Comment choisir une agence de voyages d’affaires ? N’hésitez plus entre technologie OU service : proposez les deux à vos voyageurs !

Importance of decision-making when choosing a service provider

Parmi toutes ces agences de voyages d’affaires disponibles sur le marché, laquelle choisir pour votre entreprise ? Si vous vous concentrez sur les fonctionnalités, vous passez à côté d’atouts majeurs. Que feront vos voyageurs lorsque la technologie ne pourra pas les aider à résoudre leurs problèmes ?

D’un autre côté, un fournisseur spécialisé proposant des « services personnalisés » pourrait compromettre la mise en place et la généralisation de votre programme voyages. Est-ce que cette personnalisation de services est rendue possible grâce à une mise en œuvre non standard ? Pourra-t-elle être étendue à d’autres régions géographiques ?

Le marché des voyages d’affaires est assez grand et développé. Vous pouvez exiger à la fois des fonctionnalités à la pointe de la technologie et un service clients pour vous et vos voyageurs.

Dans quelle mesure votre agence de voyages d’affaires travaille-t-elle avec vous ?

TMD Friction comprend l’importance que revêt une amélioration continue. Ce grand fabricant de freins a intégré cette valeur à ses pratiques commerciales. Ses dirigeants cherchaient à travailler avec un fournisseur de voyages qui partageait ces mêmes valeurs.

En travaillant avec Egencia, ils ont développé une relation forte avec leur chargé de compte. Cette relation exclusive était indispensable pour s’assurer qu’ils profitent des fonctionnalités et de l’assistance dont ils avaient besoin pour tirer le meilleur parti de leur solution de voyage.  Et le résultat a été au rendez-vous : au cours des six premiers mois de collaboration avec Egencia, ils ont atteint une adoption en ligne de 80 % et ont divisé leurs frais de transaction par deux ! Regarder la vidéo.

Intégrer la conformité aux politiques voyage dans votre culture d’entreprise dès le début

Lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires, la conformité aux politiques ne peut pas être relayée au second plan. Selon que vous gériez 200 ou 20 000 voyageurs, la nature et la taille de vos besoins varient, mais le respect des politiques n’en est pas moins important.

En premier lieu, vous devez avoir accès aux informations et aux connaissances du marché. Les newsletters et les blogs de votre agence de voyages d’affaires sont là pour vous aider. De plus, votre chargé de compte doit pouvoir répondre à vos questions et vous mettre en contact avec un expert.

Prenons par exemple une start-up. Si tout se passe comme prévu, on s’attend à ce que l’entreprise grandisse. Nous illustrerons cet exemple avec l’un de nos clients, Top Hat, une organisation spécialisée dans les logiciels éducatifs. Ils ont commencé avec seulement quelques voyageurs, mais espéraient que leur programme voyages puisse se développer. Dès le début, lorsqu’ils ont eu besoin de gérer des voyages d’affaires, ils ont travaillé avec Egencia. Ils ont pu ainsi développer des politiques voyages et les intégrer à leur culture d’entreprise.

Comme dans beaucoup de start-up, le gestionnaire de voyages de Top Hat n’a pas seulement affaire aux voyages. Il avait besoin d’aide sur les bonnes pratiques, d’une expertise voyage ainsi que de conseils sur la meilleure façon de mettre en place des fonctionnalités et des politiques. Lorsqu’il a transformé son programme voyages en une politique globale, il s’est appuyé sur Egencia à chaque étape. Il a combiné les informations que nous lui avions données avec les données tirées de son portail Egencia afin de faire évoluer sa politique voyages en temps réel.

Cette façon de faire évite de procéder à de gros changements de gestion lorsque l’on est face à une situation critique. Cela s’est avéré être un élément clé dans le développement de l’entreprise et de ses bureaux au Canada, aux États-Unis et en Australie. Le gestionnaire de voyages de Top Hat a même déclaré « Nous avons pu ouvrir le bureau australien avec beaucoup moins de craintes, sachant à quel point le programme voyages fonctionnait bien au sein de nos bureaux d’Amérique du Nord. » En savoir plus.

Les meilleures agences de voyages d’affaires proposent une technologie dernier cri et un service d’exception.

Au final, si tout se passe bien, les outils peuvent suffire. Les voyageurs peuvent réserver leur voyage, les approbateurs peuvent les approuver et vous pouvez vous concentrer sur vos rapports de voyages. Mais que se passe-t-il alors lorsque quelque chose ne va pas ? Ou que quelque chose ne se passe pas comme prévu ?

Une agence de voyages d’affaires représente un large ensemble de fonctionnalités et de services pour chaque acteur du voyage. À propos de services, le service clients est celui qui vient en premier à l’esprit. Et pour cause, il revêt une importance toute particulière. Les agents du service clients aident vos voyageurs à résoudre leurs problèmes chaque jour.

Mais qu’en est-il de l’Account Management ? Votre Account Manager vous connaît, connaît votre entreprise, vos priorités ainsi que votre politique. Il ou elle est là pour vous aider à atteindre vos objectifs et peut vous mettre en relation avec les bonnes personnes : un fournisseur de voiture ou d’hôtel si vous cherchez à obtenir des tarifs négociés. Des experts-conseils si vous avez besoin d’aide pour votre programme voyages en général. Des spécialistes en réunions et événements pour votre prochaine convention. Tous ces services additionnels apportent, à long terme, de la valeur à votre programme voyages.

Alors, pour quoi allez-vous opter ? La technologie ? Les fonctionnalités ? Le service clients ? L’Account Management ? N’optez pas simplement pour l’un d’entre eux. Ne faites pas de compromis. Optez pour une option exhaustive pour vous et vos voyageurs.

Envie de savoir ce que cela fait lorsqu’une solution de voyage d’affaires vous propose tout ce dont vous avez besoin ? Appelez Egencia dès aujourd’hui et demandez une démonstration pour consulter tous les avantages dont vous pouvez bénéficier. Notre service répondra également à vos questions.