Innsikt fra ekspertene på forretningsreiser

Paneldiskusjon om forretningsreisekultur på Egencia Elevate i London

Av Rob Greyber, administrerende direktør i Egencia

Her hos Egencia har vi vært ledende innen nyskapende forretningsreiser i nesten 20 år.  Nå nærmer vi oss et nytt tiår, og det finnes flere muligheter enn noen sinne for Egencia og – ikke minst – kundene våre.

I september 2019 deltok jeg på Egencia Elevate Tour i London, der jeg hadde gleden av å presentere det aller siste innen forskning og synspunkter på fremtidens forretningsreiser for en rekke kunnskapsrike og erfarne kolleger.

Egencia Elevate Tour har reist verden rundt siden mai 2019.  På disse konferansene har vi fått nyttig innsikt fra noen av bransjens mest innflytelsesrike personer. Vi har diskutert denne innsikten for å forstå i hvilken grad dagens virksomheter er i endring.  Vi har hatt gleden av å høre om erfaringen noen av de mest vellykkede kundene og kollegene våre har med alt fra reisekultur til teknologiske tendenser.

Forståelse av forretningsreiser

Vi hjelper virksomheter med å finne løsninger på utfordringene de møter i forbindelse med forretningsreiser, noe vi er godt rustet til siden vi opplever de samme utfordringene hver dag via telefon og video. Det er ikke det samme som å møtes ansikt til ansikt. Vi prioriterer reiser fordi det påvirker resultatet til virksomheten. Både erfaringen vår og forskning på området understøtter dette synet. Her vil jeg gjerne trekke frem en rapport fra Harvard Business Review Analytic Services, kalt «Reisekultur: ditt konkurransefortrinn i et globalt marked». Rapporten viser at bedrifter med en sterk reisekultur – der ledelsen og prosessene støtter opp under forretningsreiser som en form for strategisk investering med forretningsverdi – oppnår bedre resultater.

Balansen mellom mennesker og kostnader

På Egencia Elevate i London diskuterte vi rapporten. Jeg deltok i formiddagens paneldiskusjon sammen med Caroline Strachan, administrerende partner hos Festive Road, og Susilla Galantis, efficiency projects director hos vår kunde L’Oréal. Vi hadde en utfyllende diskusjon om reiser og reisekultur samt deres funksjon som del av virksomhetens strategi.

Caroline sa følgende om rapporten: «Dette er en av bransjens viktigste markedsundersøkelser». Virksomheter må bestemme seg for hva som er viktigst: Er det kostnadene eller medarbeiderne? Disse kunnskapsrike, erfarne personene må få konsentrere seg om målet, ikke reisen dit. De bør rett og slett kunne forvente at hele forløpet fra bestilling til ankomst går smertefritt, så de er klare til dyst når de kommer frem. «Administrerende direktør for et advokatfirma vi har som kunde, sa en gang til meg: ‘Vi må slutte å sammenligne kjøp av reiser med kjøp av toalettpapir’

For mange bedrifter er medarbeiderne en prioritet, og kostnadene vil alltid spille inn i en vesentlig grad. Som vi snakket om på arrangementet, så er det mange virksomheter som tar forretningsreiser med i betraktningen når de skal planlegge strategien sin videre – uansett om den fokuserer på forandring, vekst eller et økt engasjement blant kundene.  Disse virksomhetene bruker policy, data og tilbakemelding til å måle hvor vellykket hver nye implementering er.

Policy og mangfold

Hos Egencia oppfordrer vi kundene til å se på policy som et verktøy som åpner opp for reiser. Bedriftskulturen bestemmer virksomhetens retningslinjer – og hvordan de ansatte reiser – så policy er viktig for bedriftens reisekultur. Måten medarbeiderne reiser på vil ha en stor innvirkning på den samlede kapitalavkastningen. Men hva betyr det for mangfoldet og fleksibiliteten? Bør det være én policy som gjelder for alle?

«Med tanke på rettferdighet, bør samme policy gjelde for alle, men vi har en fleksibel løsning som tar høyde for ulike scenarioer», sa Susilla. Caroline sa seg enig med henne, og la til: «Du må samarbeide med HR-avdelingen, stille de riktige spørsmålene og bruke det som en mal for både policy og bedriftskultur.»

Bedriftskulturer som passer sammen

Hva betyr en sterk reisekultur, helt konkret?

Caroline sa: «Vi beskriver ofte kultur som ‘hvordan ting fungerer når ingen følger med’. Det er det som er forankret i oss når vi skal ta en beslutning.»

Susilla fortalte hvordan de fant en god samarbeidspartner hos L’Oreal: «Vi så etter et forretningsreisebyrå som var kostnadsnøytralt, men budsjettet var ikke høyeste prioritet. Først og fremst ville vi vite mer om tilbakemeldingen fra andre kunder, og deretter online-andelen. Før Egencia-samarbeidet var online-andelen på 59 %. Kun to måneder senere er den på 95 %

«Hvis bedriftskulturen passer, viser det seg at det forretningsmessige havner litt mer i bakgrunnen. Erfaringen vår er at det blir dyrere å bruke et forretningsreisebyrå som ikke er på bølgelengde med virksomheten», sa Caroline.

Maskinlæring for reisekultur?

Senere samme formiddag holdt Egencias CTO, Alex Kaluzny, en presentasjon om betydningen kunstig intelligens (AI) har for forretningsreiser. Det var en interessant presentasjon som førte til mange spørsmål fra publikum.

En av de tilstedeværende spurte om maskinlæring (ML) kan brukes i reisekultur. Alex svarte at det er mulig «i for eksempel den øvre grensen i en policy. Denne kan settes med utgangspunkt i kundens gjeldende data og algoritmer istedenfor en fast grense eller innlemmelse av en rekke irrelevante regler».

ML og AI kan uten tvil ha en stor og positiv innvirkning på reiseprogrammet til en virksomhet, og de bør brukes til innsikt i reisekulturen og som belegg for policyen. Alex snakket utdypende om emnet, og vi forlot foredraget med en rød tråd mellom Netflix og forretningsreiser i tankene – og da mener jeg ikke underholdningen om bord i flyet.

Så var det over for denne gang

Jeg hadde dessverre ikke anledning til å delta på nettverkslunsjen – eller den etterfølgende diskusjonen om produktoppdateringer og NDC – jeg spiste nemlig lunsj på flyet hjem (#forretningsreiser).

Dessverre er det ikke mulig å gjenskape energien, stemningen, spørsmålene og diskusjonene i et blogginnlegg.

Derfor vil jeg gjerne invitere deg til Egencia Elevate, så du kan oppleve det selv. Det kan hende du blir overrasket over hvor mye som skjer, og hvor mye vi må lære mer om i løpet av de kommende årene.

Denne artikkelen ble først publisert på LinkedIn.