Du kan spare penger med administrerte forretningsreiser

Forretningsreisende bruker appen på flyplassen

Enhver virksomhet, uansett størrelse, må effektivisere kostnadene ved forretningsreiser og unngå unødige utgifter for å lykkes. Hvis du i tillegg har en kostnadsbevisst bedriftskultur, er det spesielt viktig å ha den rette teknologien på plass for å hjelpe til med å holde utgiftene nede og opprettholde et godt resultat. Du trenger teknologi som bidrar til å visualisere dataene dine, slik at du lettere kan holde reiseutgiftene i sjakk og redusere papirarbeidet. Dermed gir du de ansatte mer tid til andre oppgaver.

Hvis selskapet er i vekst, kan du oppleve at det en gang så effektive reiseprogrammet ikke lenger fungerer som det skal for bedriften. I så fall kan det lønne seg å kontakte et forretningsreisebyrå. Ukontrollerte forretningsreiser som administreres internt uten støtte, kan utvikle seg til å bli uoverskuelige. Det er lett å miste kontrollen over utgiftene og administrasjonen hvis ikke reiseprogrammet trappes opp på linje med virksomhetens vekst og modning.  Derfor er det essensielt å ha et administrert reiseprogram.

Du kan støtte grunnlaget for varemerkets effektivitet og kostnadsbevisste kultur ved å samarbeide med selskaper som deler verdiene dine og forstår hvor viktig det er å agere raskt samtidig som man holder kostnadene nede.

Hvordan kan du spare tid og penger på administrerte forretningsreiser?

Først og fremst gir administrerte forretningsreiser deg teknologi som lar de reisende selv ta ansvaret for bestilling og endring av reisen. Et erfarent forretningsreisebyrå bruker deretter samme teknologi til å legge til bedriftens reisepolicy til disse bestillingene på samme plattform. Dette betyr at du kan holde oversikten over reiseutgifter og etterlevelse av reisepolicyen uten å måtte sende bestillingene gjennom køen hos den administrative avdelingen. 

Et ikke-administrert reiseprogram holder rett og slett ikke takten. Hvis du behøver én ekstra reiseadministrator for hver femte ekstra reisende, ender du opp med en hel del nye administratorer ettersom antallet reisende øker. Du kan satse på å spare penger ved å benytte de nyansatte som portvakter for reisetjenester og håndhevelse av reisepolicyen, men til syvende og sist vil det føre til et tap når bedriften vokser. Dessuten finnes det en mulighet for at det begås menneskelige feil, og sannsynligheten for dette øker jo flere personer du introduserer for en prosess som kan være krevende og komplisert. Beholder du et ikke-administrert reiseprogram mens bedriften fortsetter å vokse, vil de sammenlagte besparelsene være minimale.

Lar du et forretningsreisebyrå håndtere reiseadministrasjonen, unngår du behovet for en stor gruppe mennesker til å ta seg av bestillingene. Når forretningsreisebyrået har den rette teknologien, kan du gi de reisende kontroll og tilgang til alle valgmulighetene reisepolicyen tillater når de skal bestille forretningsreiser. Dermed kan de raskt og enkelt bestille det som passer dem best, samtidig som de etterlever reisepolicyen.

Og det viser seg at det er lettere å følge reisepolicyen når det er enkelt å bestille reise selv med de alternativene du foretrekker. Faktisk oppnår kundene våre en etterlevelse på 80 % i snitt fordi de har et administrert reiseprogram. Kan du si det samme om et ikke-administrert reiseprogram? 

Flere sparemuligheter

Når alle bestiller med samme plattform, begynner du å samle inn informasjon du kan bruke til fordel for bedriften. Du får innsikt i mer enn bare kostnadene, og du kan oppdage områder som kan effektiviseres for å spare tid og penger. 

Det kan for eksempel hende at du oppdager at de reisende ofte bestiller hos et bestemt hotell eller bilutleiebyrå. Dette er informasjon du kan benytte deg av under forhandlinger om grupperabatt. Og gjør du allerede dette, er det vel verdt å vite at et administrert reiseprogram kan løfte denne fremgangsmåten til et nytt nivå. 

Du får et mye større nettverk av reisende utenfor din egen bedrift når du har et administrert reiseprogram. Et forretningsreisebyrå som forstår seg på bedriftens kostnadsbevisste kultur, burde bruke styrken ved dette nettverket til å forhandle seg frem til de beste prisene. De kan ofte også oppnå fordelaktige priser som det kan være vanskelig å inngå avtale om som en enslig bedrift. Vi er del av Expedia Group og kan derfor tilby et bredt utvalg av reiser med et enormt antall valgmuligheter på en rekke steder. Hvis du allerede har forhandlede priser med leverandører i et område, kan vi hjelpe til med ytterligere alternativer.

Fornøyde reisende etterlever reisepolicyen.

En av de største utgiftene for enhver virksomhet ligger i å ansette og beholde personale. Medarbeiderne dine er den største ressursen bedriften har, og vil du være konkurransedyktig, må du engasjere de ansatte.[1]

Det er mye mer sannsynlig at kundene er tilfredse og lojale hvis de er i kontakt med en engasjert og fornøyd medarbeider som har gode erfaringer med bedriftens reiseprogram. Du må med andre ord ha fornøyde medarbeidere for å gjøre gode forretninger. Ifølge Forbes «liker de ansatte virkelig jobben sin først når de føler at arbeidsgiveren deres respekterer dem og vil gi dem det de trenger for å ha en god balanse mellom arbeid og privatliv». [2]

Hva gir vel mer ansvarsfølelse og oppmuntring enn å kunne bestille forretningsreiser etter eget ønske? Samtidig som det er enkelt. Du får alt dette med et administrert reiseprogram fra et forretningsreisebyrå som slutter seg til bedriftens kostnadsbevisste kultur. Dessuten får du kontroll over de sammenlagte utgiftene med en reisepolicy som er innebygget i bestillingsforløpet.

Hvordan kan du vite om det er på tide med et administrert reiseprogram?

Det finnes enkelte vesentlige kjennetegn på at administrerte reiser kan være et klokt steg videre for bedriften:   

  • Finnes det en administrativ flaskehals når de ansatte skal bestille eller endre en reise?  
  • Har bedriften ubrukte tilgodebeløp på reiser fordi ingen har styr på alle de forskjellige stedene disse oppbevares?   
  • Får du tilbakemelding eller hører du rykter om at de reisende er misfornøyde med bestillingsprosessen eller begrensningene ved forretningsreiser? 
  • Ser du tegn på at færre etterlever reisepolicyen jo større reiseprogrammet blir?   

Opplever du et av disse scenariene, kan det være en god idé å begynne å se etter en løsning innen reiseadministrasjon – og det lønner seg ikke å nøle! Valget av forretningsreisebyrå vil være essensielt for bedriften. Du bør velge en samarbeidspartner som deler din visjon.  

Hvis bedriftskulturen fokuserer på å spare penger, må forretningsreisebyrået være inneforstått med dette. Forretningsreisebyrået må kunne levere en effektiv og kostnadsbesparende løsning som ikke fører til mindre fornøyde reisende. Et godt forretningsreisebyrå bør kunne utstyre Travel Managers med den teknologien de trenger for å kunne gjøre jobben sin så raskt og effektivt som mulig. Dette styrker reiseprogrammet til å gi mest mulig for pengene.

Vil du lære mer om administrasjon av forretningsreiser i en kostnadsbevisst bedriftskultur? Da kan du lese artikkelen vi har kalt «Forretningsreiser for kostnadsbevisste bedrifter». 

[1] Accenture Strategy. «Employee Experience Reimagined»,  Accenture, 2017. 

[2] Alan Kohll. «What Employees Really Want At Work», Forbes, 2018.