøre det (for eksempel for å gi deg en tjeneste du har bedt om eller for å oppfylle gjeldende juridiske, skattemessige eller regnskapsmessige krav).

Når vi ikke har et vedvarende berettiget forretningsbehov for å behandle dine personlige opplysninger, vil vi slette eller anonymisere opplysningene eller, hvis dette ikke er mulig (for eksempel fordi personopplysningene er lagret i sikkerhetskopiarkiver), lagre de personlige opplysningene på en sikker måte, isolert fra videre behandling, frem til det er mulig å slette opplysningene.

Vi vil anonymisere eller bruke dataene dine i aggregert format dersom vi har tenkt å bruke dem til analyser eller trendanalyser over lengre perioder.

Rett til informasjon

Som deltaker i arrangementet kan du motta meldinger fra oss med mer informasjon om arrangementet. I alle slike e-postmeldinger vi sender, får du også mulighet til å avslutte abonnementet på slik kommunikasjon. Vær oppmerksom på at vi forbeholder oss retten til å sende deg annen kommunikasjon, herunder driftsmeldinger, administrative meldinger og undersøkelser, i forbindelse med din Egencia-konto eller dine transaksjoner med Egencia Meetings & Events, uten at du får mulighet til å velge ikke å motta dem.

  • Du kan få tilgang til, legge til, oppdatere eller slette personlige opplysninger som beskrevet nedenfor. Hvis du sender en slik anmodning, har Egencia rett til å be om identifikasjon før anmodningen kan behandles.
  • Du kan også sende inn en skriftlig anmodning om å få tilgang til personlige opplysninger vi har lagret om deg. Hvis du sender en slik anmodning, har Egencia rett til å be om identifikasjon før anmodningen kan behandles. Du kan levere en skriftlig anmodning om tilgang til personopplysningene dine ved å kontakte oss via kontaktalternativene som er angitt nedenfor i delen «Slik kan du kontakte oss».

Dine databeskyttelsesrettigheter

Hvis du er bosatt i EØS-området, har du følgende personvernrelaterte rettigheter:

  • Hvis du ber om tilgang til dine personlige opplysninger, vil vi bekrefte om det stemmer at vi har opplysninger om deg, skaffe deg en kopi av disse, forklare hvordan og hvorfor vi behandler dem, hvor lenge vi lagrer dem samt rettighetene du har i forbindelse med dem.
  • Dersom du ber om å få slettet dine personlige opplysninger, vil vi slette, anonymisere eller aggregere de personlige opplysningene dine. Legg merke til at vi må oppbevare alle opplysninger som er nødvendige for at vi skal kunne oppfylle våre juridiske forpliktelser eller for å etablere, utøve eller forsvare et rettskrav.
  • Du har rett til å nekte oss å behandle dine personlige opplysninger, be oss om å begrense behandlingen av dine personlige opplysninger eller be om overføring av dine personlige opplysninger. Du kan som nevnt også kontakte oss via kontaktopplysningene du finner i personvernerklæringen.
  • Du kan be om å stenge Egencia-kontoen din ved å kontakte oss. Når du stenger en konto, vil du ikke lenger kunne logge på eller få tilgang til noen informasjon knyttet til kontoen, men du kan når som helst åpne en ny konto. Vi vil sende en e-post som bekrefter at kontoen er stengt, til e-postadressen i medlemsprofilen din. Legg merke til at vi må oppbevare alle opplysninger som er nødvendige for at vi skal kunne oppfylle våre juridiske forpliktelser eller for å etablere, utøve eller forsvare et rettskrav.
  • Dersom vi har samlet inn og behandlet dine personlige opplysninger med ditt samtykke, kan du når som helst trekke tilbake samtykket. Opphevelse av ditt samtykke vil ikke påvirke rettmessigheten for noen behandling fra vår side før du trekker tilbake samtykket, og det vil heller ikke påvirke behandlingen av dine personlige opplysninger som gjøres i henhold til lovlige behandlingsårsaker, annet enn samtykke.
  • Du har rett til å klage til en personvernmyndighet angående vår innsamling og bruk av dine personlige opplysninger. Ta kontakt med den lokale personvernmyndigheten hvis du trenger mer informasjon. Kontaktopplysninger til personvernmyndigheter i EØS-området, Sveits og enkelte land utenfor Europa (inkludert USA og Canada) er tilgjengelig for alle EU POS via denne linken: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm).

Hvis du vil sende inn forespørsler til oss, er det enklest å gå via delen «Slik kan du kontakte oss» nederst i denne personvernerklæringen.

Vi besvarer alle forespørsler vi mottar fra personer som vil utøve sine personvernrettigheter i samsvar med den gjeldende personvernlovgivningen.

Cookies og annen teknologi

Cookies. Cookies (informasjonskapsler) er små datafiler som kan lagres på datamaskinens harddisk (hvis nettleseren din tillater det). De fleste nettlesere har innstillinger der du kan angi at nye cookies ikke skal godtas eller at du skal varsles om nye cookies. Nettleserens hjelpefunksjon forklarer deg som regel hvordan du gjør dette. Hvis nettleseren ikke godtar cookies, kan det føre til at mange av reiseverktøyene på våre nettsteder ikke fungerer som de skal i nettleseren. Som medlem eller besøkende på dette nettstedet kan det ha blitt lagret en permanent cookie-fil på harddisken til datamaskinen din. Du kan velge å ikke motta slike cookie-filer ved angi i nettleseren at cookier ikke skal lagres eller at du skal spørres før slike cookier lagres. Selv om denne cookien ikke inneholder personlige opplysninger, kan den knyttes til dine personlige opplysninger for å kunne sende deg målrettede e-postvarsler.

Egencia samler automatisk inn visse opplysninger om datamaskinen din når du besøker dette nettstedet. Vi kan for eksempel samle inn informasjon om IP-adresser, operativsystem og nettleserprogramvare (for eksempel Firefox, Safari eller Internet Explorer). Vi kan også samle inn informasjon om nettaktiviteten din, for eksempel reiser du har sett på eller reiser du har bestilt. Vårt mål når vi samler inn denne automatiske informasjonen er å tilpasse brukeropplevelsen din, forenkle din bruk av nettstedet vårt samt samle inn opplysninger for analysering, slik at vi stadig kan forbedre nettstedet vårt. Vi kan bruke cookies for lettere å gjenkjenne at nettleseren din har besøkt nettstedet tidligere samt for å lagre og huske eventuelle innstillinger du oppga da du besøkte nettstedet vårt. Hvis du merket av for alternativet om å huske passordet ditt på denne datamaskinen, kan passordet bli registrert i en cookie. Merk at medlems-ID, passord og annen kontoinformasjon som slike cookies kan inneholde, er kryptert av sikkerhetsgrunner. Egencia vil aldri lagre sensitive personlige opplysninger som for eksempel kredittkortnummer, i en cookie. I tillegg til cookies som nevnes over, kan vi bruke lokalt delte objekter, også kalt «flash-cookies», på vårt nettsted. Disse brukes til å forbedre brukeropplevelsen ved å lagre preferanser og innstillinger, for eksempel foretrukne innstillinger for volum/demping og preferanser for animert innhold på nettstedet. Lokalt delte objekter ligner på nettleser-cookies, men kan lagre data som er mer komplekse enn enkel tekst. Du kan lese mer om flash-cookies og hvordan de kan deaktiveres, på dette nettstedet:
http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html.

Dette nettstedet kan også bruke sporingspiksler (også kjent som clear gifs, pikseltagger eller nettsignal) som er små grafikkelementer med en unik identifikator. De har tilsvarende funksjon som cookies som plasseres i koden på en nettside. Vi bruker sporingspiksler for å se hvordan brukere navigerer fra én side til en annen på nettstedene våre. Sporingspiksler kan også levere eller kommunisere med cookies, hjelpe oss med å forstå om du fant nettstedet vårt via en nettannonse på en tredjeparts nettsted samt forbedre den generelle ytelsen på nettstedet. Vi kan også komme til å la tjenesteleverandørene våre bruke web-beaconer for å kunne se hvilke e-postmeldinger som har blitt åpnet av mottakerne samt spore trafikken av besøkende og se hva de har klikket på på nettstedet vårt. På denne måten kan vi måle effekten av innholdet og tilbudene våre.

Do Not Track-signaler og lignende mekanismer. Enkelte nettlesere kan overføre «Do Not Track»-signaler til nettsteder som nettleseren kommuniserer med. Da nettlesere inkorporerer og aktiverer denne funksjonen på forskjellige måter, er det ikke alltid klart om brukerne ønsket at disse signalene skulle overføres eller ikke, og om de er klar over dem. Deltakere i den ledende organisasjonen som setter standarder for internett og ser på denne saken, er i ferd med å avgjøre hva nettsteder eventuelt skal gjøre når de mottar slike signaler. Egencia iverksetter foreløpig ikke tiltak som svar på disse signalene. Hvis og når en endelig standard blir opprettet og godkjent, vil vi revurdere hvordan vi skal reagere på disse signalene.

Informasjon som er samlet inn av tredjeparter/visning av tilpasset annonsering. Tredjepartsannonsører, som for eksempel reklamebyråer og samarbeidspartnere, kan bruke cookies og annen teknologi (for eksempel web-beaconer) til å innhente informasjon om dine online-aktiviteter. Målet med å samle inn denne typen informasjon, er å kunne måle og forstå bruken av nettstedet vårt samt analysere, endre og tilpasse annonseringsinnhold på dette og andre nettsteder til det som ser ut til å være dine interesser. Vi har ikke tilgang til eller kontroll over cookies eller andre funksjoner de måtte bruke, og informasjonspraksisen til disse annonsørene dekkes ikke av denne personvernerklæringen. Du kan finne ut mer om tredjepartsannonsører og utforske muligheten for å si nei til innhenting av slik informasjon ved å gå inn på en av følgende ressurser:

Endringer i denne erklæringen og informasjon om hvordan du kontakter oss

Oppdateringer av denne personvernerklæringen

Det vil bli gjort endringer i denne personvernerklæringen når det er nødvendig i forbindelse med endringer innen den juridiske, tekniske eller forretningsmessige utviklingen. Når vi oppdaterer personvernerklæringen vår, vil vi gjøre det som er nødvendig for å informere deg om disse oppdateringene i samsvar med endringenes viktighet.  Vi vil innhente ditt samtykke til alle vesentlige endringer i personvernerklæringen hvis og når gjeldende personvernlovgivning krever det.

Hvis du lurer på når personvernerklæringen sist ble oppdatert, kan du se «sist oppdatert» øverst på siden med personvernerklæringen.

Slik kan du kontakte oss

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår generelle personvernpraksis, kan du kontakte oss på:

E-post: meetings.events.no@egencia.com Vi vil gjøre vårt beste for å svare på forespørselen din innen 24 timer.

Telefon: Hvis du trenger mer øyeblikkelig hjelp, kan du ringe oss på +47 23 15 75 20.

Vi vil at du skal ha kontroll over arrangementsopplevelsen din, fra planlegging og bestilling til beskyttelsen av personlige opplysninger. Egencias kundeservicemedarbeidere er klare til å svare på spørsmålene dine. I tillegg kan du ta direkte kontakt med reiseleverandøren på telefonnummeret eller adressen som er oppgitt på reiseruten for arrangementet.