På tide å oppdatere godkjenningsprosessen for reiser?

Travel-Managers-vurderer-godkjenninger

Av Natasha Samuel, senior Product Marketing Manager, og Kriti Agarwal, senior Product Manager

Tidligere var reisepolicyer strenge og regelbaserte med lite rom for fleksibilitet. Dagens reisepolicyer utarbeides heldigvis med tanke på at de reisende skal være fornøyde, og tar hensyn til forholdet mellom de reisendes tilfredshet, produktivitet samt lojalitet.

Det reiser spørsmålet: Er det også på tide å oppdatere godkjenningsprosessen for forretningsreiser? Data fra Egencia viser at i snitt 19 prosent av bestillingene som gjøres, sendes til godkjenning. Av disse blir bare 1 prosent avslått. I de fleste tilfeller er godkjenneren allerede klar over planlagte reiser, og reiseforespørsler blir sjelden avslått.

Mange bedrifter har likevel behov for en formell godkjenningsprosess. Den kan imidlertid være like moderne og medarbeiderfokusert som en nymotens reisepolicy.

Vi har satt sammen noen kundeeksempler og data fra Egencia, slik at du kan endre bedriftens tilnærming til godkjenning av forretningsreiser.

  1. Forstå behovene til bedriften og de ansatte

Det kan være mange årsaker til at bedrifter tar i bruk godkjenningsprosesser. Disse årsakene kan omfatte alt fra budsjettgodkjenning og prosjektstyring til revisjonsformål og kunderelaterte reiser (som tilbakebetales senere).

Via implementering og personlige møter med nye kunder har vi erfart at «synlighet» er den vanligste grunnen til at bedrifter har en godkjenningsprosess. Det vil si at ledelsen har oversikt over de ansattes reiser. Men hva mer bør man ta hensyn til?

Vi har satt opp noen punkter med de viktigste behovene i en godkjenningsprosess for både reisende, godkjennere samt de som holder oversikt over bedriftens reiseprogram.

  • De reisende vil ha en enkel og automatisk godkjenningsprosess uansett hvor de velger å bestille reiser (på nettet, via en app eller gjennom en reisekonsulent). Godkjenningsprosessen bør være den samme for alle bestillinger, uansett om de gjøres i en app eller gjennom en reisekonsulent.
  • Godkjennere ønsker å ta veloverveide avgjørelser når de skal godkjenne eller avslå reiseforespørsler. De må derfor ha tilgang til informasjonen de trenger for å kunne ta veloverveide avgjørelser.
  • De som er ansvarlige for reiseadministrasjon på daglig basis, vil ha effektive, fleksible og selvbetjente verktøy, slik at de kan tilpasse godkjenningsprosessen når som helst ved behov.
  1. Evaluer påvirkningen

Få en forståelse av hvem godkjennerne dine er, og hvor de befinner seg, samt hvordan de godkjenner reiser nå.  Dette gir deg en indikasjon på hvilke endringer som er nødvendige før du introduserer en ny prosess eller et forretningsreisebyrå.

  1. Få innspill fra en nøytral part

Det er svært viktig å samarbeide med forretningsreisebyrået for å forstå de tilgjengelige alternativene før du utarbeider en godkjenningsprosess. Byråets erfaring og kunnskap kan hjelpe deg med å sikre at prosessen underbygges på en måte som ikke påvirker de ansatte på en negativ måte.

Her har du et par kundeeksempler vi har vært involvert i, der innspill fra Egencia bidro til to svært forskjellige løsninger.

  • Bedrift A ønsket at alle godkjenningsforespørsler for alle bedriftens reisende skulle sendes til én e-postadresse. En Executive Assistant skulle følge med på e-postkontoen, men forespørslene skulle ikke behandles.

Konklusjon: Hva er poenget med godkjenningsforespørsler hvis ingen sjekker dem?  Bruk av skremselstaktikker får ikke de reisende til å følge bedriftens policy.  Kunden valgte ikke å implementere en godkjenningsprosess og bruker nå en sterk reisepolicy med innebygd rapportering for å håndtere manglende etterlevelse.

  • Bedrift B ønsket tre godkjenningsnivåer for flere enn 3000 reisende over hele verden. De tre godkjennerne befant seg dessuten i forskjellige land og verdensdeler, noe som gjorde prosessen enda mer komplisert.

Konklusjon: Kunden fikk følgende råd: Ikke gjør det. Det var rett og slett umulig å skulle lære opp 3000 reisende og godkjennerne i prosessen, særlig i kombinasjon med varierende tilgjengelighet og vekslende priser.

Denne kunden valgte å gå videre med tre godkjenningsnivåer, og innen en uke etter å ha innført den nye godkjenningsprosessen bestemte ledelsen seg for å avvikle den. I etterkant har bedriftens ledelse godkjent reiser som ikke overholder policyen, fremfor å godkjenne alle reiser. De har også gått bort fra prosessen med tre godkjenningsnivåer for hver bestilling.

  1. Forstå kulturen og øk etterlevelsen

Endringer i policyen, godkjenninger og valg av hvilket forretningsreisebyrå som skal brukes, avgjøres ofte i ett land for så å gjelde i en rekke andre land. Hvis du får oppslutning i alle land, kan du enklere oppnå høy etterlevelse og redusere kompleksheten for personen som skal administrere reiseprogrammet.

  1. Skal du ta i bruk en godkjenningsprosess for første gang, bekymrer du deg kanskje for om godkjenningsforespørslene vil bli behandlet i tide.

Når en bedrift bestemmer seg for å implementere en godkjenningsprosess for forretningsreiser, er det vanlig å ha bekymringer rundt tidsriktig behandling.

Det vil alltid være en risiko for prisendringer og utsolgte rom når de reisende bestiller på en reiseplattform som viser tilgjengeligheten i sanntid, og derfor er det viktig at godkjenningsprosessen er rask. Hvis du i tillegg tar i betraktning det globale aspektet, kan panikken fort bre seg. Det kan for eksempel hende at du har en reisende med base i London mens godkjenneren befinner seg i Sydney. Hvordan kan du håndtere utfordringen ved flere tidssoner, spesielt for bestillinger som gjøres i siste liten?

Du kan ta det med ro. Dataene våre viser at godkjennere behandler forespørsler raskt: 70 prosent av godkjennelsesforespørsler blir behandlet innen én time, og 90 prosent blir behandlet innen ett døgn.*

  1. Kommunikasjon, opplæring og informasjon

Det kan være utfordrende å gå over til en ny prosess for en bedrift som ikke har automatiske godkjenningsprosesser fra før av. Du bør ikke undervurdere problemene som kan oppstå i forbindelse med kultur- og atferdsendringer. Det er svært viktig at alle er informert om den nye prosessen og ansvarsoppgavene sine før en ny, automatisk godkjenningsprosess innføres.

  1. Vær åpen

Mange reisende ser på godkjenninger som noe forretningsreisebyrået pålegger dem. De reisende bør derfor informeres om hvorfor bedriften har innført en godkjenningsprosess, og hva som forventes å oppnå med den.

  1. Forstå hva som kan gjøres, samt begrensningene ved reiseplattformen

Uansett om du innfører godkjenning av reiseforespørsler, bytter forretningsreisebyrå eller tar en gjennomgang av bedriftens prosesser, bør du samarbeide med forretningsreisebyrået for å få en forståelse av hva som kan gjøres.

  1. Automatisering

I en verden som blir stadig mer automatisert, vil du kanskje automatisere prosessen for hvordan de reisendes profiler administreres i bedriftens reiseadministrasjonsplattform. Dette kan du gjøre via en feed til bedriftens HR-system. Hvis du planlegger å automatisere de ansattes profiler med en HR-feed, må du først sjekke at databasen med informasjon om de ansatte kan identifisere hvilke godkjennere som er tilknyttet de ulike reisende.

  1. Jo enklere, jo bedre

Er det nødvendig å ha flere enn én godkjenner for hver reise? Færre enn 10 prosent av kundene våre har flere enn ett godkjenningsnivå.

Det er lite sannsynlig at reisegodkjenning forsvinner helt fra reiseprogrammene. Dagens reisepolicyer fokuserer mer på de reisende, og vi ser at mange bedrifter går bort fra de strenge og komplekse godkjenningsprosessene.

Forretningsreiser fremmer vekst. Det har også vist seg at bedrifter sjelden ønsker å hindre de ansatte i å reise..

Vi har følgende råd om innføring av en godkjenningsprosess for forretningsreiser: Du bør samarbeide tett med Account Manager og implementeringsteamet i forretningsreisebyrået for å evaluere effekten av en ny godkjenningsprosess. Etter å ha definert prosessens fordeler kan du vurdere om den vil bidra til å forbedre bedriftens resultater samt tilfredsheten blant de reisende.

*Basert på Egencias kundedata – reisegodkjennelser for bestilling av fly, hotell, bil og tog i 2018