Forretningsreiser på den enkle måten

En forretningsreisende som endrer reisen sin fra baksetet i en taxi

Av Lelia Gowland, Principal hos Gowland, LLC

Når du er reisebestiller hos en bedrift som er i sterk vekst, er alle avhengig av at du kan få de ansatte dit de skal. Flere og flere reiser i jobbsammenheng, noe som betyr økt ansvar og flere endringer i siste liten. Lurer du kanskje på hvordan livet ville sett ut med et forretningsreisebyrå som Egencia i ryggen?

Vi har laget et par scenarioer med vår fiktive karakter Randi, som ofte er på forretningsreise.

Scenario fra en ikke-administrert forretningsreise

Det første scenarioet dreier seg om et ikke-administrert forretningsreiseprogram. Med sine gode ideer og sin løsningsorienterte tankegang er Randi svært lønnsom for bedriften. Dessverre betyr ikke det at hun har et øye for detaljer når det gjelder bestilling av reiser.

Hun følger sjelden de rette prosedyrene, men ettersom hun er så viktig for bedriften, ber sjefen deg om å se bort fra retningslinjene og gi henne det hun vil ha.

Randi sender deg en e-post hvor hun ber deg bestille en reise i forbindelse med årets viktigste presentasjon. Du har holdt en hyggelig tone i de mange e-postene som måtte til for å få alle opplysningene du trengte, og nå har du endelig fått bestilt alt sammen. Du kan puste lettet ut.

Søndag ettermiddag, bare én dag før den store presentasjonen, ringer en lettere panisk Randi og forteller at hun ikke kommer til å rekke flyet. Den elskede spisshunden hennes har spist masse sjokolade og må til dyrlegen. Randi er naturligvis helt fra seg og sier at hun ikke vet når hun kommer seg til flyplassen.

Selv er du på vei til danseoppvisningen til niesen din, men du kjører inn til siden og begynner å se på hvilke muligheter Randi har. Hvis hun er på flyplassen til klokken 13, kan du gjøre om bestillingen til en direkteflyvning med det flyselskapet hun foretrekker. Rekker hun ikke det, ser det ut til at hun må velge mellom en nattflyvning og en tidspresset mellomlanding på en travel flyplass. Du gleder deg ikke akkurat til å fortelle henne dette.

Mens Randi venter på en oppdatering fra dyrlegen, står du klar til å bestille en ny reise til henne.

Idet du kommer frem til danselokalet, ringer Randi og sier at hun er på vei til flyplassen. Hunden hennes, Elli, har heldigvis kommet seg gjennom det verste og blir hos dyrlegen til Randi er hjemme igjen. Fra parkeringsplassen bestiller du en billett til direkteflyet klokken 13. Randi kommer til å få dårlig tid, men hun er i sitt rette element og bør nå frem i tide.

Når du til slutt får satt deg og oppvisningen skal til å begynne, ringer Randi. Midt oppi den kaotiske ombestillingen glemte du at Randi faktisk er mellomnavnet hennes. Det betyr at navnet på billetten ikke er det samme som i passet, og hun kommer ikke gjennom sikkerhetskontrollen. Familien din ser oppgitt på at du skynder deg ut i foajeen for å løse problemet.

Du oppdaterer navnet på billetten og går tilbake til oppvisningen. Du prøver å sjekke mobilen din i smug (noe som irriterer broren din) og får til slutt en melding fra Randi som bekrefter at hun rakk flyet.

Scenario fra en Egencia-administrert forretningsreise

I det andre scenarioet har bedriften begynt å bruke Egencias plattform for forretningsreiser.

Ettersom Randi er så høyt prioritert blant de reisende i bedriften, gir du henne en grundig gjennomgang av alle de nyttige funksjonene i det nye systemet. Hun synes det er svært bra at plattformen lærer seg preferansene hennes jo mer hun bruker den. Randi får søkeresultater som prioriterer selskapene, flyplassene, reisetidspunktene og mellomlandingsbyene hun foretrekker.

Klokken er fire om morgenen, og Randi får ikke sove. Hun bestemmer seg for å få unna litt arbeid med en kosete Elli ved siden av seg. Hun logger seg på Egencias plattform og oppdager til sin store glede at hun kan bestille hver del av reisen for seg rett fra PC-en.

Takket være det brukervennlige grensesnittet kan hun være sikker på at bestillingen overholder reisepolicyen og ikke mangler noen opplysninger. Alle bonuskortene hennes ligger allerede i systemet, så hun vet at uansett hvilket selskap hun velger, så får hun bonuspoeng. Randi kaster seg rundt og bestiller et vindussete med ekstra benplass, et luksusrom på favoritthotellet sitt og en hybridbil hun kan hente så snart hun har landet.

Morgenen etter godkjenner du reisen hennes med to raske trykk i mobilappen.

På søndag spiser Elli sjokolade, så Randi ikke rekker flyet sitt. I motsetning til forrige gang, da det ble litt for hektisk for de fleste involverte, kan Randi kjøpe ny billett selv i Egencia-appen mens hun venter hos dyrlegen. Max Altschuler hos Outreach har sagt følgende om reiseprogrammet sitt: «Mine kundeansvarlige vil ha muligheten til å åpne en app for å finne all informasjonen de trenger, på ett og samme sted.» Og Randi mener akkurat det samme.

Hun vet at hun kommer til å være stresset når hun kommer om bord, så hun bytter til et sete ved midtgangen for å kunne strekke på bena underveis. Med Egencia-plattformen kan Randi enkelt be om unntak fra regelen om siste liten-bestillinger, og du får et varsel med det samme.

Med bare et par trykk på telefonen kan du tilsidesette reisepolicyen og godkjenne Randis forespørsel om siste liten-endringer. Alt dette gjør du enkelt og greit på parkeringsplassen utenfor danselokalet.

Egencia gjør det enkelt for Randi å endre reisen sin selv, så du kan ha en hyggelig kveld sammen med familien og se smårollinger danse rundt i strutteskjørt.

Egencia gjør en stor forskjell 

Takket være Egencia slapp både du og Randi alle de frustrerende meldingene frem og tilbake om endringer i planene.

Randi fylte ut all informasjonen selv, og dermed oppstod det ingen problemer med navnet på billetten. Hadde det vært behov for å endre flyvningen igjen, kunne hun ha sett gjennom alternativene selv i Egencia-appen og sortert etter både reisetid, avgang og ankomst. Du hadde ikke trengt å ringe henne med alle alternativene.

Det er ikke mulig å unngå uforutsette hendelser, men med Egencia kan de reisende endre planene sine i sanntid, så de kommer seg dit de skal.

Ved å bruke et forretningsreisebyrå kan du fokusere på administreringen av selve programmet i stedet for andre småting som måtte dukke opp. Med Egencia får du dessuten oversikt over de reisendes behov, vaner og trender. Det er også enklere enn noen sinne å overholde aktsomhetsplikten. Du kan blant annet bruke Traveler Tracker-funksjonen i appen til å finne ut hvor de reisende befinner seg.

Egencia gjør forretningsreiser enklere og mer fornøyelige for både de reisende og reisebestillere som deg selv.

Se hvorfor den raskt voksende bedriften Splunk valgte Egencia for å gjøre det lettere for de ansatte å bestille reiser, så de kunne bruke mindre tid på reiseadministrasjon og mer tid på jobben sin.