Politique voyages : effets cachés sur le bien-être du voyageur

Voyageur d'affaires affichant bien-être et autres émotions

Voyager, c’est éprouvant. Le temps que l’on passe loin de nos proches affecte directement nos vies. Récupérer quelques heures pour aller faire du shopping un mardi ne remplace pas une sortie en famille à la mer un dimanche. Cela peut aussi avoir des conséquences plus subtiles et moins évidentes sur les voyageurs.

Une politique voyages adaptée à une entreprise ne l’est pas forcément pour une autre. Voyager en classe Économique n’affecte peut-être pas l’efficacité d’un voyageur qui travaille pour une entreprise où les vols long-courriers sont réservés aux réunions internes, mais pourrait bien affecter celle d’un avocat dont les réunions peuvent générer des honoraires clients relativement importants.

Voici des exemples démontrant ce en quoi certaines politiques voyages sont loin d’être optimales et ce que vous pouvez gagner à reconnaître les effets cachés de certains éléments de votre politique voyages.

Classe de voyage

La classe de voyage constitue un pilier central des politiques voyages, mais qui dit voyage d’affaires ne veut plus forcément dire classe Affaires. L’éligibilité aux classes supérieures dépend historiquement de la durée du voyage et/ou de l’ancienneté. Après la récession économique mondiale de 2008, de nombreuses entreprises ont décidé de restreindre le nombre d’employés éligibles ou de limiter les heures de vol dans leur politique voyages afin d’économiser de l’argent.

Est-ce la meilleure solution pour garantir un retour sur investissement optimal des voyages d’affaires ? Un senior manager tire-t-il le même profit d’un voyage en Premium Class lorsqu’il se rend à une courte réunion mettant en jeu un contrat de plusieurs millions de dollars que lorsqu’il se rend à une semaine de formation ?

Certaines organisations définissent des objectifs de voyage variables dans leur politique voyages. Par exemple, elles peuvent préciser que le voyageur est éligible à une classe de voyage supérieure dans le cas où il doit assister à une réunion dans les trois heures qui suivent l’atterrissage.

Nombreuses sont les entreprises qui privilégient les vols avec correspondance afin de réduire les coûts. Courir d’un bout à l’autre d’un aéroport où l’on n’a encore jamais mis les pieds pour attraper sa correspondance ne convient pas forcément aux voyageurs plus âgés ou aux femmes enceintes. Modifier les critères d’éligibilité aux vols directs pourrait améliorer le bien-être du voyageur.

Une bonne politique voyages devrait peut-être parler de meilleure offre tarifaire plutôt que de tarif le plus bas possible. Si le tarif le plus bas correspond à un vol qui part d’un aéroport situé 65 kilomètres plus loin que l’aéroport principal, non seulement le voyageur perdra du temps, mais le coût total du voyage pour l’entreprise pourrait bien être plus élevé.

En revanche, plusieurs compagnies aériennes low-cost ont démontré qu’elles pouvaient, dans certains cas, tout à fait suffire pour des voyages point à point et nombre d’entreprises s’accordent à dire que modifier leur politique pour autoriser les voyages en classe Premium Economy plutôt qu’en classe Affaires constitue un juste milieu entre coût et satisfaction client.

Plafonds tarifaires

À une époque où le voyageur est au cœur de toutes les stratégies, les politiques de plafonds tarifaires ou d’indemnités journalières deviennent de plus en plus populaires. Le voyageur peut choisir un établissement selon ses goûts et ses préférences plutôt que séjourner dans un hôtel désigné par l’entreprise, à un tarif exceptionnel mais sans salle de fitness.

Mais à quelle fréquence votre organisation révise-t-elle la pertinence de ces plafonds ?  Dans une ville, l’offre et la demande en matière d’hébergement peuvent évoluer pour toutes sortes de raisons externes, de la fermeture pour rénovation d’un grand hôtel d’affaires à un incident terroriste.

Les plafonds tarifaires peuvent toutefois avoir des conséquences fortuites. S’ils ne sont pas révisés régulièrement, les voyageurs peuvent être amenés à séjourner dans des hôtels moins adaptés, situés dans des quartiers moins fréquentables, augmentant ainsi les risques. Il pourrait être justifié de mettre en place un plafond tarifaire saisonnier qui tiendrait compte, par exemple, des salons et des événements sportifs susceptibles d’affecter les tarifs hôteliers dynamiques de manière radicale.

Approbation des voyages

Les processus visant à s’assurer que l’on ne voyage pas inutilement ou dans l’excès sont monnaie courante. Il est préférable de mettre en place un système d’approbation du manager en amont plutôt que de questionner le voyageur une fois l’argent dépensé. Pourtant, de nombreuses entreprises ont un processus d’approbation informel ou trop long, qui fait que les tarifs ont le temps d’augmenter entre la demande de voyage et la réservation effective.

Réviser et ajuster le processus d’approbation pourrait permettre d’améliorer la satisfaction des voyageurs. La politique voyages devrait clarifier quels voyageurs ont besoin d’une approbation et pour quel genre de voyage.

Responsabilité sociétale

Les organisations dont les voyageurs peuvent être amenés à se rendre vers des destinations dites « à risque » devraient envisager d’inclure des informations à ce sujet dans leur politique voyages. En rappelant aux voyageurs quelles sont les conditions préalables à leur voyage, notamment les vaccins nécessaires, des informations sur leur destination et la marche à suivre en cas de catastrophe naturelle ou d’incident politique, on ne peut que contribuer à renforcer leur sécurité et leur bien-être.

Votre politique voyages devrait peut-être aussi distinguer les voyageurs avertis de ceux qui voyagent pour la première fois vers ce genre de destinations. Ce qui peut paraître évident pour les uns ne l’est pas forcément pour les autres, et les voyageurs d’affaires novices peuvent avoir besoin d’indications supplémentaires sur les conditions de vie locales et le comportement à avoir sur place pour rester prudent.

Il est peut-être temps de faire passer un bilan de santé à votre politique voyages ?

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