Selskap:

NTT Singapore Pte Ltd

Antall ansatte:

ca. 200

NTT Singapore Pte Ltd (NTTS) ble etablert i 1997 og har over 20 års erfaring med å levere løsninger innen informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT). NTT Ltd er en global leverandør av IKT-løsninger med rundt 40 000 ansatte i et mangfoldig og dynamisk arbeidsmiljø fordelt på 57 land. Selskapet driver handelsvirksomhet i 73 land og leverer tjenester i over 200 land.

Utfordringen

NTTS driver med avansert teknologi, og selskapets ansatte forventer både fleksibilitet og personlig tilpasning når det gjelder administrasjon av forretningsreiser. Selskapet brukte tidligere et tradisjonelt forretningsreisebyrå, og Tricia Lim, viseadministrerende direktør for strategisk planlegging, og Raymond Thor, innkjøpsansvarlig, sier at de ønsket å inngå samarbeid med et forretningsreisebyrå som hadde en visjon som var mer i tråd med bedriftens verdier.

Tricia sier: «Før vi begynte å samarbeide med Egencia, måtte de ansatte sende en forespørsel til en sentral administrasjonsgruppe når de skulle bestille flyreiser og hoteller. Prosessen tok lang tid, vi hadde ikke frihet til å velge selv, og kostnadene var høye fordi mange gjorde endringer i siste liten, som førte til at det påløp ekstra gebyrer.»

Finne den rette samarbeidspartneren

«Vi valgte å samarbeide med Egencia fordi vi følte at de deler mye av den samme visjonen som NTTS har, og bruker teknologi og nyskaping til å gi både ansatte, kunder og mange andre en bedre og helhetlig opplevelse», forklarer Tricia. De forstod at Egencia ikke bare kunne hjelpe dem med å bygge en solid forretningsreiseplattform, men også med å skape en sterk reisekultur som gjenspeiler selskapets verdier.  

«Hos NTTS har vi ikke en tradisjonell forretningsreiseprosess. Her bestiller alle sine egne reiser», sa Tricia. «Etter at vi gikk over til Egencia, kan de ansatte enkelt tilpasse sine egne reiser, og de planlegger alt selv.»

Det er svært enkelt å gjøre bestillinger på den globale forretningsreiseplattformen til Egencia. Siden både reisende og Travel Managers har tilgang til den samme plattformen som Egencias reisekonsulenter, er prosessen med å bestille og administrere reiser konsekvent og forutsigbar. Reisende og reisebestillere har tilgang til plattformen fra alle typer enheter, og det er dessuten mulig å gjøre bestillinger på tvers av dem. Man kan for eksempel begynne å gjøre en bestilling på en PC og så fullføre den på en smarttelefon.

Tricia sier videre: «Noe av det viktigste for oss er at det skal være enkelt å reise, og her har Egencia virkelig vært til stor hjelp. De reisende kan finne hoteller i nærheten av stedene de skal besøke, og de kan dessuten bestille både flyreiser og hotellrom i siste liten – alt via Egencias portal.»

De tilpassede valgene bidrar til å gjøre hver enkelt reise enklere. På plattformen vår er søkeresultatene basert på de reisendes preferanser og tidligere søk, og resultatene forbedres ved bruk av maskinlæring med informasjon fra selskapets reisepolicy samt store datasett fra andre reisende i bedriften.

Den personlige servicen er også svært viktig. Tricia husker en gang da selskapets administrerende direktør måtte ha hjelp under en reise til USA. Reiseruten ble endret i siste liten, og da måtte flyreisen og hotellbestillingen også endres umiddelbart. «Kundeservicemedarbeiderne var svært effektive, og han fikk øyeblikkelig hjelp til å endre hotellet og flyreisen », sier hun.

NTTS har et innovativt og nyskapende miljø, og ved hjelp av teknologien Egencia bruker på plattformen sin, har de ansatte i NTTS friheten til å bestille og administrere sine egne reiser. I tillegg er våre kundeservicemedarbeidere klare til å hjelpe hvis det skulle oppstå uventede problemer.

Kostnadsbesparelser og enklere bestilling

Tidligere hadde det sentraliserte reiseteamet ansvaret for det meste av administrative oppgaver i forbindelse med reiseforespørsler.

Hver eneste gang en ansatt bestilte en reise gikk det med mye tid til å innhente prisoverslag og bekreftelser. Da selskapet tok i bruk plattformen vår, ble tiden som ble brukt på bestilling og godkjenning, redusert til 15 minutter.

Ved å endre bruken av en sentraladministrasjon har NTTS dessuten spart mye penger. På grunn av den smarte bruken av teknologi har Egencia en svært lav bestillingsavgift sammenlignet med mer tradisjonelle byråer. Bestillingsportalen viser dessuten reisealternativer automatisk basert på den laveste prisen og selskapets reisepolicy. 

NTTS har spart hele 60 % på servicegebyrer etter at de begynte å samarbeide med Egencia. I tillegg har kostnadene på flybilletter blir redusert med mellom 27 % og 58 % i løpet av ett år.

Raymond sier: «Egencias portal gir de ansatte en bedre bestillingsopplevelse samtidig som vi kan følge med på kostnadene.» I tillegg blir reisen langt enklere, slik at de ansatte kan fokusere på jobben sin. «NTTS er et stort selskap, og all stedsinformasjonen på Egencias plattform gjør det enkelt å finne våre globale kontoravdelinger. De reisende kan nå se hvilke hoteller som ligger i nærheten av stedene de skal besøke.» 

Smarte data, økt etterlevelse og god endringshåndtering

Travel Managers drar nytte av at vi sentraliserer alle reisedataene for dem. På den måten kan de holde oversikt over reiseutgifter, analysere reiser etter enkeltpersoner eller grupper samt rapportere tilbake til ledelsen med visuelle rapporter om reiseprogrammet. «Ved bruk av analysene kan vi holde oversikt over reiseutgiftene og forhandle frem bedre priser», sier Raymond.

Etterlevelsen har også økt ved bruk av Egencias portal.

Tricia sier: «Tidligere var vi avhengig av menneskelige kontroller og oppsyn. Nå er imidlertid reisepolicyen og godkjenningsprosessen integrert i plattformen. Det har bidratt til å øke etterlevelsen, og vi har også sett forbedringer i revisjonene våre.»

Det at reisepolicyen er integrert i plattformen, har dessuten gjort prosessen mye enklere for de reisende. «Tidligere hadde selskapet mange forskjellige policyer, og det var umulig å lære seg dem», forteller Tricia. «Med Egencia er det imidlertid ikke behov for å lære noe utenat. Policyen er nemlig integrert direkte på plattformen.» Dermed kan administrasjonsteamet holde de ansatte oppdatert om policyen, samtidig som de har full kontroll over administreringen av reiseprogrammet.

Hos Egencia hjelper vi til med både innfasingen og endringshåndteringen, slik at Travel Managers og innkjøpspersonell får hjelpen de trenger til å forbedrede de ansatte på overgangen til det nye bestillingssystemet. I denne prosessen formidles fordelene ved den nye plattformen til de ansatte, for eksempel enkel tilgang til selskapets reisepolicy, en plattform som ligner på verktøy som brukes til bestilling av fritidsreiser, og muligheten til å få profesjonell hjelp på noen få sekunder.

Hjelp til krisehåndtering

I tillegg til økt etterlevelse og store reduksjoner i både reiseutgifter og tidsbruk har NTTS dessuten tilgang til kritisk informasjon hvis det skulle oppstå nødssituasjoner. Tricia sier: «Tidligere har vi hatt problemer med å holde oversikt over hvor de ansatte befinner seg.»

Viktigheten av denne manglende informasjonen var svært tydelig da en tsunami traff Japan i 2011. «Mange av våre ansatte var i Japan, men vi hadde ingen informasjon om hvor de befant seg. Takket være Egencia vet vi nå til enhver tid hvor våre ansatte er. Alle de ansatte må bestille reiser gjennom plattformen, og ved hjelp av Traveler Tracker kan vi se hvor de befinner seg, noe som hjelper oss med å håndtere eventuelle krisesituasjoner.»

Den perfekte løsningen

Den globale forretningsreiseplattformen vår har gitt de ansatte i NTTS et brukervennlig bestillingsverktøy. Samtidig har etterlevelsen økt som følge av at brukeropplevelsen er bedre, og at reisepolicyen er integrert i plattformen.

Samlingen av reisedata og rapporteringsverktøyet gjør det dessuten enklere for Travel Managers å finne sparemuligheter, forhandle frem bedre priser og følge med på hvor de reisende befinner seg.

Ifølge Tricia har disse fordelene hjulpet selskapet med å administrere det globale forretningsreiseprogrammet, gitt de ansatte en bedre reiseopplevelse og skapt en positiv reisekultur. «Egencia har virkelig hjulpet oss med å øke effektiviteten og gi våre ansatte en bedre reiseopplevelse».

Er du klar til å ta i bruk et fleksibelt, globalt forretningsreiseprogram i bedriften din? Snakk med oss i dag.