Bruke analyser i forhandlinger for å spare penger

Forhandle hotellpriser for forretningsreiser

Av Caleb MacIlvaine, Senior Product Marketing Manager

I våre dager ønsker alle å vite hvordan de kan strekke forretningsreisebudsjettet litt lenger. Nå som de ansatte reiser mindre, kan du ta deg tid til å optimalisere reiseprogrammet. Hvis du oppdaterer reisepolicyen nå, har du alt på plass når forretningsreisene tar seg opp igjen.

Selv om det kan være fristende å bare kutte ned på forretningsreiser for å redusere utgiftene, finnes det smartere måter å oppnå gode resultater på. Det finnes kanskje til og med flere skjulte sparemuligheter i forretningsreiseprogrammet ditt enn du trodde.

Ved å evaluere reisedataene kan du avdekke skjulte sparemuligheter. Egencia Analytics Studio består av en rekke verktøy som lar deg se nærmere på programdataene dine og finne optimaliserings- og sparemuligheter. Se på disse tre områdene i den nye benchmarking-oversikten:

Se på populære reisemål etter reiseutgifter og på populære varemerker etter utgifter

Se på populære reisemål etter hotellutgifter: Det kan være en god idé å starte med å se på hoteller som ligger i nærheten av bedriftens kontorer eller de beste kundene. Hvis du filtrerer de mest populære hotellkjedene etter utgifter og rompriser, kan du se hvilke hoteller du bør velge på bestemte steder.

Hvis for eksempel Oslo er et av de mest populære reisemålene fordi det er der bedriftens hovedkontor er, og du har en foretrukket hotellkjede basert på forbruk, kan du velge et av overnattingsstedene i nærheten av kontoret og forhandle frem en spesialpris. Dersom virksomheten din ønsker å redusere karbonavtrykket sitt, kan du bruke disse dataene sammen med karbonutslippsoversikten til å forhandle frem en avtale med et miljøvennlig hotell. Kanskje du til og med kan få med fordeler som frokost, gratis wi-fi eller rabatt på parkering mot at du inngår en avtale om å velge dette hotellet. I Analytics Studio finner du informasjon om antall overnattinger på forskjellige hoteller, noe som kan hjelpe deg i forhandlingene.

Figur 1: I analysedelen av benchmarking-oversikten finner du nyttig statistikk om forbruks- og reisemønstre, som du kan bruke for å optimalisere reiseprogrammet.

Mest populære ruter

De mest populære flyrutene er også noe du bør se om du kan spare penger på. Hvis ansatte ofte flyr mellom Oslo og Bergen fordi den beste kunden din er i Bergen, kan du få informasjon om antall flyvninger samt beløpet som er brukt på nettopp den flyruten, så du kan forhandle frem spesialpriser med flyselskapene. Du kan for eksempel tilby et samarbeid mot at du får rabatterte priser på den aktuelle ruten. Du kan også se på besparelsene du får med Egencia Savings Finder for Air og Hotel. Ved å bruke historiske data kan du se om det er et bestemt område du kan forhandle om, ved å se på statistikk om gjennomsnittlige besparelser for de rutene og byene som står for de mest optimaliserte bestillingene og besparelsene.

Disse dataene er også nyttige hvis du forutser en økning i antallet reiser til et bestemt sted, f.eks. på grunn av en ny kunde, et stort prosjekt eller åpningen av et nytt kontor. Finn først ut hvilke ruter til det nye reisemålet som er mest populære, og så kan du kontakte det foretrukne flyselskapet ditt for å høre hva de kan gjøre for deg mot at de får økt volum. Dette kan også være et godt tidspunkt for å forhandle frem gode priser hos et hotell i nærheten som du foretrekker.

Du må heller ikke glemme bakketransport. Det er anslått at den delen av reisebransjen som vil ta seg opp først, er regionale reiser og innenlandsreiser, mens internasjonale reiser vil få en økning senere. For å sikre at virksomheten får de beste prisene på innenlandstransport som togbilletter og bilutleie, bør du gå gjennom statistikken din for å finne ut om det er mulig å gjøre noe med utgiftene.

Sammenligne forretningsreiseprogrammet ditt

Den nye benchmarking-oversikten i Analytics Studio kan også brukes når du skal forhandle frem nye priser og avtaler. Du kan velge å sammenligne virksomheten din med selskaper som har et tilsvarende forbruk, eller med landet du bestiller i. Hvis du for eksempel ser at andre virksomheter av lignende størrelse har et lavere forbruk på bestemte flyruter eller på hoteller dine reisende ofte bestiller, kan du legge denne statistikken til grunn for å kontakte leverandører og forhandle frem lavere priser.

Du kan dessuten benytte anledningen til å se gjennom reisepolicyen og særlig maksprisene på hoteller etter by. Takket være disse dataene kan du finne ut om den angitte maksprisen for hoteller i reisepolicyen for hvert reisemål er tilpasset dagens markedsvilkår. Du kan velge å endre noen av dem eller implementere hotellmakspriser basert på byer dersom dette ikke allerede er angitt i reisepolicyen.

Forhandling med leverandører kan virkelig gagne virksomheten din. Ved å dra nytte av volumstatistikken kan du spare penger, og fordeler kan motivere de reisende til å bestille i samsvar med reisepolicyen, noe som betyr at de kan reise oftere for samme kostnad eller reise like mye til en lavere pris.

Når du har forhandlet frem avtaler med de foretrukne leverandørene dine, må du huske å informere din Egencia Account Manager, som vil påse at avtaleprisene vises til de reisende under bestillingsprosessen på Egencias nettsted og i mobilappen.

Hvis du på en strategisk måte fokuserer på de viktigste områdene under leverandørforhandlinger, kan du få mer for pengene samtidig som de reisende er fornøyde.