Privacy policy

 

Oktober 2, 2017

Privacyverklaring van Egencia

Bij Egencia ( ‘Egencia’, ‘wij’, ‘ons’, ‘onze’), begrijpen we dat het online boeken van een reis veel vertrouwen van uw kant vereist. Wij nemen dit vertrouwen zeer serieus en zorgen ervoor dat de vrijwaring van de
veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonlijke informatie die u of uw onderneming aan ons geeft
(zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres of betalingsgegevens) onze prioriteit heeft.

Deze Privacyverklaring beschrijft onze privacypraktijken als volgt:

Wanneer u een reis boekt via Egencia, dienen we bepaalde beslissingen te nemen over hoe en waarom we
uw persoonsgegevens verwerken zodat we uw reservering kunnen voltooien. Wij zijn dan ook
verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens gedurende het hele boekingsproces van
de reis.

Dit is wat we uitleggen in deze Privacyverklaring, dat Egencia’s beleid betreffende het beheer van
persoonsgegevens uitstippelt en de soorten persoonsgegevens beschrijft die Egencia bijhoudt, de
doeleinden waarvoor zulke persoonsgegevens worden bijgehouden, en de manieren waarop Egencia zulke
gegevens verzamelt, bijhoudt, gebruikt en deelt.
Egencia LLC neemt deel aan het EU-US en Zwitsers-US Privacy-Shields kader. Verderop wordt dit nader
toegelicht.

Corporate Travel Program – Overzicht

Om aan haar behoeften m.b.t zakenreizen te kunnen voldoen, heeft uw onderneming zich geregistreerd
voor het Egencia Corporate Travel Program. Onder dit programma kan uw onderneming een travel
manager (‘Travel Manager’) aanwijzen voor het beheer en de administratie van de reisbehoeften van uw
onderneming en kan het één of meer reisorganisatoren (‘Reisorganisator’ of ‘Travel Director’) benoemen
om de reizen van individuele werknemers (‘Reizigers’) en niet-werknemers (‘Gastreizigers’), naar gelang
passend wordt geacht door de onderneming, te boeken en te beheren.
Regels m.b.t. boekingen door Reizigers

Om hun eigen reis te kunnen boeken en beheren, dienen Reizigers zich als gebruiker van Egencia te
registreren of dienen hun profielgegevens in ons systeem geladen te zijn door het Egencia-
implementatieteam. Als Reizigers zich niet registreren als gebruiker van Egencia, dienen ze te vertrouwen
op hun Travel Manager, Reisorganisator of Travel Director om namens hen te boeken. Als u een Reiziger
bent, dan is deze Privacyverklaring van toepassing op hoe we uw persoonsgegevens verzamelen en
gebruiken, ongeacht of u zelf reizen boekt en beheert of u dit via uw Travel Manager, Reisorganisator of
Travel Director doet. Bijgevolg, en tenzij wij uitdrukkelijk anders bepalen, wanneer we verwijzen naar ‘u’ in
deze Privacyverklaring, verwijzen we naar u als de Reiziger, ongeacht of u handelt namens uzelf of via een
Travel Manager, Reisorganisator of Travel Director.

Travel Managers, Reisorganisatoren en Travel Directors

Hoewel deze Privacyverklaring voornamelijk gericht is op Reizigers en Gastreizigers, geldt deze verklaring
ook voor Travel Managers, Reisorganisatoren en Travel Directors.
Alle persoonsgegevens die een Travel Manager, Reisorganisator of Travel Director ons over zichzelf levert
in verband met ons Corporate Travel Program wordt beheerd zoals vermeld in deze Privacyverklaring.
Egencia behoudt zich echter het recht voor om contact op te nemen met Travel Managers,
Reisorganisatoren en Travel Directors volgens hun Corporate Travel-overeenkomst met ons (bijvoorbeeld
voor feedback over het programma, om de zakelijke relatie te bespreken of om nieuwe of bijgewerkte
services te bespreken). Dit contact kan via telefoon, e-mail, sms of post verlopen.

Bij het boeken en het beheer van reizen namens een Reiziger of Gastreiziger dienen Travel Managers,
Reisorganisatoren en Travel Directors de toestemming van de relevante Reiziger of Gastreiziger te hebben.
Travel Managers, Reisorganisatoren en Travel Directors dienen er ook voor te zorgen dat de betrokken
Reiziger of Gastreiziger deze Privacyverklaring ontvangt en naleest.

Ongeacht of u reizen rechtstreeks bij ons of via uw Travel Manager, Reisorganisator of Travel Director
boekt, kunnen geautoriseerde personen binnen uw bedrijf toegang krijgen tot uw gebruikers-id en de
naam van uw account, uw reisplannen en alle andere informatie in uw account, en kunnen zij ons opdracht
geven om deze informatie te delen met derden met als doel deze informatie te bewaren of voor andere
doelstellingen. Uw Travel Manager, Reisorganisator of Travel Director zal ook uw profielinstellingen (met
uitzondering van uw gebruikers-id en wachtwoord) en reisvoorkeuren kunnen bijwerken in
overeenstemming met uw instructies. Indien nodig kan uw Travel Manager, Reisorganisator of Travel
Director ook uw reisplannen bekijken, wijzigen of annuleren om uw instructies te kunnen uitvoeren of in
overeenstemming met de door u gemaakte afspraken.

Voorwerp van de verklaring

Deze Privacyverklaring beschrijft Egencia’s praktijken m.b.t. de verzameling en het gebruik van gegevens.
Het beleid of de praktijken van uw onderneming kunnen verschillen, en wij zijn niet verantwoordelijk voor
het gebruik of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens door wie dan ook in uw onderneming of
voor enig handelen of nalaten van uw onderneming, Travel Manager, Reisorganisator of Travel Director.
Als u vragen heeft over de manier waarop uw onderneming, Travel Manager, Reisorganisator of Travel
Director uw persoonsgegevens behandelt of namens u reizen boekt of beheert, neem dan contact op met
de gepaste vertegenwoordiger van uw onderneming of verwijs naar de privacyverklaring van uw
onderneming.

Welke informatie verzamelen wij van u?

Voordat u toegang krijgt tot de website van Egencia, zullen wij u vragen om u aan de hand van uw
gebruikers-id en wachtwoord aan te melden als gebruiker. Egencia verzamelt en bewaart doorgaans alle
informatie die u aan Egencia geeft, met inbegrip van maar zonder beperking tot, alle persoonsgegevens
over u die u specifiek en vrijwillig verstrekt of ons op welke andere manier verstrekt. Dit geldt ook voor
gegevens die u kunnen identificeren (‘persoonsgegevens’), met inbegrip van uw voornaam, achternaam,
telefoonnummer en e-mailadres, paspoortinfo en factuurgegevens (zoals creditcardnummer, naam van de
kaarthouder en de vervaldatum). We kunnen ook informatie opvragen over uw reisvoorkeuren, inclusief
maaltijdverzoeken, stoelselecties, loyalty-informatie (frequent flyer/guest/renter) en ticketingopties. Uw
Travel Manager, Reisorganisator of Travel Director kan ons aanvullende persoonsgegevens over u sturen,
zoals uw werknemers-id.

Egencia verzamelt uw persoonsgegevens onder meer in de volgende situaties (zonder beperking):

  • Wanneer u een Egencia lid wordt
  • Wanneer u een reizigersprofiel voltooit
  • Wanneer u een reis boekt
  • Wanneer u de Reisorganisator-service gebruikt
  • Wanneer u deelneemt aan een enquête
  • Wanneer u contact met ons opneemt

Passagiersinfo: Egencia verzamelt de volledige naam, het telefoonnummer en andere persoonsgegevens die nodig zijn voor het boeken van de reis, zoals het paspoortnummer en de factuurgegevens, voor een Reiziger wanneer de reservering geboekt werd via Egencia. We kunnen ook informatie verzamelen over de voorkeuren van elke Reiziger, waaronder maaltijdverzoeken, stoelselecties, loyalty- en lidmaatschapsinformatie (frequent flyer/hotel/autoverhuur) en ticketingopties.

Info over Gastreizigers: Wanneer u via deze website een reservering boekt voor iemand anders, dan kunnen wij de persoonsgegevens en reisvoorkeuren over die persoon vragen. Je dient de toestemming van andere individuen te verkrijgen en ervoor te zorgen dat dergelijke personen dit privacybeleid nalezen voordat hun persoonsgegevens en reisvoorkeuren aan ons gegeven worden, aangezien toegang tot hun informatie (zowel ter inzage als voor bewerking) alleen beschikbaar is via uw account. Wij verzamelen, gebruiken en delen de persoonsgegevens van dit individu alleen met als doel om een reservering te boeken.

Automatische informatie: Wij verzamelen automatisch informatie over uw computer wanneer u deze website bezoekt. Zo verzamelen wij bijvoorbeeld info over uw IP-adres, uw internetbrowser (zoals Firefox, Safari of Internet Explorer) en doorverwijzende websites. Wij kunnen ook gegevens verzamelen over uw online activiteiten, zoals de reizen die u bekijkt en de aankopen die u doet. Os doel bij het verzamelen van deze automatische informatie is om uw gebruikerservaring aan te passen aan uw voorkeuren en fraude te voorkomen. Ga voor meer informatie naar de sectie ‘Cookies en andere technologieën’.

Opname van telefoongesprekken: Oproepen van en naar onze klantenservice kunnen worden opgenomen of gevolgd voor trainings- en coachingsdoeleinden Opnames van telefoongesprekken worden bewaard zolang redelijkerwijs noodzakelijk is en worden vervolgens vernietigd. Alle persoonsgegevens die u tijdens het gesprek geeft worden behandeld in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

Niet verstrekken van gegevens: Om toegang te krijgen tot de Egencia-website, dient u zich aan de hand van uw gebruikers-id en wachtwoord aan te melden als gebruiker. Bij het maken van reisplannen of het boeken via deze website dient u de gevraagde contactgegevens en financiële informatie te verstrekken. We zullen uw contactgegevens gebruiken om de vereiste services te reserveren, om u de details van de bevestiging toe te sturen, de boeking te factureren en om u te informeren over eventuele updates of wijzigingen aan uw reisplannen. Als u de gevraagde informatie niet verstrekt, kunt u geen toegang krijgen tot de Egencia-website en kunnen we niet voldoen aan uw verzoeken of aankopen.

Hoe gebruiken wij uw gegevens?

Egencia maakt gebruik van gevoelige facturatie informatie (zoals de naam van de kaarthouder, credit card nummer en de vervaldatum) ten behoeve van de voltooiing van de reisboekingen je gedrag op onze site. Wij gebruiken andere persoonsgegevens voor de volgende algemene doeleinden: om u te registreren als gebruiker van Egencia; om de door u aangevraagde producten en services te leveren; om u bevestigingen en updates over uw reis toe te sturen; om u reisnotificaties te sturen; om u te informeren over service-updates en services die u kunnen interesseren; om in het algemeen met u te communiceren; om uw vragen en opmerkingen te beantwoorden; om belangstelling in onze producten, services en website te meten en deze te verbeteren; om uw ervaring met Egencia anderszins aan uw persoonlijke voorkeuren aan te passen; om het verstrekken van voordelen in het kader van een loyalty of voordeel programma waartoe u toetreedt, mogelijk te maken, om informatie van u te vragen, onder andere via enquêtes; om disputen op te lossen, bedragen in rekening te brengen of problemen op te lossen; om mogelijke verboden of illegale activiteiten te voorkomen; om onze Gebruiksvoorwaarden te handhaven; en zoals anderszins beschreven op het moment dat we uw gegevens verzamelen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Egencia en haar serviceproviders kunnen mogelijk uw gegevens delen met de volgende entiteiten:

  • Leveranciers zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, spoorwegen, autoverhuurders en activiteitenaanbieders, die uw reisboekingen uiteindelijk uitvoeren. Overal op deze website worden alle services die door externe leveranciers aangeboden worden als zodanig omschreven. Deze leveranciers zullen uw gegevens te verwerken in overeenstemming met hun eigen privacybeleid. Wij adviseren u om het privacybeleid van deze externe leveranciers aandachtig te lezen als u via Egencia producten van hen koopt. Weet ook dat deze externe leveranciers contact met u kunnen opnemen, voor zover noodzakelijk, om aanvullende persoonsgegevens te ontvangen of om uw boeking te verzorgen.
  • Externe verkopers die services of functies namens ons aanbieden, waaronder de verwerking van creditcards, bedrijfsanalyses, klantenservice buiten de kantooruren, distributie van enquêtes of nieuwsbrieven en fraudepreventie. Uw werkgever kan ons ook machtigen om uw persoonsgegevens te delen met externe verkopers die zulke services als onkostenbeheer en -vergoeding leveren. Externe verkopers hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dit nodig is om hun taken te vervullen. Zij hebben geen toestemming om die gegevens voor welk ander doel dan ook te delen of te gebruiken. Voor meer informatie over de manier waarop onze serviceproviders uw persoonsgegevens behandelen, neem dan contact via de onderstaande gegevens in ‘Contact opnemen met ons’.
  • Anderen binnen uw onderneming, zoals uw Travel Manager, Reisorganisator of Travel Director, zoals hierboven beschreven in de sectie ‘Travel Managers, Reisorganisatoren en Travel Directors’.
  • Onze partnerbedrijven. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met ons partnerbedrijf Expedia voor hosting-, opslag-, analyse- en rapportagedoeleinden. Voor zover ons partnerbedrijfn toegang heeft tot uw gegevens om u namens ons van services te voorzien, hanteert zij een beleid dat minstens zo strikt is als wat in deze Privacyverklaring vermeld wordt.

Wij en onze serviceproviders kunnen uw gegevens ook in de volgende gevallen delen:

  • Wanneer u dit uitdrukkelijk vraagt.
  • In antwoord op dagvaardingen, gerechtelijke bevelen of andere juridische procedures; om onze wettelijke rechten vast te stellen of uit te oefenen; ter verdediging tegen juridische claims; of zoals anderszins vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving. In dergelijke gevallen behouden wij ons het recht voor om gebruik te maken van enige juridisch bezwaren of beschikbaar recht, of om deze af te wijzen.
  • Wanneer wij menen dat het gepast is om illegale of vermoedelijk illegale activiteiten te onderzoeken, voorkomen of maatregelen daartegen te nemen; om de rechten, eigendommen of veiligheid van Egencia, onze klanten of anderen te beschermen en verdedigen; en in verband met onze Gebruiksvoorwaarden en andere overeenkomsten.
  • Met wereldwijde wetshandhavingsinstanties en overheden met het oog op veiligheid, douane en immigratie. Volgens Amerikaans recht dienen luchtvaartmaatschappijen het US Department of Homeland Security, Bureau of Customs and Border Protection bijvoorbeeld voor aanvang van de reis voorzien van bepaalde reis- en boekingsgegevens (ook gekend als Passenger Name Record of PNR-gegevens) i.v.m. passagiers die reizen vanaf, via en naar de Verenigde Staten. We kunnen deze informatie met luchtvaartmaatschappijen of andere reisaanbieders delen, zodat zij het kunnen doorsturen aan de toepasselijke wetshandhavingsinstanties en -overheden.
  • In verband met een voorgestelde of voltooide bedrijfstransactie, zoals de verkoop van een dochteronderneming of divisie, fusie, consolidatie of verkoop van activa, of in het onwaarschijnlijke geval van een faillissement.
Uw keuzes met betrekking tot de verzameling en het gebruik van uw gegevens
  • U kunt gegevens bekijken, toevoegen, bijwerken of verwijderen via de pagina’s Mijn profiel en Mijn Reizen en uw account sluiten zoals hieronder besproken.
  • U kunt ook een schriftelijk verzoek indienen om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die wij in ons beziet hebben. Als u een dergelijk verzoek indient, dan heeft Egencia het recht om gepaste identificatie te vragen voordat u aan een dergelijk verzoek kan worden voldaan. U kunt een schriftelijk verzoek voor toegang tot uw persoonsgegevens indienen door contact met ons op te nemen via de onderstaande contactgegevens in de sectie ‘Contact opnemen met ons’. We doen ons best om binnen een passende termijn en, in ieder geval, binnen de wettelijke termijnen te antwoorden.

Als deelnemer aan het Egencia-programma kunt u berichten van ons ontvangen met reisnieuws en -updates. U kunt uw abonnement op dergelijke e-mailnieuwsbrieven wanneer dan ook opzeggen via de pagina Mijn profiel onder het kopje ‘E-mailinstellingen’ of door uw Travel Manager, Reisorganisator of Travel Director te informeren dat u dergelijke berichten van Egencia niet meer wilt ontvangen. U krijgt overigens dezelfde keuze om u af te melden door op welke nieuwsbrief dan ook te klikken op de relevante afmeldingsklink. Let er wel op dat wij ons het recht voorbehouden om u andere mededelingen te sturen, zoals onderhoudsmededelingen, administratieve berichten, enquêtes met betrekking tot uw Egencia-account of uw transacties op Egencia, zonder dat u hiervoor de mogelijkheid krijgt om deze niet meer te ontvangen

Cookies en andere technologieën

Cookies zijn kleine tekstbestanden en kunnen worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer (als uw browser dit toelaat). In de hulpsectie van de meeste browsers kunt u lezen hoe u nieuwe cookies door uw browser kunt laten weigeren, hoe de browser u informeert wanneer u een nieuwe cookie ontvangt of hoe u cookies helemaal kunt uitschakelen. NB: als u weigert om cookies te accepteren, is het mogelijk dat u bepaalde onderdelen van onze sites niet kunt gebruiken. Als lid of bezoeker van Egencia kan u een permanente cookie toegewezen krijgen op de harde schijf van uw computer. U kunt er altijd voor kiezen om uw internetbrowser cookies te laten weigeren of door het u te laten waarschuwen bij ontvangst van een cookie. Hoewel deze cookies geen persoonsgegevens bevatten, kunnen ze gecombineerd worden met uw persoonsgegevens om u te voorzien van gerichte e-mailberichten.

Wanneer u deze website bezoekt, verzamelen we automatisch bepaalde gegevens over u en uw computer. Zo verzamelen wij bijvoorbeeld info over uw IP-adres, besturingssysteem en uw internetbrowser (zoals Firefox, Safari of Internet Explorer). Wij kunnen ook gegevens verzamelen over uw online activiteiten, zoals de reizen die u bekijkt en de aankopen die u doet. Enkele van onze doelen bij het verzamelen van deze automatische informatie zijn de aanpassing van uw gebruikerservaring aan uw voorkeuren en de verzameling van analysemateriaal dat ons kan helpen om onze site te verbeteren. We kunnen cookies gebruiken om ons te helpen uw browser te herkennen als een eerdere bezoeker en enige voorkeuren die u tijdens een eerder verzoek had ingesteld op te slaan en te onthouden. We kunnen ook uw wachtwoord opslaan in een cookie als u het vakje ‘Wachtwoord onthouden’ aanvinkt. Houd er rekening mee dat de gebruikers-id’s, wachtwoorden en eventuele andere accountgegevens in dergelijke cookies worden versleuteld voor beveiligingsdoeleinden. Egencia zal nooit gevoelige persoonsgegevens, zoals creditcardnummers, opslaan in een cookie. Naast de bovengenoemde cookies gebruiken we mogelijk ook Local Shared Objects of ‘flash cookies’. Zij worden gebruikt om uw gebruikerservaring te verbeteren, door bijvoorbeeld uw gebruikersvoorkeuren en -instellingen op te slaan, zoals uw geluidsinstellingen of instellingen in verband met geanimeerde content op onze website. Local Shared Objects lijken op browsercookies, maar kunnen data opslaan die complexer is dan eenvoudige tekst. Als u meer wilt weten over flash cookies en hoe u ze kunt uitschakelen, klik dan hier: http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html .

Deze site kan ook web beacons bevatten (ook wel clear GIF’s, pixel tags of Web bugs genoemd). Dit zijn heel kleine graphics met een uniek id, die qua functie lijken op cookies en die in de code van een internetpagina geplaatst worden. Wij gebruiken web beacons om de siteactiviteit van gebruikers van de ene naar de andere pagina binnen onze websites te volgen, om met cookies te communiceren of deze te plaatsen, om te weten te komen of u van een online advertentie op een externe website op onze site bent terechtgekomen, en om zo de prestaties van onze site te verbeteren. Wij kunnen onze serviceproviders ook toestaan om web beacons te gebruiken en zo te weten te komen welke e-mails door ontvangers zijn geopend en om het bezoekersverkeer en hun handelingen op onze site bij te houden. Zo kunnen wij de effectiviteit van onze content en andere aanbiedingen beter meten.

Informatie verzameld door derden / Weergave van gerichte reclame

Externe adverteerders, zoals reclame entiteiten en zakelijke partners, kunnen cookies en andere technologieën (zoals web beacons) gebruiken om informatie over uw online activiteiten te verzamelen. De doelen voor de verzameling van deze informatie zijn onder meer: om uw gebruik van onze site te meten en te begrijpen; en om advertenties op onze en andere sites te analyseren, te wijzigen te personaliseren op basis van uw kennelijke interesses. Let er wel op dat wij geen toegang hebben tot of bevoegdheid hebben over cookies of andere technologieën die deze derden kunnen gebruiken en dat de gegevenspraktijken van deze derden niet door dit Privacybeleid worden geregeld. U kunt via de volgende bronnen meer informatie inwinnen over externe adverteerders en de mogelijkheden verkennen om de verzameling van deze informatie te weigeren:

  • http://www.youronlinechoices.eu/
  • http://youradchoices.ca/choices/
  • http://www.aboutads.info/choices/
Do-Not-Track signalen en soortgelijke mechanismen

Sommige browsers kunnen ‘do-not-track’ signalen sturen naar websites waarmee de browser communiceert. Vanwege verschillen in hoe webbrowsers deze signalen opnemen en activeren, is het niet altijd duidelijk of gebruikers van plan zijn om deze signalen te verzenden, of dat zij er überhaupt van op de hoogte zijn. Deelnemers aan het toonaangevende World Wide Web Consortium, dat zich bezighoudt met deze kwestie, zijn momenteel aan het bepalen wat, indien van toepassing, websites moeten doen wanneer zij dergelijke signalen ontvangen. Egencia onderneemt momenteel geen actie als antwoord op deze signalen. Als en wanneer een definitieve norm wordt vastgesteld en aanvaard, zullen we opnieuw beoordelen hoe we op deze signalen zullen reageren.

Gebruik van de Egencia-apps voor mobiel en tablets (de ‘Mobiele Apps’)

Wanneer u een Mobiele App van Egencia gebruikt, verzamelen en gebruiken we informatie over u op dezelfde manier en voor dezelfde doeleinden als wanneer u onze website gebruikt.

Daarnaast gebruiken we ook een aantal andere gegevens die wij automatisch verzamelen wanneer u onze Mobiele Apps gebruikt. Met name:

  • We verzamelen informatie over de Mobiele App-functies die u opent en gebruikt. Dit stelt ons in staat om de mobiele app-componenten te identificeren die onze klanten interesseren, zodat wij de mobiele app kunnen aanpassen en continu kunnen verbeteren.
  • Als u de hotelzoekfunctie van een Mobiele App gebruikt met behulp van uw ‘huidige locatie’, dan gebruiken we informatie over uw huidige locatie, aangeleverd door uw mobiele apparaat met behulp van gps of soortgelijke technologieën, om nabijgelegen accommodaties te tonen. Wij verzamelen geen locatiegegevens, tenzij u hiermee instemt door uitdrukkelijk te klikken op de hotelzoekfunctie met uw ‘huidige locatie’ als uw bestemming of door de verzameling van uw locatiegegevens in te schakelen via de instellingen van uw telefoon. Als u akkoord gaat met het delen van uw locatiegegevens via uw app of de instellingen van uw apparaat, dan kunnen we deze locatiegegevens mogelijk gebruiken en delen om u plaatselijke hotel- of transportopties te bieden of om u te voorzien van andere relevante informatie of diensten.
  • Elke Mobiele App zal ons ook foutrapporten sturen in het geval dat de app crasht of niet meer reageert. Dit stelt ons in staat om de fout te onderzoeken en om de stabiliteit van de Mobiele App voor toekomstige versies te verbeteren. Als onderdeel van deze foutmeldingen stuurt de Mobiele App ons informatie over het type mobiele apparaat en de versie, uw klant-id, het tijdstip van de fout, de op dat moment gebruikte functie en de status van de applicatie toen de fout optrad. We gebruiken deze informatie voor geen andere doeleinden dan het onderzoek naar en het oplossen van de fout.
  • Wij kunnen u pushmeldingen sturen over wijzigingen aan de status van uw vlucht of andere items in uw reisplan. Daarnaast kunnen we ook gebruikmaken van pushmeldingen om u in geval van nood belangrijke mededelingen van uw Travel Manager/werkgever te sturen. Deze machtigingen kunnen altijd beheerd worden via de instellingen van uw mobiele apparaat.
  • Als u ‘Contact opnemen met agent’ selecteert en een terugbelverzoek plaatst onder Egencia HelpMij, als deze functie beschikbaar is, dan zal de Mobiele App uw gebruikers-id, reisplaninfo en mogelijk andere informatie over uw recente gebruik van de Mobiele App sturen naar de reisconsulent. Dit wordt gedaan om de interactie met de klantenservice te versnellen en te zorgen voor een soepelere gegevensuitwisseling.

U heeft altijd de mogelijkheid om te bepalen welke informatie een mobiele app naar ons stuurt. U kunt de verzameling van locatiegegevens op welk moment dan ook uitschakelen via de instellingen van uw telefoon. Als alternatief kunt u de Mobiele App volledig verwijderen van uw mobiele apparaat en toegang krijgen tot onze services via onze website of per telefoon.

Hoe beschermen wij uw gegevens?

Wij willen dat u in het volste vertrouwen gebruikmaakt van onze boekingsservices, en wij streven er voortdurend naar om uw verzamelde gegevens te beschermen. Ook al kan geen enkele website volledige veiligheid garanderen, hanteren we wel passende administratieve, technische en fysieke veiligheidsprocedures om de door u verstrekte persoonsgegevens te helpen beschermen. Bijvoorbeeld, alleen bevoegde werknemers mogen persoonsgegevens openen, en dan nog alleen voor toegestane zakelijke doeleinden. Verder gebruiken wij versleutelde data wanneer gevoelige persoonsgegevens verstuurd worden tussen uw en ons systeem, en plaatsen wij firewalls en detectiesystemen om te verhinderen dat onbevoegde personen toegang tot uw informatie krijgen.

Hoe krijgt u toegang tot uw gegevens?

U heeft toegang tot uw gegevens in de volgende secties van deze website:

Mijn account
De profielpagina op Egencia stelt gebruikers in staat om hun accountinstellingen te bekijken en te wijzigen. Met de optie ‘e-mailinstellingen’ kunt u uw e-mailadres wijzigen en uw nieuwsbrief en alle andere abonnementen beheren. U kunt ook uw wachtwoord wijzigen en ervoor kiezen om uw wachtwoord automatisch in te voeren wanneer u zich aanmeldt op deze website. U kunt nieuwe Reizigers toevoegen en bestaande Reizigers uit uw profiel verwijderen; namen, telefoonnummers, paspoortgegevens en contactpersonen in noodgevallen voor reizigers in uw profiel bijwerken of corrigeren; en uw reisvoorkeuren bijwerken.

Verzoek om een account aan te sluiten
U kunt uw Egencia-account sluiten door contact met ons op te nemen zoals hieronder beschreven. Let erop dat u zich niet meer kunt aanmelden of uw eigen persoonsgegevens kunt bekijken nadat u uw account heeft gesloten. U kunt wel op ieder moment weer een nieuw account openen. Wij sturen u een e-mail ter bevestiging van de sluiting van uw account naar het e-mailadres in uw profiel.

Mijn reizen
De pagina Mijn reizen op deze website biedt gebruikers de mogelijkheid om te hun opgeslagen reisplannen te bekijken, bij te werken of te verwijderen. In het geval dat u Egencia op de hoogte brengt dat bepaalde persoonsgegevens over u niet juist, volledig of up-to-date is, zal Egencia redelijke maatregelen nemen om de persoonsgegevens te corrigeren, zodat het juist, volledig en up-to-date is.

Externe links

Als delen van deze site u doorverbinden naar externe websites, dan vallen deze websites niet onder deze Privacyverklaring. Wij raden u daarom altijd aan om de privacyverklaringen van die andere websites te lezen zodat u bekend bent met hun procedures voor het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonsgegevens.

Waar worden uw gegevens opgeslagen?

Egencia en verwerkt en slaat persoonsgegevens over Reizigers op in beveiligde omgevingen in de Verenigde Staten en in andere landen. Wat betreft de verwerking van gegevens van niet-Amerikaanse Reizigers, dient Egencia uw persoonsgegevens over te dragen aan haar partnerondernemingen en/of serviceproviders voor verwerking in de VS en mogelijk andere landen buiten het land van uw verblijfplaats, waar de gegevensbeschermingswetgeving verschillend kan zijn van deze in uw land. Egencia zal ervoor zorgen dat uw gegevens beschermd worden in overeenstemming met deze Privacyverklaring en de vereisten van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, ongeacht waar deze verwerkt worden.

In het geval van persoonsgegevens die uit Europa komen, legitimeert Egencia de overdracht van persoonsgegevens door middel van deze Privacyverklaring en de toepasselijke wetgeving, inclusief via de zelf-certificering van het EU-US en Zwitsers-US Privacy Shields kader.

EU-US en Zwitsers-US Privacy Shield

Egencia LLC heeft de naleving gecertificeerd van het EU-US en Zwitsers-US Privacy Shields kader zoals uiteengezet door het Amerikaanse Ministerie van Handel met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en behouden van persoonlijke informatie uit de Europese Unie en Zwitserland. Wij verklaren dat we voldoen aan de Privacy Shield Principles of Notice, Choice, Accountability for Onward Transfers, beveiliging, data integriteit en doelbeperking, toegang en beroep, tenuitvoerlegging en aansprakelijkheid. Voor meer informatie over de Privacy Shield Principles en om onze certificering te bekijken, klik hier.

Wij verwerken alleen Persoonsgegevens op manieren die overeenkomen met de hierboven in dit Privacybeleid omschreven doeleinden (of waarmee u later instemt. Voordat wij uw persoonlijke gegevens zullen gebruiken voor wezenlijk andere doeleinden of deze aan onafhankelijke derden bekend zullen maken, zullen wij u de mogelijkheid bieden om u af te melden. Verdere keuzes en middelen die u voor het beperken van het gebruik en openbaarmaking van uw persoonsgegevens heeft, worden beschreven in het gedeelte ‘Uw keuzes met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van uw informatie’ hierboven.

Zoals uitgelegd in dit Privacybeleid, kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan derden die diensten namens ons verrichten. Als we persoonlijke gegevens die wij in het kader van het Privacy Shield hebben ontvangen delen met een derde partij of een dienstverlener en zij verwerken uw persoonlijke gegevens op een wijze die niet in overeenstemming is met de Privacy Shield Principles, blijven wij aansprakelijk onder het Privacy Shield, tenzij we kunnen bewijzen dat wij niet verantwoordelijk zijn voor de gebeurtenis die de schade tot gevolg heeft.

Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij gehouden zijn uw persoonlijke gegevens openbaar te maken in antwoord op geldige verzoeken van overheidsinstanties, met inbegrip van de nationale veiligheids- of wetshandhavingsvereisten.

U heeft het recht om toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens die Egencia LLC bezit, en ons te verzoeken deze gegevens te corrigeren, te wijzigen of te verwijderen indien de gegevens onjuist zijn of verwerkt zijn in strijd met het Privacy Shield.

Als u vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw Persoonsgegevens onder het Privacy Shield, dient u eerst contact op te nemen met privacy@egencia.com en we zullen snel op uw aanvraag reageren. Als we uw klacht niet bevredigend kunnen oplossen of indien wij uw klacht niet tijdig kunnen erkennen, hebben wij ons gecommiteerd om samen te werken en te voldoen aan het panel van Europese gegevensbeschermingsautoriteiten (DPA’s) en de Zwitserse Federale Gegevensbescherming en Informatie Commissaris bij het oplossen van eventuele Privacy Shield klachten. Natuurlijke personen kunnen ook onder bepaalde omstandigheden de mogelijkheid hebben om een bindende arbitrage in te stellen voor klachten met betrekking tot het Privacy Shield die niet door de bovenstaande mechanismen zijn opgelost. Zie hier voor aanvullende informatie over bindende arbitrage.

Met het oog op de naleving van het Privacy Shield te handhaven, is Egencia LLC onderworpen aan de onderzoeks- en handhavingsbevoegdheden van de Amerikaanse Federal Trade Commission.

Opslag van gegevens

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig voor onze zakelijke doeleinden of wettelijke vereisten. Houd er echter rekening mee dat we sommige informatie kunnen bewaren nadat u bijvoorbeeld uw account bij ons heeft gesloten, indien dit noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, met inbegrip van het behoud van de informatie voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden.

Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Egencia kan deze Privacyverklaring in de toekomst altijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van wezenlijke wijzigingen aan deze Privacyverklaring door u een bericht te sturen naar het e-mailadres dat u ons heeft gegeven of door een prominente mededeling op onze website te plaatsen. Als u vragen heeft over onze Privacyverklaring, dan kunt u ons een e-mail sturen via het onderstaande contactformulier

Contact opnemen met ons

Als u vragen heeft over of dit Privacybeleid of onze privacypraktijken in het algemeen, neem dan contact met ons op via:

E-mailadres: customer_service@egencia.nl. We streven er altijd naar om uw verzoek binnen 24 uur te beantwoorden.

Telefoon: Neem voor onmiddellijke assistentie telefonisch contact met ons op via +31(0)10-713 72 55

Post: Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 333 108th Avenue NE, Bellevue, WA 98004, Verenigde Staten.

We willen ervoor zorgen dat u controle heeft over uw online reiservaring als Egencia-klant, van de planning en boeking van uw reis tot de bescherming van uw persoonsgegevens. De medewerkers van de Egencia-klantenservice zijn 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar om de kwesties omtrent uw Egencia-reizen op te lossen. U kunt ook op welk moment dan ook het klantenservicenummer gebruiken dat u bij de registratie van het bedrijf heeft ontvangen. Daarnaast kunt u ook rechtstreeks contact opnemen met de reisleverancier op het telefoonnummer of het e-mailadres in uw reisplan.

Deze Privacyverklaring gaat in vanaf Oktober 2, 2017