Policy sulla Privacy

La politica di tutela dei dati Egencia

Essendo consapevoli che gli acquisti online richiedono grande fiducia da parte vostra, ci impegniamo con estrema serietà a fare di questa fiducia la nostra massima priorità, per garantirvi la sicurezza e la riservatezza dei dati personali fornitici. (Per “Dati personali” si intendono le informazioni che sono o possono essere correlate ad un determinato soggetto, come il nome, l’indirizzo postale, l’indirizzo e-mail, l’età, i dati di carte di credito/carte di debito/charge card, itinerari e calendari di viaggio, preferenze su posti a sedere e pasti oppure i dati di passaporto e altri visti). In qualità di partecipanti al nostro Programma Aziendale o in veste di visitatori del nostro sito web, avete il diritto di prendere visione della nostra politica di tutela dei dati (di seguito denominata “Politica”) prima di fornire ad EGENCIA qualunque dato personale. La descrizione sotto riportata del nostro Programma è destinata a facilitarvi la comprensione di questa Politica e delle nostre procedure.

Programma Aziendale

Panoramica

Avete aderito al Programma EGENCIA per gestire le vostre esigenze in termini di viaggi aziendali. Nell’ambito di questo programma avete la facoltà di nominare un direttore di viaggi (di seguito denominato “Direttore di viaggi”), per gestire ed organizzare le esigenze dei vostri collaboratori e dipendenti. Voi e/o il Direttore di viaggi potete anche nominare uno o più organizzatori (di seguito denominato “Organizzatore” o “Gestore di viaggi”), per acquistare e gestire i viaggi dei singoli collaboratori o dipendenti (di seguito denominati “Viaggiatori”).

Un Gestore di viaggi può generalmente accedere e prenotare per tutti i vostri Viaggiatori nell’ambito del Programma Aziendale, mentre un Organizzatore può generalmente accedere e prenotare soltanto per i Viaggiatori assegnatigli da un Direttore di viaggi.

Viaggiatori

I Viaggiatori possono acquistare e gestire i propri viaggi oppure affidarsi al proprio Direttore, Organizzatore o Gestore.

La presente Politica di tutela dei dati è applicabile indipendentemente dal fatto che il viaggio acquistato sia di tipo aziendale o personale.

Salvo diversamente indicato, quando nell’ambito della presente Politica ci rivolgiamo a “voi”, ci riferiamo a voi come Viaggiatori, sia che stiate agendo per conto vostro o che vi avvaliate di un Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi.

Direttori di viaggi, Organizzatori e Gestori di viaggi

Pur essendo principalmente rivolta ai Viaggiatori, questa Politica è applicabile anche a Direttori di viaggi, Organizzatori e Gestori di viaggi. In generale, i Dati personali che un Direttore, un Organizzatore o un Gestore ci forniscono su se stessi in relazione al Programma Aziendale sono tutelati secondo quanto stabilito dalla presente Politica.

Inoltre, nell’acquistare e gestire un viaggio per conto dei Viaggiatori, i Direttori, gli Organizzatori e i Gestori di viaggi sono tenuti ad ottenere il loro consenso prima di agire per conto degli stessi nonché ad assicurarsi che essi ricevano ed accettino le condizioni della presente Politica.

Ogni Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi accetta inoltre di esaminare e attenersi alle condizioni della presente Politica nelle operazioni di trasmissione o gestione dei Dati personali dei Viaggiatori..

Ambito della Politica

La presente Politica illustra le procedure di raccolta ed utilizzo di informazioni, adottate da EGENCIA in relazione alle attività britanniche. Siccome le vostre direttive o procedure potrebbero differire, decliniamo ogni responsabilità in merito all’uso o alla divulgazione non autorizzati dei vostri Dati personali da parte di qualunque soggetto appartenente alla vostra azienda o per qualsivoglia atto od omissione da parte della vostra azienda o di vostri Direttori, Organizzatori o Gestori di viaggi. La presente Politica è soggetta al diritto britannico.

Quali informazioni raccogliamo da voi?

EGENCIA raccoglie ed elabora i Dati personali che voi stessi ci fornite appositamente e volontariamente (come il nome, i dati di contatto e l’indirizzo).

Il vostro Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi può fornirci ulteriori Dati personali su di voi in qualità di dipendenti (come l’identificativo del datore di lavoro), per consentirci di fornirvi i nostri servizi. Vi viene richiesto di registrarvi come soci di EGENCIA per utilizzare strumenti di pianificazione selezionati; i Dati personali sono necessari per elaborare e soddisfare le vostre richieste.

In tutte le pagine di EGENCIA in cui vengono raccolti i Dati personali indichiamo con precisione quali informazioni sono necessarie per fornirvi il prodotto o il servizio da voi richiesto (o richiesto per vostro conto dal Direttore, dall’Organizzatore o dal Gestore di viaggi).

Dove vengono conservate le informazioni su di voi?

Attualmente, EGENCIA archivia e conserva i Dati personali relativi a Viaggiatori, contatti dei clienti e soci in un ambiente sicuro situato in Francia. Di conseguenza, per fornire i propri servizi, EGENCIA deve trasferire i vostri Dati personali alla Francia. Ricordiamo che la Francia possiede leggi o norme considerate in grado di offrire una tutela equivalente alle leggi applicabili in materia di privacy o tutela dei dati, che regolano l’uso dei dati personali in tale paese (cfr. “Loi Informatique et Libertés” del 6 gennaio 1978).

IMPORTANTE: Registrandovi come Viaggiatori o diventando soci di EGENCIA, voi autorizzate il trasferimento dei vostri Dati personali in Francia e, se operate in qualità di Direttori, Organizzatori o Gestori di viaggi, confermate di accettare questo metodo di trasferimento delle vostre informazioni e di avere ricevuto la necessaria autorizzazione a consentire questo trasferimento da qualunque altro Viaggiatore singolo, di cui ci avete fornito i Dati personali.

Quando e dove raccogliamo le informazioni su di voi?

I casi specifici in cui EGENCIA raccoglie i Dati personali si verificano se e quando voi/il vostro Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi, per vostro conto:

· Compila(te) la domanda relativa al Programma Egencia
· Diventa(te) socio(i) di Egencia
· Compila(te) un profilo viaggiatore
· Acquista(te) viaggi
· Partecipa(te) ad un’indagine di mercato
· Contatta(te) o comunica(te) con Egencia

Informazioni sui soci

EGENCIA raccoglie l’identificativo, la password e l’indirizzo e-mail di coloro che si registrano per diventare soci del proprio sito.

Informazioni sui profili viaggiatori

EGENCIA raccoglie il nome e cognome e il numero di contatto ogniqualvolta viene effettuata una prenotazione per voi o per vostro conto. EGENCIA può anche raccogliere informazioni relative alle vostre preferenze di volo o di viaggio, tra cui preferenze sui pasti, scelta del posto a sedere, programmi frequenti di volo/hotel/noleggio auto e numeri di iscrizione, oltre ad opzioni di acquisto dei biglietti. Queste informazioni vengono archiviate nell’area My profile [Il mio profilo] del vostro account EGENCIA, ma è nostra cura assicurarci che vengano rese disponibili anche attraverso il vostro Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi.

Quando siete accompagnati da qualcun’altro in un viaggio acquistato tramite EGENCIA, ai fini dell’elaborazione della prenotazione abbiamo la necessità di raccogliere i Dati personali e le preferenze di viaggio della persona in questione. Naturalmente, dovrete accertarvi di ottenere la sua autorizzazione prima di fornire direttamente ad EGENCIA il nome e cognome, il numero di contatto, l’indirizzo e-mail e le preferenze di viaggio dell’accompagnatore, dato che quest’ultimo non potrà accedere direttamente ai nostri sistemi per visualizzare o cambiare le informazioni da voi fornite per suo conto.

Informazioni sull’acquisto dei viaggi

EGENCIA raccoglie l’indirizzo di fatturazione della carta di credito, carta di debito o charge card che viene utilizzata per acquistare i viaggi. Se per l’acquisto di un viaggio viene impiegata la vostra carta di credito, carta di debito o charge card, è nostra cura raccogliere anche le informazioni ad essa relative, tra cui il numero e il tipo di carta, il nome del titolare, il numero di emissione (per le carte di debito), il numero di verifica/codice di sicurezza (se pertinente) e la data di scadenza, in modo tale da fatturarvi i viaggi acquistati tramite EGENCIA.

Indagini di mercato

EGENCIA può (di tanto in tanto) offrire ai propri soci e ai visitatori del sito l’opportunità di partecipare, attraverso il sito stesso, ad indagini sulla clientela riguardanti l’esperienza nell’uso del sito o del servizio offerto. Ai soci esistenti possiamo anche inviare queste indagini periodicamente via e-mail. In ogni caso non siete obbligati a rispondere ad alcuna indagine ed avete la facoltà di cancellarvi per non ricevere altre comunicazioni via e-mail seguendo le istruzioni di “cancellazione” riportate in qualunque comunicazione. Le informazioni raccolte da EGENCIA nel caso scegliate di partecipare potrebbero comprendere il vostro nome e cognome e i vostri contatti. I Dati personali raccolti tramite le nostre indagini vengono utilizzati soltanto per scopi interni, per monitorare e migliorare la qualità del nostro sito e dei servizi offerti alla clientela.

Contattare EGENCIA

EGENCIA raccoglie dati personali come il nome e cognome, l’identificativo del socio, l’indirizzo e-mail e/o il numero di contatto ogniqualvolta inviate una domanda o un suggerimento oppure richiedete assistenza per la visualizzazione di un itinerario, il collegamento al sito o l’accesso al vostro account.

Cookie

EGENCIA raccoglie informazioni sul vostro computer e vi assegna un “cookie” (un piccolo file di testo con funzione di identificazione esclusiva). Non siete dunque voi a fornire queste informazioni, che infatti vengono raccolte automaticamente come mezzo per facilitare la visita al nostro sito. Il cookie identifica il vostro computer.

Prima che accediate al sito di EGENCIA, potrebbe esservi richiesto di registrarvi come soci utilizzando il vostro identificativo e la vostra password. Una volta che vi sarete registrati come soci di EGENCIA, registreremo l’identificativo e il nome sull’account nel cookie presente sul vostro computer.

IMPORTANTE: È vostra facoltà disattivare o scegliere di non ricevere un cookie abilitando il vostro web browser (ad es. Internet Explorer) a rifiutare i cookie o ad avvisarvi prima di accettarne uno. Ricordiamo comunque che “disattivando” questi cookie potreste non essere in grado di accedere o di ricevere alcuni dei servizi sul sito.

Con chi condividiamo le vostre informazioni?

EGENCIA non vende né affitta i vostri dati personali ad altri soggetti.

I nostri partner

EGENCIA è associata con aziende rispettabili (di seguito denominate “Partner”), per offrire a soci e visitatori del sito una vasta gamma di prodotti e servizi. Tutti i servizi di viaggio proposti da EGENCIA tramite un nostro Partner sono descritti come tali e le aziende partner in questione sono opportunamente identificate. Sebbene collaboriamo soltanto con Partner rispettabili e autorizzati, queste aziende potrebbero avere politiche e procedure sulla privacy diverse dalla presente Politica di EGENCIA. Vi suggeriamo pertanto di verificare i termini e le condizioni dei nostri Partner e le loro politiche sulla privacy, per conoscere più approfonditamente le loro procedure di raccolta, utilizzo e divulgazione delle vostre informazioni personali.

Fornitori di servizi

Per fornire ed elaborare i servizi da voi richiesti, EGENCIA condivide i vostri dati personali con i propri fornitori autorizzati, che svolgono alcuni servizi o funzioni per suo conto. È nostra cura condividere soltanto informazioni su viaggi prenotati o acquistati tramite agenti EGENCIA o attraverso il nostro sito. Per potere elaborare e confermare le vostre prenotazioni, i nostri fornitori necessitano infatti di informazioni sul vostro profilo e dei dati relativi a carte di credito/carte di debito/charge card. I fornitori divulgheranno le informazioni sul vostro profilo alle opportune strutture alberghiere, compagnie aeree, compagnie di crociera, società di noleggio auto e ad altri fornitori da cui avete acquistato i prodotti. Come accade per qualunque altro agente di viaggi, queste informazioni devono essere condivise con i nostri fornitori per confermare la vostra prenotazione e le vostre preferenze. Inoltre, tali fornitori potrebbero anche contattarvi per chiedervi ulteriori informazioni in merito alla prenotazione confermata.

Qualora facciate una nuova prenotazione o aggiorniate una prenotazione esistente chiamando il nostro numero gratuito, le vostre informazioni potranno essere consultate secondo necessità da un fornitore, per rispondere alla vostra richiesta.

EGENCIA potrebbe talvolta avvalersi di terzi (che agiscono per conto nostro) per facilitare la divulgazione di indagini, promozioni o programmi analoghi. Qualunque dato personale trasmesso loro dovrà essere utilizzato limitatamente a questo uso; al completamento di tali progetti, tutti i dati e le informazioni verranno restituiti ad EGENCIA.

Informazioni complessive

Occasionalmente EGENCIA condividerà alcune informazioni con i propri fornitori. Queste informazioni non contengono Dati personali e vengono utilizzate per elaborare programmi e contenuti che, a nostro avviso, potrebbero essere di interesse generale per i nostri soci e visitatori del sito.

In che modo potete controllare l’utilizzo delle vostre informazioni: quali sono i vostri diritti

EGENCIA ritiene che soci e visitatori del sito debbano avere il controllo della raccolta e dell’utilizzo dei propri Dati personali. A tale scopo i vostri principali diritti sono i seguenti:

· sapere quali Dati personali conserva EGENCIA su di voi;
· rettificare i vostri Dati personali;
· sapere in che modo vengono elaborati i vostri Dati personali, a quale scopo e chi si occupa dell’elaborazione;
· decidere se ricevere o meno servizi/marketing diretto/informazioni non richiesti su altri prodotti e servizi di viaggio;
· rifiutare di fornire dati o informazioni o revocare il consenso ad un loro utilizzo futuro.

Per accedere a Dati personali ed informazioni che vi riguardano, è sufficiente entrare nelle seguenti zone di EGENCIA:

“My profile” [Il mio profilo]

La pagina “My profile” consente a voi o al vostro Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi (che agisce per vostro conto) di visualizzare e cambiare le impostazioni del vostro account.

“My trips” [I miei viaggi]

La pagina “My trips” consente a voi o al vostro Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi (che agisce per vostro conto) di visualizzare, aggiornare o eliminare eventuali itinerari salvati.

Ai sensi di legge, avete anche la facoltà di inoltrare (occasionalmente) una “richiesta di accesso” scritta, per prendere visione dei vostri Dati personali che EGENCIA conserva in archivio. In tale occasione, EGENCIA ha il diritto di chiedere la verifica della vostra identità, se appropriata, e in talune evenienze può addebitare un diritto amministrativo nominale (per un importo massimo pari al limite legale) per l’operazione di recupero dei dati da voi richiesta.

Come decidere quali comunicazioni di marketing ricevere

Riceverete comunicazioni da EGENCIA se e quando:

· compilate la domanda relativa al Programma EGENCIA;
· accettate di diventare soci di EGENCIA;
· chiedete di chiudere un account;
· acquistate viaggi;
· annullate o cambiate una prenotazione;
· scegliete di ricevere comunicazioni promozionali;
· contattate EGENCIA sottoponendo domande o suggerimenti;
· vi viene chiesto di partecipare ad un’indagine sull’esperienza fatta con il nostro servizio o di rispondere a richieste di informazioni sui nostri servizi o sul nostro sito.

Registrarsi come soci di EGENCIA

Quando visitate il sito o vi registrate come nuovi soci di EGENCIA, potreste ricevere una e-mail con l’oggetto “Benvenuti sul sito di Egencia”. Questa e-mail contiene il vostro identificativo di socio ed illustra i vantaggi legati all’utilizzo di EGENCIA per la pianificazione e l’acquisto dei viaggi. Se non vi registrate come soci di EGENCIA ma consentite invece al vostro Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi di effettuare prenotazioni per conto vostro sul sito, l’e-mail “Benvenuti sul sito di EGENCIA” verrà inviata all’indirizzo indicato nel vostro account.

Acquistare viaggi

Ogni volta che acquistate un viaggio attraverso EGENCIA o che cambiate o annullate una prenotazione confermata, riceverete conferma del vostro itinerario via e-mail. Voi o il vostro Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi potete mantenere un elenco aggiuntivo di indirizzi e-mail, che possono ricevere notifica dei vostri acquisti e/o di cambiamenti o scambi online. Le e-mail di conferma degli acquisti inviate a voi o a questi indirizzi aggiuntivi possono contenere le seguenti informazioni: segnalazione riguardante un elemento prenotato al di fuori delle direttive aziendali; mancato rispetto delle direttive aziendali; codici di motivazione forniti per prenotazioni al di fuori delle direttive aziendali; campi di dati personalizzati e codici di reparto, se pertinenti e se richiesti dall’azienda. Qualora i vostri programmi vengano ostacolati da problemi meccanici, condizioni meteorologiche o eventi legati al vettore, EGENCIA può contattarvi per mettervi al corrente ed aiutarvi a trovare soluzioni alternative. Qualunque segnalazione verrà inviata agli indirizzi e-mail indicati nel vostro account. Se il viaggio è stato prenotato dal vostro Direttore o Organizzatore, queste informazioni verranno inviate direttamente al Direttore o all’Organizzatore stesso.

Scegliere di ricevere comunicazioni promozionali

Scegliendo di registrarvi e di partecipare al Programma EGENCIA, potreste di tanto in tanto ricevere una comunicazione con la quale vi segnaliamo promozioni speciali o altre novità. Le e-mail relative alle promozioni speciali sono destinate ad informarvi su opportunità nuove o esclusive o su offerte speciali disponibili su EGENCIA.

In qualunque momento potete decidere di cancellare l’iscrizione ai servizi promozionali via e-mail di EGENCIA oppure segnalare al vostro Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi che non desiderate più ricevere tali comunicazioni da EGENCIA (EGENCIA declina comunque ogni responsabilità nel caso in cui il vostro Direttore, Organizzatore o Gestore non ci comunichi opportunamente le vostre decisioni). È possibile annullare l’iscrizione a questo servizio in qualunque momento anche seguendo le istruzioni riportate nelle stesse comunicazioni.

Assistenza per l’account

Ogniqualvolta richiedete assistenza per la visualizzazione del vostro itinerario, il collegamento al sito o l’accesso al vostro account, vi risponderemo via e-mail o telefonicamente.

Promozioni per corrispondenza

Qualora aderiate al Programma EGENCIA, di tanto in tanto potreste ricevere per corrispondenza le comunicazioni relative a promozioni speciali o ad altre novità. Potete comunque decidere in qualunque momento di non ricevere altra corrispondenza promozionale seguendo le istruzioni riportate sul materiale postale ricevuto.

Indagini di mercato

Come sopra indicato, di tanto in tanto potremmo inviare indagini di mercato via e-mail ai soci di EGENCIA. Non siete obbligati a rispondere a queste indagini ed avete la facoltà di cancellarvi per non riceverle seguendo le istruzioni di “cancellazione” riportate in qualunque comunicazione.

Come proteggiamo le vostre informazioni

È nostro desiderio che soci, viaggiatori e visitatori del sito provino un senso di sicurezza nell’avvalersi di EGENCIA per pianificare ed acquistare i viaggi. EGENCIA ha messo a punto un programma di sicurezza ed opportune misure tecnico-organizzative mirate a proteggere le informazioni memorizzate sui propri sistemi da qualunque accesso o divulgazione non autorizzati nonché da perdita accidentale o distruzione.

Attualmente, EGENCIA memorizza soltanto le informazioni da voi fornite durante la registrazione in qualità di soci di EGENCIA, la creazione di un profilo di viaggio, l’acquisto di viaggi o l’utilizzo di strumenti selezionati.

I nostri sistemi prevedono il criptaggio dei dati o l’uso di tecnologie di crittografia e firewall conformi agli standard del settore. Quando inviate dati personali ad EGENCIA tramite Internet, queste informazioni sono protette mediante la tecnologia SSL (Secure Socket Layer).

Cambiamenti alla politica di tutela dei dati di EGENCIA

La presente Politica è stata presentata e pubblicata sul nostro sito il 29 luglio 2008. EGENCIA si riserva il diritto di modificarla o di rettificarla in qualunque momento e per qualsivoglia motivo (compresi i cambiamenti alle leggi vigenti o all’attività di EGENCIA).

Qualora venissero apportati cambiamenti sostanziali alla presente Politica o al modo in cui EGENCIA utilizzerà i vostri dati personali, EGENCIA farà il possibile per pubblicare tali cambiamenti prima della loro attuazione. Vi invitiamo quindi a consultare di tanto in tanto la presente Politica, per essere certi di leggerne la versione più recente.

Contattare EGENCIA

È nostro desiderio fare sì che voi stessi abbiate il controllo delle vostre esperienze online in qualità di clienti di EGENCIA, dalla pianificazione all’acquisto dei viaggi fino alla tutela delle informazioni personali.

Gli operatori del Servizio clienti EGENCIA sono pronti ad aiutarvi 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per qualunque evenienza. In caso di bisogno, servitevi del modulo di richiesta di assistenza disponibile nella sezione Assistenza clienti del sito. Tutte le e-mail ricevono una risposta nell’arco di 24 ore. Potete anche contattare il Servizio clienti al recapito fornitovi (o comunicato al vostro Direttore, Organizzatore o Gestore di viaggi all’atto della sottoscrizione del Programma EGENCIA), per parlare direttamente con un operatore.

Gli addetti si occuperanno di qualunque vostra domanda o preoccupazione in merito alla pianificazione o agli acquisti di viaggi con EGENCIA. Faremo tutto il possibile per rispondere alle vostre richieste di assistenza o ad altre domande su EGENCIA nell’arco di 4 ore.

Potete inoltre rivolgervi direttamente al fornitore, contattandolo al recapito telefonico o all’indirizzo riportato sul vostro itinerario.