Privacybeleid

Heeft u een vraag of zorgen over uw privacy of wilt u een recht activeren?

Email ons customer_service@egencia.nl om meer te weten te komen.
U kunt een verzoek indienen om toegang tot uw gegevens te krijgen, deze bij te werken of te verwijderen of uw account te sluiten.  Wij zorgen dat ons speciale privacyteam direct contact met u opneemt.

Privacybeleid
Laatst bijgewerkt:  May 2018

Inleiding
Egencia LLC (“Egencia”) respecteert uw recht op privacy en neemt uw privacy zeer serieus.  Egencia spant zich er ook voor in om persoonlijke gegevens die u aan ons geeft, te beschermen en te beveiligen.  Dit Privacybeleid legt uit wie we zijn; hoe we persoonlijke gegevens over u verzamelen, gebruiken en delen; hoe u de informatie die u ons verstrekt, kunt beheren en uw privacyrechten kunt uitoefenen; en hoe we uw gegevens beschermen.  Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonlijke gegevens die we van u verzamelen via onze online diensten, waaronder onze Website, App en API’s voor online boeken (hulpmiddelen voor online boeken die door onze partners en Eigenaren worden gebruikt) (“Online diensten“) of die u ons op andere wijze verstrekt (gezamenlijk, de “Diensten“).

Wat doet Egencia?
Egencia biedt een reeks zakelijke reisbeheerdiensten aan voor het plannen, boeken en beheren van zakenreizen. Deze diensten worden rechtstreeks en/of via een netwerk van toegewijde externe dienstverleners  aangeboden. Boekingen kunnen worden verricht via de Egencia Diensten. We bieden u klantenondersteuning via ons klantenserviceteam, dat u zal helpen met  eventuele problemen met uw boeking.

Zakelijk reisprogramma
Voor het beheren van uw behoeften voor zakenreizen heeft uw organisatie zich aangemeld voor het Zakelijk reisprogramma van Egencia. Binnen dit programma kan uw organisatie een reismanager (“Travel manager”) aanwijzen die de reisbehoeften van uw organisatie kan beheren en administreren. Daarnaast kan uw organisatie een of meer reisplanners (“Planner” of “Travel director”) aanwijzen die de reis boeken en beheren van individuele medewerkers, en van niet-medewerkers, indien dit passend wordt geacht door het bedrijf (“Gasten”).

Boekingen door Reizigers
Voor het boeken en beheren van hun eigen reis, dienen Reizigers zich te registreren om lid te worden van Egencia of profielgegevens in ons systeem te laten uploaden door het implementatieteam van Egencia. In het geval Reizigers zich niet registreren om lid van Egencia te worden, dienen ze te vertrouwen op hun Travel manager, Planner of Travel director om namens hen te boeken. Als u een Reiziger bent, is dit Privacybeleid van toepassing op hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, ongeacht of u een reis zelf boekt of beheert, of via uw Travel manager, Planner of Travel director. In overeenstemming hiermee wordt met verwijzingen naar “u” in dit Privacybeleid, tenzij we uitdrukkelijk anderszins vermelden, naar u als de Reiziger verwezen, ongeacht of u namens uzelf handelt of via een Travel manager, Planner of Travel director.

Travel managers, Planners en Travel directors
Hoewel dit privacybeleid primair gericht is op Reizigers en Gasten, is het ook van toepassing op Travel managers, Planners en Travel directors.

Persoonsgegevens die een Travel manager, Planner of Travel director in verband met ons Zakelijk reisprogramma over hem- of haarzelf aan ons doorgeeft, worden beheerd zoals wordt beschreven in dit Privacybeleid. Egencia behoudt zich echter het recht voor om contact op te nemen met Travel managers, Planners en Travel directors, zoals beschreven in de Zakelijke eisovereenkomst met ons (bijvoorbeeld voor feedback op het programma, om de zakelijke relatie te bespreken of om de nieuwe of bijgewerkte diensten te bespreken). Dit contact kan plaatsvinden per telefoon, e-mail, sms of de post.

Wanneer reizen namens Reizigers of Gasten worden geboekt en beheerd, dienen de Reismanagers, Planners en Travel directors de relevante toestemming van de Reiziger of Gast te verkrijgen. Travel managers, Planners en Travel directors dienen ook te garanderen dat de relevante Reiziger of Gast dit Privacybeleid ontvangt en doorleest.

Wanneer u rechtstreeks bij ons boekt of uw Travel manager, Planner of Travel director dit namens u laat doen, hebben bevoegde personen binnen uw bedrijf mogelijk toegang tot uw lidmaatschaps-id en de naam van uw ledenaccount, maar ook van uw reisplannen en alle overige informatie in uw account, en kunnen ze ook opdracht geven dat wij deze informatie met derden delen ten behoeve van administratie of andere toegestane doeleinden. Uw Travel manager, Planner of Travel director kan ook uw profielinstellingen (met uitzondering van uw lidmaatschaps-id en wachtwoord) en reisvoorkeuren bijwerken in overeenstemming met uw instructies aan hen. Uw Travel manager, Planner of Travel director kan ook uw reisplannen bekijken, wijzigen of annuleren, indien dit nodig is om aan uw instructies te voldoen of in overeenstemming met uw overeenkomsten met hen.

Dit Privacybeleid beschrijft het verzamelen van informatie en de gebruikspraktijken van Egencia. De beleidsregels en praktijken van uw organisatie kunnen verschillen en we zijn niet verantwoordelijk voor gebruik of bekendmaking van uw persoonsgegevens door iemand in uw organisatie of door handelingen of weglatingen door uw organisatie, Travel manager, Planner of Travel director. Als u vragen heeft over de manier waarop uw organisatie, Travel manager, Planner of Travel director uw persoonsgegevens behandelt, of reizen namens u boekt of beheert, neem dan contact op met de relevante medewerker van uw organisatie of raadpleegde privacyverklaring van uw organisatie.

Belangrijke zaken die u dient te weten over hoe we uw gegevens gebruiken:

  • We gebruiken uw gegevens (en de gegevens van uw medereizigers) om reisboekingen te realiseren.
  • Dit omvat het delen van uw boekingsgegevens met onze leveranciers of accommodatie-eigenaren zodat ze uw boeking kunnen realiseren en uw organisatie als onderdeel van uw zakelijk reisprogramma.
  • We maken ook gebruik van derde leveranciers die diensten of functies namens ons leveren.
  • Indien u ervoor kiest marketinginformatie te ontvangen, stellen we u op de hoogte van speciale aanbiedingen waarin u geïnteresseerd zou kunnen zijn, waaronder loyaliteitsprogramma’s. U kunt u te allen tijde afmelden via uw accountpagina.
  • U kunt via onze contactgegevens in het gedeelte “Contact met ons opnemen” contact met ons opnemen over het bijwerken van of de toegang tot uw gegevens.
  • We gebruiken informatie zoals cookies om uw ervaring bij Online diensten te verbeteren en ons te voorzien van analytische gegevens waarmee wij onze diensten in het algemeen kunnen verbeteren.
  • Van tijd tot tijd en meestal na een interactie met ons, zullen we u om uw feedback vragen om er zeker van te zijn dat we de best mogelijke service leveren.
  • De datacontroller van uw persoonlijke gegevens is Egencia LLC.  Egencia slaat uw gegevens op en verwerkt deze op beveiligde locaties in de Verenigde Staten en andere landen. Om haar diensten te leveren, moet Egencia uw gegevens overdragen aan haar gelieerde ondernemingen en/of dienstverleners voor verwerking in de VS en mogelijke andere landen buiten uw land van vestiging. U kunt er zeker van zijn dat we passende maatregelen nemen om uw privacy en veiligheid te beschermen.

Wij raden u aan dit Privacybeleid volledig te lezen om er zeker van te zijn dat u volledig op de hoogte bent. Als u echter alleen een bepaald deel van dit Privacybeleid wilt bekijken, kunt u in het menu op de betreffende snelkoppeling klikken.

Als u vragen of zorgen heeft over ons gebruik van uw persoonlijke gegevens, neem dan contact met ons op via ons email in het gedeelte “Contact met ons opnemen” onderaan dit beleidsdocument.

Externe links
Als u via een link op onderdelen van onze Online diensten naar een andere website of App gaat, geldt dit Privacybeleid niet voor de nieuwe geopende links. We raden u daarom aan het privacybeleid op deze andere online plekken na te lezen om de betreffende procedures voor de verzameling, het gebruik en de bekendmaking van persoonlijke gegevens te begrijpen.

Wat voor persoonlijke gegevens verzamelen we en waarom?
De persoonlijke gegevens die we over u kunnen verzamelen, vallen in grote lijnen onder de volgende categorieën:

  • Gegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt

We kunnen u vragen om persoonlijke gegevens rechtstreeks aan ons te verstrekken.  We kunnen u bijvoorbeeld vragen om uw contactgegevens, zoals uw volledige naam, telefoonnummer en e-mailadres om:

– uw reisboeking mogelijk te maken;

– een account bij ons aan te maken of te registreren;

– de Travel Arranger-dienst te realiseren;

– de door u gevraagde diensten en informatie te leveren, zoals details over uw boeking;

– een telefoonnummer voor een contactpersoon voor noodgevallen voor u te hebben;

– gegevens van een ‘frequent flyer’- of loyaliteitsprogramma bij te werken;

– u te abonneren op onze marketingcommunicatie; en/of

– vragen bij ons in te dienen.

U dient ook uw betalingsinfo (zoals creditcardnummer, naam kaarthouder en vervaldatum) te verstrekken om een betaling te verrichten.

U kunt ook verplicht zijn om gegevens te verstrekken over alle overige reizigers op uw boeking, uw marketingvoorkeuren en aanvullende gegevens als u deelneemt aan een enquête of wedstrijd. Wanneer u een account aanmaakt, verstrekt u een gebruikersnaam/lidmaatschaps-id en een wachtwoord.

Uw persoonlijke gegevens kunnen ook worden gekoppeld aan Cookies om de juiste werking van onze Online diensten mogelijk te maken, uw reisgerelateerde zoekopdrachten op te slaan in onze Online diensten en informatie te verzamelen over hoe u onze Online diensten heeft gebruikt.  Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie.

Als u een werknemer van een zakelijk account, een leverancier of een ander soort zakelijke partner bent, kunnen de verzamelde gegevens werkgever, werknemer-identificatienummer of andere relevante details omvatten.

o Speciale categorieën persoonlijke gegevens

Bepaalde soorten persoonlijke gegevens, zoals sommige door de overheid verstrekte identificatienummers, en informatie over godsdienst, gezondheid of seksualiteit, worden als gevoelig (“bijzondere persoonsgegevens”) beschouwd en vereisen aanvullende bescherming krachtens de toepasselijke wetgeving. We beperken de omstandigheden waaronder we bijzondere persoonsgegevens kunnen verzamelen. Voorbeelden van deze gegevens zijn onder andere:

–     Gezondheidsinformatie kan nodig zijn om passende reisaccommodatie en vereisten voor toegankelijkheidsvoorzieningen of faciliteiten te bieden.

–     Door de overheid verstrekte identificatienummers zoals een paspoort- of rijbewijsnummer, kunnen vereist zijn voor vluchten, autohuur of andere reisboekingen.

–     Andere informatie die u optioneel kunt opgeven en die informatie over godsdienst, gezondheid of andere informatie kan impliceren of suggereren, bijvoorbeeld dieetvereisten.

  • Vrijwillig verstrekte gegevens over uw reisgenoten / Gast(en)

Wanneer u via onze Online diensten voor iemand anders boekt, wordt u gevraagd om persoonlijke gegevens en reisvoorkeuren met betrekking tot de desbetreffende persoon. U dient de toestemming van alle andere personen te verkrijgen voordat u aan ons hun persoonlijke gegevens en reisvoorkeuren doorgeeft.  De gegevens van uw reisgenoten zullen alleen via uw account kunnen worden weergegeven en gewijzigd.  Als uw reisgenoot zelf zijn of haar gegevens wil wijzigen of verwijderen, kan hij of zij rechtstreeks contact met ons opnemen via de gegevens in het gedeelte “Contact met ons opnemen” onderaan dit Privacybeleid.

  • Gegevens die we automatisch verzamelen

Wanneer u onze Online diensten bezoekt, kunnen we bepaalde gegevens automatisch via uw toestel verzamelen.  In sommige landen, waaronder landen van de Europese Economische Ruimte, kunnen deze gegevens in het kader van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming als persoonlijke gegevens worden beschouwd.

In het bijzonder kan de informatie die we automatisch verzamelen, bestaan uit gegevens zoals uw IP-adres, toesteltype, unieke apparaatidentificatienummers, browsertype (zoals Firefox, Safari of Internet Explorer), uw Internet Service Provider (ISP), uw besturingssysteem en provider.  Voor websitegebruikers worden ook gegevens verzameld over alle verwijzende websites of exitpagina’s en over de brede geografische locatie (bv. locatie op land- of stadsniveau).

We kunnen ook andere technische gegevens verzamelen, zoals over de interactie tussen uw toestel en onze Online diensten, waaronder de geopende pagina’s en de aangeklikte links, d.w.z. de bekeken reizen, en de tijd en datum daarvan.

Het verzamelen van deze gegevens stelt ons in staat om de bezoekers van onze Online diensten beter te begrijpen, te weten waar ze vandaan komen en welke inhoud van onze Online diensten voor hen interessant is.  We gebruiken deze gegevens voor onze interne analysedoeleinden en om de kwaliteit en relevantie van onze Online diensten voor onze bezoekers te verbeteren, bijvoorbeeld om uw gebruikerservaring te personaliseren, uw zoekopdrachten toe te spitsen en u advertenties te tonen die interessant kunnen zijn. We gebruiken deze automatische gegevens ook voor het voorkomen en detecteren van fraude.

Enkele van deze gegevens kunnen worden verzameld met behulp van cookies en soortgelijke traceertechnologie, zoals verder wordt uitgelegd onder het kopje “Cookies en soortgelijke traceertechnologie”.

  • Gegevens die we verzamelen als u Apps gebruikt

Wanneer u één van uw smartphoneapps, tabletapps of applicaties voor andere platformen (gezamenlijk “App” of “Apps” naargelang van toepassing) gebruikt, verzamelen wij mogelijk ook:

Gegevens over de functionaliteit van de Apps die u opent en gebruikt. Dit stelt ons in staat om de aspecten van de Apps te herkennen die onze klanten belangrijk vinden, zodat we de Apps voortdurend kunnen personaliseren en verbeteren.

Elke App kan ons het unieke apparaatidentificatienummer (of ‘UID’) sturen, een reeks nummers of tekens die uniek zijn voor uw toestel. We gebruiken deze code alleen wanneer u de App voor het eerst opent, zodat we aan onze adverteerders kunnen bevestigen hoeveel downloads werden gegenereerd via hun respectieve reclamebanners en andere marketingtools.  Wanneer een e-mailadres wordt verstrekt, koppelen we dit mogelijk aan uw huidige UID/cookie-ID om een naadloze ervaring te bieden op al uw toestellen.

Wanneer u gebruik maakt van ‘hotels vinden in de buurt van uw huidige locatie’ of soortgelijke functies van een App die relevante inhoud suggereren op basis van locatie, gebruiken we informatie over uw huidige locatie (verstrekt door uw toestel met behulp van GPS of soortgelijke technologieën) om relevante inhoud te tonen. We verzamelen geen locatiegegevens tenzij u uitdrukkelijk een locatiegebaseerde functie gebruikt, en u kunt het verzamelen van locatiegegevens op elk moment uitschakelen via het menu met telefooninstellingen.

Elke App stuurt ons ook foutrapporten in het geval van een crash of het blijven hangen. Dit stelt ons in staat om de fout te onderzoeken en de stabiliteit van de App in toekomstige releases te verbeteren. Als onderdeel van deze foutrapporten stuurt de App ons informatie over het type mobiel toestel en de versie, het UID, het tijdstip van de fout, de gebruikte functie en de status van de applicatie toen de fout zich voordeed. Wij gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden dan het onderzoeken en verhelpen van de fout.

We kunnen push-notificaties sturen over wijzigingen in de vluchtstatus of overige zaken die zich voordoen bij uw reizen. Daarnaast kunnen we ook push-notificaties gebruiken om in geval van nood belangrijke communicatie van uw travel manager/werkgever vrij te geven. Deze toestemming kan altijd worden beheerd in de instellingen van uw mobiele apparaat.

Als u “Neem contact op met een agent” selecteert en de optie “Call back” (Terugbellen) onder Egencia AssistMe kiest, waar deze functie beschikbaar is, stuurt de App uw klant-id, informatie over uw reisplan en mogelijk overige informatie over recent gebruik van de App naar de reisconsulent. Dit wordt gedaan om de interactie met de klantenservice te bevorderen en te zorgen voor een soepelere en beter geïnformeerde uitwisseling.

U heeft altijd de mogelijkheid om te bepalen welke informatie een App naar ons stuurt. U kunt deze controle uitoefenen door de instellingen van de App te wijzigen in het menu ‘Instellingen’ of de instellingen van uw mobiele toestel te wijzigen. U kunt ook de App helemaal van uw toestel verwijderen en onze diensten via onze website gebruiken.

  • Gegevens die we verzamelen wanneer u met ons communiceert via de volgende methoden

Het monitoren en opnemen van gesprekken: Telefoongesprekken van en naar onze klantenserviceteams kunnen worden opgenomen of gemonitord voor kwaliteitscontrole, statistieken, om ons te beschermen in geval van een juridisch geschil en voor de opleiding van personeel. Gespreksopnames worden bewaard in overeenstemming met dit Privacybeleid.  Alle persoonlijke gegevens die tijdens het gesprek van u worden verkregen, worden behandeld in overeenstemming met de bepalingen van dit Privacybeleid.

Overige onlinecommunicatie:
Alle interacties die u met ons heeft via onze Online diensten, zoals chats, worden opgenomen en gemonitord voor kwaliteitscontrole, om ons te beschermen in het geval van een juridisch geschil en voor de opleiding van personeel. Deze gegevens worden verwerkt en bewaard in overeenstemming met dit Privacybeleid.

  • Cookies en soortgelijke traceertechnologie 

Wij maken gebruik van cookies en soortgelijke traceertechnologie (gezamenlijk “Cookies”) om persoonlijke gegevens over u te verzamelen en te gebruiken, onder andere ten behoeve van op interesses gebaseerde reclame.  Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie over de soorten Cookies die wij en onze leveranciers gebruiken, waarom wij dat doen en hoe u Cookies kunt beheren.  We kunnen de door u verstrekte gegevens combineren met informatie met betrekking tot uw transacties en informatie die we over u ontvangen van derde partijen die namens ons diensten verlenen.  Met de gegevens die we ontvangen via Cookies en soortgelijke technologieën kunnen wij apparaten en clickstreamgegevens van gebruikers die aan de cookies gekoppeld zijn, koppelen.

In het algemeen zullen we de persoonlijke gegevens die we van u verzamelen alleen gebruiken voor de doeleinden beschreven in dit Privacybeleid of voor doeleinden die we u uitleggen op het moment dat we uw persoonlijke gegevens verzamelen.

Met wie delen we uw persoonlijke gegevens?

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens bekendmaken aan de volgende categorieën ontvangers:

  • De bedrijven van onze groep delen uw persoonlijke gegevens soms met onze partners binnen de Expedia Group-familie, vermeld op expediagroup.com.  Voor zover ons moederbedrijf en zakelijke partners toegang hebben tot uw gegevens, volgen zij procedures die minstens net zo strikt zijn als de procedures in dit Privacybeleid. Zij zullen ook de toepasselijke wetgeving inzake de verzending van promotionele communicatie naleven en geven u op zijn minst in elke verstuurde commerciële e-mail de keuze om dergelijke e-mails niet meer te ontvangen.
  • Externe serviceproviders die ons gegevensverwerkingsdiensten leveren (bijvoorbeeld om de levering van onze Online diensten te ondersteunen, om functionaliteit ervoor te leveren of om de beveiliging ervan te verbeteren), of die op andere wijze persoonlijke gegevens verwerken voor doeleinden zoals de verwerking van creditcards, bedrijfsstatistieken, klantenservice, marketing, distributie van enquêtes of loterijprogramma’s, het leveren van online reclame toegespitst op uw interesses en fraudepreventie.  Indien externe serviceproviders toegang hebben tot gegevens, zullen zij alleen de gegevens verzamelen die nodig zijn voor de uitvoeren van hun functies. Ze mogen de gegevens niet voor enig ander doeleinde delen of gebruiken.
  • Zakelijke partners met wie we gezamenlijk diensten aanbieden of van wie diensten op onze Online diensten worden aangeboden.  U ziet direct of een externe zakelijke partner betrokken is bij een door u aangevraagde dienst. De naam van de partner wordt namelijk weergegeven, alleen of samen met de onze.  Als u voor deze optionele diensten kiest, delen we af en toe informatie over u, waaronder uw persoonlijke gegevens, met deze partners. Een zakelijke partner kan bijvoorbeeld een extern loyaliteitsprogramma zijn, waarvoor u bij een boeking punten verdient.
  • Reisleveranciers zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, autoverhuurbedrijven, verzekeringsmaatschappijen, accommodatie-eigenaren en, indien beschikbaar, leveranciers van activiteiten, spoorweg- en cruisemaatschappijen, die uw reisboekingen uitvoeren.  Alle door een dergelijke externe reisaanbieder aangeleverde diensten worden als zodanig beschreven.  Houd er rekening mee dat deze reisaanbieders mogelijk ook, indien noodzakelijk, contact met u kunnen opnemen om extra gegevens over u te krijgen, uw boeking te faciliteren of te reageren op communicatie die u verzendt, in overeenstemming met hun eigen onafhankelijke Privacybeleid. Van tijd tot tijd delen we anonieme beoordelingen met onze hotelleveranciers.  Bij dergelijke gelegenheden delen we de namen of contactgegevens van de beoordelaars niet, tenzij u ons uitdrukkelijk heeft laten weten dat dat mag.  We zijn er niet verantwoordelijk voor als het hotel uw identiteit kan afleiden uit de inhoud van uw beoordeling en rechtstreeks contact met u opneemt.
  • Anderen binnen uw organisatie, zoals uw Travel manager, Planner of Travel director, zoals hiervoor beschreven in het gedeelte “Travel managers, Planners en Travel directors”.
  • Alle bevoegde wetshandhavingsinstanties, regelgevende instanties, overheidsinstanties, rechtbanken of andere derde partijen wanneer we van mening zijn dat bekendmaking noodzakelijk is (i) vanwege toepasselijke wet- of regelgeving, (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen of (iii) om uw belangen of die van een andere persoon te beschermen. Bijvoorbeeld, krachtens de wetgeving van de VS vereist het Bureau of Customs and Border Protection van het Department of Homeland Security dat bepaalde reis- en reserveringsgegevens, bekend als ‘Passenger Name Record’ of PNR-gegevens, die verband houden met mensen die naar of vanuit de VS reizen of via het luchtruim van de VS reizen, voorafgaand aan een dergelijke reis aan het departement worden opgegeven. We kunnen deze gegevens bekendmaken aan luchtvaartmaatschappijen of overige reisaanbieders, zodat zij de gegevens kunnen doorgeven aan de relevante wetshandhavingsinstanties en overheden;
  • Wanneer we het noodzakelijk achten voor het onderzoeken, het voorkomen of het treffen van maatregelen met betrekking tot onrechtmatige of vermoedelijk onrechtmatige activiteiten; om onze rechten, eigendommen of de veiligheid van ons bedrijf of anderen, onze klanten of anderen te beschermen en te verdedigen; en in verband met onze gebruiksvoorwaarden en andere overeenkomsten;
  • In verband met een bedrijfstransactie, zoals een afsplitsing, fusie, consolidatie of activaverkoop of in het onwaarschijnlijke geval van een faillissement.  In het geval van een overname zullen wij de koper ervan op de hoogte stellen dat deze uw persoonlijke gegevens alleen mag gebruiken voor de doeleinden die in dit Privacybeleid worden vermeld; of
  • Alle overige personen met uw toestemming voor de bekendmaking.

We zijn niet in staat om elke specifieke ontvanger in dit Privacybeleid op te nemen vanwege het aantal ontvangers en de frequentie van wijzigingen in deze informatie.  De categorieën van ontvangers worden in de subparagrafen van deze bovenstaande paragraaf nader toegelicht, bijvoorbeeld reisleveranciers zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, autoverhuurbedrijven en leveranciers van activiteiten, die ons in staat stellen uw boeking uit te voeren.  Als u vragen heeft over het delen van gegevens met derde partijen, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens onderaan dit Privacybeleid.

Wij delen af en toe ook verzamelde of anonieme informatie met derde partijen, waaronder adverteerders en investeerders.  Wij kunnen onze adverteerders bijvoorbeeld meedelen hoeveel bezoekers onze website ontvangt of wat de populairste hotels en bestemmingen zijn.  Deze informatie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt gebruikt om inhoud en diensten te ontwikkelen waarvan we hopen dat onze gebruikers deze interessant vinden.

Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Onze rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonlijke gegevens (alleen EER-bezoekers)
Als u een bezoeker uit de Europese Economische Ruimte bent, zal onze rechtsgrondslag voor het verzamelen en gebruiken van de persoonlijke gegevens beschreven in dit Privacybeleid afhangen van de persoonlijke gegevens in kwestie en de specifieke context waarin we deze verzamelen.

Normaal gesproken zullen we alleen persoonlijke gegevens van u verzamelen (i) wanneer we de persoonlijke gegevens nodig hebben om een contract met u uit te voeren, (ii) wanneer de verwerking in ons legitiem belang is en niet door uw rechten wordt tenietgedaan, of (iii) wanneer we uw toestemming daarvoor hebben.  In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om persoonlijke gegevens van u te verzamelen, zoals wanneer het nodig is om uw transactiegeschiedenis te gebruiken om onze financiële en fiscale verplichtingen volgens de wet uit te voeren.

Als we u vragen om persoonlijke gegevens te verstrekken om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om een contract met u uit te voeren, maken we dit op het betreffende moment duidelijk en laten we u weten of het verstrekken van uw persoonlijke gegevens al dan niet verplicht is (en wat de mogelijke gevolgen zijn als u uw persoonlijke gegevens niet verstrekt).

Als we uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken op basis van onze legitieme belangen (of die van een derde partij), bestaat dit belang normaal gesproken uit het beheren van ons platform en met u communiceren als dat nodig is om onze diensten aan u te verlenen, voor beveiligingsverificatie wanneer u contact met ons opneemt en voor onze legitieme commerciële belangen, bijvoorbeeld bij het beantwoorden van uw vragen, het verbeteren van ons platform, het uitvoeren van marketing of met het oog op het opsporen of voorkomen van illegale activiteiten.  We kunnen andere legitieme belangen hebben en indien nodig zullen we u op het relevante moment duidelijk maken wat die legitieme belangen zijn.

Hoe bepalen we wat onze legitieme zakelijke belangen zijn?
We voeren een beoordeling uit om te waarborgen dat:

(i)        ons belang bij het gebruik van uw gegevens legitiem is (d.w.z. dat wij een duidelijke zakelijke behoefte hebben); en
(ii)       de zakelijke behoefte niet, per saldo, uw privacyrechten tenietdoet.

Bij het bepalen hiervan beoordelen we de mogelijke impact die een specifiek gebruik van de gegevens op u als klant kan hebben en wegen we dit af tegen onze eigen zakelijke behoeften om er zeker van te zijn dat we de juiste balans vinden. We passen ook een reeks beveiligingsmaatregelen toe om potentiële risico’s tot een minimum te beperken

Bij wijze van praktijkvoorbeeld zouden we van mening zijn dat het verzamelen van de marketingvoorkeuren van onze klanten in de loop van een boeking een legitiem zakelijk belang is voor ons als online e-commercebedrijf.  Wij geloven dat dit geen ongepaste impact heeft op uw privacyrechten, aangezien u mogelijk in de toekomst vast meer wilt weten over onze producten en diensten.  Om uw privacyrechten te beschermen, zorgen we er echter voor dat u zich te allen tijde kunt afmelden voor deze communicatie: in uw account, in de e-mail zelf of via de klantenservice

In overeenstemming met bovenstaande rechtsgronden, gebruiken we de gegevens die we verzamelen om:

  • door u gemaakte boekingen uit te voeren, zoals het boeken van een hotel;
  • uw reisbevestigingen en belangrijke reisupdates voor uw aanstaande reis te verstrekken (via e-mail of sms);
  • uw identiteit te controleren om fraude tegen te gaan;
  • uw account te beheren, waaronder het verwerken van betalingen;
  • in het algemeen met u te communiceren, met name als er een wijziging in uw boeking is opgetreden;
  • klantenservice in verband met uw boeking te bieden of op een door u gestelde vraag te reageren;
  • ons Egencia Zakelijk reisprogramma te beheren en uit te voeren;
  • interesse in onze producten, diensten en websitefuncties te meten en deze te verbeteren;
  • u op de hoogte te stellen van speciale aanbiedingen, coupons, loterijen en reisgerelateerde producten en diensten die u mogelijk interessant vindt. U kunt deze ontvangen per e-mail of via advertenties op sites van derde partijen, inclusief via social media;
  • anderszins uw ervaring met deze website of App te personaliseren;
  • u te belonen als onderdeel van een punten- of erkenningsprogramma waaraan u verkiest delen te nemen (ongeacht of dit ons programma is of dat van een derde partij);
  • gegevens van u te verkrijgen, waaronder door u gegeven feedback of door u ingevulde enquêtes;
  • statistische analyses uit te voeren omtrent het gebruik van onze website, Apps en door ons aangeboden diensten om elk aspect van wat we doen te verbeteren;
  • onze rechten als bedrijf te beschermen, met inbegrip van ons intellectuele eigendom, bijvoorbeeld;
  • het oplossen van geschillen en problemen, en het innen van toeslagen;
  • het voorkomen van mogelijk verboden of illegale activiteiten;
  • het handhaven van onze Gebruiksvoorwaarden; en
  • zoals anderszins aan u beschreven op het moment van verzameling.

Als u vragen heeft of verdere informatie nodig heeft over de rechtsgrondslag waarop we uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken, neem dan contact met ons op via de gegevens onderaan dit Privacybeleid.

Hoe beschermen we uw persoonlijke gegevens?
We willen dat u onze Online diensten met een gerust hart voor uw reisplannen kunt gebruiken en we zetten ons dan ook in om de gegevens die we verzamelen, te beschermen. Hoewel geen enkele Online dienst absolute veiligheid kan garanderen, hebben we passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonlijke gegevens te beschermen die wij over u verzamelen en verwerken.  Zo gebruiken we bijvoorbeeld encryptietechnologie wanneer uw gevoelige persoonlijke gegevens tussen uw en ons systeem worden overgedragen. We gebruiken ook firewalls en netwerkbeveiligingssystemen die voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot uw gegevens.  Bovendien hebben alleen bevoegde medewerkers toegang tot persoonlijke gegevens, uitsluitend voor toegestane zakelijke functies

Internationale gegevensoverdracht
Uw persoonlijke gegevens kunnen worden overgedragen aan en verwerkt in andere landen dan het land waarin u woonachtig bent en buiten de EER.  Deze landen kunnen wetten inzake gegevensbescherming hebben die afwijken van de wetten van uw land (en in sommige gevallen niet evenveel bescherming bieden).  Zo slaat Egencia Persoonsgegevens over Reizigers op en verwerkt deze op beveiligde locaties in de Verenigde Staten en andere landen. Met betrekking tot de verwerking van gegevens van niet-VS Reizigers, moet Egencia, om haar diensten te leveren, uw Persoonsgegevens overdragen aan haar gelieerde ondernemingen en/of dienstverleners voor verwerking in de VS en mogelijk andere landen buiten uw land van vestiging,

We hebben passende voorzorgsmaatregelen genomen om te vereisen dat uw persoonsgegevens beschermd blijven in overeenstemming met dit Privacybeleid wanneer ze naar buiten de EER worden overgedragen. Voor Persoonsgegevens uit Europa voert Egencia dergelijke gegevensoverdrachten uit overeenkomstig dit Privacybeleid en toepasselijke wetgeving, waaronder via zelfcertificering voor de EU-VS- en Zwitserland-VS-Privacyschilden. Verder hebben we ook intergroepsovereenkomsten die strikte bepalingen voor de gegevensoverdracht bevatten, die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie (modelcontractbepalingen genoemd) en die van alle groepsbedrijven vereisen dat ze de persoonsgegevens die ze vanuit de EER verwerken, beschermen overeenkomstig de gegevensbeschermingswetgeving van de Europese Unie.

We waarborgen dat al onze externe serviceproviders aan wie gegevens worden overgedragen, passende maatregelen hebben getroffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen.  Het mechanisme van adequaatheid kan (i) een adequate status van het land zijn, d.w.z. gevestigd in op een land dat de Europese Commissie “adequaat” acht, aangezien de gegevensbeschermingsnormen van het land vergelijkbaar zijn met die van de Europese Unie; (ii) standaardcontractbepalingen; of (iii) het EU-VS- en Zwitserland-VS-privacyschild.

Bewaren van gegevens
We bewaren de persoonlijke gegevens die we van u verzamelen wanneer we een voortdurende legitieme zakelijke noodzaak hebben om dit te doen (bijvoorbeeld om u te voorzien van een dienst die u heeft aangevraagd of om te voldoen aan toepasselijke wettelijke, fiscale of boekhoudkundige vereisten).

Wanneer we geen voortdurende legitieme zakelijke noodzaak hebben om uw persoonlijke gegevens te verwerken, zullen we de gegevens ofwel verwijderen of anonimiseren, of, als dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat uw persoonlijke gegevens zijn opgeslagen in back-uparchieven), zullen we uw persoonlijke gegevens veilig opslaan en isoleren van elke verdere verwerking tot verwijdering mogelijk is.

We zullen uw gegevens anonimiseren of samenvoegen als we van plan zijn om ze te gebruiken voor analytische doeleinden of trendanalyse over langere perioden.

Uw rechten met betrekking tot uw gegevens

Als deelnemer aan het Egencia-programma ontvangt u mogelijk communicatie van ons, waarin we u voorzien van reisnieuws en updates. U kunt uw abonnement op dergelijke e-mailnieuwsbrieven te allen tijde opzeggen via de pagina Mijn profiel onder het kopje “E-mailinstellingen” of door uw Travel manager, Planner of Travel director te informeren dat u dergelijke berichten van Egencia niet meer wilt ontvangen. U krijgt ook de mogelijkheid om u af te melden voor dergelijke nieuwsbrief in de desbetreffende e-mails die we aan u verzenden.

Let op: wij behouden ons het recht voor om u andere berichten te sturen, waaronder aankondigingen over diensten,  administratieve berichten en enquêtes met betrekking tot uw Egencia-account of uw transacties met Egencia, zonder u de optie te geven om deze berichten niet langer te ontvangen.

  • U kunt gegevens op de pagina’s Mijn Profiel en Mijn reizen inzien, toevoegen, bijwerken of verwijderen en uw account sluiten zoals hieronder wordt beschreven.  Als u een dergelijk verzoek doet, is Egencia gerechtigd om identificatie te vragen voordat een dergelijk verzoek in behandeling wordt genomen.
  • U kunt ook een schriftelijk verzoek indienen om de persoonsgegevens in te zien die we over u hebben. Als u een dergelijk verzoek doet, is Egencia gerechtigd om passende identificatie te vragen voordat een dergelijk verzoek in behandeling wordt genomen. U kunt een schriftelijk verzoek voor toegang tot uw persoonsgegevens indienen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens die hieronder in het gedeelte “Contact met ons opnemen” staan vermeld.

Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming
Als u ingezetene bent van de Europese Economische Ruimte, heeft u de volgende rechten op het gebied van gegevensbescherming:

  • Als u uw persoonlijke gegevens wilt inzien, corrigeren, bijwerken of verwijdering van uw persoonlijke gegevens wilt aanvragen: de pagina’s Mijn Profiel op Egencia stelt leden in staat om hun accountinstellingen weer te geven en te wijzigen. Met de optie voor e-mailinstellingen kunt u uw e-mailadres wijzigen en uw reisnieuwsbrief en overige abonnementen beheren. U kunt ook uw wachtwoord wijzigen en ervoor kiezen om automatisch met uw wachtwoord aan te melden wanneer u inlogt op deze website. U kunt nieuwe Reizigers toevoegen en bestaande Reizigers uit uw ledenprofiel verwijderen namen, telefoonnummers, paspoortgegevens en contactpersonen voor noodgevallen voor Reizigers die gekoppeld zijn aan uw profiel bijwerken of corrigeren, en uw reisvoorkeuren bijwerken.  U kunt ook contact met ons opnemen via de contactgegevens in het gedeelte “Contact met ons opnemen” onderaan dit Privacybeleid.
  • Als u toegang tot uw persoonlijke gegevens vraagt, bevestigen we of we uw gegevens in bezit hebben en verstrekken we u een kopie waarin we uitleggen hoe we uw gegevens verwerken en waarom, hoe lang we ze opslaan en welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens.
  • Als u om verwijdering van uw persoonlijke gegevens vraagt, zullen we deze wissen.   Houd er rekening mee dat we alle gegevens dienen te bewaren die we nodig hebben om onze wettelijke verplichtingen na te komen of om een wettelijke vordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens, ons vragen de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken of de overdraagbaarheid van uw persoonlijke gegevens aanvragen. Nogmaals: u kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in het gedeelte “Contact met ons opnemen” onderaan dit Privacybeleid.
  • U kunt verzoeken om uw Egencia-account te sluiten door contact met ons op te nemen. Wanneer u een account eenmaal heeft gesloten, kunt zich niet meer aanmelden of toegang krijgen tot informatie die aan uw account gekoppeld is, maar u kunt te allen tijde een nieuw account openen. We sturen u een e-mail waarin we de sluiting van uw account bevestigen naar het e-mailadres dat in uw gebruikersprofiel is opgenomen. Houd er rekening mee dat we alle gegevens moeten bewaren die we nodig hebben om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of om een juridische vordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
  • Als we uw persoonlijke gegevens met uw toestemming hebben verzameld en verwerkt, kunt u ook uw toestemming op ieder moment intrekken.  Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking die wij hebben uitgevoerd voordat u uw toestemming introk, noch op de verwerking van uw persoonlijke gegevens die is uitgevoerd op basis van andere wettelijke verwerkingsgronden dan toestemming.
  • U heeft het recht om bij een gegevensbeschermingsautoriteit een klacht in te dienen over onze verzameling en ons gebruik van uw persoonlijke gegevens.  Neem voor meer informatie contact op met uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit. Contactgegevens voor gegevensbeschermingsautoriteiten in de Europese Economische Ruimte, Zwitserland en bepaalde niet-Europese landen (waaronder de VS en Canada) zijn hier beschikbaar.

Kunt u contact met ons opnemen via de gegevens onderaan dit Privacybeleid.

We beantwoorden alle verzoeken die we van personen ontvangen die hun rechten op het gebied van gegevensbescherming willen uitoefenen in overeenstemming met de toepasselijke wetten op het gebied van gegevensbescherming.

Het weergeven van gepersonaliseerde advertenties

Externe adverteerders, zoals reclame-entiteiten en zakelijke partners, kunnen cookies en andere technologieën (zoals webbakens) gebruiken om informatie over uw online activiteiten te verzamelen. De doeleinden voor de verzameling van deze informatie zijn onder meer: het gebruik van onze site te meten en te begrijpen en om reclamecontent op deze en andere sites te analyseren, te wijzigen en te personaliseren aan de hand van uw kennelijke interesses. Wij hebben geen toegang of controle over cookies of overige functies waarvan ze mogelijk gebruikmaken, en de informatiepraktijken van deze adverteerders vallen niet onder dit Privacybeleid. U kunt via de volgende bronnen meer informatie inwinnen over externe adverteerders en de mogelijkheden onderzoeken om de verzameling van deze informatie te weigeren:

  • http://www.youronlinechoices.eu/
  • http://youradchoices.ca/choices/
  • http://www.aboutads.info/choices/
  • http://optout.networkadvertising.org/

Do-Not-Track Signals en vergelijkbare technieken. Bepaalde webbrowsers zenden do-not-track-signalen (“niet traceren”) uit naar websites waarmee de browser communiceert. Vanwege de verschillende manieren waarop webbrowsers deze functie implementeren en activeren, is het niet altijd duidelijk of het de bedoeling van de gebruikers is dat deze signalen worden verzonden en of gebruikers zich er eigenlijk wel bewust van zijn dat deze signalen worden verzonden. Deelnemers van de toonaangevende organisatie voor internetnormstelling die zich bezighoudt met dit probleem, zijn bezig te bepalen of websites iets dienen te ondernemen wanneer zij dergelijke signalen ontvangen, en zo ja, wat voor actie hierbij nodig is. Egencia onderneemt momenteel nog geen actie wat betreft het reageren op deze signalen. Als er een definitieve norm wordt vastgesteld en geaccepteerd, maken we bekend hoe het beste op deze signalen gereageerd kan worden.

Wijzigingen in deze kennisgeving en Hoe contact met ons op te nemen

Updates aan dit Privacybeleid
Wijzigingen in dit Privacybeleid zullen worden aangebracht wanneer dit nodig is als gevolg van veranderende juridische, technische of zakelijke ontwikkelingen. Wanneer we ons Privacybeleid bijwerken, zullen we passende maatregelen nemen om u te informeren, in overeenstemming met het belang van de wijzigingen die we aanbrengen.  Wij zullen uw toestemming vragen voor materiële wijzigingen van het Privacybeleid indien en waar dit vereist is door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

U kunt zien wanneer dit Privacybeleid het laatst is bijgewerkt door de datum van “laatst bijgewerkt” te controleren die bovenaan dit Privacybeleid wordt weergegeven.

Als u vragen heeft over wijzigingen in dit Privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens.

Contact met ons opnemen
Als u vragen heeft over dit Privacybeleid of onze privacypraktijken in het algemeen, kunt u contact met ons opnemen op:

E-mail: customer_service@egencia.nl. We doen ons best om uw vraag binnen 24 uur te beantwoorden.

Bellen: Als u meer onmiddellijke hulp nodig heeft, kunt u ons bellen op 001 713 72 55.

We willen ervoor zorgen dat u controle heeft over uw online reiservaring als Egencia-klant: van de planning en boeking van uw reis tot de bescherming van uw persoonsgegevens. De medewerkers van de Egencia-klantenservice zijn 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar om de kwesties omtrent uw Egencia-reizen op te lossen. U kunt ook te allen tijde het klantenservicenummer gebruiken dat u bij de registratie van het bedrijf heeft ontvangen. Daarnaast kunt u ook rechtstreeks contact opnemen met de reisleverancier op het telefoonnummer of het e-mailadres in uw reisplan.