Business as unusual: seks tips for å håndtere uforutsigbarhet innen forretningsreiser

Uken som begynte den 7. november 2016 var mildt sagt interessant.

  • Tirsdag den 8. varslet den indiske statsministeren at sedler på 500 og 1000 rupi ikke lenger var lovlige betalingsmidler. Samme dag vant Donald Trump det amerikanske presidentvalget. I valgkampen hadde han snakket mye om sin proteksjonistiske politikk.
  • Onsdag den 9. iverksatte Canada en ny regel som sier at besøkende som kan reise visumfritt til landet, må ha en elektronisk reiseautorisasjon før de går om bord på flyet.
  • Uken ble avsluttet med problemer i New Zealand. Et jordskjelv som målte på 7,8 på Richters skala førte til skader verdt milliarder av kroner og stengte noen av landets viktigste transportruter.

Alle disse hendelsene påvirket bedrifter med reisende som befant seg i de nevnte landene. Denne uken var tilfeldig valgt, noe som viser at for de som har som oppgave å sørge for problemfrie forretningsreiser og at bedriften når målene sine, er ingen uke lik den forrige. Og da har vi ikke en gang nevnt alle de vanlige problemene som kan ramme forretningsreiser slik som flyendringer, trafikkork og annet. Alt dette kan få selv den mest utførlig planlagte forretningsreisen til å spore av.

Så hvordan kan Travel Managers og reisebestillere henge med i svingene? Her er våre seks tips for hvordan du forutser og håndterer reiseutfordringer:

1. Hold kontakten med forretningsreisebyrået ditt

Tilbudet om støtte 24 timer i døgnet utgjør virkelig en forskjell når reiseplanene ser ut til å gå i vasken, spesielt hvis reisen allerede har begynt og det er utenfor vanlig kontortid.  24-timers service året rundt i flere enn 65 land sørger for at dine reisende kommer seg hjem så raskt og problemfritt som mulig. Egencia anslår å ha spart forretningsreisende for 22 000 tapte timer på grunn av reiseforstyrrelser i 2015, takket være tjenesten Hjelp i appen, som gjør at en telefon til en av byråets reisekonsulenter bare er et klikk unna.

2. Følg med på reisevarsler

Twitter-kontoene til utenriksdepartementene i EU og USA er glimrende kilder til reiseinformasjon fra hele verden, og dekker alt fra naturkatastrofer til menneskeskapte problemer, i tillegg til annen reiserelatert informasjon.

3. Bruk filtre

Alle trenger ikke vite alt. En overflod av reisevarsler og annen informasjon kan skape en «ulv, ulv»-effekt som gjør at reisende ikke lenger bryr seg når det kommer et nytt varsel. Filtrer informasjonen slik at den bare leveres til de som virkelig trenger den. Ideelt sett sender forretningsreisebyrået ditt automatiske varsler som kun går til de reisende som reiser til regionen der problemene har oppstått, heller enn alle ansatte.

4. Bruk reiseapper

Det er svært viktig for forretningsreisende å ha gode kommunikasjonsverktøy tilgjengelig når de støter på mer hverdagslige problemer. En reiseapp fra forretningsreisebyrået ditt, som for eksempel Egencia-appen, varsler reisende hvis flyet deres er forsinket eller kansellert, og forteller dem hva neste steg bør være – for eksempel ombestilling til et senere fly, slik at reisen kan fortsette mer eller mindre som planlagt.

5. Samarbeid med velrenommerte og pålitelige partnere

Risikohåndtering innen reiser får stadig mer fokus, og spesialkonsulenter kan hjelpe bedrifter med ekspertråd på dette området. Egencia har samarbeidet med leverandører som International SOS i mange år for å sørge for at forretningsreisende har relevant informasjon før de reiser. Det er også viktig å samarbeide med et forretningsreisebyrå som forteller deg hvor dine reisende etter planen skal være, samt å ha administrative prosesser som gjør at du kan handle riktig til rett tid.

6. Få tilbakemeldinger fra de reisende

Den nyttigste informasjonen en Travel Manager eller reisebestiller har, kommer ofte fra de reisende heller enn tredjeparter. Travel Managers bør be om tilbakemeldinger fra de reisende når det gjelder hoteller og lokale spesialiteter som kan forbedre forretningsreisen for andre – som for eksempel hvilke restauranter og barer som er trygge og bra – og dele dem med andre ansatte som skal reise til samme sted.