Håndtering av reiseregninger og veien til økt inntekt

Nettverket av vekstmuligheter

Når man håndterer reiseregninger, pleier kostnadskutt å være et viktig fokus. Forretningsledere er i ferd med å forstå at reise også er en viktig drivkraft for økte inntekter. De viktige avtalene blir dratt i land når man får muligheten til å møtes ansikt til ansikt. Det er større sjanse for å sikre viktige kunder når man faktisk kan håndhilse på dem, sammenlignet med når man kun snakker over telefonen. Nedskjæringer av reisebudsjettet vil ikke nødvendigvis fungere i bedriftens interesse. Utfordringen ligger i å forstå hvilke reiser som er mest hensiktsmessige, og dette krever at man har tilgang på tall og statistikk.

Sammenhengen mellom reise og inntekter

Dersom inntektene går ned, kan det virke naturlig å skjære ned på reiseutgiftene. Det er heller ikke så rart, ettersom en bedrift kan fungere helt fint uten at de ansatte til stadighet er ute på reise. Samtidig vet mange Chief Financial Officers (CFO-er) og Chief Procurement Officers (CPO-er) at reduserte reisebudsjetter ikke bestandig gagner bedriften.

Har du noen gang sett en kunde stirre på klokken eller kvele en gjesp mens dere snakker over telefonen? Det er jo ikke så enkelt! Dersom man møtes ansikt til ansikt, er det lettere å fange opp signaler på hvordan samtalen går. De som har ansvar for å generere inntekter forstår hvilken verdi fysisk oppmøte kan ha. I tillegg til at det blir enklere å fange opp signaler i løpet av samtalen, kan personlige møter også signalisere at du tar kunden på alvor.

Kundebehandlere er ofte avhengige av tilstrekkelige reisebudsjetter for å sikre og øke salg. Tallene bekrefter også dette. I 2017 lå forretningsreiseutgiftene i USA på USD 317 milliarder, mens fortjenesten lå på hele USD 6,8 billioner. Dette viser at investeringer i reise kan være lønnsomt. Studier utført av U.S. Travel Association underbygger også denne teorien.

Ta for eksempel reiselivsbransjen. Hotelleiere var tidligere bekymret for at nettbaserte møter kunne redusere behovet for personlige møter og arrangementer. Til tross for fremveksten av virtuell møteteknologi, ser en rekke bedrifter fremdeles verdien i møtes ansikt til ansikt. Dette gir mening, ettersom disse møtene gir større sjanse for vellykkede salg.

Årsaken til at håndtering av reiseregninger bidrar til vekst

CFO-er og CPO-er vet sammenhengen mellom reiser og inntekter ikke er vilkårlig. Det finnes ingen regel som sier at forretningsreiser automatisk fører til økte inntekter. Vekst og strategisk gjennomføring skjer når gode reiseregningssystemer er på plass. Hvis du forstår hvordan reise kan bidra til å få i land lønnsomme avtaler, vil du kunne få mer ut av hver krone som blir brukt på reise og på den måten hjelpe bedriften.

Reise og vekst henger også sammen når det gjelder fysisk, geografisk utvidelse. En Egencia-kunde i en oppstartsbedrift innen utdanning opplevde at et effektivt reiseregningssystem gjorde det enklere for dem å åpne opp nye kontorer. Når en bedrift åpner opp kontorer på nye steder, kan reisekostnader være et uforutsett hinder. En grunn til dette er at ansatte er nødt til å reise frem og tilbake til det nye kontoret før alle de nye ansatte er på plass. Når de først kommer på plass, men ikke har tilgang på verktøyene for å bestille reiser i tråd med reisepolicyen, kan dette også føre til ekstra utgifter. Fordi denne bedriften samarbeidet med Egencia, kunne de holde et øye med reiseutgifter og policyetterlevelse. Dette bidro til at de kunne åpne det nye kontoret sitt uten å sprenge reisebudsjettet.

For at inntektsvekst skal kunne forbedre sluttresultatet, må inntektsveksten henge sammen med kostnadsbevissthet. Hvis salget øker i takt med utgiftene, vil ikke inntektene øke. Dette er grunnen til at det er nødvendig å få på plass effektive prosesser for reiseadministrasjon. Reise utgjør bedrifters nest største regulerbare utgiftspost. Utfordringen er å kutte kostnader uten å begrense mulighetene for fremtidig vekst. Forretningsreisebyråer med den rette teknologien kan være løsningen.

Forretningsreiser bidrar til så mye som 20 % innsparing på direkte reisekostnader og 65 % innsparing på indirekte kostnader. Nasdaq, en annen av Egencias kunder, brukte reiseportalen vår til å spare USD 500 000 på seks måneder. Du kan også spare. Se for deg følgende scenario: Overnatting står for 14 prosent av reiseutgiftene i gjennomsnitt, men alle reiser som innebærer hotellovernattinger utgjør så mye som 40 prosent av reiseutgiftene. Dette betyr at 60 prosent av overnattingsutgiftene ikke er i tråd med bedriftens policy. Hvis bedriften har hotellutgifter på 14 millioner, er det sannsynligvis 8 millioner av disse man ikke har kontroll på.

Hvis du samarbeider med det rette forretningsreisebyrået, kan du senke utgiftene på reiser med hotellovernattinger og få bedre oversikt over bestillingsmønstrene. Et forretningsreisebyrå som bruker den rette teknologien kan tilby automatiske varsler i sanntid, slik at de reisende vet når de har bestilt hoteller som ikke er i tråd med reisepolicyen.

Data spiller også en rolle

Data er helt vesentlig for at bedrifter skal kunne nå sitt fulle inntektspotensial i tråd med reiseregningssystemet. Effektivitet er en viktig faktor her. Med detaljerte, automatiske rapporter, kan innkjøpsavdelingen få mer kontroll over reiseutgiftene, uten at de ansatte trenger å bruke flere timer på å finne frem informasjonen manuelt.

Detaljene er også viktige. Egencia Analytics Studio konsoliderer tall på reiseutgifter og policyetterlevelse for hele organisasjonen. Verktøyet er selve prikken over i-en for bedriftens reiseprogram. Det gir Travel Managers muligheten til å utforske data visuelt, oppdage skjulte tall og finne nye innsparingsområder. På den måten kan de optimalisere utgiftene på tvers av ulike kategorier, det være seg flyreiser, hotell, tog eller leiebil. Analytics Studio gir brukerne muligheten til å visualisere effekten av forkjøp i samsvar med reisepolicy og reisetype (f.eks. innenlands eller utenlands).

Håndtering av reiseregninger legger til rette for økte inntekter. Hvis du samarbeider med et forretningsreisebyrå og bruker deres reiseportal og teknologi, får du tilgang til verktøy og prosesser som kan gi deg kontroll på både budsjettet og etterlevelsen. På den måten kan du fokusere på hvordan du kan kutte i utgifter samtidig som du øker inntektene.

Last ned vår rapport her for å lære mer om Egencia og fremtidens innkjøp og reiser.