Gestion des risques : recommandations à inclure

Politique de gestion des risques voyageurs

Indépendamment de la taille et de la nature d’une organisation, les employeurs doivent soutenir la santé et la sécurité de leurs employés lorsqu’ils voyagent pour affaires. L’année 2020 a déjà connu jusqu’ici une crise sanitaire internationale, un climat d’instabilité politique mondial et des catastrophes naturelles affectant le voyage. Aujourd’hui plus que jamais, il est crucial pour les entreprises d’avoir mis en place des politiques exhaustives de gestion des risques voyageurs.

Votre entreprise établira probablement un ensemble de politiques générales d’atténuation des risques destinées à vos voyageurs et à votre programme. Dans le cadre de ce processus, vous devrez évaluer et analyser les risques associés à chaque voyage. Vous devrez également planifier la manière dont votre entreprise soutiendra vos voyageurs avant, pendant et après le voyage.

Étudiez soigneusement chacun des piliers de la gestion du risque suivants afin de découvrir ce dont vous avez besoin pour renforcer votre politique voyages, minimiser les risques encourus par vos voyageurs et soutenir les besoins de votre entreprise.

  1. ÉVALUER : évaluer et atténuer les risques associés à chaque voyage d’affaires en examinant la configuration de la politique
  • Bloquer certaines destinations aériennes : définissez les destinations ou itinéraires à haut risque comme étant hors politique ou bloquez la possibilité de réserver des vols pour certaines destinations spécifiques afin de vous assurer que vos voyageurs ne prennent pas de risques inutiles.

Information essentielle : depuis janvier 2020, nous avons observé chez nos clients une augmentation de plus de 210 % de la configuration de politiques en matière de destinations visant à limiter ou interdire les voyages vers les lieux à haut risque.

  • Mettre à jour la limite de voyageurs: limitez le nombre de voyageurs circulant sur le même vol en mettant à jour la politique voyages de votre organisation afin de définir un nombre maximum.
  • Vérifier vos paramètres d’approbation: habituellement, nous vous encouragerions à laisser vos voyageurs réserver sans les freins que constituent des procédures d’approbation supplémentaires. Mais en temps de crise, il est crucial de procéder à une évaluation des risques et d’examiner comment des mesures d’approbation supplémentaires peuvent permettre aux responsables d’être informés de tous les voyages d’affaires prévus et de prendre des décisions éclairées en conséquence. Vous pourrez ensuite rétablir facilement ces paramètres une fois la situation revenue à la normale.

Information essentielle : depuis janvier 2020, nous avons constaté chez nos clients une augmentation de 83 % de la mise en place de mesures d’approbation destinées à soutenir la sécurité des voyageurs, même lors du processus de réservation.

  • Rappelez aux voyageurs qu’ils doivent mettre à jour leurs coordonnées: les numéros de téléphone mobile et de contact d’urgence des voyageurs doivent être à jour dans leur profil Egencia. Vous aurez besoin des informations les plus récentes pour vous aider à les contacter en cas de problème. Bien que ces renseignements ne puissent être rendus obligatoires dans tous les pays, les Travel Managers peuvent encourager les voyageurs à remplir ces champs pendant la création de leur profil.

Regardez ce webinar sur les meilleures pratiques à adopter pour réduire les risques liés aux voyages des employés avant, pendant et après un séjour.

  1. ASSISTER : comprendre comment localiser, contacter et soutenir les voyageurs en cas d’urgence
  • Localisateur de voyageurs Egencia:  localisez toutes les réservations de vos voyageurs en temps réel en consultant la liste de l’ensemble des voyages prévus, que vous pouvez filtrer par situations géographiques, compagnies aériennes ou périodes spécifiques. Accédez à toutes les informations sur vos voyageurs et contactez-les rapidement en générant un e-mail à partir de l’outil ou en téléchargeant la liste des contacts.
  • Messages voyageurs: choisissez les alertes spécifiques que vous souhaitez partager sur la page d’accueil Egencia de votre organisation ou créez des messages contextuels liés à des types de réservations (vol, hôtel, train ou voiture) ou des destinations de voyage spécifiques.
  • Alertes de voyage : assurez-vous que vos voyageurs téléchargent l’application mobile afin qu’ils puissent recevoir des alertes par notifications push pendant leurs déplacements et évaluer facilement les impacts potentiels sur leurs voyages.
  • Annulations de voyage : adoptez une approche proactive vis-à-vis des évolutions du statut des réservations de vols et d’hôtels à l’aide du centre de reporting dédié au COVID-19. Le centre vous permet d’évaluer et d’atténuer les risques de voyages à la fois pour vos voyageurs et votre entreprise, ainsi que de faire part de vos commentaires aux principales parties prenantes.
  • Egencia Advantage:  en plus des capacités de l’outil Egencia, nous nous sommes associés à dix partenaires de gestion du risque officiant sur les secteurs de l’assistance médicale, de la sécurité en voyage et de l’assurance. Vous trouverez plus d’informations sur certains de ces avantages ci-dessous :
  • Allianz: l’assurance constitue un sujet essentiel, car les voyages d’affaires entraînent des obligations contractuelles susceptibles d’affecter les revenus. Lorsqu’ils réservent un vol, les voyageurs peuvent bénéficier de l’assurance vol d’Allianz, disponible en Amérique du Nord et dans 15 pays d’Europe (*sous réserve des conditions générales et exclusions applicables).
  • International SOS : utilisez cet ensemble de services pour gérer les risques liés aux voyages de manière proactive et accédez à des outils qui vous aideront à soutenir vos politiques de gestion des risques voyageurs, notamment Site Monitor. Consulter.
  • WorldAware : protégez ce qui vous importe le plus en restant informés, afin d’aider vos voyageurs à éviter et atténuer les problèmes. Les services proposés comprennent une veille internationale sur les menaces, une assistance mondiale disponible 24 h/24 7 j/7 et un service de réponse aux crises. En savoir plus.

Téléchargez notre check-list sur la sécurité des voyages d’affaires pour découvrir comment offrir la meilleure gestion du risque possible à vos voyageurs.

  1. ANALYSER : renforcer les stratégies de gestion des risques liés aux voyages
  • Évaluez l’efficacité de votre plan actuel de gestion des risques voyageurs : recueillez des informations auprès de tous les services impliqués dans la réponse à un incident afin de dresser un bilan de l’action. L’analyse de la réponse apportée au virus par votre organisation peut permettre aux parties prenantes de désigner les points positifs et de s’exprimer sur les points qui peuvent encore être améliorés. Par exemple, votre équipe RH a-t-elle trouvé la fonction de reporting du localisateur de voyageurs Egencia utile ? Ou certaines des informations sur les voyageurs étaient-elles obsolètes ? En centralisant ce genre de commentaires, vous pouvez travailler avec vos parties prenantes internes afin d’identifier les failles et (dans ce cas précis) d’encourager les voyageurs à mettre à jour leurs coordonnées.
  • Collecter les avis/commentaires des voyageurs : parlez aux voyageurs directement affectés par une crise afin d’obtenir leur point de vue unique sur la manière dont votre organisation a exécuté son plan d’urgence. Par exemple, envoyez aux voyageurs une enquête leur demandant s’ils ont reçu suffisamment d’informations avant, pendant et après leur voyage.

Vous découvrirez peut-être que vos politiques doivent évoluer suite à ces trois suggestions d’étapes. L’étape d’analyse pourrait par exemple révéler une faille que vous avez manquée ou des pays différents mettre à jour leurs restrictions. Quels que soient les changements apportés à vos politiques afin d’étayer votre stratégie de gestion du risque, vous pouvez être sûr qu’avec l’aide d’Egencia, vos voyageurs pourront voir ce dont ils ont besoin. Prenons l’exemple de NTT Singapore : « Plusieurs politiques étaient appliquées au sein de la compagnie. Il était impossible de toutes les connaître par cœur. Mais, grâce à Egencia, plus besoin de mémoriser quoi que ce soit. Les politiques sont à portée de main sur la plateforme », indique Tricia Lim, Executive VP de la Division de la planification intégrée.

Maintenant que vous avez pris des mesures pour rendre votre programme plus sûr, vous pouvez commencer à répondre aux inquiétudes de vos voyageurs et à les préparer à voyager en tant qu’individus. Télécharger dès aujourd’hui la check-list de sécurité avant le voyage destinée aux voyageurs.