Het Netflix-effect in zakenreizen: Hoe personalisering helpt bij het besparen van kosten en tijd

Als travel manager weet je dat er twee stakeholders zijn in zakenreizen: het bedrijf en de reiziger, en een geslaagd reisprogramma betekent dat beiden tevreden zijn. Personalisering kan hierbij helpen.

Je reizigers weten steeds meer van technologie. Velen zijn eraan gewend dat de sites die ze in hun privéleven gebruiken, allerlei persoonlijk informatie bevatten en hun voorkeuren kennen. Ze verwachten dus ook hetzelfde gemak van sites die zakelijk gebruiken. Bedrijven zoals Netflix zijn experts geworden op het gebied van individuele voorkeuren. De verwachtingen op basis van iemands privéleven overstijgen vaak wat is toegestaan volgens het reisbeleid van een bedrijf en wat de technologie voor zakenreizen van een bedrijf kan bieden. Reizigers worden consumenten die meer willen dan de standaard boekingservaring, namelijk een die echt ingaat op hun individuele behoeften.

Verschillende werkgerelateerde databases bevatten al elementen van persoonlijke gegevens. Het PNR in het Global Distribution System (GDS PNR) of de boekingstool van uw TMC bevat bijvoorbeeld persoonlijke gegevens zoals het paspoortnummer, het land en de vervaldatum, en frequent flyer-profielen van luchtvaartmaatschappijen bevatten informatie over maaltijd- en stoelvoorkeuren wanneer een reiziger boekt. Maar door een stap verder te gaan en te kijken naar de context van een individueel boekingspatroon ontstaat ware magie.

De juiste keuze vs. te veel keuze

Met personalisering wordt het boekingsproces gemakkelijker gemaakt. Reizigers willen graag volop keuze als het gaat om het boeken van hotels en vervoer, maar als er een grote hoeveelheid content wordt aangeboden, is personalisering belangrijk zodat de gast niet wordt overweldigd. In een zakelijke omgeving betekent dit besparingen op het gebied van productiviteit en, natuurlijk, geld: de hoeveelheid tijd en geld die kan worden bespaard door reizigers minder, maar relevantere opties te bieden. Het boeken van een hotel wordt dan een kwestie van vier hotels aanbevelen die bij de behoeften, voorkeuren en het boekingspatroon van de reiziger passen, en die zich onder het tariefplafond of in het zakelijke hotelprogramma bevinden.

Als u weet welke bestemmingen de reiziger het vaakst bezoekt, kunt u snel de benodigde informatie verzamelen om zijn of haar favoriete accommodatie te boeken. Of als uw werknemers regelmatig in een specifiek hotel nabij uw kantoor of op locatie verblijven, zal uw boekingssite dit ook voor nieuwe reizigers aangeven om ze zo te helpen snel de juiste keuze te maken.

Het is een win-winsituatie. Het insluiten van voorkeuren in de profielen van reizigers betekent voor reizigers snelle en eenvoudige toegang tot wat ze zoeken en voor het bedrijf naleving en besparingen. U vraagt zich wellicht af, als dit zo’n overduidelijke win-winsituatie is, wat zijn dan de eventuele obstakels?

Een balans zoeken tussen gegevens delen en privacy

Reizigers delen meer persoonlijke informatie als ze de voordelen zien, maar er moet een balans worden gevonden tussen respect voor privacy en eventuele regels rond de verzameling van persoonlijke gegevens.

Bijvoorbeeld, weten wat iemands religie is kan nuttig zijn voor het bepalen van speciale maaltijdwensen, maar het kan ook leiden tot aanklachten en in veel gevallen is dit in strijd met de wet.

De wetten die bepalen wat wel en niet kan verschillen per land en kunnen niet door een bedrijf worden gewijzigd. Er zijn echter geen bezwaren om technologieën te gebruiken die de ervaring van de reiziger verbeteren en de beleidsnaleving bevorderen. U kunt dit op een veilige manier aanpakken door uw reizigers bewust te maken van de voordelen van extra persoonlijke gegevens aan online boekingstools, maar de uiteindelijke beslissing over de hoeveelheid gedeelde gegevens aan hen te laten.

De juiste hulpmiddelen gebruiken

Hoewel de bereidheid tot het verhogen van personalisering in een zakelijk reisprogramma belangrijk is, moet u ook over de juiste technologie beschikken om dit te kunnen doen. Het opstellen van aangepaste beleidsregels voor verschillende gebruikersgroepen wordt al breed ingezet. En via online TMC’s kunt u filters toepassen bij het zoeken van vluchten. Voor echte personalisering hebt u echter technologie nodig die de context rondom gebruikersgedrag realtime begrijpt, zoals technologie die begrijpt wanneer een bepaalde reiziger elke week een bestemming zoekt en op basis van die informatie relevante boekingsopties aanbiedt. Een dergelijke gebruikerservaring via online tools of apps kan beleidsnaleving bevorderen en bespaart tijd en geld.

Waar het echt om draait

Als travel manager weet u dat reismanagement draait om meer dan een universeel boekingsproces. Door zakenreizigers te behandelen als individuen met verschillende behoeften en wensen, worden reiservaringen verbeterd, de beleidsnaleving bevorderd en bespaart u tijd en geld.