Policy sulla Privacy

Informativa sulla privacy

Avete una domanda o un dubbio sulla vostra privacy o desiderate esercitare un diritto?

Si prega di e-mail servizio_clienti@egencia.it o chiamare 02 75 39 75 50 per saperne di più.
Potete inviare una richiesta per consultare o aggiornare i vostri dati, chiudere il vostro account o cancellare i vostri dati. Ci assicureremo che il nostro team dedicato alla privacy vi risponda direttamente.

Informativa sulla privacy
Ultimo aggiornamento:   Giugno 2018

Introduzione
Egencia LLC (“Egencia”) rispetta il vostro diritto alla privacy e vi attribuisce la massima importanza. Egencia si impegna a proteggere e tutelare i dati personali che ci fornite. La presente Informativa sulla privacy spiega chi siamo; come raccogliamo, usiamo e condividiamo i dati personali che vi riguardano; come potete gestire i dati personali che ci fornite ed esercitare i vostri diritti in materia di privacy; come proteggiamo i vostri dati personali. La presente Informativa sulla privacy si riferisce all’utilizzo che facciamo di tutti i dati personali che ci fornite tramite i nostri Servizi Online, incluso il nostro sito web, la nostra App e le API di prenotazione online (cioè gli strumenti di prenotazione online utilizzati da nostri partner e dai proprietari) (di seguito, i “Servizi Online”) o da voi fornite con qualsiasi altra modalità (collettivamente, i “Servizi”).

Di che cosa si occupa Egencia?
Egencia offre una serie di servizi di gestione dei viaggi aziendali per la pianificazione, la prenotazione e la gestione dei viaggi d’affari; tutti servizi che fornisce direttamente e/o tramite la sua rete di fornitori terzi dedicati, i quali erogano servizi di gestione viaggi. Le prenotazioni possono essere effettuate tramite Egencia Services. L’Assistenza clienti è offerta dal nostro team servizio clienti che si impegna a risolvere eventuali problemi relativi alle prenotazioni.

Programma di viaggi d’affari
La vostra azienda ha aderito al Programma di viaggi d’affari di Egencia per gestire le proprie esigenze in fatto di viaggi aziendali. Nell’ambito di questo programma, l’azienda può nominare un responsabile dei viaggi (“Responsabile viaggi”), per gestire e soddisfare le proprie esigenze di viaggio, ed uno o più organizzatori (“Organizzatore” o “Direttore viaggi”) per prenotare e gestire i viaggi di singoli dipendenti (“Viaggiatori”) e non dipendenti (“Ospiti”), a seconda di quanto ritenuto appropriato dall’azienda.

Prenotazioni effettuate dai viaggiatori
Per prenotare e gestire i viaggi autonomamente, i Viaggiatori devono iscriversi ad Egencia o richiedere al team di implementazione di Egencia di caricare i propri dati del profilo nel nostro sistema. I Viaggiatori non iscritti a Egencia devono rivolgersi al proprio Responsabile viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi per effettuare una prenotazione. Nel caso dei Viaggiatori, la presente Informativa sulla privacy si applica alle modalità di raccolta e utilizzo dei dati personali indipendentemente dal fatto che la prenotazione e la gestione dei viaggi avvengano autonomamente o tramite il Responsabile viaggi, l’Organizzatore o il Direttore viaggi. Pertanto, salvo diversa indicazione esplicita, quando utilizziamo il termine “voi” nella presente Informativa ci riferiamo a voi come Viaggiatore, sia che agiate per vostro conto sia che vi avvaliate di un Responsabile viaggi, un Organizzatore o un Direttore viaggi.

Responsabili viaggi, Organizzatori e Direttori viaggi
Pur essendo principalmente rivolta ai Viaggiatori e agli Ospiti, questa Informativa sulla privacy è applicabile anche ai Responsabili viaggi, agli Organizzatori ed ai Direttori viaggi.

Tutti i dati personali che un Responsabile viaggi, un Organizzatore o un Direttore viaggi ci fornisce in relazione al Programma di viaggi d’affari vengono gestite secondo quanto stabilito nella presente Informativa sulla privacy. Egencia si riserva comunque il diritto di contattare Responsabili viaggi, Organizzatori e Direttori viaggi come stabilito nel Contratto di viaggio d’affari stipulato tra noi e la loro azienda, ad esempio per commenti sul programma o per comunicazioni in merito alla relazione commerciale o a servizi nuovi o aggiornati. Questo contatto può aver luogo telefonicamente, tramite e-mail, SMS o posta.

Per la prenotazione e la gestione di viaggi per conto di un Viaggiatore od Ospite, i Responsabili viaggi, gli Organizzatori e i Direttori viaggi sono tenuti a ottenere il consenso del Viaggiatore o Ospite interessato. nonché ad assicurarsi che quest’ultimo riceva ed esamini le condizioni della presente Informativa sulla privacy.

Quando prenotate viaggi direttamente o tramite il Responsabile viaggi, l’Organizzatore o il Direttore viaggi, le persone autorizzate all’interno della vostra azienda potrebbero avere accesso al vostro ID utente ed al nome dell’account utente, ai vostri itinerari di viaggio e a tutte le altre informazioni del vostro account, e potrebbero anche chiederci di condividere queste informazioni con terzi, per fini contabili o per altre finalità autorizzate. Il vostro Responsabile viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi potrà anche aggiornare le impostazioni del vostro profilo (esclusi l’ID utente e la password) e le preferenze di viaggio in conformità con le istruzioni da voi impartite. Avrà anche facoltà di visualizzare, modificare o cancellare qualsiasi itinerario, se necessario per seguire le vostre istruzioni o per rispettare gli accordi stipulati.

La presente Informativa sulla privacy illustra i dati personali raccolti da Egencia e le procedure seguite per la loro raccolta ed il loro utilizzo. Le policy o procedure seguite dalla vostra azienda potrebbero essere diverse. Decliniamo pertanto ogni responsabilità in merito all’uso e/o alle comunicazioni non autorizzate dei vostri dati personali da parte di soggetti appartenenti alla vostra azienda o rispetto a qualsivoglia atto od omissione della vostra azienda o del vostro Responsabile viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi. Per qualsiasi informazione sulle modalità con cui la vostra azienda o il Responsabile viaggi, l’Organizzatore o il Direttore viaggi gestisce i dati personali o prenota o gestisce viaggi per vostro conto, vi invitiamo a rivolgervi alla figura competente o fare riferimento all’informativa sulla privacy della vostra azienda.

Informazioni fondamentali che dovreste conoscere sulle nostre modalità di utilizzo dei vostri dati:

  • Utilizziamo i vostri dati personali (e quelli dei vostri compagni di viaggio) allo scopo di finalizzare le prenotazioni di viaggio.
  • Ciò implica anche la condivisione dei dettagli della vostra prenotazione con i nostri Fornitori o con i Proprietari delle Strutture, per permettere loro di completare la prenotazione, e con la vostra azienda nell’ambito del Programma di viaggi d’affari
  • Coinvolgiamo anche altri fornitori terzi che forniscono servizi o funzioni per nostro conto.
  • Se accettate di ricevere informazioni di marketing, vi informeremo di eventuali offerte speciali potenzialmente di vostro interesse, inclusi i nostri programmi fedeltà. Potete annullare l’iscrizione in qualsiasi momento sulla pagina del vostro account
  • Potete contattarci in relazione all’aggiornamento o all’accesso ai vostri dati personali secondo le modalità riportate nella sezione “Come contattarci”
  • Utilizziamo strumenti come i cookie per migliorare la vostra esperienza dei Servizi Online e per ottenere informazioni di analisi utili per migliorare, in generale, i nostri Servizi
  • Occasionalmente, e di solito in seguito a un’interazione con noi, vi chiederemo un feedback per essere certi che vi stiamo fornendo il miglior servizio possibile
  • Il Titolare del trattamento dei vostri dati personali è Egencia LLC. Egencia archivia e tratta i vostri dati in ambienti sicuri situati negli Stati Uniti e in altri paesi. Per fornire i servizi, Egencia deve trasmettere i vostri dati personali alle sue affiliate e/o ai suoi fornitori di servizi per il trattamento negli Stati Uniti ed eventualmente in altri paesi al di fuori del vostro paese di residenza. Vi garantiamo che adottiamo le misure appropriate per proteggere la vostra privacy e la sicurezza dei dati

Vi consigliamo di leggere la presente Informativa sulla privacy per intero in modo che possiate essere pienamente informati. Tuttavia, se desiderate accedere a una sezione specifica della medesima Informativa, potete fare clic sul relativo collegamento rapido all’interno del menu.

Se avete domande o dubbi sull’utilizzo da parte nostra dei vostri dati personali, potete contattarci tramite il nostro email o telefono, reperibile nella sezione “Come contattarci” in calce alla presente Informativa.

Collegamenti esterni
Qualora una o più sezioni dei nostri Servizi Online includano link ad altri siti web o App, a tali link di nuova apertura non si applicherà la presente Informativa sulla privacy. Consigliamo pertanto di leggere con attenzione le informative sulla privacy disponibili su tali siti esterni per comprendere le relative procedure per la raccolta, l’utilizzo e la divulgazione dei dati personali.

Quali dati personali raccogliamo e perché?
I dati personali che possiamo raccogliere in relazione a voi rientrano nelle seguenti categorie generali:

  • Dati fornitici direttamente da voi

Potremo chiedervi di fornirci direttamente dati personali. Ad esempio, potremo chiedervi di fornire i vostri recapiti come nome e cognome, numero di telefono e indirizzo e-mail al fine di:

– rendere possibile la vostra prenotazione;

– creare o registrare un account presso di noi;

– attivare il servizio Organizzatore viaggi;

– fornire i servizi e le informazioni da voi richiesti, ad esempio dettagli sulla vostra prenotazione;

– disporre di un recapito in caso di emergenza;

– aggiornare le informazioni relative a programmi frequent flyer o programmi fedeltà;

– fare in modo che riceviate le nostre comunicazioni di marketing;

– inviarci richieste.

Dovrete inoltre fornire i vostri dati per la fatturazione (come numero di carta di credito, nome del titolare della carta e data di scadenza) per l’esecuzione di pagamenti.

È inoltre possibile che vi venga richiesto di fornire dati personali sugli eventuali altri viaggiatori inclusi nella prenotazione e sulle vostre preferenze in materia di marketing, nonché altre informazioni in caso di partecipazione a sondaggi o concorsi. Quando create un account, fornirete un nome utente/un ID utente e una password.

I vostri dati personali potrebbero inoltre essere collegati a cookie per consentire il corretto funzionamento dei nostri Servizi Online, memorizzare le vostre ricerche di viaggio sui nostri Servizi Online e raccogliere informazioni sulle vostre modalità di utilizzo dei medesimi Servizi. Per ulteriori informazioni, vi invitiamo a consultare la nostra Informativa in materia di cookie [link].

Se siete un dipendente di un account aziendale, un fornitore o un altro tipo di partner commerciale, altri dati personali raccolti possono includere datore di lavoro, numero di identificazione del dipendente o altri dati pertinenti.

o Categorie speciali di dati personali
Alcuni tipi di dati personali, ad esempio alcuni codici identificativi emessi dall’amministrazione pubblica, o le informazioni relative a fede religiosa, stato di salute o preferenze sessuali, sono considerati categorie particolari di dati e richiedono una protezione aggiuntiva ai sensi delle leggi vigenti. Limitiamo le circostanze nelle quali possiamo raccogliere categorie particolari di dati personali; esempi di queste categorie di dati includono:

–     Informazioni di tipo sanitario: potrebbero essere necessarie per fornirvi una sistemazione di viaggio adeguata e per specificare requisiti di accessibilità o di una struttura..

–     Codici identificativi emessi dall’amministrazione pubblica, come il numero di passaporto o della patente di guida: possono essere richiesti per voli, noleggio di veicoli o altre prenotazioni di viaggio.

–     Altre informazioni che potete specificare a vostra discrezione e che possono implicare o suggerire dati come quelli relativi a fede religiosa, stato di salute o altro, come ad esempio esigenze alimentari

  • Dati personali forniti volontariamente sui compagni di viaggio o gli ospiti

Quando effettuate una prenotazione per conto di un terzo tramite i nostri Servizi Online, vi chiederemo i dati personali e le preferenze di viaggio di tale individuo. Dovrete ottenere il consenso di tutti gli altri soggetti prima di fornirci i loro dati personali e preferenze di viaggio. I dati personali relativi ai vostri compagni di viaggio potranno essere visualizzati e modificati unicamente tramite il vostro account. Se il vostro compagno di viaggio desidera modificare o cancellare i propri dati personali, può contattarci direttamente ai recapiti indicati nella sezione “Come contattarci” in calce alla presente Informativa sulla privacy.

  • Dati personali che raccogliamo automaticamente

Quando visitate i nostri Servizi Online, possiamo raccogliere automaticamente determinate informazioni dal vostro dispositivo. In alcuni paesi, compresi quelli dello Spazio economico europeo, queste informazioni possono essere considerate dati personali ai sensi delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

Nello specifico, le informazioni che raccogliamo automaticamente possono includere dati come indirizzo IP, tipo di dispositivo, codici di identificazione univoca del dispositivo, tipo di browser (come Firefox, Safari o Internet Explorer), il vostro Internet Service Provider (ISP), il vostro sistema operativo e operatore telefonico. Per gli utenti del sito web, vengono inoltre raccolti i dettagli relativi a eventuali siti di provenienza o pagine di uscita, nonché all’area geografica in senso ampio (ad esempio la posizione a livello di nazione o città).

Potremo raccogliere anche altre informazioni tecniche come il modo in cui il vostro dispositivo ha interagito con i nostri Servizi Online, incluse le pagine visitate e i link su cui avete fatto clic, ovvero i viaggi visualizzati e l’ora e la data relative.

La raccolta di queste informazioni ci consente di comprendere meglio i visitatori dei nostri Servizi Online, la loro provenienza e i contenuti dei nostri Servizi Online di loro interesse. Utilizziamo queste informazioni per nostri scopi di analisi interna e per migliorare la qualità e la pertinenza dei nostri Servizi Online rispetto ai visitatori, ad esempio per personalizzare la vostra esperienza utente, adattare le vostre ricerche e mostrarvi annunci pubblicitari che potrebbero essere di vostro interesse. Utilizziamo queste informazioni automatiche anche per prevenire e rilevare eventuali frodi.

Alcune di queste informazioni possono essere raccolte utilizzando cookie e tecnologie di tracciamento simili, come ulteriormente illustrato nella sezione “Cookie e tecnologie di tracciamento simili”.

  • Dati personali che raccogliamo quando utilizzate le nostre App

Quando utilizzate una delle app per smartphone, tablet o altre piattaforme (collettivamente le “App”), raccogliamo anche:

Informazioni sulla funzionalità delle App cui accedete e che utilizzate. Questo ci consente di identificare le aree delle App che interessano ai nostri clienti in modo da poterle ottimizzare e migliorare su base continuativa.

Ogni App può inviarci l’identificativo univoco del vostro dispositivo (o “UID”), una combinazione unica di numeri o caratteri associata a un dispositivo. Utilizziamo tale codice solo al primo avvio dell’App, in modo da indicare ai network pubblicitari con cui collaboriamo quanti download sono generati tramite clic sui loro banner pubblicitari e attraverso altri strumenti di marketing. Quando viene fornito un indirizzo e-mail, possiamo associarlo al vostro UID/ID cookie corrente allo scopo di fornirvi un’esperienza perfettamente integrata sui diversi dispositivi.

Quando utilizzate la funzione “trova hotel vicino alla posizione corrente” o funzionalità simili di un’App, che suggeriscono contenuti pertinenti in base alla vostra posizione, utilizziamo le informazioni sulla vostra posizione attuale, fornite dal vostro dispositivo tramite GPS o tecnologie similari, per mostrarvi contenuti pertinenti. Non raccogliamo dati sulla vostra posizione se non utilizzate espressamente una funzione di geolocalizzazione; inoltre, potete disattivare la raccolta di tali dati in qualsiasi momento tramite il menu delle impostazioni del vostro telefono.

Inoltre, ogni App invia informazioni su eventuali errori in caso di crash o blocco dell’App medesima, per consentirci di individuare le cause dell’errore e migliorare la stabilità dell’App in versioni future. Tali report sugli errori rilevati contengono informazioni sul tipo e sulla versione del dispositivo in uso, l’UID del dispositivo, l’ora in cui si è verificato l’errore, la funzionalità utilizzata in quel momento e lo stato dell’applicazione al momento dell’errore. Queste informazioni vengono utilizzate al solo scopo di individuare la causa dell’errore e porvi rimedio.

È possibile che vi inviamo notifiche push riguardanti variazioni di stato dei voli o altre notizie concernenti i vostri viaggi. Possiamo usare le notifiche push anche per fornire comunicazioni fondamentali del Responsabile Viaggi/datore di lavoro in caso di emergenza. Queste impostazioni possono essere gestite in qualsiasi momento dalle impostazioni del dispositivo mobile.

Se selezionate la funzionalità per contattare un operatore e scegliete l’opzione per essere richiamati dalla pagina di aiuto di Egencia, dove questa funzionalità è presente, l’app invierà il vostro ID cliente, informazioni sull’itinerario ed eventualmente altre informazioni sull’utilizzo recente dell’App al consulente di viaggio. In questo modo, l’interazione con l’Assistenza clienti sarà più semplice ed efficace.

Avete sempre la possibilità di controllare quali informazioni ci vengono inviate da un’App. A tal fine è sufficiente modificare le impostazioni dell’App nel menu delle impostazioni oppure modificare le impostazioni del vostro dispositivo mobile. In alternativa, potete eliminare l’App dal vostro dispositivo e accedere ai nostri servizi tramite il sito web.

  • Dati personali che raccogliamo quando comunicate con noi attraverso i metodi indicati di seguito

Monitoraggio e registrazione delle chiamate:: Le chiamate da e verso i nostri team di Assistenza clienti possono essere registrate o monitorate a fini di controllo qualità e analisi, per tutelarci in caso di controversia legale e a scopo di formazione del personale. Le registrazioni delle chiamate verranno conservate in conformità con la presente Informativa sulla privacy. Qualsiasi dato personale ottenuta da voi durante una chiamata verrà trattato in conformità con le disposizioni della presente Informativa sulla privacy.

Altre Comunicazioni Online::
Qualsiasi interazione con noi attraverso i nostri Servizi Online, come ad esempio una chat, sarà registrata e monitorata a fini di controllo qualità, per tutelarci in caso di controversia legale e a scopo di formazione del personale. Queste informazioni verranno elaborate e conservate in conformità con la presente Informativa sulla privacy.

  • Cookie e tecnologie di tracciamento similari

Utilizziamo cookie e tecnologie di tracciamento similari (collettivamente, i “Cookie”) per raccogliere e utilizzare dati personali su di voi, compresa la pubblicazione di annunci pubblicitari basati sui vostri interessi. Per ulteriori informazioni sui tipi di Cookie utilizzati da noi e dai nostri fornitori, sul motivo di tale utilizzo e su come è possibile controllarli, potete consultare la nostra Cookie Policy [link]. Potremo combinare le informazioni che ci fornite con quelle relative alle vostre transazioni e che riceviamo su di voi da terzi che svolgono servizi per nostro conto. Le informazioni ricevute tramite Cookie e tecnologie similari potrebbero consentirci di eseguire il tracciamento incrociato di dispositivi e dati relativi ai clickstream degli utenti associati ai Cookie medesimi.

In generale, useremo dati personali raccolti da voi solo per gli scopi descritti nella presente Informativa sulla privacy, o per gli scopi illustrati all’atto della raccolta degli stessi.

Con chi condividiamo i vostri dati personali?

Potremo comunicare i vostri dati personali alle seguenti categorie di destinatari:

  • Le società del nostro gruppo condivideranno occasionalmente i vostri dati personali con società affiliate della famiglia Expedia Group, elencate su expediagroup.com. Laddove la nostra società madre e le nostre affiliate abbiano accesso ai vostri dati personali, li tratteranno nel rispetto di regole rigorose almeno quanto quelle descritte nella presente Informativa sulla privacy. Tali società saranno altresì tenute ad agire nel rispetto delle leggi vigenti in materia di trasmissione di comunicazioni promozionali e, come minimo, a darvi la possibilità di scegliere di non ricevere e-mail commerciali in futuro, mediante un collegamento inserito in ciascuna comunicazione da loro inviata.
  • Fornitori di servizi terzi che ci offrono servizi di elaborazione dati (ad esempio, per supportare l’erogazione dei nostri Servizi Online, fornire funzionalità collegate o contribuire a migliorarne la sicurezza), o che comunque eseguano il trattamento di dati personali per scopi come elaborazione di carte di credito, analisi di business, assistenza clienti, marketing, trasmissione di sondaggi o concorsi, agevolazione dell’erogazione di pubblicità online su misura per i vostri interessi e prevenzione antifrode. Laddove i fornitori di servizi terzi abbiano accesso ai dati personali, raccoglieranno solo quelli necessari a svolgere le proprie funzioni. Non saranno autorizzati a condividerli o utilizzarli per altri scopi.
  • Partner commerciali con cui collaboriamo per la fornitura di servizi o i cui servizi sono offerti tramite i nostri Servizi Online. I servizi forniti con la collaborazione di terzi sono identificabili grazie alla presenza del nome della società, singolarmente o congiuntamente al nostro. Se scegliete di avvalervi di questi servizi facoltativi, potremo condividere informazioni su di voi, compresi i vostri dati personali, con tali partner. Un esempio di partner commerciale è un programma fedeltà di terzi per il quale accumulerete punti attraverso una prenotazione.
  • Fornitori di viaggio come hotel, compagnie aeree, autonoleggi, assicurazioni, proprietari di strutture e, se disponibili, fornitori di attività, linee ferroviarie e compagnie di crociera, inclusi nelle vostre prenotazioni di viaggio. Tutti i servizi erogati da fornitori terzi sono descritti come tali. Se necessario, questi fornitori potranno contattarvi per ottenere ulteriori informazioni su di voi, agevolare la vostra prenotazione o rispondere a eventuali vostre comunicazioni, in conformità con la propria Informativa sulla privacy indipendente. Occasionalmente, condividiamo recensioni anonime con i nostri fornitori di servizi alberghieri. In tali occasioni non condividiamo i nomi o i recapiti degli autori delle recensioni, a meno che voi non ci abbiate autorizzato esplicitamente in questo senso. Decliniamo ogni responsabilità qualora dal contenuto della recensione l’hotel sia in grado di risalire alla vostra identità e vi contatti direttamente
  • Altri soggetti della vostra organizzazione, come Responsabile viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi, come descritto nella sezione “Responsabili viaggi, Organizzatori e Direttori viaggi”.
  • Qualsiasi autorità competente, autorità di regolamentazione, ente governativo, tribunale o altro terzo al quale riteniamo la divulgazione sia necessaria (i) a motivo di legge o regolamento vigente, (ii) per esercitare, definire o difendere i nostri diritti legali o (iii) per proteggere i vostri interessi fondamentali o quelli di qualsiasi altro soggetto. Ad esempio, secondo la legge degli Stati Uniti, l’Ufficio statunitense delle dogane e della protezione delle frontiere del Dipartimento per la sicurezza interna degli Stati Uniti richiede che prima del viaggio vengano forniti al Dipartimento determinate informazioni sui viaggi e sulle prenotazioni, note come Passenger Name Record (PNR) relative ai passeggeri in entrata o in uscita dagli Stati Uniti o in transito nello spazio aereo statunitense. Questi dati personali possono essere comunicati alle compagnie aeree o agli altri fornitori di viaggi affinché possano inoltrarli alle forze dell’ordine e ai governi interessati;
  • Qualora lo riteniamo opportuno allo scopo di indagare, prevenire, attivarci in relazione ad attività illegali o presunte tali, per proteggere e difendere i diritti, i beni o la sicurezza della nostra azienda o di altri, i nostri clienti o altri soggetti e in conformità ai nostri Termini di servizio e ad altri accordi;
  • In relazione a transazioni societarie, come cessioni, fusioni, consolidamento, vendita di attività o nella remota eventualità di un fallimento. In caso di acquisizione, informeremo l’acquirente che dovrà utilizzare i vostri dati personali solo per gli scopi di cui alla presente Informativa sulla privacy; oppure
  • Qualsiasi altro soggetto con il vostro consenso alla comunicazione.

Non siamo in grado di citare ogni singolo destinatario in questa Informativa sulla privacy a causa del numero dei destinatari medesimi e della frequenza con cui queste informazioni si modificano. Le categorie di destinatari sono illustrate in maggiore dettaglio nei paragrafi precedenti di questa sezione, ad esempio fornitori di servizi di viaggio come hotel, compagnie aeree, società di autonoleggio e fornitori di attività, che ci consentono di finalizzare la vostra prenotazione. In caso di dubbi sulla condivisione di dati con terzi, potete contattarci direttamente ai recapiti indicati in calce alla presente Informativa sulla privacy.

Occasionalmente, potremo condividere dati in forma aggregata o anonima con terzi, incluse società operanti nel settore pubblicitario e investitori. Ad esempio, potremo comunicare alle aziende inserzioniste quante visite riceve il nostro sito o quali sono le destinazioni e gli hotel più richiesti. Questi dati sono privi di dati personali e vengono utilizzati per la creazione di contenuti e servizi che rispecchino gli interessi dei nostri clienti.

Come usiamo i vostri dati?

Le basi legali per il trattamento dei dati personali da parte nostra (solo per i visitatori dell’SEE)
Se siete un visitatore che proviene dallo Spazio economico europeo, la base legale per la raccolta e l’utilizzo dei dati personali da parte nostra, come descritto nella presente Informativa sulla privacy, dipenderà dai dati personali interessate e dal contesto specifico in cui li raccogliamo.

Normalmente raccogliamo dati personali da voi unicamente (i) laddove siano necessari per l’esecuzione di un contratto concluso tra di noi, (ii) laddove il loro trattamento risponda a un nostro interesse legittimo rispetto al quale i vostri diritti non siano prioritari, o (iii) laddove disponiamo del vostro consenso a tale raccolta. In alcuni casi, saremo obbligati per legge a raccogliere dati personali da voi, ad esempio laddove sia necessario utilizzare la cronologia delle vostre transazioni per adempiere ai nostri obblighi finanziari e fiscali ai sensi di legge.

Quando vi chiediamo di fornirci dati personali per soddisfare un requisito di legge o per eseguire un contatto concluso tra di noi, lo chiariremo al momento opportuno, indicando se la fornitura dei vostri dati personali sia obbligatoria o meno (e specificando le possibili conseguenze qualora voi non provvediate).

Se raccogliamo e utilizziamo i vostri dati personali sulla base di interessi legittimi nostri o di terzi, tali interessi consisteranno normalmente nel rendere possibile l’operatività della nostra piattaforma e nel comunicare con voi come necessario per fornirvi i nostri servizi, per scopi di verifica di sicurezza quando ci contattate e per il nostro legittimo interesse commerciale, ad esempio per rispondere alle vostre domande, migliorare la nostra piattaforma, intraprendere attività di marketing o individuare o prevenire attività illegali. Potremmo essere titolari di altri interessi legittimi e, se del caso, chiariremo al momento opportuno quali essi siano.

Come determiniamo quali sono i nostri interessi commerciali legittimi?
Effettuiamo una valutazione per garantire quanto segue:

(i)        La legittimità del nostro interesse all’uso dei vostri dati (ovvero, l’esistenza di un’evidente esigenza commerciale da parte nostra); e inoltre
(ii)       Il fatto che tale esigenza commerciale, nel complesso, non vanifichi i vostri diritti in materia di privacy.

Nell’effettuare tale determinazione, valutiamo il potenziale impatto che un uso specifico dei dati può avere su di voi come cliente a fronte delle esigenze della nostra azienda, per garantire che il rapporto tra i due sia adeguato. Inoltre, applichiamo una serie di misure di sicurezza per ridurre al minimo i potenziali rischi.

A titolo di esempio, nella pratica considereremmo la raccolta delle preferenze di marketing dei nostri clienti durante una prenotazione come nostro interesse commerciale legittimo in qualità di società di e-commerce online. Riteniamo che questo non abbia un impatto indebito sui vostri diritti in materia di privacy, in quanto potreste voler conoscere i nostri prodotti e servizi in futuro. Tuttavia, per proteggere quei diritti, ci assicuriamo che voi possiate annullare l’iscrizione a queste comunicazioni promozionali in qualsiasi momento, mediante il vostro account, dal messaggio e-mail stesso o attraverso l’Assistenza clienti.

In conformità con le basi legali di cui sopra, utilizziamo i dati personali che raccogliamo per le finalità seguenti:

  • finalizzare le transazioni da voi avviate, come la prenotazione di un hotel;
  • fornirvi conferme di viaggio e aggiornamenti importanti relativi al vostro prossimo viaggio (tramite e-mail o SMS);
  • verificare la vostra identità a fini antifrode;
  • gestire il vostro account, inclusa l’elaborazione dei pagamenti;
  • comunicare con voi in generale, in particolare in caso di modifiche della prenotazione;
  • fornire servizi alla clientela relativi alla vostra prenotazione o rispondere a eventuali vostre richieste di informazioni;
  • gestire e amministrare il nostro Programma di viaggi d’affari Egencia;
  • misurare l’interesse relativo ai nostri prodotti, servizi e funzionalità del sito web, e migliorarli;
  • informarvi in relazione a offerte speciali, codici sconto, concorsi a premi e prodotti e servizi relativi ai viaggi che potrebbero interessarvi. Potrete ricevere queste comunicazioni tramite e-mail, via posta o mediante annunci pubblicitari su siti di terzi, inclusi i social media;
  • effettuare altre personalizzazioni della vostra esperienza rispetto a questo sito web o App;
  • premiarvi nell’ambito di un programma per il conferimento di premio o riconoscimenti cui voi scegliate di partecipare (nostro o di un terzo);
  • ottenere informazioni da voi, anche attraverso un vostro feedback o la partecipazione a sondaggi;
  • effettuare analisi statistiche sull’utilizzo del nostro sito web e delle nostre App e dei servizi che offriamo per migliorare ogni aspetto della nostra attività;
  • proteggere i nostri diritti come società, incluse ad esempio le nostre risorse di proprietà intellettuale;
  • risolvere controversie, riscuotere commissioni o risolvere problemi;
  • prevenire attività potenzialmente proibite o illegali;
  • far rispettare i nostri Termini di utilizzo; e inoltre
  • come altrimenti indicato a voi al momento della raccolta.

In caso di domande o per richiedere ulteriori informazioni sulle basi legali della raccolta e dell’utilizzo dei vostri dati personali da parte nostra, vi invitiamo a contattarci ai recapiti indicati in calce alla presente Informativa sulla privacy.

Come proteggiamo i vostri dati personali?
Vogliamo che i nostri utenti non nutrano alcun timore nell’utilizzare i nostri Servizi Online per effettuare prenotazioni per i loro viaggi; pertanto, siamo impegnati a garantire la sicurezza dei dati personali che raccogliamo. Sebbene per nessun Servizio Online sia possibile garantire una sicurezza assoluta, abbiamo implementato misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere le informazioni personali che raccogliamo ed elaboriamo su di voi. Ad esempio, nella trasmissione dei vostri dati “sensibili” dal vostro sistema al nostro utilizziamo procedimenti di crittografia, oltre a firewall e a tecniche per il rilevamento delle intrusioni per prevenire l’accesso ai vostri dati da parte di soggetti non autorizzati. In aggiunta, possono accedere ai vostri dati personali solo dipendenti autorizzati, esclusivamente per lo svolgimento delle loro mansioni autorizzate.

Trasferimento internazionale dei dati
I vostri dati personali possono essere trasferiti ed essere soggetti a trattamento in paesi diversi da quello in cui risiedete e al di fuori del SEE. In questi paesi potrebbero vigere normative sulla protezione dei dati diverse da quelle del vostro paese (e, in alcuni casi, non altrettanto restrittive). In particolare, Egencia archivia e tratta i dati personali relativi ai Viaggiatori in ambienti sicuri situati negli Stati Uniti e in altri paesi. In relazione al trattamento dei dati dei viaggiatori non statunitensi, per fornire i propri servizi Egencia deve trasferire i vostri dati personali alle proprie affiliate e/o ai propri fornitori di servizi per il trattamento negli Stati Uniti ed eventualmente in altri paesi diversi da quello in cui risiedete.

Abbiamo adottato misure di sicurezza adeguate per richiedere che i vostri dati personali rimangano protetti in conformità con la presente Informativa sulla privacy quando vengono trasferiti al di fuori del SEE. Per quanto concerne i dati personali provenienti dall’Europa, Egencia svolgerà i trasferimenti in ossequio alla presente Informativa sulla privacy, in conformità con le leggi vigenti e secondo quanto stabilito dall’auto-certificazione nel quadro del Privacy Shield UE-USA e Svizzera-USA. Disponiamo inoltre di accordi infragruppo che prevedono condizioni stringenti per il trasferimento dei dati approvate dalla Commissione Europea (chiamate Clausole contrattuali standard) e che richiedono a tutte le società del gruppo di proteggere i dati personali che trattano provenienti dallo SEE in modo conforme alla legge dell’Unione Europea sulla protezione dei dati personali.

Ci assicuriamo che tutti i nostri fornitori di servizi terzi destinatari del trasferimento di dati dispongano di misure di sicurezza adeguate a proteggere le vostre informazioni personali. Il meccanismo di adeguatezza potrebbe consistere in: (i) stato di paese adeguato, ossia con sede in un paese che la Commissione europea ha ritenuto “adeguato” poiché le sue norme sulla protezione dei dati sono simili a quelle dell’Unione europea; (ii) Clausole contrattuali standard; oppure (iii) lo Scudo per la privacy UE-USA e Svizzera-USA.

Conservazione dei dati
Conserviamo i dati personali che raccogliamo da voi laddove siamo titolari di una legittima esigenza commerciale in tal senso (ad esempio, per fornirvi un servizio che avete richiesto o per soddisfare requisiti legali, fiscali o contabili applicabili).

In assenza di un’esigenza commerciale legittima al trattamento dei vostri dati personali, elimineremo o anonimizzeremo i dati oppure, ove ciò non sia possibile (ad esempio, poiché i vostri dati personali sono conservati in archivi di backup), conserveremo in modo sicuro i vostri dati personali isolandoli da qualsiasi ulteriore trattamento fino a quando non sia possibile procedere alla loro cancellazione.

Anonimizzeremo o aggregheremo i vostri dati qualora intendiamo utilizzarli a fini di analisi o analisi delle tendenze per periodi più lunghi.

I diritti di cui siete titolari in relazione ai dati personali
In quanto partecipanti al programma Egencia, potrete ricevere da noi comunicazioni con notizie e aggiornamenti sui viaggi. In qualsiasi momento potrete cancellare l’iscrizione alle newsletter, inviatevi via e-mail, tramite la pagina “Il mio profilo”, nella sezione relativa alle “Impostazioni e-mail” o informando il vostro Responsabile viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi della vostra intenzione di non ricevere più tali comunicazioni da Egencia. In ogni messaggio inviato sarà inoltre presente un’opzione specifica per annullare l’iscrizione al servizio. Vi preghiamo di notare che Egencia si riserva il diritto di inviare altre comunicazioni, tra cui annunci di servizio, messaggi amministrativi e sondaggi relativi al vostro account Egencia o alle vostre transazioni con Egencia, senza offrirvi la possibilità di rifiutarne la ricezione..

  • Nelle pagine Il mio profilo e I miei itinerari potete consultare, aggiungere, aggiornare o cancellare le informazioni e chiudere l’account come descritto di seguito. In questo caso, Egencia ha il diritto di richiedere un’identificazione appropriata prima di soddisfare tale richiesta.
  • Potete inoltre inviare una richiesta scritta per avere accesso ai dati personali che vi riguardano e che sono in nostro possesso. In questo caso, Egencia ha il diritto di richiedere un’identificazione appropriata prima di soddisfare tale richiesta. Potete inviare una richiesta scritta di accesso ai vostri dati personali contattandoci ai recapiti indicati in calce, nella sezione “Come contattarci”.

I vostri diritti di protezione dei dati
I residenti nello Spazio economico europeo sono titolari dei seguenti diritti in materia di protezione dei dati:

  • Se desiderate accedere, correggere, aggiornare o richiedere la cancellazione dei vostri dati personali, dalle pagine Il mio profilo di Egencia è possibile consultare e modificare le impostazioni del vostro account. Le opzioni relative alle impostazioni e-mail consentono di modificare l’indirizzo e-mail e di gestire le newsletter sui viaggi e qualsiasi altro abbonamento. È anche possibile cambiare la password e impostare l’accesso automatico tramite password a questo sito web. Si possono aggiungere nuovi Viaggiatori ed eliminare Viaggiatori esistenti dal proprio profilo utente, aggiornare o correggere nomi, numeri di telefono, informazioni sul documento di identità o passaporto e contatti di emergenza per i Viaggiatori associati al profilo, nonché aggiornare le proprie preferenze di viaggio. Potete inoltre contattarci tramite i recapiti riportati alla sezione “Come contattarci” in calce a questa Informativa sulla privacy.
  • Se ci richiederete l’accesso ai vostri dati personali, confermeremo se li conserviamo o meno e ve ne forniremo una copia, spiegando come procediamo al relativo trattamento e perché, per quanto tempo li conserveremo e i diritti di cui siete titolari in relazione a essi.
  • Se ci richiederete la cancellazione dei vostri dati personali, provvederemo a eliminarli. Vi preghiamo di notare che dovremo conservare tutti i dati di cui necessitiamo per adempiere ai nostri obblighi legali o per definire un’azione legale, avviarla o difenderci in relazione a essa.
  • Potete opporvi al trattamento dei vostri dati personali, chiederci di limitare tale trattamento o richiederne la portabilità. Anche in questo caso, potete esercitare questi diritti contattandoci tramite i recapiti riportati alla sezione “Come contattarci” in calce a questa Informativa sulla privacy.
  • Per richiedere la chiusura del vostro account Egencia potete contattarci secondo le modalità indicate di seguito. Dopo la chiusura di un account non è più possibile effettuare l’accesso né accedere alle informazioni che vi sono associate ma è possibile aprire un nuovo account in qualsiasi momento. Vi invieremo una e-mail di conferma della chiusura dell’account all’indirizzo e-mail indicato nel profilo utente. Vi preghiamo di notare che dovremo conservare tutti i dati personali di cui necessitiamo per adempiere ai nostri obblighi giuridici o per definire un’azione legale, avviarla o difenderci in relazione a essa.
  • Analogamente, se abbiamo raccolto ed eseguito il trattamento dei vostri dati personali con il vostro consenso, potete revocare tale consenso in qualsiasi momento. Il ritiro del consenso non influirà sulla liceità di qualsiasi trattamento da noi effettuato prima del ritiro medesimo, né influenzerà il trattamento dei vostri dati personali condotto facendo affidamento su basi legali di trattamento diverse dal consenso.
  • Avete il diritto di presentare reclamo presso un’autorità per la protezione dei dati in merito alla raccolta e all’uso da parte nostra dei vostri dati personali. Per ulteriori informazioni, potete contattare l’autorità locale per la protezione dei dati. I recapiti delle autorità per la protezione dei dati nello Spazio economico europeo, in Svizzera e in alcuni paesi non europei (compresi Stati Uniti e Canada) sono disponibili qui.

Potete inoltre contattarci tramite i recapiti riportati alla sezione “Come contattarci” in calce a questa Informativa sulla privacy.

Rispondiamo a tutte le richieste che riceviamo da persone fisiche che desiderano esercitare i loro diritti in materia di protezione dei dati in conformità con le leggi applicabili in materia.

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Modifiche alla presente Informativa e come fare per contattarci 

Aggiornamenti alla presente Informativa sulla privacy
Le modifiche alla presente Informativa sulla privacy verranno apportate quando necessario in risposta a variazioni di tipo legale, tecnico o commerciale. In caso di aggiornamento della nostra Informativa sulla privacy, adotteremo le misure appropriate per informarvi, coerentemente con l’importanza delle modifiche apportate. Otterremo il vostro consenso a qualsiasi modifica sostanziale dell’Informativa sulla privacy se e dove ciò sia richiesto dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

Potete verificare la data dell’ultimo aggiornamento della presente Informativa sulla privacy consultando la data “Ultimo aggiornamento” visualizzata nella parte superiore di questa Informativa.

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