Cas client : un demi-million de dollars d’économies en six mois chez Nasdaq

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Nasdaq est la plus grande société boursière du monde. Elle fournit des solutions de trading et de mobilisation de capitaux à 3 600 entreprises à travers le monde. Sa technologie assure la prise en charge des opérations de plus de 70 bourses, organismes de clearing et dépositaires centraux dans plus de 50 pays.

Comme beaucoup d’autres grandes entreprises internationales, Nasdaq était en prise avec un programme voyages coûteux, extrêmement complexe et difficile à gérer, du fait des multiples habitudes de réservation de ses voyageurs d’affaires, d’une politique voyages insuffisamment ciblée et d’une faible visibilité sur les dépenses de voyage. L’entreprise était donc à la recherche d’une solution simple qui lui permette de gagner du temps et de l’argent.

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CHIFFRES-CLÉS

  • $500 000 d’économies après les 6 premiers mois
  • Taux d’adoption en ligne de 30% à 61% après les 6 premiers mois, et atteignant 85% en 2018
« Grâce à Egencia, nous avons pu créer une vue multidimensionnelle de nos dépenses de voyage, pour mieux identifier et saisir des opportunités de réduction de nos coûts en temps réel. Le processus d’approbation des voyages d’Egencia contribue à alléger la pression liée à la mise en conformité avec notre politique voyages : notre équipe de gestion de voyages peut ainsi se recentrer sur l’essentiel, qui est de satisfaire nos voyageurs et leurs responsables. » Responsable global des achats, Nasdaq

LE DÉFI

Faible adoption en ligne, faible visibilité, coûts élevés

L’entreprise utilisait des solutions disparates, en ligne et hors ligne, pour la gestion de ses voyages. Développer des vues précises des habitudes des voyages d’affaires et des dépenses liées à ces voyages était fastidieux et prenait énormément de temps. La visibilité était d’autant plus limitée que les voyageurs de l’entreprise réservaient majoritairement hors ligne : en conséquence, les frais de gestion de voyages représentaient 7% des dépenses totales de voyages, alors que la moyenne du secteur s’établit habituellement entre 3% et 5%. Nasdaq recherchait donc une société de gestion de voyages qui puisse lui fournir une vue précise et en temps réel sur ses dépenses de voyage, tout en lui permettant de surveiller la conformité avec sa politique voyages, de réduire ses frais de gestion de voyages et de garantir une transition fluide pour ses voyageurs et organisateurs.

Déploiement fluide d’une nouvelle politique voyages globale

Nasdaq souhaitait lancer un processus de gestion du changement important pour les voyageurs et organisateurs, afin de les faire évoluer vers la réservation en ligne, tout en assurant une assistance technique selon les besoins. Pour réussir l’implémentation de sa nouvelle politique voyages d’affaires globale, Nasdaq avait besoin d’un partenaire qui puisse offrir une expérience positive et productive à ses voyageurs.

LA SOLUTION

Transition fluide et satisfaction voyageur

Les voyageurs de Nasdaq ont été invités à changer radicalement leurs habitudes de planification, de réservation et de gestion de leurs voyages d’affaires. La nature intuitive de la plateforme en ligne Egencia et la qualité du soutien technique apporté ont facilité leur transition vers le nouveau programme voyages de l’entreprise. Au final, 90% des voyageurs interrogés seraient prêts à recommander Egencia à un ami ou collègue. Aujourd’hui, leur taux de satisfaction global est de 100%.

Respect de la politique voyages accru et processus d’approbation simplifié

La solution Egencia a permis au gestionnaire de voyages de Nasdaq d’implémenter une nouvelle politique voyages au sein de l’entreprise et de guider les voyageurs dans un nouveau processus de réservation conforme à cette politique. En ajustant les différents leviers de la nouvelle politique en fonction des besoins, les gestionnaires sont en mesure de réagir rapidement aux nouvelles tendances et de saisir toutes les opportunités de réaliser des économies.

Un nouveau processus de pré-autorisation de voyages a également été mis en place. Le passage d’un processus de réservation libre, par téléphone, à un système de réservation en ligne incluant un processus d’approbation représentait un changement culturel important pour les voyageurs d’affaires de l’entreprise. Les options de gestion d’approbation flexibles et automatisées d’Egencia ont contribué à rendre le processus transparent pour les voyageurs comme pour les approbateurs.

Réduction et gestion des coûts

Six mois après avoir fait appel à Egencia pour la gestion de ses voyages d’affaires, Nasdaq enregistrait déjà 500 000 dollars de réduction (-32%) de ses coûts de voyages, avec une adoption en ligne qui était passée de 30% à 61% et un nombre d’heures nécessaires à la gestion du programme voyages qui avait baissé de 50 heures par semaine.

Initialement, Nasdaq était à la recherche d’une agence de voyages d’affaires qui puisse lui fournir une meilleure visibilité sur ses dépenses, des moyens de réduire ses coûts globaux, des contrôles de conformité flexibles et personnalisables, ainsi qu’un service clients de qualité pour ses voyageurs. Les résultats atteints ont dépassé ses attentes. Le taux d’adoption en ligne a continué de croître, pour atteindre 85% en 2018. L’entreprise a également pu négocier de nouveaux accords tarifaires avec ses compagnies aériennes et hôtels partenaires.

Nasdaq s’appuie sur Egencia pour disposer d’une visibilité complète sur ses dépenses de voyage, ce qui lui permet de réagir rapidement à l’évolution des tendances et de saisir les opportunités de réduction de ses coûts.