James Fisher Marine Services Ltd. (JFMS) er en del av James Fisher and Sons plc, Storbritannias ledende leverandør av havindustritjenester. De leverer ulike typer tekniske og driftsrelaterte tjenester til energiindustrien over hele verden. Selskapet jobber innen en stor offshoreindustri og leverer bruksklare løsninger for vedlikehold av blant annet oljerigger, vindturbiner, vindparker og fartøy.

JFMS har drøyt 200 ansatte rundt om i Storbritannia og flere enn 400 kontraktører, noe som innebærer at de trengte et forretningsreiseprogram som kunne innfri en rekke ulike behov.

Utfordringen

I offshorebransjen er hver situasjon unik, og det kreves ulike former for ekspertise. Yrkesdykkere kan for eksempel bli kalt inn for å reparere et skip, mens dyktige ingeniører kan bli sendt til oljerigger på hasteoppdrag. Som mange andre selskaper i bransjen, har ikke JFMS enkeltpersoner med prosjektspesifikk kompetanse ansatt på fulltid, ettersom behovet kan være sporadisk. I stedet spiller kontraktører en viktig rolle, og du finner rundt 400 stykker i selskapet til enhver tid. 

Hos JFMS har de en egen avdeling som tar seg av prosjekttjenester. De har en rekke ulike ansvarsområder, blant annet bedriftens logistikk og forretningsreiser. Dette omfatter også driftsstøtte i forbindelse med offshoreprosjekter døgnet rundt.  

Avdelingen for prosjekttjenester sto overfor en rekke utfordringer og problemer knyttet til forretningsreiser. Lisa Murphy, som leder driftsavdelingen hos JFMS, gikk inn for å finne en løsning på forretningsreiseproblematikken.  

Ettersom JFMS hadde så spesifikke behov, måtte Murphy finne et forretningsreisebyrå som var tilgjengelig, opplysende og effektivt, slik at de kunne holde tritt med kravene til drift og logistikk. 

«Vårt forrige forretningsreisebyrå var ikke tilgjengelig nok, og var ikke i stand til å møte de komplekse behovene vi har som aktør i havindustrien», forteller Murphy. «Et av Egencias viktigste salgsargumenter var funksjonen som lar brukerne bestille selv. Dette betyr at brukere kan se sin egen reiseplanlegger og avbestille reiser med et tastetrykk, noe som ofte er nødvendig med tanke på hastegraden og fleksibiliteten mange av våre prosjekter krever.»

Effektivisering med Egencia

Ved å ta i bruk administrerte forretningsreiser med Egencia, kunne prosjekttjenesteavdelingen ta hånd om reiseforespørsler med vissheten om at de kom til å innfri kravene innen den strenge tidsfristen de ofte må forholde seg til. 

«Før vi gikk over til Egencia brukte vi forretningsreisebyråer som slet med å imøtekomme behovene våre», sier Murphy. «For å sette det i perspektiv: Vi var ofte nødt til å koordinere reiser bestående av fly, hotell, bagasje og ofte spesialbagasje for blant annet dykkerutstyr for over 20 ingeniører, teknikere og dykkere. Alt dette skjedde ofte med kort varsel og stedsbegrensninger.» 

Disse problemene løste seg imidlertid fint med Egencias plattform, som gjorde hele bestillingsprosessen raskere og mer effektiv, i tillegg til at administrasjonen av forretningsreiser ble mye enklere. 

Plattformens funksjoner, for eksempel masseoppdatering, gjesteprofiler og betalingskort for reiser, har forbedret hele prosessen for både reisende og Travel Managers. Med masseoppdateringer kan Travel Managers opprette og oppdatere flere reiseprofiler samtidig. Gjesteprofiler har gjort det enklere å administrere reiser for kontraktører, ettersom Travel Managers ikke trenger å opprette fullstendige profiler for midlertidig ansatte for å bestille reiser. 

Rapporteringsfunksjonene har dessuten vært svært nyttige for teamet. Det er enkelt å generere rapporter for all slags reiseaktivitet, og med datavisualisering blir oversikten over forbruk og reisetrender enda tydeligere, så det er mulig å følge med på reiseprogrammets resultater. 

«Vår Account Manager hos Egencia er fantastisk», sier Murphy. «Hun brukte rapprteringsfunksjonen til å demonstrere etterlevelsestrendene for ulike reisegrupper og påpekte problemer, som brudd på reisepolicyen og bestilling nær avreise, som vi nå kan bli kvitt.»

Rapporter er også nyttige for å spore opp ansatte og kontraktører basert på deres planlagte reiseruter. Dette hjelper Murphy og teamet hennes med å logge inn for reisende som skulle ha behov for hjelp. 

«Jobben vår går ut på å hjelpe de ansatte – og de reisende – når de trenger det», sier Lisa Murphy. «Naturligvis kan det plutselig oppstå uventede situasjoner i bransjen vår, så det var viktig at JFMS fant et byrå som holder åpent døgnet rundt, slik at teamet vårt kan få hjelp når de trenger det.»

«Med Egencias plattform kan vi finne reiseinformasjon umiddelbart og gjøre endringer uansett hvor vi er.»

Flere betalingsmuligheter for en mangfoldig arbeidsstokk

Teamet for prosjekttjenester kan angi policybegrensninger i forretningsreiseplattformen og gjøre nødvendige justeringer for henholdsvis kontraktører og ansatte.  

«Kontraktører har ikke de samme rettighetene som vanlige ansatte, og derfor er det flott at vi kan tilpasse og angi grenser i gjesteprofilene på Egencia-plattformen», sier Murphy. 

«Kontraktører vil helst slippe å bruke kredittkort når de skal bestille og betale, og derfor bruker vi betalingskort for reiser til å betale for alt. Vi forhåndsbetaler og fakturerer i samme slengen, og det er ingen kompliserte utgifter.» 

Denne nyttige og effektive løsningen gjør jobben enklere for teamet og øker tilfredsheten blant både ansatte og kontraktører. Reisende slipper å holde oversikt over utgifter og vente på tilbakebetaling. 

Med betalingskortet for reiser slipper Murphys team å samle inn kvitteringer fra kontraktører. I stedet kan de administrere alle utgiftene i plattformen via betalingskortet. Når kostnadene finnes på samme sted i plattformen, sikrer teamet sentralisering av omfattende og kompliserte reiseutgifter, noe som gjør det enklere å holde oversikt. 

Å finne sparemuligheter

Ved å bruke Egencia Analytics Studio har teamet for første gang fått oversikt over reiseutgiftene sine. Dette har gjort det enklere for bedriften å finne muligheter for å spare penger, samt å demonstrere kostnadsadministrasjonen overfor viktige interessenter.

«Utgifter kan endres siden de avhenger av prosjektene», sier Murphy. «Siden alt følger samme linje og ikke splittes opp, blir det enklere med både rapportering og kostnadsreduksjon.» 

Bedriften kontrollerer også utgiftene ved å gi utvalgte fra teamet ansvar for bestilling. Disse teammedlemmene har ansvar for reiseadministrasjon for ansatte og kontraktører. 

Reisende kan logge på plattformen og velge alternativer, og deretter vil noen fra teamet for prosjekttjenester godkjenne og fullføre bestillingen. Selv om akkurat denne prosessen er unik for JFMS, har plattformen vår funksjoner som gjør at alle bedrifter kan tilpasse den etter sine egne prosesser og behov.

Det omfattende innholdet på plattformen er også nyttig med tanke på å redusere kostnadene.

«Vi har spart penger på reiser ved å bestille hoteller med Egencias [foretrukne] priser», sier Murphy. Dette er en stor fordel for selskaper som JFMS, som har mange ansatte og kontraktører som reiser både ofte, på samme tid og på kort varsel. De kan benytte seg av potensielt lavere rompriser uten å bekymre seg for at de må bestille i forkant.

Kundeservice som alltid er tilgjengelig

Kundeservice er svært viktig for JFMS’ reisende. Det kan oppstå unike og utfordrende behov og forespørsler underveis, og derfor er det avgjørende at eksperter kan hjelpe til både raskt og enkelt. 

«Kundeservice hjelper oss særlig med ekstra bagasje. Noen ganger må vi ta med oss både stort og tungt utstyr, og da er det svært nyttig at kundeservice ordner dette for oss over telefonen», sier Murphy.

Etter at bedriften byttet til Egencia, har teamet for prosjekttjenester alltid klart å hjelpe de ansatte som er på reise. Vi har døgnåpen kundeservice året rundt og på flere forskjellige språk, og over 80 prosent av anropene besvares innen 20 sekunder.

Egencia-løsningen

JFMS har sett flere fordeler ved å bytte fra det gamle forretningsreisebyrået til Egencia. 

«Implementeringsprosessen var enkel, og vi fikk god hjelp underveis», sier Murphy. Hun trekker videre frem den omfattende kundestøtten og de regelmessige oppdateringene av teknologien, som forbedrer forretningsreiseopplevelsen hos JFMS. Ved å samarbeide med Egencia har JFMS også klart å kutte kostnadene og øke effektiviteten ved å benytte seg av vår reiseteknologi og svært tilgjengelige kundeservice. 

De reisendes tilfredshet og brukervennlighet har spilt en viktig rolle under promoteringen av reiseprogrammet og policyetterlevelse. Bedriften har nå oppnådd en online-andel på 95 prosent. 

«Det er lett å få oversikt over reisealternativene, og plattformen er enkel å bruke. Det er også viktig for oss at vi kan bestille både hoteller og transport på samme tid. Plattformen er logisk, og da ønsker de ansatte å bruke den», forklarer Murphy. «Jeg hører bare om eventuelle problemer, så for meg er intet nytt godt nytt.»