Hoe kunt u uw bedrijf overtuigen om een TMC te gebruiken?

Regelen en boeken uw zakenreizigers hun eigen reizen?

Overstappen naar een toegewijd travel management company (TMC) met gedefinieerd reisbeleid, voorkeursleveranciers en aanvaarde processen kan geld besparen en reizigers een betere service bieden.

Uw baas zal de overstap naar een TMC waarschijnlijk alleen goedkeuren als hij of zij ervan overtuigd is dat het een netto bedrijfsvoordeel levert (bijv. kostenvermindering).

De belangrijkste argumenten voor uw baas

1. Processen en het gegevensverzameling
Gestandaardiseerde processen stellen ondernemingen in staat om efficiëntie te verhogen en kosten te minimaliseren. Dit betekent dat data, zoals vaak gebruikte hotels of vluchtroutes, op een consistente manier worden verzameld en geanalyseerd kunnen worden voor de identificatie van verdere kansen.

2. Zorgplicht
Bedrijven dienen stappen te ondernemen om blootstelling aan risico’s voor hun werknemers te beperken. Daarom is het raadzaam om systemen te gebruiken die u vertellen waar uw reizigers volgens de planning moeten zijn en om back-officeprocessen ingericht te hebben, die wanneer nodig adequaat gebruikt kunnen worden.

3. Waarde voor de reiziger
Herkenning van een reiziger krijgt prioriteit bij het omboeken in het geval van reishinder, zoals bijv. vulkaanuitbarstingen of bij verstoring van openbare orde, evenals het bieden van extra voordelen, zoals gratis wifi en toegang tot lounges.

4. Kosten
Het gebruik van een TMC betekent dat u kunt profiteren van lagere tarieven die u als een klein bedrijf niet krijgt, omdat de TMC voortdurend met grote volumes werkt. Als u bij bepaalde leveranciers veel besteedt, dan kan een TMC u helpen om een corporate-tarief te onderhandelen.

5. Content en tijd
Het vinden van de juiste vlucht of hotel tegen de beste prijs kan zeer tijdrovend zijn voor individuele reizigers en kan uw arbeidsproductiviteit verslechteren. Een goede TMC biedt niet alleen een ruime hoeveelheid aan content tegen competitieve prijzen, maar kan deze content doelgericht aanbieden en als gevolg grotere kortingen onderhandelen met de leverancier vanwege het grotere marktaandeel.

6. Service
Vlucht geannuleerd? Uren vertraging? Gemiste aansluiting? Wat nu? Kantooruren zijn doorgaans van 9 tot 17 uur, maar niet voor een travel arranger die 24 uur per dag moet klaar staan. Tenzij u een TMC heeft. Zij behandelen alle kwesties van uw reizigers, ongeacht de tijd of dag. Uw reizigers slaan de normale wachtrijen over en worden doorgeschakeld naar een agent die hen binnen enkele minuten kan helpen.

Om van deze TMC-voordelen te profiteren heeft u eerst een plan nodig dat een senior sponsor kan overtuigen en vervolgens de goedkeuring van uw bedrijf kan krijgen.

 

Hoe verkoopt u een TMC-oplossing aan uw baas

1. Begrijp uw onderneming

Sommige ondernemingen boeken reizen ver vooraf, sommige boeken last minute-reserveringen; Sommige geven de voorkeur aan reizigerscomfort, anderen kiezen voor kostenverlagingen. Wat voor soort reisprogramma past bij uw bedrijf? Waarheen en hoeveel zal uw bedrijf in de toekomst reizen? Waar bent u naar op zoek? Lagere tarieven of betere service?

2. Verzamel gegevens

U heeft inzicht en data nodig om de huidige situatie uit te leggen en in te spelen op eventualiteiten. Zonder coherent systeem kan dit enige tijd duren, maar onderzoek welke cijfers u nodig heeft om uw case te ondersteunen en waar u deze kunt opvragen – bijv. HR-gegevens of declaratierapporten – en stel vervolgens een proces op om ze te verzamelen, te consolideren en presenteren.

Praat met interne stakeholders – reizigers, HR, security, IT, financiën, inkoop – om uit te vinden welke moeilijkheden zij ervaren met het bestaande reisprogramma.

3. Bepaal uw doelstellingen

De cijfers en uw stakeholders zullen u vertellen welke onderdelen – vluchten, service, kosten – en functies (betere content, verbeterde processen, waaronder datacollectie en veiligheid van reizigers) misschien verbeterd kunnen worden en zo ja, waar een TMC waarde kan leveren.

4. Bouw uw case op

Werk samen met interne stakeholders om een programma en beleid te creëren dat werkt voor uw bedrijf en een zoek een senior sponsor om uw initiatief te steunen.

Bewijs dat elke investering in tijd en geld wordt overtroffen wordt door de waarde van een TMC.

5. Vraag een expert om hulp om alles in kaart te brengen

Vraag in geval van twijfel om advies bij een specialist van een TMC. Zij kunnen ondersteunen en u door het hele proces leiden, waaronder de discussie over de voor- en nadelen voor uw baas.