Online vs doe-het-zelf: Wat zijn de kostenvoordelen?

De zakenreisindustrie is druk in de weer om het online boekingsproces te adopteren. Het heeft bewezen voordelen wat betreft kosten, controle en zorgplicht, maar het is ook belangrijk op te merken dat niet alle online transacties dezelfde zijn – het hangt er veel vanaf hoe en waar u boekt.

Een online transactie kan veel dingen betekenen. Het kan een boeking zijn via een mobiele app of een website, via metasearch-engines als Skyscanner, online reisbureaus of boekingstools. En omdat we het directe online kanaal (bijv. non-business OTA’s als Expedia of de eigen websites van luchtvaartmaatschappijen of hotelketens) als goedkoop beschouwen, lopen zakenreizigers en boekers mogelijk de echte waarde mis van boekingen via een Travel Management Company (TMC).

Doe-het-zelf initiatieven gaan altijd vergezeld met enkele uitdagingen die u niet heeft wanneer u een professionele serviceprovider gebruikt. Renovaties zijn een goed voorbeeld. Doe-het-zelf werk kan aantrekkelijk lijken voor de enthousiaste amateur, omdat het in theorie een lagere kostenoptie biedt. De ontbrekende kennis of deskundigheid van de amateur kan echter leiden tot exact het tegenovergestelde. Hieronder bieden we een kort overzicht van hun verschillen en hun verschillende voor- en nadelen.

1. Keuze

Een online TMC kan de content bevatten die uw bedrijf wilt zien. Dit betekent dat de aangeboden leveranciers degenen zijn die uw werkgever aanbeveelt aan zijn reizigers, bijvoorbeeld vanwege commerciële samenwerkingen of zorgplicht.  Deze leveranciers kunnen ook reizigers in uw bedrijf speciale voordelen bieden, zoals een lager tarief of een upgrade.

2. Tijd is geld

U kunt een hotelkamer tegen een goede prijs vinden met behulp van een metasearch-engine of online reisbureau als Expedia, maar het vinden van de beste opties en tarieven kan een boeker ook veel meer tijd vergen. Zakenreizigers die hun eigen reserveringen boeken, kunnen tijd verspillen die beter kan worden besteed aan de bijdrage van de bedrijfsstrategie.

3. Een helpende hand

In de echte wereld gaan de zaken niet altijd zoals verwacht. Reisplannen kunnen veranderen en een gemiste vlucht of reishinder kan ervoor zorgen dat uw reiziger moet omboeken. Dit betekent dat u toegang nodig heeft tot offline TMC-support, zoals de reizigersondersteuning in noodsituaties. Zij kunnen reizen binnen enkele minuten en zonder lange oproepen of wachtrijen opnieuw regelen.

Het meest kosteneffectieve tarief voor een specifieke reiziger is ook niet noodzakelijkerwijs de goedkoopste. Iemand in sales moet zijn reisplannen bijvoorbeeld vaak wijzigen, zodat een flexibel ticket misschien de beste keuze is. Het vinden van het juiste tarief is wat de travel consultants van een TMC getraind zijn om te doen.

Een hoog online adoptiepercentage is belangrijk, maar offline support is essentieel.

4. Beleidsnaleving houdt de kosten onder controle

Elk bedrijf wil dat het beleid nagekomen wordt om kosten te besparen. Uw bedrijf dient een systeem neer te zetten dat de reizigers in staat stelt om te boeken op de manier die zij willen, terwijl ze zich tegelijk houden aan het bedrijfsbeleid. Dit is bijna onmogelijk wanneer ze boeken op verschillende websites.

Het backoffice papierwerk wordt ook een probleem als u via meerdere kanalen boekt. Onkosten- en goedkeuringsformulieren handmatig invullen en indienen kost niet alleen tijd, middelen en geduld, maar ook een flexibel financieel team! Een corporate boekingssysteem dat automatisch gegevens verzamelt en rapporten in het juiste formaat opstelt is veel makkelijker dan een verzameling handmatige spreadsheets.

5. Kosten onderhandelen

Reizigerstevredenheid is belangrijk, maar uw bedrijf moet er ook voor zorgen dat het de waarde van zijn reisuitgaven maximaliseert. Focus niet alleen op één tarief. Overweeg hoe u uw totale bestedingsvolume kunt gebruiken om goede deals te krijgen.

U kunt bijvoorbeeld 300 nachten per jaar kopen bij één hotelketen, maar als u dit doet via een mix van online reisbureau, de eigen hotelwebsite en offline reisagenten, dan wordt dit niet weergegeven in de geconsolideerde data. Zonder dat kunt u het totale bestedingsvolume niet gebruiken om een gunstig tarief te krijgen. Als alle reserveringen op één plaats via een TMC worden geboekt, heeft uw Account Manager meer gegevens tot zijn beschikking en kan hij of zij als gevolg betere tarieven voor u onderhandelen.

Met alle informatie op één plaats kunt u ook maatschappelijk verantwoord ondernemen en vervult u uw zorgplicht door uw reizigers te volgen. U kunt vervolgens uw reizigers beschermen en ze omboeken en repatriëren in het geval van een noodsituatie

Voordat u begint te hopen dat iedereen online boekt, vraag u zichzelf eerst af wat de echte kosten zijn van doe-het-zelf boekingen.