Posté: 02 juillet 2020

Alors que les voyageurs du monde entier s’apprêtent à reprendre la route après la crise du coronavirus (COVID-19), les entreprises ont plus que jamais besoin de gérer les dépenses liées aux voyages d’affaires. L’agence de voyages d’affaires idéale est celle qui pourra aider votre entreprise à faire des économies en vous offrant une meilleure visibilité sur vos données de voyages, une technologie performante pour une meilleure expérience utilisateur, et une assistance en ligne et hors ligne exhaustive.

Si la gestion des dépenses est au cœur de vos préoccupations, tournez-vous vers une agence de voyages d’affaires qui présente un taux d’adoption élevé, car cela pourra vous aider à gagner un temps considérable et faire de grosses économies. Pour accroître votre taux d’adoption, commencez par proposer à vos voyageurs un outil de réservation qu’ils aiment et qu’ils auront plaisir à utiliser.  Soyez également à l’écoute de vos voyageurs d’affaires et tenez compte de leurs commentaires pour améliorer votre programme voyages.

Un taux d’adoption élevé synonyme d’économies chez Umpqua Bank et Nasdaq

Nous savons qu’un programme non encadré peut multiplier le temps et les dépenses consacrés aux voyages d’affaires. Mais un programme voyages encadré n’est performant que dans la mesure où il est adopté par la majorité : votre équipe doit utiliser vos outils de réservation de voyages pour que votre entreprise en tire tous les bénéfices.

« C’est l’idée brillante derrière Egencia et le retour sur investissement obtenu : la structure tarifaire est très légère et les économies réalisées sur la gestion des billets inutilisés en couvrent les coûts. C’est tout simplement fantastique. Pour couronner le tout, vous avez un outil facile à utiliser, donc votre taux d’adoption des réservations en ligne grimpe ; si votre outil ne plaît pas, personne ne l’utilisera. »

— JJ Giachetti, Corporate Travel Manager chez Umpqua Bank

Le fait que nos outils numériques de gestion de voyages d’affaires fonctionnent sur tous les appareils favorise l’adoption, car les voyageurs peuvent modifier leurs plans pendant leur déplacement sans avoir à chercher ailleurs. Nos clients nous ont confié qu’une meilleure adoption leur permet au final de réaliser des économies à l’échelle de l’entreprise.

Six mois après avoir fait appel à Egencia pour la gestion de ses voyages d’affaires, Nasdaq avait déjà enregistré 500 000 dollars d’économies (-32 %), fait grimper son taux d’adoption en ligne de 30 % à 61 % et réduit de 50 heures par semaine le temps nécessaire à la gestion de son programme voyages.

Étude de cas Nasdaq

 Un taux d’adoption en ligne élevé signifie par ailleurs que vos voyageurs pourront voir les mesures que vous aurez prises pour générer des économies et que vous aurez intégrées dans votre programme et votre politique voyages d’affaires, et donc plus facilement s’y conformer. Votre entreprise pourra, par exemple, définir des plafonds de dépenses, ou encore des classes tarifaires à ne pas dépasser pour les billets d’avion. Vous pourrez également faire profiter vos voyageurs d’offres à valeur ajoutée et d’outils qui leur permettront de réaliser des économies. Nos clients peuvent, par exemple, utiliser Egencia Savings Finder for Air and Hotel, et ainsi économiser en moyenne 14 %* sur leurs réservations de vols et 7 %** sur leurs réservations d’hôtels.

Un programme adapté à plusieurs types de voyageurs chez James Fisher Marine Services Ltd.

Un programme voyages ne peut pas être performant s’il est développé selon une approche unique. Les entreprises modernes avec des employés modernes ont besoin de pouvoir personnaliser la procédure et l’expérience de réservation, et apporter des modifications propres à chacun.

L’expérience de réservation doit pouvoir être adaptée aux employés et aux sous-traitants sans impacter l’expérience de réservation de base. Egencia propose une solution numérique de gestion de voyages d’affaires tout-en-un, intuitive et facile à utiliser. Cela signifie que les voyageurs peuvent réserver et modifier leurs voyages avec un seul et même outil, quel que soit l’appareil qu’ils utilisent et où qu’ils se trouvent dans le monde. Mieux encore, les Travel Managers peuvent mettre à jour la politique et modifier les profils toujours avec le même outil, et les conseillers voyages Egencia peuvent aussi accéder à cet outil si les voyageurs ont besoin d’assistance. Notre solution tout-en-un est suffisamment flexible et agile pour pouvoir accompagner des entreprises de tout type (et de toute taille).

« Les agences de voyages d’affaires auxquelles nous avons fait appel avant Egencia avaient des difficultés à s’adapter à nos besoins. Plus concrètement, nous devons régulièrement organiser des voyages pour une vingtaine d’ingénieurs, de techniciens et de plongeurs, et gérer notamment les vols, les véhicules, les hôtels, les bagages ainsi que d’autres spécificités telles que les bagages encombrants, pour les équipements de plongée par exemple. Et tout cela doit souvent être réalisé au pied levé, avec des restrictions relatives à la localisation. »

 Lisa Murphy, Business Operations Lead chez James Fisher Marine Services Ltd

Les voyageurs doivent pouvoir trouver rapidement et facilement les options qui correspondent à leurs besoins, mais cela ne suffit pas à créer une expérience de réservation de voyage positive. Vous devez aussi vous assurer que vos voyageurs sont à l’aise avec le processus de paiement si vous voulez stimuler leur satisfaction. Le fait de pouvoir ajouter des profils invités ou une carte consignée dans votre programme voyages est utile pour les voyageurs qui ne sont pas forcément des employés à plein temps mais des sous-traitants par exemple.

« Les sous-traitants n’ont pas les mêmes privilèges que sous la politique habituelle. Pouvoir personnaliser et limiter les profils invités sur la plateforme Egencia est formidable. [Les sous-traitants] préfèrent par ailleurs éviter d’utiliser leur carte de paiement lorsqu’ils réservent ou séjournent quelque part. Nous utilisons donc la carte consignée pour tout régler. Le prépaiement et la facturation sont effectués en une seule fois ; nous n’avons donc pas à tenir un compte minutieux des dépenses. »

Lisa Murphy, Business Operations Lead chez James Fisher Marine Services Ltd.

Savoir écouter les voyageurs et s’adapter à leurs besoins chez Zeb

Les Travel Managers expérimentés savent que leurs voyageurs sont au cœur des activités commerciales de l’entreprise. Grâce à la solution de voyages d’affaires tout-en-un d’Egencia, la politique voyages de votre entreprise se retrouve directement intégrée dans l’outil de réservation. Ainsi vous pouvez laisser vos voyageurs effectuer leurs propres réservations tout en restant assuré qu’ils seront satisfaits.

« Nous préférons que nos employés prennent leurs propres décisions lorsqu’ils voyagent. C’est pourquoi nous ne les contrôlons pas trop, nous faisons simplement confiance à leur jugement en ce qui concerne les voyages. Ils passent de nombreuses nuits dans des hôtels. Ils doivent s’y sentir à l’aise. »

Dr Christian Spieker, Head of Corporate Services chez Zeb

Les entreprises ayant l’expérience des voyages d’affaires savent à quel point il est important que leurs voyageurs se sentent bien lorsqu’ils sont en déplacement car cela impacte le bonheur de leurs employés et, en définitive, la qualité de leur travail.

« Nous menons des sondages auprès de nos voyageurs afin de savoir s’ils sont satisfaits. La satisfaction des voyageurs a une forte incidence sur la qualité du travail dans notre entreprise. »

Dr Christian Spieker

Téléchargez notre check-list pour réaliser des économies et découvrez comment notre technologie et notre expertise peuvent vous aider à gérer vos dépenses de voyage et générer des économies.

*Chiffres pour l’exercice 2019
**Chiffres pour la période comprise entre le 26/11/2019 et le 06/03/2020

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