Entreprise :

nom non communiqué

Secteur :

association caritative

Contexte

Nous savons que chaque organisation doit maîtriser ses dépenses de voyage, et nous savons aussi comment vous aider à suivre ces frais et identifier des économies potentielles. Nous savons également que pour les associations caritatives ou les petites entreprises, le moindre centime compte, et que les dépenses de voyage ne sont pas à prendre à la légère.

Les associations caritatives qui dépendent uniquement de dons doivent optimiser leurs dépenses ; l’argent récolté doit durer longtemps, servir à une multitude de choses, et chaque centime dépensé doit être méticuleusement enregistré.

L’importance d’une plus grande visibilité des dépenses et du contrôle des politiques a poussé une organisation britannique à but non lucratif à rechercher une solution de gestion de voyages d’affaires. Cette organisation, qui promeut l’intégration et la positivité via une célébration mondiale annuelle, devait mieux gérer ses dépenses de voyage.

Le défi

La mission de l’organisation, qui célèbre l’intégration et la diversité, vise à accueillir les gens de façon positive et tolérante. La promotion de cette mission inclut un week-end de célébration mondiale chaque année. L’événement, dont le budget peut s’élever jusqu’à 95 000 livres, accueille des musiciens et des artistes de l’ensemble du Royaume-Uni.

Cette célébration demande beaucoup d’organisation et repose sur une équipe de bénévoles. Elle inclut également un plateau d’artistes qui change chaque année. Les artistes et les bénévoles peuvent avoir besoin de voyager, et si nécessaire, leur déplacement peut être pris en charge.

Il est donc essentiel d’avoir une meilleure visibilité sur ces dépenses de voyage. L’organisation voulait s’assurer que tous les fonds récoltés soient utilisés de façon optimale. Le non-respect de la politique voyages et les tarifs trop élevés devenaient de plus en plus difficiles à gérer.

Contrôle des coûts

La majorité des réservations de voyage incluaient l’hébergement et les dates de de l’événement ; toutefois, la planification, la promotion et la communication sont des activités qui durent toute l’année. Afin de mieux contrôler ses dépenses, de réaliser des économies et de gagner du temps, mais aussi d’établir des politiques claires sur les voyages requis, l’organisation a décidé de faire appel à une agence de voyages d’affaires.

Egencia a aidé l’association à définir et à mettre en œuvre une politique voyages afin de contrôler et de lisser ses dépenses. Économiser sur les dépenses de voyage étant une priorité, la nouvelle politique demandait de réserver tous les voyages au tarif le plus bas possible. La plateforme d’Egencia a ensuite permis d’intégrer cette politique à l’outil de réservation, afin de faciliter le respect de la politique.

L’association caritative a également pu trouver des coûts d’hébergement plus faibles que ceux auxquels elle avait précédemment accès dans l’offre complète d’Egencia. Ces tarifs préférentiels, plus avantageux que ceux renvoyés par les précédentes recherches, ont permis à l’organisation de réaliser des économies sur l’hébergement aussi bien pendant la préparation de l’événement (promotion et organisation) que pendant l’événement lui-même.

« J’ai réalisé des économies considérables grâce aux tarifs très compétitifs d’Egencia. C’est un bon fournisseur et une bonne solution »,

En alignant la politique, la plateforme et des instructions, l’association caritative a vu ses dépenses de voyage annuelles réduites d’un tiers.

Visualisation des dépenses

Une meilleure visibilité des dépenses de voyage via des rapports de data visualisation dans Egencia Analytics Studio est un avantage pour l’organisation, qui peut gagner du temps et faire des économies. Grâce à ces données, l’organisation sait à quoi sont consacrées les dépenses, les évalue en fonction de son budget et des événements, et génère les factures appropriées, le tout avec un seul outil.

« Egencia nous a permis de structurer nos dépenses et de les rendre plus homogènes. Les rapports et la visibilité des dépenses nous ont apporté beaucoup d’informations. Sans agence de voyages d’affaires, il est parfois difficile de suivre ses dépenses »,

Amélioration de l’efficacité

L’association caritative avait besoin de simplifier un processus délicat et complexe de gestion de nombreux voyages pour les artistes, musiciens, groupes et bénévoles, incluant l’hébergement et le transport.

Afin de simplifier la réservation, l’organisateur de voyage a utilisé 10 profils voyageur sur la plateforme Egencia afin de réserver tous les voyages et hébergements. Grâce à ces profils, l’association a pu réserver les voyages de tous ses bénévoles et artistes, y compris les groupes, sans avoir à effectuer des réservations nominatives. Ces profils ont également permis à l’association de terminer la réservation instantanément, ce qui a permis une plus grande efficacité et un gain de temps considérable en éliminant la nécessité de réaliser des réservations de dernière minute ou de nombreuses réservations individuelles.

« Les profils voyageur m’ont permis de réaliser des économies en réservant des appartements pouvant accueillir les musiciens et leurs équipes, et même des groupes complets. En termes de contrôle des dépenses et de rapports, c’est une excellente solution : nous savons quelles sommes ont été dépensées pour les administrateurs et les artistes »,

Économies grâce à Egencia

Les associations caritatives et les petites entreprises ont une responsabilité considérable en ce qui concerne la gestion de leurs finances. Obtenir une meilleure visibilité sur ses dépenses de voyage d’affaires et identifier des économies potentielles sont de bons moyens de faire la différence. Le partenariat avec Egencia a permis à cette organisation à but non lucratif de gagner du temps et de faire des économies sur ses voyages d’affaires, et de réinjecter ces sommes dans ses levées de fonds et dans la planification de l’événement.

« Travailler avec Egencia est extrêmement facile : notre Account Manager s’est chargé de tous les détails et a su poser les bonnes questions afin de répondre à nos besoins »,

Nous contacter

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L’association caritative concernée par cette étude de cas a demandé à rester anonyme.

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