5 stappen voor het beheren van veranderingen in uw reisprogramma

Elke succesvolle implementatie vereist zorgvuldige planning, van een nieuw reisbeleid tot een nieuwe boekingstool

Boekers en inkopers moeten vaak verandering beheren. Dit kan een nieuw reisbeleid of boekingsproces zijn of het kan gaan om de implementatie van een nieuwe TMC of leverancier.

Allemaal vereisen ze hun eigen speciale overwegingen, maar sommige algemene principes blijven gelden wanneer u wilt dat eventuele veranderingen in een reisprogramma zo vlot en effectief mogelijk doorgevoerd worden.

  1. Begrijp de redenen

Doe onderzoek. Mensen accepteren verandering gemakkelijker als ze de redenen voor de verandering begrijpen. Dit is vooral nodig om managers te overtuigen en op een hoger managementniveau steun te krijgen voor een initiatief.

Of het nu gaat om een nieuwe TMC of een nieuw reisbeleid, elke verandering aan de structuur, de tools of leveranciers heeft zijn eigen kosten en voordelen.

  • Verzamel de data die de nodige informatie geven voor een succesvolle case. Als u bijvoorbeeld overweegt het reisbeleid te veranderen van Business Class naar Premier Economy omdat u denkt dat dit geld bespaart, zorg er dan voor dat u de tarieven heeft getoetst tegen het waarschijnlijke aantal reizen en dat u de verwachte besparingen heeft uitgewerkt.
  • Al zijn sommige van deze kosten en voordelen kwantificeerbaar, andere elementen zoals de impact op uw reizigers kunnen dat misschien niet zijn. Als u denkt dat het reizigerscomfort een belangrijk verandering ondergaat, zorg er dan voor dat u de voordelen voor het bedrijf in het algemeen noemt.

U moet weten wat die verwachte kosten en voordelen zullen zijn voordat u een beslissing neemt of de verandering aan anderen communiceert.

  1. Betrek andere interne stakeholders

Identificeer wie er in het bedrijf door de verandering wordt beïnvloed.

  • Corporate reisbeleidsregels hebben meestal meer dan één eigenaar. Afdelingen als Financiën en HR zullen altijd een mening hebben over veranderingen. De implementatie van een verandering aan een IT-platform kan tijd vergen, dus zorg ervoor dat u de feedback van het team zo vroeg mogelijk ontvangt. Anderen betrekken via een projectgroep of -comité kan zowel extra informatie bieden als de betrokkenheid van de werknemers verhogen.
  • Afdelingen kunnen elk op een andere manier beïnvloed worden. Al dragen langeafstandsvluchten in economy met tussenstops de voorkeur van de CFO, rechtstreekse vluchten in businessclass kunnen beter zijn voor de gezondheid en het welzijn van de werknemers. Ook zakenreizigers worden hierdoor direct beïnvloed. Hun input is essentieel, niet alleen om informatie te verzamelen, maar ook om engagement te stimuleren, wat de toekomstige implementatie helpt vergemakkelijken. Reizigersenquêtes en -mededelingen zijn goede tools om niet alleen feedback te krijgen maar ook de betrokkenheid van werknemers aan te moedigen.
  1. Communicatie

Betrokkenheid van werknemers is altijd belangrijk, maar vooral als het gaat om veranderingen in het reisbeleid, processen of leveranciers. Dit komt omdat reizen niet alleen een commodity is maar ook een emotioneel, menselijk element heeft.

  • Communicatie kan informatie zijn op websites, via e-mail of aan de hand van rechtstreekse notificaties in uw boekingstool, maar geïntegreerde communicatieplannen aan de hand van focusgroepen en face-to-face vergaderingen met reguliere reizigers en boekers om de verandering uit te leggen, kunnen het verschil maken tussen een effectief en ineffectief plan.
  • Zorg ervoor dat u een plan heeft om degenen die getroffen zijn door een verandering op de hoogte te brengen van de implicaties en te vertellen waar training of ondersteuning beschikbaar is. Het is ook belangrijk om te erkennen dat u niet iedereen hoeft te trainen en dat het trainen van een klein aantal ‘super’-boekers, die hun kennis doorgeven aan andere boekers, effectiever kan zijn.
  1. Maak een plan

Als u de verandering aanstuurt in plaats van alleen maar te implementeren, dan dient u een plan op te stellen met een schema waarin de strategie wordt beschreven, van de introductie tot de definitieve implementatie als onderdeel van uw voorstel.

  • Senior level support is essentieel om elk nieuw initiatief te accepteren. Maak een businessplan om deze support te krijgen.
  • Onthoud dat u eventuele kosten van verandering in het businessplan moet opnemen, ongeacht of u een nieuwe leverancier of een nieuwe online boekingstool overweegt.
  • Als de verandering betekent dat de relatie met één strategische leverancier wordt beëindigd en een nieuwe wordt geïntroduceerd, moet u niet alleen denken aan het introduceren van de nieuwe relatie, maar ook hoe u de oude moet ontbinden met minimale hinder en continuïteit van de dienstverlening.
  • Elke belangrijke verandering moet een plan hebben voor het meten van de kosten en het succes van de verandering met regelmatige tussenpozen voor, tijdens en na de uitvoering.
  • Afhankelijk van de aard van de wijziging moet u wellicht het probleem van gebruikerstrainingen en lopende ondersteuning aanpakken. Als u een nieuwe online boekingstool installeert, welke afspraken zijn er dan gemaakt voor gebruikerstrainingen en lopende ondersteuning?
  • Natuurlijk heeft elke verandering in een reisprogramma ook een niet meetbaar, menselijk element dat overwogen moet worden. Reizen, in tegenstelling tot andere commodity’s, beïnvloedt mensen zodat u in sommige discussies rekening moet houden met menselijke gevoelens.
  1. Implementeer de nieuwe strategie

Al het bovenstaande is een eerste stap om de effecten van elke verandering op betrokken partijen te verlichten, maar het werk eindigt niet bij de implementatie. Acceptatie en afronding van de ruwe randen – zoals relaties met nieuwe leveranciers – vereisen doorlopende inzet, betrokkenheid en geduld.

Dit betekent dat u het plan om interne stakeholders te betrekken via feedback en tweerichtingscommunicatie, zoals reizigersenquêtes, moet blijven voortzetten.

Het is tijdrovend en hard werk, maar het helpt u om een​soepel en consistent veranderingsproject te doorlopen met maximale betrokkenheid vanuit in uw bedrijf.