4 steg for å hjelpe de reisende med å finne balansen

Travel Managers kan bidra til å redusere stresset for sine reisende

En ny studie utført på en gruppe ansatte som deltar i et helseprogram, viser at de som ofte er på forretningsreise (f.eks. to eller flere uker i måneden) utvikler høyere BMI, HDL-kolesterol, blodtrykk og større grad av fedme.

Dette blir ofte kalt «friksjon», og er et kjent konsept for de som reiser mye. Det snakkes også mye om effekten reise har på stressnivåene, søvnkvaliteten, matvanene og mosjon. I det lange løp kan reise også påvirke produktiviteten og hvorvidt de reisende blir i jobben.

La oss bare stoppe der et øyeblikk. Alt er ikke bare negativt. Etter hvert som flere har rettet søkelyset mot denne tematikken, er det også stadig flere som kommer med råd. National Center for Biotechnology Information har funnet ut at den måten vi tenker på stress på kan påvirke helsen vår. En liten holdningsendring med tanke på stress og helse kan derfor ha veldig positive virkninger.

Studier som disse minner oss også på at vi må sørge for at reiseprogrammet og reisepolicyen vår har de reisende i fokus. Dersom du er ansvarlig for et forretningsreiseprogram og er usikker på hvor du skal begynne, kan denne listen være det du leter etter.

  1. steg: Lag forbindelser og del erfaringer

Ingen har mer kunnskap om det å reise enn de som faktisk reiser mye. Lag en Facebook-gruppe eller en Slack-kanal der de reisende kan utveksle erfaringer. Vi har spurte Egencia-ansatte om hva som er deres råd for å holde seg i form mens man reiser. Svarene deres finner du i denne bloggartikkelen.

  1. steg: Gjør reisepolicyen din tiltalende og transparent

Kombinasjonen av fritids- og forretningsreise, såkalt «bleisure», har blitt en sentral del av forretningsreiseprogrammer i det siste. Studien Egencia 2018 Bleisure Trends viser at flere og flere reisende utvider forretningsreisene sine. Så mange som 68 % av de vi spurte reiser på minst én bleisure-reise i året. Studien viser også at sjefens mening er viktig når det gjelder bleisure. Hvis du ser at det er interesse for dette i din bedrift, bør du altså passe på å innlemme det i reisepolicyen.

Det er også en rekke andre fordeler ved å ha en tydelig policy:

  • Sjansen for at de reisende bestiller utenfor policyen reduseres, fordi de reisende vil velge dine foretrukne leverandører og bestillingsverktøy.
  • Helgeopphold, spesielt i utlandet, gir de reisende muligheten til å slappe av og akklimatisere seg før de begynner en ny arbeidsuke på et nytt sted.
  • Det å reise på lørdager, spesielt utenlands, kan føre til billigere flybilletter. Når man tar én ekstra natt på hotell inn i betraktningen, bruker man ikke nødvendigvis mer penger. I tillegg vil den reisende være mer uthvilt og tilfreds. Med andre ord oppnår man en perfekt balanse mellom tilfredshet hos de reisende og kostnadsreduksjon.

Kompensasjon, både i form av tid og penger, er en annen fordel ved å være tydelig. Egencias 4th Business Travel and Technology Study viser at noen reisende ønsker å få kompensasjon for den tiden de bruker på forretningsreiser i helgene. Har du, i samarbeid med ledere og HR, utviklet klare retningslinjer for avspasering?

  1. steg: Vurder fordeler og frynsegoder for dine reisende

Hvis du tilbyr de reisende fordeler, kan dette øke deres tilfredshet og føre til økt effektivitet og produktivitet. Du kan for eksempel vurdere å tilby tilgang til flyplasslounger. Dette gjør det litt enklere å takle utforutsett ventetid.

Egencia Advantage er et program som gir våre kunder muligheten til å tilby ulike fordeler som kan gjøre de reisende til lags, samtidig som bedriftens behov blir ivaretatt. Den nyeste tilføyelsen til programmet er global wi-fi, som lar de reisende koble seg på hvor som helst, sånn at de kan jobbe eller holde kontakten med venner og familie.

  1. steg: Gjør det enkelt for de reisende å finne informasjon om programmet og policyen

En reisedatabase som er lett tilgjengelig, for eksempel på bedriftens intranett, fjerner usikkerheten hos de reisende og kan bidra til at reisende får mest mulig ut av reisen sin. Hvis du samler all informasjon på én side, kan du fremme reisepolicyen sammen med reisetips, reisevarsler og generelle oppdateringer.

Dette er noen eksempler på hva du kan gjøre:

  • Du kan sende ut varsler før bestilling, for eksempel i forbindelse med utsolgte hoteller, slik at de reisende slipper for mye hodebry. Vår kalender, som gir deg oversikt over noen av de viktigste hendelsene verden over, er et lurt sted å begynne.
  • Du kan også vurdere om du vil lage byguider for de mest populære reisemålene. Det kan være lurt å inkludere forslag til hvordan man kan komme seg rundt samt informasjon om restauranter, barer og attraksjoner det er verdt å få med seg.
  • Spør forretningsreisebyrået ditt om de kan fremheve de overnattingsstedene som ansatte i bedriften din foretrekker, slik at det blir enklere for nye reisende å finne overnattingssteder de kan stole på.

En slik byguide er også en god mulighet til å informere om reisesikkerhet. Du kan ikke forsikre dine reisende mot trafikkforstyrrelser, men du kan lage en tydelig reisepolicy og samarbeide med et forretningsreisebyrå som gir deg reiseoppdateringer i sanntid og oppdateringer om ansatte som er på reisefot til enhver tid. Sammen med forretningsreisebyrået ditt kan du redusere ubehag og stress for de reisende ved å sørge for at de hele tiden har tilgang til den informasjonen de trenger før, under og etter en hendelse.

Hvis du vil lære mer om hvordan Egencia kan redusere stress for deg og de forretningsreisende, kan du ta kontakt med oss i dag.