Mer enn anbudsforespørsel: modernisering av reiseinnkjøp

Moderniser innkjøpsprosessen for forretningsreiser

Av Dan Godsell, global sales

Det er et vedtatt faktum at endringer finner sted i et stadig økende tempo i den globale økonomien. Kundenes forventninger øker hele tiden, og bedrifter er nødt til å fortsette å fornye seg for å forbedre kundeopplevelsen de tilbyr. Bedrifter må være raske, fleksible og tilpasningsdyktige. Dette krever at prosesser oppdateres jevnlig.

I et miljø med akselererende endringer vil misforhold mellom viktigheten av en bestemt funksjon og prosessene rundt den skape problemer. For eksempel, hva skjer når noe som en gang ble sett på som en salgsvare, brått blir strategisk viktig? Det kan ta lang tid for tradisjonelle innkjøpspraksiser og -verktøy å tilpasse seg, og det har implikasjoner for bedriften. Forretningsreiser er en del av dette skiftende landskapet, og jeg vil se på denne dynamikken fra ulike vinkler.

Tenk på bilbatterier – ja, faktisk. Bilprodusenter trengte en jevn forsyning av dem til forbrenningsmotorene sine, derfor var de viktige.  Men ble batterier sett på som en strategisk del av forsyningskjeden? Antagelig ikke. Kostnad var uten tvil en avgjørende faktor for innkjøp av batterier. Men teknologi, bekymringer rundt utslipp og konkurranse fra nye aktører i et svært tradisjonelt marked endret statusen til batteriet. Overgangen til elektriske kjøretøy, som har skutt fart over hele verden, har endret viktigheten av batteriet dramatisk, og selskaper som Tesla bygger nå hele sin virksomhet rundt dem.

Eller tenk på måten arbeidsplasser har utviklet seg på i kunnskapsøkonomien. For ikke så veldig lenge siden jobbet mange av oss i atskilte kontorbåser. Kostnaden for disse kontorplassene kunne beregnes ganske enkelt (gulvflate delt på antall ansatte) og sendes ut på anbud for å få den laveste prisen på disse smakløse stoffveggene. I dag går det med mye tid og arbeid på å utvikle disse kontorlandskapene med ulike typer områder for samhandling og lagarbeid. Arbeidsplasser er ikke bare inndelte områder, men et sted hvor bedrifter kan definere kultur, fremme innovasjon og skape en opplevelse for de ansatte. Bedrifter investerer i hensynsfulle designtjenester, ikke i hvem som helst med en lastebil full av monterbare båser.

Denne typen endringer i viktigheten av en vare eller tjeneste kommer til å skje hyppigere etter hvert som endringer finner sted i et stadig økende tempo i den globale økonomien. Få vil påstå at leverandøren av batteripakken for et hel-elektrisk kjøretøy bør være den samme som den for tradisjonelle batterier til forbrenningsmotorer. Det kan være lettere å se dette misforholdet i en fysisk vare, i motsetning til servicebransjer som forretningsreiser. Tradisjonelle innkjøpsprosesser – ofte sentrert rundt anbudsforespørselen – henger etter når det gjelder forandringen i måten forretningsreisen spiller inn i en bedrifts positive resultater.

Nye reisealternativer

Den største endringen innen forretningsreiser ble faktisk drevet av en revolusjon innen fritidsreiser. Moderselskapet vårt, Expedia Group, var en av de fremste aktørene i den transformasjonen.

Et stort antall verktøyer, apper, alternativer og måter å sammenligne priser på fly og hotell, beliggenhet og fasiliteter på forandret fritidsreiseopplevelsen. Dette førte til at arbeidsstokken raskt ble mer verdensvant, og forventningene deres til hva en moderne forretningsreiseopplevelse burde inneholde økte deretter. Dette ble en utfordring for bedrifter, som måtte sørge for at de ansatte etterlevde reisepolicyen.

Innkjøp av reiser kan fange de håndgripelige delene av denne endringen: priser, prosentandel etterlevelse og mer. Reiser er imidlertid nå innkapslet i mindre håndgripelige deler av virksomheten. Gode reiseopplevelser har innvirkning på tilfredsheten hos de reisende – et punkt som ledelsen ofte holder øye med internt. En god reisepolicy kan brukes som et verktøy for å rekruttere og beholde personale. Reiser kan bidra til å øke bedriftens inntekter. Og mye mer.

Det er vanskelig å forstå alle disse uhåndgripelige og bevegelige delene av en anbudsforespørsel / anmodning om informasjon. Etter min mening kan de deles inn i tre grunnleggende kategorier:

  • Starten på en prosess: Et stort utvalg alternativer vurderes i en standardisert målstyringsprosess. Det gjøres en bakgrunnssjekk av potensielle leverandører, og en mindre liste forberedes for ytterlige undersøkelser og diskusjon.
  • Slutten på en prosess: De fleste avgjørelsene er allerede tatt. Anbudsforespørselen er en kontrollprosess og starter forhandlingene over de endelige detaljene.
  • Anbudsforespørselen er prosessen: Leverandøren fyller ut forespørselen og venter på å høre hva som skjer videre.

Alle disse prosessene har sine kvaliteter, og mange bedrifter har ikke endret disse standardpraksisene på en god stund. For de som fortsatt bruker en anbudsforespørsel som prosess, blir det stadig vanskeligere for ulike leverandører å identifisere hvor de kan tilføre verdi. I mange tilfeller fører det til en situasjon hvor det ikke gis noe bud. Det betyr ikke at vi ikke vil samarbeide med deg. Men vi er begge nødt til å ta en nøyere vurdering for å avgjøre om et potensielt samarbeid dekker dine behov.

Innkjøp av reiser: fra salgsvare til strategisk partnerskap

Oppgradering av reiseinnkjøpspraksiser er mer enn å bare reposisjonere anbudsforespørselen i prosessen. Den eneste måten å forstå de uhåndgripelige delene og sjekklistepunktene på er å snakke med folk, selv når du ikke har til hensikt å bytte leverandører med det første. Travel Managers og innkjøpsspesialister som vil gjøre en endring, er mye bedre rustet til å finne den rette leverandøren hvis de vet hvem som finnes der ute og hva de har å tilby.

Vi ønsker virkelig å starte en dialog med deg, slik at vi kan lære noe om bedriftskulturen din. Er dine reisende dyktige i bruken av teknologi? Hva er deres forventninger? Ser ledelsen på reiser som en investering eller som en kostnad som må begrenses? Hva er de altoverveiende målene/visjonene til bedriften som må samsvare med forretningsreiseprogrammet? Vil du samkjøre disse med forretningsreiseprogrammet ditt? Dette er noen av spørsmålene utenom sjekklistepunktene, og svarene kan ha en stor påvirkning på kostnader og ytelse.

En av de viktigste diskusjonene vi kan ha er: Vil de reisende være fornøyde med å bruke plattformen vår? Svaret på det spørsmålet har mye å si for om de vil overholde reisepolicyen, og for om det finnes muligheter for kontinuerlige forbedringer i det lange løp.

Vellykket reiseadministrasjon krever samarbeid, og det kan ta tid å finne den rette samarbeidspartneren. I en nylig suksesshistorie møtte vi en potensiell kunde mange ganger i løpet av flere måneder for å forstå behovene deres og om vi kunne hjelpe dem eller ikke. For dem handlet det om mer enn bare endringsledelse og avkastning på investering – de gjorde et strategisk valg for å utvikle forretningsreiseprogrammet sitt slik at det bedre kunne samkjøres med bedriftens mål. Investeringen i disse diskusjonene førte til en mye enklere bud- og endringsledelsesprosess.

Dette reiser spørsmålet: Hvordan kan vi tilpasse innkjøpspraksiser for å effektivt administrere reisekategorien (eller reise- og utgiftskategorien) i vår digitale tidsalder, kontinuerlig forbedre oss og ta bedre strategiske avgjørelser? Mitt enkle forslag er å begynne å samkjøre bedriftens mål og forretningsreiseprogrammets mål i så stor grad som mulig.

Hvis du vil lese mer om vår moderne vri på forretningsreiseinnkjøp, kan du laste ned rapporten.