Få et vellykket globalt forretningsreiseprogram

Grunnprinsippene for å få et vellykket globalt forretningsreiseprogram

Det er ganske logisk for et globalt selskap å gå over fra å ha et lokalt reiseprogram til å få et globalt et. Noen av de største fordelene er at alt samles på ett sted, og at datainnsamlingen forenkles, men det kan likevel virke som en overveldende oppgave. Organisasjoner må ta flere faktorer i betraktning – fra kostnadssparing og de reisendes velferd til kommunikasjon og reisepolicy.

På Business Travel Show i London ga seniorledere innen forretningsreise og innkjøp gode råd om administrering av globale forretningsreiseprogrammer under paneldiskusjonen «The fundamentals of running a successful multi-country travel program from a travel management and procurement perspective».

 Bygg et lokalt rammeverk med lokale nyanser

Hvis det multinasjonale selskapet ditt administrerer reiser på tvers av flere leverandører i forskjellige land, er det på tide å vurdere å bytte til ett enkelt globalt forretningsreisebyrå. Et globalt forretningsreisebyrå kan hjelpe deg med reiser over hele verden og øke effektiviteten drastisk.

«Vi så at vi måtte begynne å gjøre ting enklere. I stedet for å bruke separate leverandører der det fantes en synergieffekt, samlet vi Europa [og] deretter resten av verden», sa Ana Gibson, GB Supply Manager hos Hilti GB Ltd.

Ved å bruke global reisestatistikk kan selskaper spare penger og ha et ess i ermet i forhandlinger med leverandører. Når leverandørene ser de rapporterte tallene, som utgjør flere tusen romnetter og flyreiser på ett og samme sted, kan innkjøperne få overtaket i forhandlingene.

Det er viktig å huske på at ikke alle ruter og steder kan dekkes av en global kontrakt. Se på om du kan få til en global kontrakt på 80 prosent og la 20 prosent være igjen til det lokale teamet. Selv om det kan være fristende å strømlinjeforme prosessene globalt, er det også viktig å ta hensyn til lokale nyanser.

Gibson forklarte at «Det er en global prosess, men ikke gjør det til et diktatur. Husk at du må gjøre de ulike kulturene til en del av prosessen. Folk kommer ikke til å følge forretningsreiseprogrammet ditt hvis de ikke har den fleksibiliteten.»

Ta kostnadssparing og reisetilfredshet i betraktning

Når du bytter til et globalt forretningsreiseprogram, må du ikke glemme kostnadssparing og reisetilfredshet. Økonomidirektøren fokuserer kanskje på sluttresultatet, men det er også viktig å se på andre ting enn pengebruken. Misfornøyde reisende kan ha mye å si for bedriften.

«Hvis du plasserer de reisende på et hotell der de ikke er komfortable, vil de etter den tredje natten spørre seg selv ‘Hva gjør jeg her? Har jeg valgt riktig jobb?’ Bedriften sparer penger, men dersom de ansatte er misfornøyde, vil de enten slutte eller bli mindre produktive», sa Dr. Christian Spieker, Head of Corporate Services hos ZEB.

Misfornøyde reisende kan resultere i brudd på reisepolicyen, så kommunikasjon er svært viktig. Alle paneldeltakerne prioriterte å kommunisere med de reisende gjennom undersøkelser, selskapets intranett og lærerikt innhold.

«Du må lytte til de ansatte.  Det finnes ikke bare én sannhet», sa Spieker.

Ved å gjøre det mulig å bestille i ett verktøy med en veldefinert, integrert reisepolicy blir det enklere for brukerne å overholde disse reglene. Når reisende bestiller særskilte reiser på forskjellige plattformer, påvirker det rapporteringen og forhandlingsmulighetene. Det utgjør også en risiko for de reisende ettersom det er vanskelig å følge med på hvor de er. Egencia har innlemmet reisepolicyen i bestillingsverktøyet for å legge til rette for etterlevelse.

«Alle bruker det samme systemet, uansett hvor de er basert og hva slags stilling de har. 96 prosent [av alle reiser] bestilles på nett ved hjelp av bestillingsverktøyet», sa Spieker.

Når du lager en global reisepolicy må du vurdere bedriftskulturen og de kulturelle ulikhetene på de forskjellige stedene der dere holder til.

«Snakk med [dine reisende] og si: ‘Vi kommer til å oppdage at det er ulike forventninger.’ En tysk reisende i London syns kanskje at rommene er for små og for dyre og vice versa», sa Spieker.

Slik tar du steget

For å komme i gang foreslo Gibson å holde prosessen enkel.  «Du må forstå hva du vil oppnå ved å bytte fra et lokalt til et globalt system, før du faktisk gjør det. Hvis du ikke vet det, blir ikke rammeverket riktig.»

Det å gå over til et globalt administrert program involverer flere interessenter, for eksempel reisende, reisebestillere og lokale Travel Managers. Strategien din kan raskt spore av hvis du ikke sikrer deg støtte fra ledelsen. Panelet var enige om at det er viktig å vise tallene. Hva var avkastningen på investeringene? Hvor mange avtaler må vi dra i land for at den flyreisen skal være verdt det? Og, selv om det er litt vanskeligere å måle, hva er effekten av de reisendes tilfredshet på bedriftens resultater?

Bedriftskulturen kan også avgjøre hvordan du på best mulig måte selger strategien din innad i organisasjonen. Hvis bedriftskulturen er kostnadsbevisst, kan du vise tall og beregne avkastningen. Hvis fokuset heller er på de ansattes velferd, kan du vise hvordan et globalt forretningsreiseprogram, med lokale nyanser, kan forbedre tilfredsheten og sikkerheten til de reisende.

Se nærmere på og prøv å forstå de forskjellige landene i programmet og ta landenes synspunkter i betraktning når du skal utvikle det. Spieker anbefaler å involvere andre og gjøre dem bevisste på hva du holder på med.  Hvis andre interessenter i tillegg til ledelsen er med fra starten, kan du forvente mindre motstand og integrere de lokale nyansene som gjør det globale programmet til en suksess.

Til slutt må du velge en reisepartner som kan tilpasse seg etter dine behov. Spør deg selv: Kan partneren dekke alle regionene i selskapet? Kan partneren oppfylle den lokale etterspørselen? Kan partneren generere de globale rapportene du trenger? Klarer partneren å henge med de neste årene hvis selskapet vokser?