Bedre forretningsreiser med førsteklasses kundeservice

Reisekonsulenten-Wani-Baba

Uansett hvor godt planlagt en forretningsreise er, kan det oppstå uforutsette hendelser underveis. Alt fra naturkatastrofer til flystreiker kan stikke kjepper i hjulene for selv de beste reiseplaner. Hvis det oppstår uforutsette situasjoner, er det viktig å vite at de reisende kan ringe for å få hjelp og støtte av kunnskapsrike, effektive og medfølende personer.

Førsteklasses kundeservice er svært viktig når man er på forretningsreise, og bidrar dessuten til å øke tilfredsheten blant medarbeiderne. Lisa Murphy hos James Fisher Marine Services Ltd. sier: «Det er svært nyttig å kunne ringe til kundeservice for å få løst alle problemer.»

En nylig undersøkelse utført av Harvard Business Review Analytic Services i samarbeid med Egencia, viser at over en tredjedel av ledere i bedrifter med en sterk reisekultur har sett store forbedringer i tilfredsheten blant medarbeiderne sineHva er viktig for de ansattes tilfredshet når det gjelder forretningsreiser? Det kan variere fra et godt utvalg av flyvninger, overnattingssteder og transportmuligheter til en enkel reisepolicy og et brukervennlig bestillingsverktøy. Ingen av disse elementene fungerer imidlertid uten kundeservice. Egencias kundeservice sørger for at ansatte som er på forretningsreise, får hjelp og støtte – døgnet rundt, hele året. Konsulentene våre er eksperter på forretningsreiser og kan vise til mange års erfaring fra reisebransjen samt omfattende kompetanse.

Vi har tatt en prat med noen av reisekonsulentene våre, og de forteller om problemer de har løst for reisende. Du får også vite mer om hva som skiller Egencia fra andre forretningsreisebyråer.

Hvordan er det å ringe til en faktisk person?

De aller fleste foretrekker å administrere reiser på sine egne enheter, uten å kontakte andre for hjelp, noe vår globale online-andel på 85 % viser. Noen ganger kan det imidlertid være nødvendig å gjøre endringer i siste liten, og det kan oppstå utforutsette situasjoner, for eksempel naturhendelser, som krever at man får hjelp av andre. Hvis du ringer til en av reisekonsulentene våre, betyr ikke det at du går glipp av de teknologiske fordelene våre – heller tvert imot.

«Det handler om teknologi samt evnen til å kunne se fremover», sier den Singapore-baserte seniorreisekonsulenten Wani Baba. Med over 20 år bak seg i reisebransjen har Baba vært borti det meste av reiseteknologi. Hun sier følgende: «Forretningsreisebyrået vårt skiller seg fra de andre ved at systemet oppgraderes kontinuerlig, noe som gjør prosessen enklere for alle parter.»

Teknologien er imidlertid ikke bedre enn de som bruker den. «Vi hadde intensiv opplæring og drev med praktisk problemløsning før vi begynte å håndtere virkelige problemer.»

Hvilke andre fordeler får du ved å ringe våre erfarne reisekonsulenter? Det tar aldri lang tid å få svar. 80 prosent av samtalene besvares innen 20 sekunder.

«Jeg svarer alltid innen det har ringt to eller tre ganger», sier Alexia Rose, seniorkonsulent for forretningsreiser i Frankrike. Den Nederland-baserte reisekonsulenten Harry Meijer sier følgende: «Det er viktig at vi samarbeider, så vi får besvart alle henvendelser, ettersom reisende kan ringe oss når som helst på døgnet, hele året.»

Et forretningsreisebyrå som kjenner bedriften din

Tid betyr mye for de reisende, og derfor er det viktig at telefonhenvendelser bevares raskt. I tillegg må konsulentene som svarer, ha enkel tilgang til den reisendes reiseplaner.

«Vi har god kjennskap til kundene våre og reisepolicyene deres. Vi vet hvilke kunder som har godkjenningsprosesser, og kjenner til kravene i hver prosess», sier Meijer.

Sofia Apostolidou jobber som reisekonsulent i Storbritannia, og hun forklarer hvordan hun kan hjelpe de reisende med å spare tid ved å ha tilgang til profilene deres.

«En gang skulle jeg hjelpe en kunde med en hotellbetaling som hastet. Da kunden ankom hotellet, var det et problem med den registrerte betalingen. Jeg sjekket transaksjonshistorikken, snakket direkte med hotellet og sendte betalingen der og da.»

Holly Davis er seniorreisekonsulent i USA og har over 20 års erfaring fra bransjen. Hun sier at kundeservicen for Executive-kunder har gjort det enda enklere for konsulentene å hjelpe VIP-kunder og kunder i lederstillinger.

«Vi er her for både de reisende og reisebestillerne, fra en reise bestilles og til den reisende er tilbake igjen», sier Holly. «Kundene får et eget telefonnummer de kan ringe når som helst på døgnet, og vi kan tilby dem spesielle tjenester, for eksempel limousiner, direkte fra plattformen.»

Konsulentene våre har opplevd det meste

Reisekonsulentene våre har mange års erfaring fra reisebransjen, og det er mer eller mindre umulig å sjokkere dem. Vulkanutbrudd på Island, snøstorm om våren eller tyfon i Hongkong? Konsulentene våre har faktisk hjulpet reisende med å håndtere akkurat disse situasjonene, på en rask og sikker måte.

«En av våre reisende måtte komme seg fra Phoenix til Philadelphia raskest mulig, men det var kraftig snøvær, og flyplassen stod i fare for å bli stengt», forteller Davis. Jeg husker jeg lurte på hvordan vi kunne få vedkommende dit, og jeg begynte å sjekke steder lenger unna. Det endte med at den reisende tok fly til Washington DC og tog derfra til Philadelphia. Det fungerte bra, og vedkommende kom frem i tide og var svært fornøyd.»

Veronica Lemmer jobber i HR-avdelingen hos Infosys og har fortalt oss om da en av de ansatte ble innlagt på sykehus under en reise.

«Jeg var i Zürich i forretningssammenheng og fikk beskjeden sent på natten.» Etter å ha ringt kundeservice gjorde de alt de kunne for å få medarbeideren vår tilbake til Melbourne. Det tok en ekstra dag å organisere alt på så kort varsel, men jeg hadde aldri klart det uten hjelp og støtte fra kundeservice.»

Situasjoner som kanskje ikke er like alvorlige, men likevel frustrerende, kan raskt løses ved å ringe en reisekonsulent. Et eksempel er da Melanie Beikirch, en reisekonsulent i Tyskland med over 16 års erfaring fra bransjen, skulle hjelpe en praktikant som var på forretningsreise. Melanie forteller: «Jeg fikk en telefon fra en ung praktikant som var på forretningsreise for første gang. Hun hadde aldri flydd før og gråt fordi flyreisen var kansellert, og fordi hun følte seg bortkommen. Etter å ha lyttet til og beroliget henne, fant jeg raskt en ny flyvning. Jeg klarte å snu situasjonen, og hun var svært fornøyd. Hun var faktisk så fornøyd at vi avsluttet samtalen med en latter.»

Grunnlaget for en sterk reisekultur

Med vår solide plattform og erfarne, kompetente konsulenter får våre kunder og deres reisende og reisebestillere tilgang til både den beste teknologien og ekspertkundeservice. Bedrifter som bruker ett forretningsreisebyrå, forenkler prosessen for sine reisende ved at de slipper å foreta flere telefonsamtaler for å administrere flyvninger, hoteller og transport hvis noe går galt. 77 % av lederne som sier at virksomheten deres har en sterk reisekultur, samarbeider med kun ett forretningsreisebyrå.

Med god reiseteknologi kan de reisende administrere sine egne forretningsreiser. Det utelukker imidlertid ikke behovet for effektiv og pålitelig kundeservice. Vi skiller oss fra andre forretningsreisebyråer ved at servicenivået vi tilbyr, omfatter både brukervennlig teknologi samt eksperthjelp fra erfarne reisekonsulenter. Kundene våre vet at medarbeiderne deres kommer i kontakt med konsulenter som har tilgang til hele reiseplanen deres, og som kan komme med kreative løsninger på problemene deres. Reisekonsulentene våre er tilgjengelige døgnet rundt, snakker flere enn 30 språk og hjelper de reisende med å komme seg dit de skal.

[CTA:] Finn ut hvordan James Fisher administrerer hastereiser med hjelp fra våre erfarne reisekonsulenter.