Hva kan du lære fra måten forretningsreisebransjen har håndtert COVID-19-krisen på?

Koronaviruset endrer forretningsreisebransjen

Det har ikke vært et rolig år for Travel Managers. Vi har mye informasjon å analysere etter at Travel Managers over en lengre periode har jobbet hardt med å lokalisere reisende, avbestille forretningsreiser og følge med på oppdateringer fra Verdens helseorganisasjon.

Egencia har arrangert fire nettseminarer for å hjelpe bedrifter med å analysere hva som har skjedd i bransjen siden begynnelsen av COVID-19-pandemien. Vi har også brukt disse seminarene til å dele informasjon og innsikt fra reisebestillere, Travel Managers og reiseleverandører for å gjøre det enklere for bedrifter å legge en fremtidig plan.

På det første seminaret snakket Ariane Gorin, administrerende direktør i Egencia, om krisens tidligste faser og reisebransjens umiddelbare respons. Hun forklarte da at det som i første omgang så ut til å være et isolert problem, raskt utviklet seg til å bli en global epidemi. Nå som det ikke er like presserende med reaktive tiltak, jobber mange bedrifter med å tilpasse seg den nye reisehverdagen.

Se nettseminaret for å få nyttig informasjon og råd om hvordan du kan tilpasse reiseprogrammet.

En kunderettet løsning

Toveiskommunikasjon mellom oss – et forretningsreisebyrå – og Travel Managers ble plutselig viktigere enn noen sinne. Vi tilpasset oss raskt basert på tilbakemeldinger og forespørsler fra kundene våre. Vi kommuniserte også med kunder via så mange kanaler som mulig for å administrere og dele den uendelige strømmen av ny informasjon.

Våre Account Managers holdt seg dessuten oppdatert gjennom daglige statusoppdateringer og en intern meldingsfeed. Eksternt sendte vi daglig ut varsler til Travel Managers samt oppdaterte hjelpesenteret og andre sider hele tiden. Den kontinuerlige kommunikasjonen stopper ikke der. Kommunikasjon vil fortsette å være en viktig faktor etter hvert som verden går inn i en ny fase og det skjer nye endringer i reisebransjen.

Gjør klart forretningsreiseprogrammet

Det er flere ting Travel Managers bør fokusere på nå som det åpnes opp for forretningsreiser igjen og bedrifter sender ansatte på tur. Disse tre punktene står øverst på listen:

  1. Myndighetenes restriksjoner: Disse kan variere etter by, delstat, land og transportmetode. Samarbeid med forretningsreisebyrået ditt og risikohåndteringsleverandører for å vurdere risikoene og informere reisende om restriksjoner og tiltak.
  2. Overhold aktsomhetsplikten gjennom etterlevelse og online-andel: Se for deg at du har utarbeidet nye policyer og har samarbeidet med forretningsreisebyrået om å integrere dem i bestillingsverktøyet. Du bruker også byråets sporingsteknologi til å finne ut hvor de reisende skal eller har vært. Men hvis ikke de ansatte bestiller på nettet, har det ikke noe å si. Da vil ikke de reisende se policyene, og du kan ikke finne ut hvor de er, hvis det skulle oppstå en nødssituasjon. Du må oppfordre til etterlevelse av reisepolicyen og få frem hvor viktig det er.
  3. Hold kontaktinformasjonen oppdatert: De ansattes kontaktinformasjon kan raskt bli utdatert. Be de ansatte om å oppdatere kontaktinformasjonen sin i tillegg til nødkontaktene.

Er det fremdeles verdt det?

Uansett om du har reisende på veien akkurat nå eller planlegger å gjenoppta reiseaktiviteten snart, er det veldig lurt å bruke det du har lært av COVID-19-krisen, til å oppdatere forretningsreiseprogrammet. Det er nemlig et faktum at det er lønnsomt å møtes ansikt til ansikt, og ikke bare noe vi reiseeksperter sier. Finn ut hvordan du vil angi reisemål og beregne avkastningen, for å vise hva du kan oppnå med reiseprogrammet.

Håndtere endringer

Som Ariane nevnte under nettseminaret, fikk forretningsreiseprogrammene kjørt seg maksimalt helt i begynnelsen av COVID-19-krisen ettersom mange av returreisene til ansatte ble kansellert.

Vi har fokusert på å utvikle verktøyene våre for å hjelpe reisende og Travel Managers med å håndtere utfordringene så raskt som mulig. Vi opprettet blant annet nettskjemaer for å gjøre det lettere for reisende å avbestille selv, slik at de skulle spare tid og slippe å vente på å få hjelp per telefon.

Hva skjer fremover med tanke på forretningsreiser?

Det er vanskelig å forutse hva som kommer til å skje. Ariane avsluttet nettseminaret med å snakke om at mange kommer til å være nervøse for å reise igjen. Travel Managers må lytte til de reisendes bekymringer og berolige dem med informasjon og ressurser som sikkerhetssjekklisten vår.

Se nettseminaret for å få tips og råd om hvordan du kan gjøre forretningsreiseprogrammet klar til dyst igjen.