La gestion des voyages d’affaires aide à économiser

Voyageurs d'affaires sur l'appli à l'aéroport

Quelle que soit la taille de votre organisation, une bonne gestion des coûts liés aux voyages d’affaires pour éviter les dépenses inutiles est indispensable pour prospérer. Si votre entreprise a une culture attentive aux coûts, mettre en place la technologie adéquate pour vous aider à gérer les dépenses et à maintenir une bonne santé financière sera d’autant plus important. Vous avez besoin d’une technologie qui vous aide à visualiser vos données pour contrôler vos dépenses de voyage et à réduire les tâches administratives afin de faire gagner du temps à vos employés.

Si votre organisation est en expansion, il est possible que votre programme voyages qui était efficace par le passé ne soutienne plus vos activités comme il se doit. C’est pourquoi l’aide que peut vous apporter une agence de voyages d’affaires (TMC) sera des plus précieuses. Une gestion interne des voyages d’affaires sans soutien extérieur peut s’avérer extrêmement complexe. Les dépenses et l’administration peuvent devenir hors de contrôle si le programme voyages n’est pas en phase avec la croissance et l’évolution de l’entreprise.  Pour toutes ces raisons, un programme voyages est essentiel.

Pour soutenir l’agilité de votre marque et votre culture attentive aux coûts, il est vital de vous associer avec des organisations qui partagent vos valeurs et comprennent l’importance d’aller vite sans sacrifier la rentabilité.

De quelle manière le programme voyages géré vous aide-t-il à économiser ?

Avant tout, la gestion des voyages d’affaires vous permet d’utiliser la technologie pour confier à vos voyageurs les réservations et modifications concernant leurs voyages. Une bonne agence de voyages d’affaires utilisera alors cette même technologie pour appliquer vos politiques à ces réservations sur une seule plateforme. Vous avez donc la possibilité de maintenir le contrôle sur les dépenses de voyage et le respect de la politique voyages sans avoir besoin de transférer la gestion des réservations à du personnel administratif. 

Un programme voyages non géré n’est tout simplement pas évolutif. Si vous devez embaucher un nouvel administrateur de voyage pour cinq voyageurs supplémentaires, le nombre des nouveaux membres du personnel administratif va grimper en flèche à mesure que celui des voyageurs augmente. Vous pensez réaliser des économies en utilisant ces personnes comme gardiens des services de voyage et du respect des politiques, mais au final, vous y perdrez en termes d’économie d’échelle. De plus, vous serez confronté au risque de l’erreur humaine, qui ne fera qu’augmenter à mesure que vous intégrez des humains dans un processus qui peut s’avérer exigeant et compliqué. Maintenir une approche de voyage non gérée alors que votre entreprise est en pleine croissance rendra ces économies globales négligeables.

Avec une agence de voyages d’affaires qui s’occupe de votre programme de gestion de voyages d’affaires, vous n’aurez plus besoin de faire appel à un contingent de personnes pour procéder aux réservations. Lorsque votre agence de voyages d’affaires possède la technologie adéquate, vous pouvez mettre vos voyageurs aux commandes et leur donner accès à toute la sélection d’options qui sont conformes à la politique pour leurs déplacements. De cette façon, ils peuvent rapidement et facilement réserver l’option qui correspond à leurs besoins tout en respectant la politique.

Pouvoir réserver facilement les options qui correspondent à leurs besoins et sont conformes à votre politique voyages inspire naturellement le respect chez vos voyageurs. En fait, nos clients obtiennent un taux de respect dépassant les 80 % grâce à leur programme voyages géré. Pouvez-vous en dire autant avec votre programme voyages non géré ?

Faire encore plus d’économies

Une fois que tout le monde réserve sur la même plateforme, vous commencez à récolter des données que vous pouvez utiliser dans l’intérêt de votre entreprise. Établir des rapports sur les coûts vous permettra de déterminer comment être plus efficace pour économiser du temps et de l’argent. 

Par exemple, ils pourront révéler que votre équipe utilise fréquemment un hébergement ou une agence de location de voitures en particulier. Vous tirerez alors profit de cette information pour négocier des tarifs de groupe. Et si c’est déjà ce que vous faites, sachez que le programme voyages géré peut optimiser encore plus votre approche. 

Avec un programme voyages géré, vous aurez accès à un immense réseau de voyageurs externe à votre entreprise. Une agence de voyages d’affaires qui soutient votre culture attentive aux coûts doit utiliser son pouvoir et son influence pour négocier les meilleurs taux en se basant sur sa base de clients et de voyageurs. Ces taux avantageux auraient peut-être été plus difficiles à obtenir par vous-même. En tant que membre d’Expedia Group, nous pouvons vous offrir une vaste sélection d’options de voyage avec un choix étendu à de nombreux endroits. Si vous bénéficiez déjà de tarifs négociés avec des fournisseurs dans une zone en particulier, nous pouvons vous fournir des options supplémentaires.

Les voyageurs heureux sont des voyageurs respectueux

Ce qui coûte le plus cher aux entreprises, c’est de recruter et de garder leurs employés. Vos employés sont votre meilleur atout et leur engagement vous offre un avantage compétitif de taille.[1]

Vous avez beaucoup plus de chances d’obtenir la fidélité de vos clients s’ils ont affaire à un employé engagé et satisfait qui profite d’expériences de voyages d’affaires positives. La prospérité de votre entreprise dépend donc de la satisfaction de vos employés. Selon Forbes, « Pour qu’ils aiment vraiment leur travail, les employés doivent sentir que leurs employeurs les respectent et leur fournissent tout ce dont ils ont besoin pour réussir aussi bien au niveau professionnel que personnel. » [2]

Quoi de plus stimulant et encourageant pour un employé qui voyage que d’avoir la responsabilité de ses propres réservations ? Et ce, en toute simplicité ! Avec un programme voyages géré fourni par une agence de voyages d’affaires qui soutient votre culture attentive aux coûts, vous avez la possibilité de léguer cette responsabilité tout en respectant les limites de dépenses avec une politique qui s’intègre à l’expérience de réservation.

Comment savoir si c’est le moment de passer à la gestion de vos voyages d’affaires ?

Certains indicateurs clés vous permettent de déterminer si votre organisation doit recourir à un programme voyages géré : 

  • Les voyageurs font-ils face à des difficultés administratives au moment de réserver ou de modifier leurs voyages ?   
  • Avez-vous des crédits de voyage non utilisés ou non réclamés, car personne n’est en mesure de gérer les différents endroits où ces derniers sont stockés ?   
  • Recevez-vous des retours ou entendez-vous des rumeurs suggérant que vos voyageurs d’affaires sont mécontents du processus de réservation ou des restrictions qui s’appliquent aux réservations de voyage ?   
  • Trouvez-vous que le respect envers la politique voyages décline à mesure que votre programme général évolue ?   

Chacun de ces scénarios constitue une bonne raison de commencer à chercher une solution de programme voyages géré, et le plus tôt sera le mieux. Votre agence de voyages d’affaires sera un partenaire de la plus haute importance pour votre entreprise, et il est essentiel que sa vision corresponde à la vôtre. 

Si faire des économies est un élément phare de la culture de votre entreprise, il est vital que votre agence de voyages d’affaires s’aligne à cet objectif. L’agence de voyages d’affaires doit fournir une solution efficace et économique qui n’impacte pas la satisfaction des voyageurs. Elle doit équiper les Travel Managers avec la technologie dont ils ont besoin pour faire leur travail aussi rapidement et efficacement que possible afin d’être performants et d’aider votre programme voyages à fonctionner de façon optimale. 

Vous voulez en savoir plus sur la gestion de voyages d’affaires dans une culture d’entreprise attentive aux coûts ? Lisez le livre blanc « Le voyage d’affaires soutient la culture de l’économie »

[1] Accenture Strategy. « L’expérience employé réinventée », Accenture, 2017. 

[2] Alan Kohll. « What Employees Really Want At Work »,  Forbes, 2018.