Bruk dine sterke sider når du styrer en endringsprosess

Reiseansvarlig snakker om endringsledelse med reisende

Lelia Gowland, Principal, Gowland LLC.

Dette scenarioet kan du sikkert kjenne deg igjen i: De reisende på arbeidsplassen din er vant til å bestille alle reiser på egenhånd og følger det gjeldende regelverket for reiser. Det har blitt bestemt at både prosessen og regelverket skal fornyes. Som reiseansvarlig, kan du ende opp med å få ansvaret for at den praktiske delen av overgangen går etter planen. Dette innebærer også å håndtere alle følelsene som dukker opp når de ansatte gjennomgår en endringsprosess.

Som reiseansvarlig spiller du en sentral rolle i de forretningsreisendes arbeidshverdag. Det å være ansvarlig for endringsledelse gir deg en god mulighet til å bruke innflytelsen din på en positiv måte og knytte sterkere bånd til de ansatte.

De tre spørsmålene nedenfor vil hjelpe deg med å gjennomføre endringen på en god og effektiv måte, samtidig som du får brukt dine egne sterke sider.

1. Hva trenger du for å kunne føle deg trygg gjennom denne endringsprosessen?

Det kan være en god idé å samarbeide med det nye forretningsreisebyrået ditt om å legge en strategi for hvordan dere kan informere og bistå de som blir hardest rammet av overgangen. Ikke glem at også du faller inn i denne gruppen.

Marta Hanson er en Gallup-serifisert Strenght Coach. Hun anerkjenner at ledere ofte blir opplært til å overse sine egne behov til fordel for bedriftens. Hanson oppfordrer i stedet ledere til å også ta hensyn til sine egne prioriteringer og verdier når de setter seg ned for å legge en plan.

Hun sier at man er mye bedre rustet for en vellykket prosess når man selv blir klar over egne verdier, hva man motiveres av og hvilke hindre man står overfor under implementeringen.

Se for eksempel for deg at dine reisende er vant til å bestille reiser via deg, og at bedriften nå skal gå over til å bruke Egencia.

Når du setter deg ned for å planlegge implementeringen med Egencia, anbefaler Hanson at du tenker på hvordan du ville fullført setninger som begynner med «Jeg er på mitt beste når … » og «Jeg er på mitt verste når … ».

Kanskje jobber du best når du forstår hvordan dine handlinger påvirker den store sammenhengen. I så fall bør du tenke på hvordan endringen kan ha en positiv effekt på de reisende, som du jo ønsker å hjelpe.

Hvis du tidligere har følt at du ikke har forstått alle detaljene, kan det være lurt å sette seg ned for å se nøyere på dette med din Egencia Account Manager. 

Sett av tid til å finne ut hva du trenger for å føle deg trygg gjennom endringsprosessen.

2. Hvordan kan du hjelpe andre med å få gjennomslag for det de trenger?

Det neste Hanson foreslår, er at du går gjennom en lignende prosess med alle de andre.

Det er nok lite sannsynlig at du vil få sjansen til å snakke med alle de ansatte på tomannshånd, men du kan for eksempel sende ut en spørreundersøkelse for å få en bedre forståelse av deres bekymringer og hva de ser fram til når den nye plattformen er på plass.

Sjansen er stor for at du kommer til å oppdage en del gjennomførbare forslag.

Kanskje vil spørreundersøkelsen vise at de ansatte setter pris på selvstendighet. Hvis det er tilfellet, bør du fokusere på å gjøre det mulig for de reisende å bestille og endre reisene sine på Egencias reiseportal, i stedet for at de må vente på godkjenning.

Hvis det viser seg at de setter pris på overensstemmelse, bør du huske å informere dem om at alt som bestilles i reiseportalen garantert er i tråd med reisepolicyen. De vil ikke risikere å ha utgifter som blir avvist i etterkant.

Det kan være nyttig å organisere egne samtaler med viktige reisende eller ansatte som du har et tett forhold til. Kanskje du kommer til å høre ting som: «Jeg reiser mye, så jeg syns det er bekymringsverdig at jeg ikke var involvert i beslutningsprosessen». 

Hanson foreslår at du setter deg inn i saken for å bedre kunne forstå hvor denne bekymringen kommer fra. Hun anbefaler å stille åpne spørsmål av typen: «Kan du fortelle mer om det?». Det kan hende du oppdager at de reisende er bekymret for at det ikke blir tatt hensyn til deres behov eller at det nye systemet ikke blir like bra som det gamle.

Når du skaffer deg en bedre forståelse av hvor skoen trykker, blir det lettere å betrygge de reisende. 

Når du har fått oversikt over hva de reisende er opptatt av, er du bedre rustet til å overbevise dem om at endringen er for det beste. Deretter kan du og Egencia-teamet gå gjennom endringen steg for steg.

3. Hva er implementeringsstrategien?

De to første spørsmålene fokuserer på det menneskelige aspektet ved prosessen. Det tredje spørsmålet fokuserer på det praktiske aspektet og hvordan du kan bruke dine sterke sider til å lykkes. Hanson anbefaler at kundene overveier følgende spørsmål:

  • Hva vet jeg om hvordan jeg jobber best? 
  • Hvor ser jeg for meg at jeg kan kjøre meg fast?
  • Hvilke mekanismer kan jeg ta i bruk for å sikre fremgang?

Når du har svart på alle disse spørsmålene, er du klar til å innlemme dem i strategien.

Hvis du er av typen som sverger til kalenderen, kan det være lurt å bruke den til å få oversikt over fremdriftsplanen.

Hvis du er en sosial type, kan du få mye ut av å organisere ukentlige oppdateringsmøter med kollegene dine for å sørge for at alle er fortrolige med prosessen så langt og hva som skjer videre.

Hanson oppmuntrer alltid klientene sine til å ha selvinnsikt rundt hvordan de pleier å gå problemer i møte, og hvordan de pleier å løse dem. Dette kan hjelpe dem med å innse verdien de bringer med seg inn i ulike situasjoner.

«Ledelse som styres av lederens sterke sider dreier seg om å være bevisst egen motivasjon og egne talenter, og hvordan man bruker disse mer effektivt», sier Hanson.

Mennesker er ikke roboter, så endringsledelse kan også være en følelsesmessig påkjenning. Hanson sier også at «når vi tilpasser oss, sørger ledelse som styres av lederens sterke sider for at vi er klar over det menneskelige aspektet», noe som gjør hele endringsprosessen mye mer effektiv. 

Er du klar for å endre måten reiser utføres på i din bedrift? Les den egne implementeringsrapporten for å lese våre ti beste tips.