Hvordan små besparelser på bestillingshonorar kan koste deg millioner

Det er få veddemål du kan være med på hvor innsatsen er liten – kanskje bare noen få kroner – og den potensielle gevinsten er på flere millioner. Du har selvsagt de store lotteriene, selv om de fleste av oss fremdeles venter lengselsfullt på den berømte telefonen fra Norsk Tipping.

I forretningsreiselivet er denne situasjonen snudd opp-ned. Hvis du ikke betaler transaksjonshonoraret fra reisebyrået og noe skjer, så kan de potensielle kostnadene i form av både penger og rykte lett komme opp i et sjusifret beløp. Å betale en liten sum nå for å kunne spore reisende og få tilgang til andre tjenester som ivaretar arbeidsgivers aktsomhetsplikt kan gjøre at bedrifter unngår større konsekvenser.

Tenk over dette et øyeblikk:

Ikke alle kriser på forretningsreiser inntreffer mellom 8 og 16 på en ukedag. To nylige hendelser viser at dette rett og slett ikke stemmer. Angrepet på flyplassen i Brussel fant sted før klokken 8 på morgenen, og angrepene i Paris skjedde klokken 21.15 på en fredag.

Hvis du er en reisebestiller som velger å håndtere dette selv i stedet for å bruke et forretningsreisebyrå, er spørsmålet hva du skal gjøre i disse periodene hvor du ikke er på jobb.

Som reisebestiller er du sannsynligvis den første personen sjefen ringer når noe skjer – terrorangrep eller noe mer trivielt, for eksempel et kansellert fly. Mange bedrifter, spesielt små og mellomstore, holder oversikt over sine reisende på relativt tradisjonelle måter: med en liste i et regneark eller Word-dokument. Hvis det verste skulle inntreffe og noe skje mens du sitter på en vinbar en lørdagskveld eller blir vekket klokken tre om natten, hvor sannsynlig er det da at du har denne listen tilgjengelig?

Dette er da de fleste reisebestillere vil tenke tilbake på den samtalen de hadde med et forretningsreisebyrå året før, da ordet «aktsomhetsplikt» ble nevnt. Du var inne på tanken, men bestemte deg for at det var bedre å håndtere det hele selv enn å betale de få kronene ekstra i servicehonorar.

Alle bekymrer seg for økende kostnader, men det å spare penger på transaksjonshonorarene som et forretningsreisebyrå tar, kan koste deg dyrt på sikt. I en bedrift der reisebestilleren får støtte fra et forretningsreisebyrå kan sjefen velge å ringe byråets 24-timersservice i stedet, slik at du kan fortsette å sove eller ta et glass Pinot Grigio til.

Noe som ville være enda verre enn en telefon fra sjefen, er en telefon fra den reisendes ektefelle med spørsmål om hvor mannen eller kona befinner seg. Å si at listen ligger i et arkivskap på kontoret er ikke en god løsning, og å måtte innrømme at du ikke vet fordi du ikke ville betale et honorar til et forretningsreisebyrå vil ikke gjøre dem mer fornøyde.

Hvis den ansatte blir alvorlig skadet eller drept fordi han eller hun var på feil sted til feil tid, kan kostnadene bli enorme. Legeutgifter, tilbakesending av den døde til hjemlandet og bøtene ved brudd på for eksempel Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act i Storbritannia og sivilretten i land verden rundt kan være ubegrensede.

Det handler heller ikke bare om terrorangrep. Vulkankrisen på Island i 2010 gjorde at mange reisende og reisebestillere brukte timesvis på å ringe leverandørenes kundeservice, uten å lykkes. Prisen for å stå på vent blir raskt mye høyere enn det du sparer på å ikke betale reisebyråhonorarer.

Programvare som sporer reisende er nå et standardtilbud, og gjør at forretningsreisebyrået kan støtte deg i prosessen med å kontakte reisende og ombestille reisen deres hvis nødvendig. Egencia vil for eksempel kontakte den reisende proaktivt på mobiltelefon, noe som sørger for at man sparer det som kan være viktig tid.

For noen reisebestillere handler det dog om det vi kunne kalle «servicehonorar eller jobben min». Hvis de bruker et forretningsreisebyrå, vil de miste jobben. Dette skjer allikevel svært sjelden, og det mest sannsynlige resultatet er at du vil få mer tid til å fokusere på strategiske aktiviteter eller, mer sannsynlig, en av de andre rollene som reisebestillere også har i disse dager.

Mange finans- og innkjøpsavdelinger har også et nærmest laserlignende fokus på kostnader. Det de heller burde fokusere på er verdi for pengene. Hvilken verdi tillegger du det å kunne fortelle sjefen eller en bekymret ektefelle at en ansatt eller deres partner er trygg og på vei hjem med et annet fly?

Registrer deg som mottaker av informasjon og nyheter fra Egencia her