Simplifier les voyages d’affaires

Un voyageur d’affaires modifie son voyage à l’arrière d’un taxi

De Lelia Gowland, Directrice, Gowland, LLC

En tant qu’organisateur de voyage dans une entreprise en rapide croissance, c’est à vous qu’il revient de garantir que les employés arrivent à bon port. Avec un nombre de voyageurs plus important que jamais, vos responsabilités ont augmenté de même et avec elles, le nombre de modifications urgentes à gérer. Vous aimeriez peut-être savoir à quoi ressembleraient vos journées avec l’aide d’une agence de voyages d’affaires comme Egencia.

Voici deux scénarios qui mettent en scène notre grande voyageuse fictive préférée, Rhonda.

Les péripéties des voyages non gérés

Prenons d’abord l’exemple d’un programme voyages non géré. Innovante et adaptable, Rhonda est une globe-trotteuse qui fait beaucoup pour la réussite de votre entreprise. Malheureusement, son sens des affaires ne s’accompagne pas forcément d’un grand souci du détail lorsqu’elle réserve ses voyages.

Elle respecte rarement les processus établis, mais comme elle est un des joyaux de l’entreprise, votre supérieur vous demande d’ignorer le protocole et de répondre à tous ses besoins.

Rhonda vous envoie un e-mail pour réserver son voyage en vue de sa présentation la plus importante de l’année. Après plus d’une douzaine d’e-mails pour obtenir les informations nécessaires, vous avez effectué la réservation et ce, sans perdre votre flegme. Une bonne chose de faite.

Nous voici dimanche, à la veille de la grande présentation, et Rhonda vous appelle, paniquée, pour vous dire qu’elle va manquer son avion. En effet, elle se rend chez le vétérinaire, car son spitz nain adoré a mangé une dizaine de truffes au chocolat noir. Rhonda est – à juste titre – bouleversée, et ne sait pas quand elle arrivera à l’aéroport.

Alors que vous vous rendiez au spectacle de danse de votre nièce, vous vous garez sur le bas-côté et recherchez les options possibles. Si Rhonda peut se rendre à l’aéroport pour prendre le vol de 13 heures, vous pouvez réserver un vol direct sur l’une de ses compagnies aériennes préférées. Plus tard, il semble qu’elle ait le choix entre une très courte escale dans un aéroport bondé et rester à la maison. Ce n’est pas une nouvelle que vous avez envie d’annoncer à Rhonda.

Alors que cette dernière attend des nouvelles du vétérinaire, vous vous préparez à réserver le nouveau vol.

Au moment où vous arrivez au spectacle, Rhonda vous appelle : elle est en route pour l’aéroport. Heureusement, Ellie va guérir, et restera chez le vétérinaire jusqu’au retour de Rhonda. Sur le parking, vous réservez le vol direct de 13 heures pour Rhonda. Le timing est juste, mais elle est professionnelle et devrait arriver à temps.

Vous vous installez dans votre siège pour le spectacle, mais au moment où les lumières s’éteignent, Rhonda rappelle. Dans la précipitation, vous avez oublié que Rhonda est en réalité son deuxième prénom. Le nom sur le billet ne correspond donc pas à son passeport, et elle ne peut pas passer le contrôle de sécurité à l’aéroport. À la grande frustration de votre famille, vous vous précipitez dans le hall pour corriger cette erreur.

Maintenant que vous avez corrigé le nom de Rhonda, vous retournez au spectacle. Vous consultez discrètement votre téléphone (ce qui agace votre frère) et à votre grand soulagement, vous voyez que Rhonda a enfin pris l’avion.

Avec un programme voyages géré avec Egencia

Dans ce scénario alternatif, votre entreprise a adopté et déployé l’intégralité de la plateforme voyages Egencia.

Comme Rhonda est une voyageuse prioritaire, vous avez veillé à lui démontrer les avantages du nouveau système Egencia. Elle est particulièrement satisfaite de découvrir que plus elle utilise Egencia, plus la plateforme mémorise ses préférences. Elle personnalise les résultats de recherche en fonction des compagnies aériennes, des aéroports, des villes d’escale et des horaires préférés de chaque voyageur.

Vers 4 heures du matin, Rhonda, ne pouvant dormir, décide de travailler en compagnie d’Ellie, son affectueux petit chien. En se connectant à la plateforme Egencia, elle est ravie de voir qu’elle peut réserver simplement et séparément chaque élément de son voyage depuis son ordinateur portable.

Grâce à l’interface simple de la plateforme, elle a l’assurance de respecter la politique voyages et de ne manquer aucun détail. Toutes ses cartes de fidélité étant déjà saisies dans le système, elle sait également qu’elle collectera des points, quelle que soit l’entreprise auprès de laquelle elle réserve. Elle réserve un siège côté hublot avec espace supplémentaire pour les jambes, une chambre luxueuse dans sa chaîne d’hôtels favorite, et loue un break hybride.

Le lendemain matin, vous approuvez le voyage de Rhonda depuis votre téléphone, en deux clics dans l’appli.

Le dimanche du départ, Ellie abuse du chocolat et Rhonda manque son vol initial. Heureusement, plutôt que d’interrompre votre journée et de vous affoler, Rhonda peut réserver elle-même le vol de 13 heures via l’application Egencia, depuis la salle d’attente du vétérinaire. Max Altschuler, spécialiste prospection chez Unicorn, décrit ainsi son programme voyages : « mes responsables de compte souhaitent disposer d’une appli qui centralise toutes les données et leur fournit les informations dont ils ont besoin ». C’est exactement ce que souhaite Rhonda.

Elle sait qu’elle aura besoin d’évacuer sa nervosité pendant le vol : elle change donc son siège pour un siège côté couloir, qui lui permettra de se lever et d’étendre ses jambes pendant le vol. Comme elle utilise la plateforme Egencia, elle peut demander rapidement à ignorer la politique de l’entreprise refusant les réservations de dernière minute. La plateforme vous envoie immédiatement une alerte.

En quelques clics sur votre téléphone, vous ignorez la politique et approuvez la demande de modification de dernière minute de Rhonda. Le tout, sur le parking de la salle où a lieu le spectacle.

Avec Egencia, Rhonda modifie simplement son voyage ; quant à vous, vous pouvez profiter de votre famille et apprécier le spectacle de toutes ces petites têtes blondes en tutu.

La différence Egencia

Grâce à Egencia, Rhonda et vous-même avez évité des échanges frustrants liés à la modification du voyage.

Comme Rhonda a rempli elle-même ses informations personnelles, il n’y a pas eu d’erreur gênante. De plus, si Rhonda avait eu besoin de modifier à nouveau son vol, elle aurait pu passer en revue toutes les options et trier les vols sur l’appli mobile Egencia par durée, heure de départ ou heure d’arrivée. Ainsi, vous n’avez pas eu besoin de lui expliquer patiemment toutes les options par téléphone.

Les aléas des voyages sont inévitables, mais Egencia permet aux voyageurs d’apporter en temps réel les modifications nécessaires pour atteindre leur destination.

Avec un programme voyages géré, vous pouvez effectivement gérer les voyages, plutôt que résoudre les petits problèmes de chacun. Egencia vous fournit des informations utiles sur les besoins, les habitudes et les tendances de voyage de vos collaborateurs. La gestion du risque est également d’une simplicité inégalée. En quelques secondes, vous pouvez localiser vos voyageurs grâce à la fonctionnalité Localisateur de voyageurs de l’appli.

Egencia rend les voyages à la fois plus simples et plus agréables pour les grands voyageurs comme Rhonda, mais aussi pour les Travel Managers et les organisateurs de voyage comme vous.

Découvrez pourquoi Splunk, une entreprise en rapide croissance, a choisi Egencia pour simplifier les réservations de ses collaborateurs, afin qu’ils consacrent moins de temps aux tâches administratives et davantage aux activités commerciales.