2018: Er tradisjonell reiseadministrasjon død i små og mellomstore bedrifter?

Vi i Egencia har jobbet tett med Travel Managers i over 15 år, og vi har opplevd at reiseadministrasjon er i drastisk endring, særlig for små og mellomstore bedrifter (SMB).

Virginie Pouget, som er Head of Global Consulting hos Egencia, gir oss sitt syn på de nye målene og utfordringene innen reiseadministrasjon for SMB i 2018.

Hva vil være hovedfokuset for administrasjon av forretningsreiser for SMB i 2018?

I løpet av de siste årene har vi lagt merke til økte forventninger fra reiseinnkjøpere i SMB-markedet. De ønsker at forretningsreisebyrået deres skal bidra til verdiskaping i form av  optimalisering av reiseøkonomi og kostnadsbesparelser. De ønsker også hjelp til å forstå bedriftens reisemønstre. De forventer detaljerte rapporter, grundige analyser av utgiftene og en god avkastning på investeringene.  Disse ønskene blir trukket fram tidlig i salgsprosessen, lenge før man tar for seg leverandørutvalg eller reisepolicy.

I desember 2017 spurte vi våre SMB-kunder om å dele sine fremste fokusområder for 2018. Resultatene stemte overens med de tilbakemeldingene vi får i vår daglige kontakt med kundene våre. Hele 85 % mente at «større kostnadsbesparelser» er ett av deres høyest prioriterte fokusområder i 2018 (og 60 % har det øverst på listen). De andre to fokusområdene henger sammen med effektivitet, ettersom «økt produktivitet hos de reisende» (50 %) og «økt kostnadssynlighet» (40 %) kom som nummer to og tre.

Dermed ser det ut til at de tradisjonelle fokusområdene til Travel Managers i SMB-markedet nå har havnet i skyggen. «Forbedring eller utvidelse av reisepolicy», «forbedring av løsninger for risikohåndtering og sikkerhet for reisende» og «forbedring av levereandøravtaler med hoteller og flyselskaper» er de lavest rangerte fokusområdene for Travel Managers i SMB-markedet i 2018.

Hvordan forklarer du at kostnadseffektivitet stadig blir viktigere i forbindelse med reiseadministrasjon, særlig for SMB?

La oss ikke glemme at rollen som Travel Manager først ble opprettet i store, industrielle bedrifter på 70-tallet. En av hovedgrunnene til at rollen ble nødvendig var atreisebestilling var veldig komplisert. På den tiden trengte man en reisekonsulent for å bestille, og idéen om å ansette en konsulent eller opprette en intern struktur som var ansvarlig for reisebestilling i bedriften spredte seg raskt. Forretningsreisebyråene, som solgte tjenestene sine til bedrifter, så dagens lys. De fleste innen SMB-markedet så ikke verdien av reiseadministrasjon med tanke på bestillingsvolumet sitt, ei heller kostnadene knyttet til ansettelse av en reiseansvarlig eller bruk av et forretningsreisebyrå.

Som i så mange andre sektorer, kom teknologi til å revolusjonere reisebransjen også. Teknologien kom først til fritidsreisebransjen før den spredte seg til forretningsreiser, noe som gjorde det lettere og billigere å bestille flyreiser, togbilletter, leiebiler og hotellrom over hele verden. Verktøy for bestilling på nett spredte seg, og de reisende ble vant til å bestille reisene sine selv. Forretningsreisebyråer, som Egencia, tilpasset tilbudet sitt og utviklet verktøy for at små og store bedrifter skulle kunne administrere reiseprogrammene sine effektivt.

Daværende reiseansvarlige (vanligvis i større selskaper) ble nødt til å omformulere målene sine. Nå måtte de fokusere på å implementere et reiseprogram, strategier for å få økt reisepolicy-etterlevelse og reduserte reisekostnader eller forholdet til flyselskaper og hoteller. De første svarene vi fikk på spørreundersøkelsen vår i januar 2018 indikerte at 50 % av Travel Managers i større selskaper har «større kostnadsbesparelser» som en hovedprioritet i 2018.

I mellomtiden har bedrifter i SMB-markedet innsett avkastningen på investeringen man får ved å ansette en reiseekspert i bedriften. Logisk nok har disse «nye» reiseansvarlige blitt plassert innen innkjøps- eller økonomiavdelinger. Denne integrasjonen kan også forstås ut i fra de strukturelle, økonomiske og kulturelle modellene bedrifter i SMB-markedet bygger på:

  • De er mer kostnadsbevisste enn større bedrifter.
  • De har ikke et høyt nok bestillingsvolum til å rettferdiggjøre en egen avdeling.
  • Hurtig vekst kan føre til en rask økning av reiseutgiftene som må administreres med en gang. Flere enn 53 % av SMB-kunder som svarte på vår undersøkelse forventer at reiseutgiftene deres vil øke i 2018.

I følge en studie utført av GBTA og Sabre i 2015 (The Transformation of the Travel Manager’s Role), rapporterer nesten 60 % av reiseansvarlige i EU og Nord-Amerika til innkjøps- eller økonomiavdelinger.

Alt dette tatt i betraktning, vil du si at reiseadministrasjon er død?

Absolutt ikke, men målene har forandret seg.

Travel Managers er nødt til å følge med i tiden og tilpasse seg de nye forholdene. I mellomtiden må bedriftene styrke sine Travel Managers for å hjelpe dem med å administrere reiseprogrammet, legge til rette for policy-etterlevelse, takle de reisendes sikkerhet og administrere reisekostnader.

Selv om reiseadministrasjonen er integrert i økonomi- eller innkjøpsavdelinger, er vi fortsatt nødt til å innse hvilke nøkkelfaktorer som gjelder for at denne nye generasjonen av Travel Managers skal lykkes:

  • «The Insider»

    – Det å styre et reiseprogram handler ikke bare om å kjøpe reiser eller å opprette avtaler med reisebyråer. Man jobber med folk, og den menneskelige faktoren er veldig viktig. Derfor er det mer sannsynlig at en Travel Manager er effektiv hvis han eller hun kommer internt fra bedriften og kjenner til kulturen og menneskene, og i tillegg enkelt kan identifisere interessenter. Hvis ikke, må ledelsen passe på å integrere nykommeren.

  • Opplæring

    – Reisebransjen er veldig sammensatt og har et helt eget vokabular. Det er en klar styrke å kunne beherske dette, særlig når man har med andre bransjefolk å gjøre. Det er for eksempel viktig å vite hva en GDS er for å forstå bestillingssystemet. Det er også en fordel når man skal utarbeide en anbudsforespørsel for å finne det beste forretningsreisebyrået.

  • Networking

    – Reisebransjen endrer seg raskt. Ny teknologi, nye tilbydere og nye fremgangsmåter dukker opp hver dag. En Travel Manager er nødt til å ha tilgang til de ressursene som kreves for å holde seg oppdatert, men for være effektiv må man også utveksle erfaringer med sine fag-kollegaer (gjennom foreninger eller arrangementer i regi av forretningsreisebyrået)

Reiseadministrasjon er ikke død, men gjenfødt!

Og den gode nyheten er at noen forretningsreisebyråer har utviklet løsninger og verktøy (egendefinerte rapporter, sporing av reisende, opplæring, hjelp til leverandørforhandlinger markedsanalyser osv.) for å hjelpe Travel Managers med å takle disse utfordringene.