Er din reisebyråavtale up-to-date for 2018?  

To personer som bruker digitale enheter.

Digitale løsninger, fleksibilitet og skreddersydde tilbud som utnytter reisedata bør være på radaren i 2018. Carl Moltzau, Direktør Account Management i forretningsreisebyrået Egencia®, forteller deg hvordan du kan sørge for at din reisebyråavtale er up-to-date.

– Norske bedrifter har den siste tiden blitt mye flinkere til å informere og forankre virksomhetens reisebyråavtale internt. God internkommunikasjon og en reisebyråavtale som er tilpasset de ansattes behov kan spare bedriften for mange penger. Dersom den reisende opplever at bedriftens reisepolicy er tilpasset deres behov, øker også sjansene for at de følger den, sier Moltzau.

Den raske teknologiske utviklingen skaper også nye behov, og det kommer til syne i reiselivsnæringen. Moltzau peker på seks områder som er spesielt viktig å ta høyde for.

Forventer at problemer løses raskt og ved hjelp av teknologi

I dag forventes det at teknologien løser flere problemer enn før, og forretningsreisende har stadig mindre til overs for treige løsninger, forteller Moltzau.

Den fjerde utgaven av Egencias Business Travel and Technology Survey viser at to av tre forretningsreisende ønsker både å bestille og administrere reisene sine på tvers av mobile enheter. I tillegg ønsker 50 prosent av respondentene på globalt nivå å unngå menneskelig kontakt på reisen, med mindre de står ovenfor større utfordringer.

– Tallene fortelle oss at den reisende forventer bedre og mer stabil teknologi som fungerer på alle plattformer. Kort fortalt ser vi en umettelig appetitt for gode og effektive tekniske løsninger som tilfredsstiller den forretningsreisendes behov. Dette inkluderer alt fra big data-innsamling til applikasjoner som kan oppdatere avgangstider i sanntid. Fremover betyr dette en økende forventning til at reisebyråer følger denne trenden og investerer mer i nye løsninger som sikrer bedre brukeropplevelser, sier han.

Utnytt reisedataen

– Bedrifter bruker den ansattes reisedata for å justere selskapets reisebyråavtale. De bedriftene som drar den fulle nytten av denne dataen kan over tid merke det på bunnlinjen. Dataen gir også et bedre utgangspunkt for å analysere den reisendes adferd. Dersom de ansatte har en tendens til å endre bestillingene sine i siste liten, kan det være bedre for selskapet å innføre en reisepolicy som åpner for bruk av fleksible priser. Selv om fleksible priser kan være mer kostbart, vil dette potensielt være besparende for virksomheten i det lange løp. I tillegg kan reisedataene bidra til å forutse hvilke avgjørelser som bør tas i forbindelse med tilbud og etterspørsel, kontrakter med leverandører, samt forhold knyttet til risikostyring, sier Moltzau.

– Kort oppsummert ser vi at selskaper bruker dataene aktivt for å iverksette effektivitetsfremmende tiltak.

Moltzau peker videre på typisk feil bedrifter bør unngå når de utarbeider eller reviderer sin reisepolicy.

Ikke bli for restriktiv

– Å ha alt for restriktive retningslinjer for forretningsreiser kan fort falle tilbake på bedriften selv, sier Moltzau.

Han forteller at Egencias egen forskning viser at sammenlignet med Kina, USA, og andre land i Europa, er reisebyråpolicyen til norske selskaper gjerne mindre firkantet.

– Blant annet er Norge det landet hvor færrest selskaper har klare restriksjoner på hvilke seter eller klasser man kan benytte seg av på fly, og hvilke hoteller den reisende skal bruke. Dersom man passer på at den ansatte er fornøyd med fleksibiliteten i selskapets reisepolicy, og at den tilfredsstiller den reisende under turen, vil det påvirke virksomhetens bunnlinje positivt, sier Motlzau.

Skap åpen dialog

– Jeg vil anbefale Travel Managers å motstå fristelsen til å håndtere selskapets reisepolicy uten at den reisendes tilfredshet tas med i regnestykket. Å fremme en åpen dialog vil gi selskapet innsikt i hvilke utfordringer den reisende kan møte på, det kan gjøre det enklere for bedriften å tilpasse selskapets avtaler til den reisendes behov. Dette avhenger av regelmessig kommunikasjon mellom bedriften og den reisende.

– Vår erfaring er at reisende som regel følger regler og retningslinjer så lenge de er klare og tydelige. Dersom det innføres nye regler i bedriftens reiseprogram, er det viktig å kommunisere dette godt internt. Det er ingen tvil om at den teknologiske utviklingen utfordrer de eksisterende ordningene og at dette krever hyppige endringer i reisepolicyen, legger han til.

Han refererer til de mange nye tjenestene som kommer på markedet. Det kan for eksempel være noe så enkelt som en mobilapplikasjon som integrerer de lokale transporttilbudene slik at den reisende enkelt kan komme seg frem til sin endelige destinasjon ved ankomst i en ny by, uten at det krever mye planlegging, sier Moltzau.

Bleisure

Skillet mellom forretningsreise og ferie blir stadig mer utydelig. Sammenlignet med eldre generasjoner, har Millennials en tendens til å kombinere forretningsreiser med personlige ferier. En undersøkelse gjennomført av Expedia® viser at 62 prosent av reisende under 30 år har utvidet forretningsreisene sine tidligere, enten har de reist på egenhånd, eller tatt med seg en venn eller et familiemedlem. Til sammenligning har kun 38 prosent av de over 47 år gjort det samme.

– Når forretningsreisende kombinerer jobb med fritid blir skillelinjene hvisket ut. Vi vet at det har blitt mer populært å bestille overnatting via delingstjenester, også for forretningsreise. I tillegg blir den reisende stadig oftere boende i en forlenget tidsperiode på grunn av kombinert forretningsreise og ferie. Hvis dette bestilles utenfor bedriftens reisebyrå, kan den reisende falle mellom to stoler. Virksomhetene bør vurdere hvem som har det økonomiske ansvaret for disse turene, og hvilke retningslinjer som skal gjelde i tilfelle en krise oppstår. I tillegg er det viktig at de reisende er kjent med disse retningslinjene, sier Moltzau.

Beredt for det uforutsette

Aktsomhetsplikten (duty of care) er et stort fokusområde blant bedrifter. I en verden der det uventede kan skje når som helst, trenger man en reisebyråavtale som dekker de ønskene og behovene som den reisende har.

– Vi ser et ønske om endring innenfor den nåværende dekningen til reisebyråavtalene, fordi den reisende etterspør øyeblikkelig assistanse og informasjon i krisesituasjoner, forteller Moltzau.

Derfor er det ventet at risiko blir et prioritert område blant bedrifter. Selv om man ikke kan sikre seg fullstendig mot det uventede, kan virksomheter gjøre mye for å bli bedre på risikohåndtering. I Egencia ser vi på den reisendes sikkerhet som det viktigste. Derfor tilbyr vi et fullstendig sett med løsninger for å beskytte dem så godt vi kan, med assistanse for bestilling til verktøy som informerer, guider, varsler og sporer i enhver uforutsett situasjon, sier Moltzau.

Den fjerde utgaven av Egencias Business Travel and Technology Survey er gjennomført av Northstar på vegne av Egencia. Utvalget utgjør 4521 forretningsreisende i alder 18 år eller eldre, fra Australia, Canada, Frankrike, Tyskland, Norge, Singapore, Sverige, UK og USA (med n=500 spørreundersøkelser gjennomført i hvert land). Spørreundersøkelsene ble gjennomført på nett i april og mai, 2017.

Om Egencia

Egencia gjør forretningsreisen bedre ved å gjøre den mer helhetlig og integrert. Egencia setter den reisende i sentrum ved å kontinuerlig utvikle løsninger som er brukervennlige og effektive. Drevet av forbrukerinnsikt og teknologiinvesteringer fra moderselskapet Expedia-gruppen, kobler Egencia sammen alt den reisende trenger på ett sted – utvalg, teknologi, service og rapportering.  Egencia tilbyr tjenester i 66 land. Vil du vite mer om Egencia, kan du besøke Egencias nettsted, Egencias LinkedIn-profil, @egenciaNO og se Egencias blogg.

© 2018 Egencia LLC. Med enerett. Egencia og Egencia-logoen er enten registrerte varemerker eller varemerker tilhørende Expedia Inc. i USA og/eller andre land. Alle andre varemerker tilhører sine respektive eiere.

Kontaktinformasjon

Carl Moltzau | Direktør Account Management

cmoltzau@egencia.com

0047 952 75 559

Nora Callander| Prosjektkoordinator, Gambit Hill+Knowlton

Nora.Callander@hkstrategies.com

0047 986 56 639