Réserver en ligne ou par une agence : coûts et avantages

Le secteur du voyage d’affaires adopte de plus en plus les réservations en ligne. Cette solution a ses avantages en matière de coûts, de contrôle et de RSE, mais il est important de noter que toutes les transactions en ligne ne sont pas les mêmes : tout dépend de comment et où vous réservez.

Une transaction en ligne peut désigner plusieurs choses. Il peut s’agir d’une réservation effectuée sur une appli mobile ou sur internet (par exemple sur un site comparatif comme Skyscanner), ou bien par le biais d’une agence de voyages en ligne ou d’un outil de réservation. Bien que réserver directement en ligne sur des plates-formes comme Expedia ou sur les sites internet d‘hôtels ou de compagnies aériennes peut paraître économique, vous risquez de passer à côté des avantages qu’il y a à réserver avec une agence de voyages d’affaires.

S’occuper soi-même des réservations de voyage, plutôt que de passer par un professionnel, comporte quelques défis. C’est un peu comme rénover sa maison : les amateurs de bricolage préfèrent s’y prendre eux-mêmes, et réaliser quelques économies au passage. Mais le manque d’expertise et de connaissances peut parfois réserver de mauvaises surprises. Pour vous éviter cela, voici un résumé des avantages à réserver par le biais d’une agence.

1. Plus de choix

Une agence de voyages d’affaires dispose souvent de l’inventaire dont votre entreprise a besoin. Elle inclura par exemple des fournisseurs approuvés par votre employeur, pour des raisons de partenariat commercial ou de RSE.  Et ces fournisseurs pourront proposer aux voyageurs de votre entreprise des avantages uniques, comme des tarifs plus bas ou des surclassements de chambre.

2. Le temps, c’est de l’argent

Vous pouvez trouver une chambre d’hôtel à un bon prix en utilisant un site comparatif ou une agence de voyages en ligne comme Expedia, mais vous risquez d’y passer beaucoup de temps, au lieu de remplir les objectifs stratégiques de votre entreprise.

3. Une aide précieuse

Dans la vie, tout ne se déroule pas toujours comme prévu. Les itinéraires de voyage peuvent changer au dernier moment, un vol raté ou un contretemps inattendu nous obligent parfois à réserver de nouveau… C’est pour cela que vous avez besoin d’une agence de voyages d’affaires avec un service clients hors-ligne joignable à toute heure. Ils pourront réorganiser votre voyage en quelques minutes en vous évitant plusieurs coups de fil ou des heures perdues dans une file d’attente.

De plus, selon le type de voyageur, le tarif le plus efficace n’est pas forcément le moins cher. Par exemple, un membre de l’équipe commerciale doit souvent changer de plan ; un billet flexible est donc la meilleure solution pour lui. Heureusement, les conseillers des agences de voyages d’affaires sont formés pour trouver le meilleur tarif.

Il est important que votre taux d’adoption en ligne soit élevé, mais un service d’assistance hors-ligne est aussi essentiel.

4. Une bonne adhésion au programme pour limiter les coûts

Chaque entreprise vise à ce que ses employés adhèrent à sa politique pour effectuer des économies. Votre entreprise doit proposer à ses voyageurs un système qui leur permette de réserver à leur guise tout en adhérant à votre politique. Et cela est presque impossible si les voyageurs réservent sur différents sites en ligne.

Le travail administratif en back-office devient également problématique si vous réservez par le biais de plusieurs canaux. Remplir manuellement des formulaires de dépenses et d’approbation demande du temps, des ressources et de la patience… sans oublier un service financier très flexible ! C’est pour cela qu’un système de réservation professionnel qui recueille automatiquement vos données et produit des rapports au format adéquat s’avère bien plus pratique qu’un amas de tableaux remplis à la main.

5. Négocier les prix

Le niveau de satisfaction de vos voyageurs est important, mais votre entreprise doit également faire en sorte de maximiser la valeur de ses dépenses en matière de voyages. Ne vous contentez pas d’un seul tarif. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez utiliser le volume total de vos achats pour négocier des offres.

Il se peut que vous achetiez 300 nuitées par an auprès de la même chaîne d’hôtels, mais si vous effectuez ces réservations à la fois par le biais d’agents de voyages en ligne, du site internet de l’hôtel et d’agences de réservation d’hôtel, elles ne s’afficheront pas dans les données compilées. Par conséquent, sans ces informations, vous ne pourrez pas utiliser le volume total de vos dépenses pour obtenir des remises. Tandis que si vos réservations sont toutes effectuées par une seule agence de voyages d’affaires, votre chargé de compte disposera de plus de données pour négocier de meilleurs tarifs.

De plus, recueillir toutes ces données dans un même endroit vous permet de localiser vos voyageurs plus facilement et donc d’avoir une meilleure RSE. En effet, vous pourrez les protéger plus facilement et leur proposer une nouvelle réservation ou un rapatriement en cas d’urgence.

En conclusion, avant de vous précipiter vers un système de réservation en ligne pour tous vos voyageurs, réfléchissez au vrai coût que cela pourra engendrer.