Policy sulla Privacy

 

Oktober 2, 2017

Informativa sulla privacy di Egencia

Noi di Egencia (“Egencia” o “noi”) sappiamo che effettuare prenotazioni di viaggi online comporta grande fiducia da parte vostra. Ci impegniamo con estrema serietà a fare di questa fiducia la nostra massima priorità, per garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni personali che voi o la vostra azienda ci fornite, ad esempio nome, numero di telefono, indirizzo e-mail o dati di pagamento.

In questa Informativa sulla privacy sono indicate le nostre politiche in materia di tutela dei dati dei clienti, organizzate nelle seguenti sezioni:

Quando prenotate un viaggio tramite Egencia, noi dobbiamo prendere alcune decisioni in merito alle modalità e finalità dell’elaborazione delle vostre informazioni personali allo scopo di adempiere alla vostra prenotazione di viaggio. Siamo quindi responsabili della protezione delle vostre informazioni personali nel corso dell’intero processo di prenotazione.

Nella presente Informativa sulla privacy sono illustrate le politiche di Egencia in relazione alla gestione dei dati personali e sono descritti i tipi di dati personali di cui Egencia dispone, lo scopo per cui detiene tali dati personali e le modalità con cui Egencia raccoglie, conserva, utilizza e condivide queste informazioni.

Egencia LLC aderisce all’Accordo UE-USA e Swiss-USA Privacy Shield. Si veda di seguito per ulteriori informazioni.

Programma di viaggi d’affari – Panoramica

La vostra azienda ha aderito al Programma di viaggi d’affari di Egencia per gestire le proprie esigenze in fatto di viaggi aziendali. Nell’ambito di questo programma l’azienda può nominare un responsabile di viaggi (“Responsabile dei viaggi”), per gestire e soddisfare le proprie esigenze di viaggio, e uno o più organizzatori (“Organizzatore” o “Direttore di viaggi”) per prenotare e gestire i viaggi di singoli dipendenti (“Viaggiatori”) e non dipendenti (“Ospiti”), a seconda di quanto ritenuto appropriato dalla vostra azienda.

Regole relative alle prenotazioni dei Viaggiatori
Per prenotare e gestire i viaggi autonomamente, i Viaggiatori devono iscriversi a Egencia o richiedere al team di implementazione di Egencia di caricare i propri dati di profilo nel nostro sistema. I Viaggiatori non iscritti a Egencia devono rivolgersi al proprio Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore di viaggi per effettuare una prenotazione. Nel caso dei Viaggiatori, la presente Informativa sulla privacy si applica alle modalità di raccolta e utilizzo dei dati personali indipendentemente dal fatto che la prenotazione e la gestione dei viaggi avvengano autonomamente o tramite il Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore di viaggi. Pertanto, salvo diversa indicazione esplicita, quando utilizziamo il termine “voi” nella presente Informativa ci riferiamo a voi come Viaggiatori, sia che stiate agendo per vostro conto sia che vi avvaliate di un Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore di viaggi.

Responsabili dei viaggi, Organizzatori e Direttori di viaggi
Pur essendo principalmente rivolta ai Viaggiatori e agli Ospiti, questa Informativa sulla privacy è applicabile anche a Responsabili dei viaggi, Organizzatori e Direttori di viaggi.

Tutte le informazioni personali che un Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore di viaggi ci fornisce in relazione al Programma di viaggi d’affari vengono gestite secondo quanto stabilito nella presente Informativa sulla privacy. Egencia si riserva comunque il diritto di contattare i Responsabili dei viaggi, Organizzatori e Direttori di viaggi come stabilito nel Contratto di viaggio d’affari stipulato tra noi e la loro azienda, ad esempio per commenti sul programma o per comunicazioni in merito alla relazione commerciale o a servizi nuovi o aggiornati. Questo contatto può avvenire tramite telefono, e-mail, SMS o posta.

Per la prenotazione e la gestione di viaggi per conto di un Viaggiatore o Ospite, i Responsabili dei viaggi, gli Organizzatori e i Direttori di viaggi sono tenuti a ottenere il consenso del Viaggiatore o Ospite interessato, nonché ad assicurarsi che quest’ultimo riceva ed esamini le condizioni della presente Informativa sulla privacy.

Quando prenotate viaggi direttamente o tramite il Responsabile dei viaggi, l’Organizzatore o il Direttore di viaggi, le persone autorizzate all’interno della vostra azienda potrebbero avere accesso al vostro ID utente e al nome dell’account utente, nonché ai vostri itinerari di viaggio e a tutte le altre informazioni incluse nel vostro account, e potrebbero anche chiederci di condividere queste informazioni con terzi per la tenuta di registri o altre finalità autorizzate. Il vostro Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore di viaggi potrà anche aggiornare le impostazioni del vostro profilo (esclusi l’ID utente e la password) e le preferenze di viaggio in conformità con le istruzioni da voi impartite. Avrà anche facoltà di visualizzare, modificare o cancellare qualsiasi itinerario, se necessario per seguire le vostre istruzioni o per rispettare gli accordi stipulati.

Ambito dell’Informativa
La presente Informativa sulla privacy illustra le procedure di raccolta e utilizzo di informazioni adottate da Egencia. Le politiche o procedure seguite dalla vostra azienda potrebbero essere diverse. Decliniamo pertanto ogni responsabilità in merito all’uso e/o alla divulgazione non autorizzati dei vostri dati personali da parte di soggetti appartenenti alla vostra azienda o rispetto a qualsivoglia atto o omissione della vostra azienda o del vostro Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore di viaggi. Per qualsiasi informazione sulle modalità con cui la vostra azienda o il Responsabile dei viaggi, l’Organizzatore o il Direttore di viaggi gestisce i dati personali o prenota o gestisce viaggi per vostro conto, potete rivolgervi alla figura competente o fare riferimento all’informativa sulla privacy della vostra azienda.

Quali informazioni raccogliamo

Per accedere al sito Web di Egencia è richiesto l’inserimento di credenziali di accesso, ovvero ID utente e password. In generale, Egencia raccoglie e archivia tutte le informazioni che le vengono fornite, inclusi, in via esemplificativa, tutti i dati personali forniti o comunicati appositamente e volontariamente in qualsiasi altro modo. Sono inclusi i dati che consentono l’identificazione personale (“dati personali”), quali nome, cognome, numero di telefono e indirizzo e-mail, i dati relativi al documento di identità (o passaporto) e i dettagli per la fatturazione, come il numero, il nome del titolare e la data di scadenza della carta di credito. Possiamo anche richiedere informazioni sulle vostre preferenze di viaggio, comprese le richieste relative ai pasti, la scelta dei posti a sedere, le informazioni sul programma Frequent flyer/prenotazioni alberghiere/autonoleggio e le opzioni per l’emissione del biglietto. Il Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore di viaggi potrebbe fornirci altri dati personali su di voi, ad esempio il numero di identificazione del datore di lavoro.

Egencia raccoglie dati personali in diverse circostanze, ad esempio quando voi:

  • Vi iscrivete a Egencia
  • Compilate un profilo Viaggiatore
  • Prenotate un viaggio
  • Utilizzate il servizio Organizzatore di viaggi
  • Partecipate a un sondaggio
  • Ci contattate

Informazioni sui passeggeri: Quando si prenota un viaggio tramite Egencia, quest’ultima raccoglie il nome e il cognome, il recapito telefonico e altre informazioni personali relative al Viaggiatore, necessarie per la prenotazione, come il numero del documento di identità (o passaporto) e i dettagli per la fatturazione. Possiamo anche raccogliere informazioni sulle preferenze di ogni Viaggiatore, comprese le richieste relative ai pasti, la scelta dei posti a sedere, i programmi Frequent flyer/prenotazioni alberghiere/autonoleggio e i numeri di iscrizione e le opzioni per l’emissione del biglietto.

Informazioni di viaggio degli Ospiti: Quando si effettua una prenotazione per conto di altri tramite questo sito Web, può essere necessario specificare i dati personali e le preferenze di viaggio di tale persona. È necessario ottenere il consenso dei soggetti interessati e assicurarsi che esaminino la presente Informativa sulla privacy prima di fornirci i loro dati personali e comunicarci le loro preferenze di viaggio, in quanto qualsiasi accesso per visualizzare o modificare i loro dati sarà possibile solo attraverso il vostro account. I dati personali di quella persona verranno raccolti, utilizzati e divulgati unicamente allo scopo di effettuare una prenotazione.

Informazioni automatiche: Quando si visita questo sito Web vengono raccolte automaticamente alcune informazioni sul computer in uso, ad esempio l’indirizzo IP, il software del browser Web (come Firefox, Safari o Internet Explorer) e il sito di provenienza. Possiamo raccogliere anche informazioni sulla vostra attività online, come i viaggi visualizzati e le prenotazioni effettuate. Queste informazioni automatiche vengono raccolte allo scopo di personalizzare l’esperienza utente e rilevare e prevenire eventuali frodi. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione “Cookie e altre tecnologie”.

Monitoraggio delle chiamate: Le chiamate ricevute o effettuate dal nostro servizio di Assistenza clienti potrebbero essere registrate o monitorate per finalità di controllo qualità e formazione del personale. Le registrazioni delle chiamate verranno conservate per il tempo ragionevolmente necessario o richiesto per legge, prima di essere eliminate. Qualsiasi informazione personale ottenuta da voi durante la chiamata verrà trattata secondo quanto previsto dalla presente Informativa sulla privacy.

Mancata comunicazione di informazioni: Per accedere al sito Web di Egencia è necessario che vi registriate come membri, usando le credenziali di accesso, ovvero ID utente e password. Quando si programma un viaggio o si effettuano prenotazioni mediante questo sito Web è necessario fornire le informazioni di contatto e le informazioni finanziarie richieste. Le informazioni di contatto saranno utilizzate per la prenotazione dei servizi richiesti, per l’invio dei dettagli della conferma, per la fatturazione e per l’invio di comunicazioni su aggiornamenti o modifiche ai piani di viaggio. Se non ci fornite le informazioni richieste, non potrete accedere al sito Web Egencia e non saremo in grado di evadere le vostre richieste o i vostri ordini.

Come usiamo le vostre informazioni
Egencia tratta dati necessari per la fatturazione (ad esempio il nome del titolare, il numero e la data di scadenza della carta di credito) allo scopo di completare le prenotazioni di viaggio effettuate sul nostro sito. Usiamo altre informazioni personali per le seguenti finalità di carattere generale: completare la vostra iscrizione a Egencia; fornirvi i prodotti e i servizi richiesti; trasmettervi la conferma del viaggio e i relativi aggiornamenti; inviarvi notifiche di viaggio; fornirvi informazioni sugli aggiornamenti di servizio e sui servizi che potrebbero essere di vostro interesse; comunicare con voi in generale; rispondere alle vostre domande e ai vostri commenti; valutare l’interesse verso i nostri prodotti, servizi e siti Web e migliorarli; personalizzare la vostra esperienza con Egencia; per facilitare l’ottenimento di premi nell’ambito di programmi di fedeltà o concorsi a premi cui sceglierete di aderire; richiedervi informazioni anche attraverso sondaggi; risolvere controversie, riscuotere pagamenti o risolvere problemi; prevenire attività potenzialmente vietate o illegali; applicare i nostri Termini di utilizzo; e per le ulteriori finalità illustrate al momento dell’inserimento dei dati.

Con chi condividiamo le vostre informazioni

Egencia e i suoi fornitori di servizi possono condividere le vostre informazioni con i seguenti soggetti:

Fornitori, come ad esempio alberghi, compagnie aeree, aziende ferroviarie, agenzie di autonoleggio o altri fornitori di servizi che danno seguito alle vostre prenotazioni di viaggio. In questo sito Web tutti i servizi erogati da fornitori terzi sono descritti come tali. Questi fornitori tratteranno i vostri dati in conformità con la propria informativa sulla privacy. Vi invitiamo pertanto a prendere visione delle norme a tutela della privacy adottate dai vari fornitori di viaggio, i cui servizi vengono prenotati tramite Egencia. Tenete presente che questi fornitori potrebbero anche contattarvi, se necessario, per ottenere ulteriori informazioni che vi riguardano o agevolare le vostre prenotazioni di viaggio.

  • Società esterne che possono fornire servizi o funzioni per conto di Egencia, incluse le procedure di elaborazione delle carte di credito, le analisi commerciali, l’assistenza clienti, la distribuzione di newsletter o sondaggi tramite e-mail e la prevenzione di frodi. Su istruzione del vostro datore di lavoro, possiamo anche condividere i vostri dati personali con società esterne che forniscono servizi quali il controllo e il rimborso delle spese. Queste società hanno accesso ai dati personali necessari per eseguire queste funzioni, ma non sono autorizzate a condividerle e usarle per altri scopi. Per ulteriori informazioni sul trattamento dei vostri dati personali da parte dei nostri fornitori di servizi, contattateci come indicato nella sezione seguente “Come contattarci”.
  • Altri membri dell’azienda, ad esempio il vostro Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore di viaggi, come descritto nella sezione “Responsabili dei viaggi, Organizzatori e Direttori di viaggi” di cui sopra.
  • Società del nostro gruppo. Alcune informazioni possono essere condivise con la nostra affiliata, Expedia, a scopo di hosting, archiviazione, analisi, e reporting.  Qualora abbia accesso alle vostre informazioni allo scopo di fornire servizi per nostro conto, una società affiliata è tenuta a seguire norme con restrizioni analoghe quanto meno a quelle descritte nella presente Informativa sulla privacy.

Noi e i nostri fornitori di servizi possiamo condividere le vostre informazioni anche nei seguenti casi:

Su vostra richiesta esplicita.

A seguito di citazioni, ingiunzioni o altri procedimenti giudiziari; per affermare o esercitare i nostri diritti legali; per difenderci da pretese legali o in altri casi previsti per legge. In tali casi, ci riserviamo il diritto di sollevare o rinunciare a eventuali eccezioni legali o diritti a noi spettanti.

Quando consideriamo opportuno indagare, adottare misure preventive o agire in sede legale in relazione ad attività illecite o ritenute tali; per proteggere e difendere i diritti, il patrimonio o la sicurezza di Egencia, dei nostri clienti o di altri; e in relazione ai nostri Termini di servizio e altri accordi.

In collaborazione con forze dell’ordine e governi in tutto il mondo per finalità connesse a sicurezza, dogana e immigrazione. Ad esempio, in base alla legge statunitense, l’Ufficio statunitense delle dogane e della protezione delle frontiere del Dipartimento per la sicurezza interna degli Stati Uniti richiede che prima del viaggio vengano forniti al Dipartimento determinate informazioni sui viaggi e sulle prenotazioni, note come Passenger Name Record (PNR), relative ai passeggeri in uscita o in entrata negli Stati Uniti o in transito nello spazio aereo statunitense. Queste informazioni possono essere condivise con le compagnie aeree o altri fornitori di viaggi affinché possano inoltrarle alle forze dell’ordine e ai governi interessati.

Nell’ambito di una transazione societaria proposta o realizzata, ad esempio cessione, fusione, consolidamento o vendita di beni o nell’improbabile eventualità di fallimento.

Vostre scelte in relazione alla raccolta e all’utilizzo delle informazioni personali

Potete accedere, aggiungere, aggiornare o eliminare informazioni nelle pagine Il mio profilo e I miei itinerari e chiudere il vostro account come descritto di seguito.

Potete anche inviare una richiesta scritta di accesso ai vostri dati personali che Egencia conserva in archivio. In questo caso, Egencia ha il diritto di richiedere un’identificazione appropriata prima di soddisfare tale richiesta. Per richiedere per iscritto di prendere visione dei vostri personali, potete contattarci ai recapiti indicati sotto nella sezione “Come contattarci”. Ci adopereremo per rispondere nel più breve tempo possibile e in ogni caso entro i tempi previsti per legge.

I partecipanti al Programma Egencia possono ricevere comunicazioni sulle novità e sugli aggiornamenti relativi ai viaggi. L’iscrizione a tali newsletter via e-mail può essere annullata in qualsiasi momento nella pagina Il mio profilo nella sezione relativa alle impostazioni e-mail o informando il Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore di viaggi della propria intenzione di non ricevere più tali comunicazioni da Egencia. In ogni messaggio inviato sarà inoltre presente un’opzione specifica per annullare l’iscrizione al servizio. Vi preghiamo di notare che Egencia si riserva il diritto di inviare altre comunicazioni, tra cui annunci di servizi, messaggi amministrativi e sondaggi relativi al vostro account Egencia o alle vostre transazioni con Egencia, senza offrirvi la possibilità di rifiutarne esplicitamente la ricezione.

Cookie e altre tecnologie

I cookie sono piccoli file di testo che possono essere memorizzati nel disco rigido del vostro computer (se il browser Web lo consente). Nella Guida presente sulla barra degli strumenti della maggior parte dei browser verrà indicato come impedire al browser di accettare nuovi cookie, come fare in modo che il browser visualizzi una notifica in caso di ricezione di nuovi cookie e come disabilitare i cookie. Tenete presente che rifiutando di accettare i cookie non sarà possibile accedere a molti degli strumenti correlati ai viaggi disponibili sui nostri siti. A un iscritto o visitatore del sito potrebbe essere assegnato un file cookie permanente nel disco rigido del computer. Per non ricevere un file cookie, è possibile impostare il browser in modo da rifiutare i cookie o visualizzare un avviso prima di accettarli. Sebbene il cookie non contenga informazioni personali, può essere associato ai vostri dati personali per l’invio di notifiche mirate tramite e-mail.

Quando si visita questo sito Web, Egencia raccoglie automaticamente alcune informazioni sul computer in uso, ad esempio l’indirizzo IP, il sistema operativo e il software del browser Web, come Firefox, Safari o Internet Explorer. Possiamo raccogliere anche informazioni sulla vostra attività online, come i viaggi visualizzati e prenotati. Queste informazioni automatiche vengono raccolte per diversi scopi, ad esempio per personalizzare l’esperienza utente, facilitare l’uso del sito e raccogliere dati analitici per migliorare costantemente il nostro sito. I cookie possono essere utilizzati per riconoscere il vostro browser come visitatore precedente e per salvare e ricordare le preferenze eventualmente impostate durante la visita del nostro sito. Nel cookie può anche essere registrata la vostra password se avete selezionato l’opzione per la memorizzazione della password nel computer. Vi preghiamo di notare che l’ID utente, la password e qualsiasi altro dato correlato all’account incluso in tale cookie sarà crittografato come misura di sicurezza. Egencia non memorizza mai informazioni confidenziali, quali i numeri di carte di credito, all’interno di un cookie. Oltre ai cookie descritti sopra, nel nostro sito Web possono essere utilizzati anche oggetti LSO (Local Shared Object), detti anche “flash cookie”. Vengono utilizzati per migliorare l’esperienza utente, ad esempio memorizzando le preferenze e le impostazioni degli utenti, come le impostazioni volume/muto, e in relazione ai contenuti animati sul nostro sito Web. Sono simili ai cookie del browser, ma sono in grado di memorizzare dati più complessi rispetto al testo semplice. Ulteriori informazioni sui flash cookie e su come disabilitarli sono disponibili sul sito Web: http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html.

Questo sito può utilizzare anche i Web beacon (detti anche clear gif, pixel tag o Web bug), ovvero piccoli oggetti grafici con un identificativo univoco, che svolgono una funzione analoga ai cookie e vengono inseriti nel codice di una pagina Web. Usiamo i Web beacon per monitorare gli schemi di traffico da una pagina all’interno dei nostri siti a un’altra, per recapitare cookie o comunicare con i cookie, per capire se siete giunti al nostro sito da un annuncio pubblicitario online su un sito di terzi e per migliorare le prestazioni del sito. Possiamo inoltre consentire ai nostri fornitori di servizi di utilizzare Web beacon per aiutarci a capire quali e-mail sono state aperte dai destinatari e monitorare il traffico e le azioni di un visitatore sul nostro sito. Questo ci aiuta a misurare l’efficacia dei nostri contenuti e di altre offerte.

Informazioni raccolte da terzi/Visualizzazione di annunci mirati

Gli inserzionisti terzi, ad esempio società di pubblicità e partner di business, possono utilizzare i cookie e altre tecnologie, come i Web beacon, per raccogliere informazioni sulle vostre attività online. Queste informazioni vengono raccolte per diversi scopi, ad esempio per misurare e comprendere l’utilizzo del nostro sito o per analizzare, modificare e personalizzare i contenuti pubblicitari in questo e altri siti in base agli interessi dei visitatori. Noi non abbiamo accesso né controlliamo i cookie o altre funzionalità utilizzate da tali inserzionisti, e le relative modalità di trattamento dei dati esulano dalla presente Informativa sulla privacy. Per ulteriori informazioni sugli inserzionisti terzi e sulle opzioni disponibili per evitare la raccolta di tali informazioni, consultare una delle risorse seguenti:

Segnali Do-Not-Track e meccanismi analoghi
Alcuni browser Web possono trasmettere segnali “do-not-track” ai siti Web con cui comunicano. Date le differenze nel modo in cui i browser Web incorporano e attivano questa funzionalità, non è sempre chiaro se gli utenti intendono effettivamente trasmettere tali segnali o se ne sono consapevoli. I membri della principale organizzazione che si occupa di definire gli standard Internet che affronta questo problema stanno tentando di stabilire le eventuali azioni che dovrebbero intraprendere i siti Web che ricevono questi segnali. Attualmente, Egencia non esegue alcuna azione in risposta a questi segnali. Se e quando verrà definito e approvato uno standard definitivo, rivaluteremo la modalità per rispondervi.

Uso delle app Egencia per cellulari e tablet (“app per dispositivi mobili”)

Quando si usa un’app Egencia Mobile, le informazioni sugli utenti vengono raccolte e utilizzate con le stesse modalità e finalità adottate per il nostro sito Web.

Inoltre, ci serviamo di informazioni aggiuntive raccolte automaticamente durante l’utilizzo delle nostre app per dispositivi mobili.  In particolare:

  • Raccogliamo informazioni sulle funzionalità dell’app per dispositivi mobili a cui accedete e che utilizzate.  Questo ci consente di individuare le funzionalità più apprezzate dagli utenti e continuare a migliorare la nostra app per dispositivi mobili.
  • Se si usa un’app per dispositivi mobili per trovare un hotel usando la posizione attuale, ci serviamo delle informazioni di localizzazione fornite dal cellulare tramite il GPS o altre tecnologie analoghe per mostrare le strutture alberghiere situate nelle vicinanze.  Non raccogliamo dati sulla posizione a meno che non acconsentiate esplicitamente facendo clic sulla funzionalità per la ricerca di hotel usando la posizione corrente come destinazione oppure non attiviate l’opzione per la raccolta di dati sulla posizione nel menu di impostazioni del telefono. Se acconsentite alla condivisione delle informazioni sulla posizione tramite l’app o le impostazioni del dispositivo, queste informazioni sulla posizione possono essere utilizzate e condivise per proporre hotel o soluzioni di trasporto specifiche della località oppure per fornire altre informazioni o servizi pertinenti.
  • Ogni app per dispositivi mobili ci invierà anche informazioni per la segnalazione di errori in caso di blocco o arresto anomalo.  Questo ci consente di esaminare l’errore e migliorare la stabilità nelle versioni future dell’app per dispositivi mobili. Nel contesto di questi report di errore, l’app per dispositivi mobili ci invia informazioni su tipo e versione del dispositivo mobile, ID cliente, data e ora in cui si è verificato l’errore, funzionalità in uso e stato dell’applicazione al momento dell’errore.  Queste informazioni vengono utilizzate esclusivamente a scopo di indagine e correzione dell’errore.
  • È possibile che vi vengano inviate notifiche push riguardanti variazioni di stato dei voli o altre notizie concernenti i vostri viaggi. Possiamo usare le notifiche push anche per fornire comunicazioni fondamentali del responsabile dei viaggi/datore di lavoro in caso di emergenza. Queste autorizzazioni possono essere gestite in qualsiasi momento dalle impostazioni del dispositivo mobile.
  • Se si seleziona la funzionalità per contattare un operatore e si sceglie l’opzione per essere richiamati dalla pagina Aiuto di Egencia, l’app per dispositivi mobili invierà il vostro ID cliente, informazioni sull’itinerario e altre informazioni sull’utilizzo recente dell’app per dispositivi mobili al consulente di viaggio. In questo modo, l’interazione con l’Assistenza clienti sarà più veloce, immediata ed efficace.

In ogni momento potrete controllare determinate informazioni che ci vengono inviate da un’app per dispositivi mobili.  Potete disattivare in ogni momento l’opzione per la raccolta di dati sulla posizione tramite il menu di impostazioni del telefono.  In alternativa, potete rimuovere l’app dal dispositivo mobile e accedere ai servizi tramite il nostro sito Web o telefonicamente.

Come proteggiamo le vostre informazioni

Il nostro intento è che utilizziate i nostri servizi per pianificare e prenotare viaggi con la massima fiducia, e ci impegniamo a proteggere le informazioni che raccogliamo. Sebbene nessuna azienda possa garantire la sicurezza assoluta, abbiamo messo a punto opportune misure di sicurezza fisica e tecnico-organizzative miranti a proteggere i dati personali posti sotto la nostra custodia e il nostro controllo. Ad esempio, l’accesso ai dati personali è consentito solo ai dipendenti autorizzati e solo per specifiche finalità di business. Inoltre, applichiamo la crittografia durante la trasmissione di informazioni confidenziali tra i vostri sistemi e i nostri, e utilizziamo firewall e sistemi di prevenzione delle intrusioni per impedire che persone non autorizzate accedano alle vostre informazioni.

Come potete accedere alle vostre informazioni

Potete accedere alle vostre informazioni nelle seguenti aree di questo sito Web:

Il mio Account
Nelle pagine Il mio profilo su Egencia è possibile visualizzare e modificare le impostazioni del proprio account. Le impostazioni e-mail consentono di modificare l’indirizzo e-mail e di gestire le newsletter sui viaggi e qualsiasi altro abbonamento. È anche possibile cambiare la password e impostare l’accesso automatico tramite password a questo sito Web. Si possono aggiungere nuovi Viaggiatori ed eliminare Viaggiatori esistenti dal proprio profilo utente, aggiornare o correggere nomi, numeri di telefono, informazioni sul documento di identità (o passaporto) e contatti d’emergenza per i Viaggiatori associati al profilo, nonché aggiornare le proprie preferenze di viaggio.

Richiedere la chiusura di un account
Per chiudere un account
Egencia potete contattarci con le modalità indicate di seguito. Dopo la chiusura di un account non è più possibile accedere alle informazioni associate all’account, ma è possibile aprire un nuovo account in qualsiasi momento. Vi invieremo un’e-mail di conferma della chiusura dell’account all’indirizzo e-mail indicato nel profilo.

I miei itinerari

Nella pagina I miei itinerari di questo sito Web gli iscritti possono visualizzare, aggiornare o cancellare gli itinerari salvati. Se segnalate a Egencia che alcuni dati personali che vi riguardano sono inesatti, incompleti e non aggiornati, Egencia adotterà le misure ragionevolmente necessarie per correggerli, completarli e aggiornarli.

Collegamenti esterni

Se in qualsiasi parte di questo sito Web sono presenti collegamenti ad altri siti Web non gestiti da noi, questi ultimi non rientrano nell’ambito di questa Informativa sulla privacy. Consigliamo vivamente di esaminare le informative sulla privacy pubblicate su tali altri siti per conoscere le loro procedure per la raccolta, l’utilizzo e la comunicazione di informazioni personali.

Dove sono archiviati i vostri dati

Egencia archivia ed elabora i Dati personali relativi ai Viaggiatori in ambienti sicuri situati negli Stati Uniti e in altri stati. In relazione al trattamento dei dati dei Viaggiatori non statunitensi, per fornire i propri servizi Egencia deve trasmettere i vostri Dati personali alle proprie affiliate e/o ai propri fornitori di servizi per il trattamento negli Stati Uniti ed eventualmente in altri stati diversi dallo stato della vostra residenza, le cui norme sulla privacy potrebbero essere diverse da quelle del vostro paese. Egencia vi assicura che le vostre informazioni saranno protette in linea con questa Informativa sulla privacy e con gli adempimenti richiesti dalla legge sulla privacy applicabile ovunque il trattamento avvenga.

Per quanto concerne i dati personali provenienti dall’Europa, Egencia svolgerà i trasferimenti secondo questa Informativa sulla Privacy, in conformità delle leggi applicabili e secondo quanto stabilito dall’autocertificato UE – USA e Swiss-USA Privacy Shield.

UE–USA e Swiss-USA Privacy Shield

Egencia LLC ha autocertificato la sua conformità all’Accordo UE-USA e Swiss-USA Privacy Shield, come disposto dal Dipartimento del Commercio USA in merito alla raccolta, agli usi e alla conservazione di informazioni personali provenienti dall’Unione Europea e dalla Svizzera. Abbiamo autocertificato che aderiamo ai seguenti principi di cui al Privacy Shield: Informativa, Consenso, Responsabilità per il Trasferimento Successivo, Sicurezza, Integrità dei Dati e Limitazione delle Finalità, Accesso e Ricorso, Conformità. Per maggiori informazioni riguardo il Privacy Shield, vedere qui.

Tratteremo i Dati Personali solamente in un modo compatibile con i principi e gli obbiettivi sopra descritti da questa Informativa sulla Privacy (o comunque quelli che verranno da voi successivamente autorizzati).
Prima di usare i vostri Dati Personali per diversi scopi o di condividerli con soggetti terzi indipendenti, vi sarà data l’opportunità di opporvi.
Nella sezione precedentemente descritta “Vostre scelte relative alla raccolta e all’utilizzo delle informazioni personali”, potete trovare informazioni riguardo alle ulteriori scelte e possibili limitazioni d’uso e di condivisione dei vostri Dati Personali.

Come spiegato da questa Informativa sulla Privacy, potremmo fornire i vostri Dati Personali a terze parti che svolgono servizi per nostro conto. In caso di trasferimento di Dati Personali ricevuti in ossequio al Privacy Shield e trasferiti ad una terza parte o fornitore di servizi che trattino i vostri Dati Personali in contrasto con i principi del Privacy Shield, noi saremo considerati responsabili dallo scudo stesso, a meno che non si provi che non siamo responsabili per l’evento che ha cagionato il danno.

In determinate circostanze, è possibile che si debbano condividere i vostri Dati Personali in risposta di valide richieste delle autorità pubbliche, anche per raggiungere i requisiti richiesti per motivi di sicurezza nazionale o di applicazione della legge.

Avrete la facoltà di esercitare il vostro diritto di accesso ai Dati Personali detenuti da Egencia LLC sul vostro conto; inoltre sarà possibile richiedere la correzione, modifica o cancellazione se questi non fossero accurati o se fossero stati trattati in violazione dello Privacy Shield.

Per qualsiasi domanda o reclamo riguardo la nostra gestione dei Dati Personali in conformità al Privacy Shield, innanzitutto dovreste contattarci via mail a questo indirizzo: privacy@egencia.com, e prontamente risponderemo ai vostri quesiti. Nel caso in cui non fossimo in grado di risolvere il vostro reclamo o non provvedessimo a rispondere in un tempo ragionevole, saremo certamente disposti a collaborare e attenerci alle direttive dei Garanti europei per la protezione dei dati personali e L’incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza della Svizzera, al fine di risolvere qualsiasi rimostranza concernente il Privacy Shield. Per risolvere questi eventuali reclami, non risolti dai summenzionati meccanismi, i singoli avranno anche l’opportunità, seppur limitata a determinate condizioni, di invocare un arbitrato vincolante. Per ulteriori informazioni riguardo l’arbitrato vincolante, vedere qui.

Per garantire il rispetto del Privacy Shield, Egencia LLC è soggetta ai poteri investigativi ed esecutivi della Commissione Federale per il Commercio degli Stati Uniti.

Conservazione dei dati

I vostri dati verranno conservati solo per il tempo strettamente necessario in base ai nostro obiettivi di business e alle norme di legge. Tenete comunque presente che alcune informazioni potrebbero essere conservate anche dopo la chiusura dell’account, ad esempio qualora ciò fosse necessario per adempiere ai nostri obblighi di legge, compresa la conservazione dei dati per finalità fiscali e contabili

Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Egencia potrà aggiornare la presente Informativa sulla privacy in futuro. In caso di variazioni sostanziali alla presente Informativa sulla privacy, invieremo una notifica all’indirizzo e-mail fornitoci oppure renderemo nota la modifica mediante apposita comunicazione sul nostro sito Web. Per qualsiasi chiarimento in merito all’Informativa sulla privacy, potete scrivere all’indirizzo e-mail indicato di seguito.

Come contattarci

Per qualsiasi chiarimento in merito alla presente Informativa sulla privacy o alle misure a tutela della privacy in generale, potete contattarci tramite:

E-mail: servizio_clienti@egencia.it. Faremo il possibile per rispondere alle richieste entro 24 ore.

Telefono: Per assistenza più immediata, potete telefonare al numero 02 75 39 75 50.

Posta: Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 333 108th Avenue NE, Bellevue, WA 98004, USA.

È nostra intenzione far sì che voi abbiate il controllo sulla vostra esperienza online, dalla pianificazione alla prenotazione dei viaggi, fino alla tutela dei dati personali. Per qualsiasi problema relativo ai viaggi Egencia, gli operatori dell’Assistenza clienti di Egencia sono a vostra disposizione 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Potete chiamare in qualsiasi momento il numero dell’assistenza clienti fornitovi in fase di iscrizione dell’azienda. Potete inoltre rivolgervi direttamente al fornitore di viaggi al recapito telefonico o all’indirizzo riportato sul vostro itinerario.

La presente Informativa sulla privacy è valida a partire dal giorno [Oktober 2, 2017].