Voyages d’affaires et imprévus : 6 astuces pour faire face à l’instabilité du marché

La semaine du 7 novembre 2016 fut, sans nul doute, singulière à bien des égards.

Le mardi 8, le Premier ministre indien a annoncé que les billets de banque de 500 et 1 000 roupies étaient retirés de la circulation. Le même jour, Donald Trump est sorti vainqueur des élections présidentielles américaines – candidat ayant largement basé sa campagne sur un discours protectionniste.

Le mercredi 9, est entrée en vigueur au Canada une nouvelle réglementation obligeant les visiteurs ne requérant pas de visa à obtenir une autorisation de voyage électronique avant de monter à bord d’un avion à destination du pays.

Enfin, la semaine s’est terminée par un tremblement de terre de magnitude 7,8 en Nouvelle-Zélande. Frappant l’île du Sud, il a causé des millions de dollars de dégâts et la fermeture des principales liaisons de transport du pays.

Tous ces événements ont eu des conséquences sur les entreprises qui ont envoyé des voyageurs dans ces pays. Pour autant, rien ne prédisait que cette semaine précisément serait aussi marquante. Cela montre bien que des situations inédites peuvent se présenter à n’importe quel moment et impacter de manière aléatoire les Travel Managers et voyageurs d’affaires. Et ce, sans compter les pépins quotidiens qui perturbent les voyages d’affaires, tels que les changements de vol, les embouteillages et bien d’autres. Tous ces couacs peuvent en effet faire déraper un voyage parfaitement organisé.

Alors comment les Travel Managers et les personnes qui réservent peuvent-ils anticiper les changements ? Consultez nos six astuces ci-dessous pour anticiper les imprévus et faire face aux urgences au cours d’un voyage :

     1. Restez en contact avec votre agence de voyages d’affaires

L’assistance 24h/24 prend tout son sens lorsqu’un changement intervient au cours d’un voyage, notamment si votre voyageur est déjà en route.  Un service disponible à toute heure, 365 jours par an, assuré dans 65 pays permet à vos voyageurs de rentrer chez eux le plus vite possible avec un minimum de désagrément. En 2015, Egencia estime avoir fait gagner 22 000 heures aux voyageurs d’affaires grâce à son service d’assistance mobile AssistMe joignable en un clic.

     2. Soyez attentif aux alertes voyages

Les fils d’actualité Twitter du Service des Actions Extérieures de l’Union européenne et du Département d’État des États-Unis sont une excellente source d’informations pour les voyages dans le monde entier. Ils informent des catastrophes d’origine naturelle ou humaine et donnent d’autres précieux renseignements liés aux déplacements.

     3. Utilisez des filtres

Tout le monde ne doit pas tout savoir. En effet, si un voyageur est inondé d’alertes et d’informations en tous genres, il risque de ne pas prêter attention à une notification vraiment importante. Ainsi, veillez à filtrer les informations de manière à ce qu’elles soient délivrées aux personnes qui en ont vraiment besoin. En principe, votre agence de voyages d’affaires envoie des alertes automatiques qui ciblent uniquement les voyageurs se trouvant dans les régions concernées.

     4. Utilisez les applications pour voyageurs

Pour la gestion des problèmes quotidiens, il est essentiel que votre voyageur d’affaires dispose d’un outil de communication. Une application de voyages développée par votre agence de voyages d’affaires, telle que l’appli Egencia, avertit les voyageurs en cas de retard ou d’annulation de vol et propose des solutions pratiques. Par exemple : une nouvelle réservation sur un prochain vol permettant de rattraper le cours normal du voyage.

     5. Travaillez avec des partenaires réputés et fiables

La gestion des risques liés au voyage est une préoccupation croissante et les entreprises peuvent obtenir une aide précieuse auprès de conseillers experts dans ce domaine. Egencia collabore depuis de nombreuses années avec des fournisseurs tels que International SOS pour transmettre aux voyageurs des informations utiles avant leur départ. Aussi, il faut pouvoir compter sur une agence de voyages d’affaires dont les outils permettent de savoir où se trouvent les voyageurs, et dont les process internes aident à réagir de manière appropriée en cas de besoin.

     6. Recueillir le feedback des voyageurs

Les informations les plus précieuses dont dispose le Travel Manager ou la personne qui réserve sont souvent recueillies auprès des voyageurs eux-mêmes, plutôt qu’auprès de tiers. S’ils ne procèdent pas encore de la sorte, les Travel Managers doivent sonder les voyageurs à propos des hôtels ou d’autres problèmes susceptibles d’avoir une incidence sur le voyage. Par exemple, savoir quels restaurants et bars sont sécurisés, puis partager l’information avec les autres employés se rendant à cette destination.