Sparte en halv million dollar på reiseutgifter

Finance company - Business travel compliance - Online booking tool

NASDAQ, Inc. er verdens største børsselskap. De leverer handelstjenester og kapitaløkende løsninger til 3600 selskaper over hele verden. Teknologien deres står bak over 70 børser, clearing-organisasjoner og verdipapirregistre i over 50 land.

I likhet med andre store, internasjonale selskaper, hadde Nasdaq et svært komplekst, uhåndterbart og dyrt reiseprogram. Dette var blant annet på grunn av en rekke ulike bestillingsvaner, en uklar reisepolicy og dårlig oversikt over reiseutgiftene. De ønsket å finne en enkelt løsning som kunne spare dem både tid og penger.

Klikk her for å laste ned hele historien (PDF)

NØKKELTALL

  • $500,000 spart på 6 måneder.
  • Online andel fra 30% til 61% på de første 6 månedene – til 85% i 2018
“With Egencia, we’ve been able to create a multifaceted view into our travel spend, allowing us to identify and act on cost savings opportunities in real-time. Egencia’s Trip Approval Process took the pressure of managing policy compliance off our Travel Management Team, and put it where it should be – with the travelers and their managers.” – Global Head of Procurement Nasdaq

UTFORDRINGEN

Lav bruk og online-andel, dårlig oversikt, høye kostnader

Bedriften brukte ulike løsninger for reiser bestilt online-og offline gjennom reisekonsulent. Det var både slitsomt og tidkrevende å få en oversikt over de ansattes reisemønstre og bedriftens reiseutgifter. Den manglende oversikten var et problem, men det var også problematisk at de fleste ansatte bestilte offline. Dette førte til at reiseadministrasjonsavgiftene utgjorde hele 7 % av reiseutgiftene, til tross for at gjennomsnittet er 3–5 %. Nasdaq ønsket å samarbeide med et forretningsreisebyrå som kunne gi dem presis og umiddelbar innsikt i reiseutgiftene. I tillegg så de etter noen som ville overlate reisepolicyen i bedriftens hender, redusere bestillingshonorarene og tilby en sømløs overgang for reisende og reisebestillere.

En sømløs lansering av en ny global reisepolicy

Nasdaq ønsket å innføre en betydelig endringsprosess. De ønsket å få reisende og reisebestillere til å hovedsakelig bestille online, samtidig som de ville gi dem muligheten til å kontakte en reisekonsulent hvis det skulle være nødvendig. Nasdaq var avhengige av en samarbeidspartner som kunne tilby en positiv og produktiv brukeropplevelse for at de skulle lykkes med innføringen av en ny global reisepolicy.

LØSNINGEN

Sømløs overgang og tilfredshet hos de reisende

De reisende i Nasdaq ble bedt om å gjøre store endringer i måten de planla, bestilte og administrerte forretningsreisene sine på. Utformingen på Egencias reiseportal kombinert med den gode kundeservicen gjorde at overgangen til det nye programmet gikk knirkefritt. Faktisk svarte så mange som 90 % av de reisende vi spurte at de ville anbefalt Egencia til en venn eller kollega. I det store og det hele var 100 % av brukerne fornøyde.

Økt etterlevelse og en strømlinjeformet godkjenningsprosess

Egencias løsninger bidro til at Nasdaqs Travel Manager kunne ivareta den nye reisepolicyen og veilede de reisende slik at de bestilte reiser i tråd med denne. Muligheten til å tilpasse reisepolicyen underveis gjorde at de kunne endre den
i samsvar med nye reisemønstre og muligheter for kostnadskutt etter hvert som de dukket opp.

De introduserte også en prosess for forhåndsgodkjenning av reiser. Overgangen fra uregulert bestilling via reisekonsulent til regulert bestilling online var en viktig kulturell endring for Nasdaqs reisende. Egencia har en fleksibel og automatisk godkjenningsprosess som bidro til at overgangen ble sømløs og smertefri for både reisende og godkjennere.

Kostnadskutt og administrasjon

Nasdaq opplevde store fremskritt allerede seks måneder etter at de begynte samarbeidet med Egencia. De hadde spart USD 500 000 (en reduksjon på 32 %), økt online-andelen fra 30 % til 61 % og redusert tiden brukt på reiseadministrasjon med 50 timer per uke.

Disse resultatene overgikk målene Nasdaq opprinnelig hadde satt seg da de begynte jakten på et forretningsreisebyrå. De ønsket seg en samarbeidspartner som kunne tilby bedre oversikt over utgiftene, kostnadsreduksjoner, kontroll over egen reispolicy og super kundeservice. I 2018 har de fortsatt å øke online-andelen til 85 %. De har også blitt bedre på å forhandle frem egne avtalepriser hos hotell- og flypartnere.

Nasdaq er avhengige av Egencia for å få fullstendig oversikt over reiseutgiftene sine, slik at de raskt kan tilpasse seg nye trender og gripe muligheter for kostnadskutt som måtte dukke opp.

Med Egencia har vi fått detaljert innsikt i reiseutgiftene våre, noe som hjelper oss med å avdekke besparelsespotensialer og raskt komme i gang med å utnytte mulighetene. Egencias godkjenningsprosess overførte ansvaret for etterlevelse av reisepolicyen fra Travel Management-teamet vårt til de reisende og lederne deres.
Innkjøpsdirektør i Nasdaq