Kaspersky, et globalt datasikkerhetsselskap, slet med en konsekvent definisjon og håndhevelse av forretningsreisepolicyene. Egencias reiseadministrasjonsplattform og online ressursbank gjorde at Kaspersky kunne oppnå økt global og regional policyetterlevelse samt bedre kommunikasjon og et mer konsekvent forretningsreiseprogram.

Kaspersky er et av verdens fremste datasikkerhetsselskaper, og deres reiseansvarlige har ansvar for et forretningsreiseprogram av betydelig størrelse. Den internasjonale bedriften har flere enn 30 kontorer globalt, og støtter over 400 millioner brukere, hvorav 270 000 er bedriftskunder.

Å administrere en global bedrift av denne størrelsen betyr at mange Kaspersky-ansatte ofte er ute og reiser internasjonalt. Dette omfatter ansatte fra bedriftens hovedkvarter i Moskva, som reiser til Nord- og Sør-Amerika, Afrika, Asia og Europa. Ansatte på flere lokale kontorer er også nødt til å reise både regionalt og internasjonalt for å støtte opp om den omfattende virksomheten.

Utfordringen: Hvordan oppnå en konsekvent policyetterlevelse?

Kasperskys forretningsreiseprogram er basert på to policynivåer. Den globale policyen påvirker alle i bedriften, og fastsetter maksgrenser for reiser, overnatting og kostgodtgjørelse. Den definerer hva reisende kan få tilbakebetalt, hvem som kan bestille flyreiser på business-klasse, osv.

Reisepolicyens andre nivå fokuserer på regionale og lokale policyer for bestemte regioner og land. Disse policyene gjenspeiler regionale forskjeller og særegenheter, og tar kulturelle forskjeller i ulike deler av verden med i betraktningen. Lokale policyer må også etterleve lokale juridiske og økonomiske retningslinjer. De lokale reisepolicyene kan oppleves som strengere enn den globale policyen, siden ingen av disse policyene kan stride mot den globale policyen. Hvis for eksempel den globale policyen oppgir at noe ikke er tillatt, kan ikke den lokale policyen tillate det heller.

«En av hovedårsakene til denne todelte globale/lokale tilnærmingsmåten er å skape et rettferdig miljø hvor alle føler at de behandles likt», sa Irina Kostyukova, sjef for forretningsreiser hos Kaspersky.

«Vi ønsker også en høy etterlevelse, og dette er bare realistisk om policyene er fleksible og tilpasset lokale behov. Hvis vi ikke hadde en global policy, kunne de lokale policyene gått i ulike retninger – det ville blitt kaos. Om vi derimot bare hadde en global policy, kunne vi ikke dekket alle de spesifikke lokale kravene. Slik jeg ser det, behøver en multinasjonal bedrift begge typer policyer.»

Utfordringen til Kaspersky var å oppnå en konsekvent definisjon og håndhevelse av policy. Kostyukovas mål var at reisepolicyene skulle være tydelige, realistiske og enkle å følge. Alle ansatte i en multinasjonal bedrift bør (i en ideell situasjon) få samme opplevelse og servicenivå når det gjelder forretningsreiser. Men dette var ikke enkelt å oppnå da bedriften først begynte å innføre reisepolicyene sine. Etterlevelse var et problem, og det ble en kilde til frustrasjon for Kostyukova.

«Hvis to ansatte fra forskjellige land sjekker inn på et hotell og ser at oppholdene deres er bestilt til ulike priser, kan dette føre til alskens problemer fra et policyetterlevelsesperspektiv», sa hun.

«I et lignende tilfelle, hvis en av dem kan betale for oppholdet med et bedriftskort, mens den andre må betale med sitt private kredittkort, blir det problemer. Den andre reisende vil kanskje rett og slett unngå å bestille firmaprisen neste gang.»

Problemet med en konsekvent policy omfattet et antall tilknyttede utfordringer. Reiserelatert kommunikasjon og opplæring var et problematisk område for Kaspersky. Bedriftens ansatte kjente ofte ikke til detaljene i policyen, eller så hadde de glemt dem. For å opprettholde en konsekvent reisepolicy er man også avhengig av å ha et godt forhold til reiseansvarlige i andre regioner.

«Det er veldig viktig, kanskje til og med helt nødvendig, å ha en åpen kommunikasjon med reiseansvarlige i ulike regioner», sa Kostyukova  «Slik kan vi sørge for at vi alle jobber sammen for å gi reisende den tryggeste og best mulige servicen. Vi må diskutere ulike nye ideer og måten vi håndterer vanskelige situasjoner på.»

Løsningen: Økt etterlevelse med tydelig kommunikasjon om reisepolicyene

For å oppnå en konsekvent reisepolicy og påfølgende forretningsmål opprettet Kaspersky en intranettportal med informasjon om sin globale reisepolicy, slik at reisende kunne finne informasjonen de trengte for å etterleve policyen. Når de skulle skape et solid internasjonalt forretningsreiseprogram, kunne Kaspersky bruke plattformen vår til å implementere de nødvendige detaljene i reisepolicyen sin for å dekke behovene sine på en global og regional basis.

Kasperskys forretningsreiseprogram hjelper nå reisende å bestille reiser på en enkel måte og i samsvar med reisepolicy. Programmet kan svare på så godt som alle reiserelaterte spørsmål. Hvis reisende ikke vet hvordan de skal bestille en reise, eller en del av en reise, finner de svarene de trenger i den interne kunnskapsbasen.

Plattformen er tilpasset lokale reiser. Basert på Kasperskys krav, kan for eksempel reisende i en bestemt region se bestemte hotellkjeder eller regionale flyselskaper når de skal bestille reisene sine. Det er også mulig å få et globalt innsyn. Ved å bruke intranettportalen kan en reisende fra ett land se hvordan det fungerer i et annet land, og det «skaper en fellesskapsfølelse», fortalte Kostyukova.

Resultater

Nå har Kasperskys reisende den samme bestillingsopplevelsen uansett hvor de befinner seg, uavhengig av reisemål. «Dette er viktig, ikke bare for bestillingsopplevelsen. Det er viktig for hele reiseopplevelsen», sa Kostyukova. 

Plattformen vår har gitt Kaspersky en rekke andre fordeler også. Disse inkluderer flere kombinerte godkjennelsesforespørsler for fly og hotell, noe som gjenspeiler økt etterlevelse, da flere reisende bestiller hotell i samsvar med globale og lokale policyer.

Plattformen har også gjort det mulig for teamet til Kostyukova å redusere antallet reiseleverandører. «Minimalisme er nøkkelen når det gjelder forretningsreiseprogrammet vårt», sa hun. «Vi bør ha så få tjenesteleverandører som mulig for fly, hotell, taxi, betalingsløsninger, osv.»

Dette gjør at bedriften kan få de beste prisene og gi alle sine reisende den samme enkle opplevelsen. Det er også lettere å innføre de samme tjenestenivåene over hele verden og løse problemer hvis de oppstår.

Data er noe som går igjen i hele plattformopplevelsen hos Kaspersky. «Jeg er en tilhenger av data», fortalte Kostyukova. «Jeg elsker å jobbe med den. Jeg elsker å se hvordan tall kan vise hva som skjer, hvilken retning vi beveger oss i og hva tendensene er. Jeg bruker data til å generere ulike typer rapporter, som rapporter om etterlevelse, globale reiseoversikter og mer. Disse dataene er en stor støtte for meg.»

Ved å samarbeide med Egencia har Kaspersky kunnet utvikle og innføre et forretningsreiseprogram som tar tak i behovet for en konsekvent policy.