Gestion de frais et voie vers la croissance des revenus

Découvrir les possibilités de croissance

Les chefs d’entreprise ont tendance à se focaliser sur la gestion des frais de voyage. Ce qu’ils doivent désormais comprendre, c’est que les déplacements sont aussi un facteur clé dans l’augmentation des revenus. Les accords se concluent lors de rencontres en personne. Quand les employés voyagent pour rencontrer des clients potentiels, ils ont plus de chances de les convaincre en face-à-face que par téléphone. Opérer des coupes au hasard dans les budgets de voyage n’est pas ce qu’il y a de plus bénéfique pour une entreprise. Le défi est de comprendre quels déplacements génèrent le plus de revenus et cela requiert des données et des analyses.

Le lien entre les déplacements et les revenus

Réduire les déplacements est un réflexe compréhensible dans une entreprise, surtout lorsqu’on assiste à une baisse des recettes. D’un côté, il peut sembler judicieux de réduire les frais de déplacement professionnels (T&E), car une entreprise peut continuer de tourner sans que ses employés ne voyagent. Mais de nombreux directeurs financiers et achats savent également qu’une réduction des T&E n’est pas toujours ce qu’il y a de mieux pour les affaires.

Réfléchissez : avez-vous déjà vu un client regarder sa montre ou se retenir de bâiller au téléphone ? Ce n’est pas si simple, n’est-ce-pas ? En rencontrant quelqu’un en personne, vous pouvez savoir si quelque chose s’est mal passé en fonction de la tournure qu’a pris la conversation. Si votre travail est de générer des revenus, alors vous comprenez que, dans de nombreuses situations, les rencontres en personne sont essentielles. En plus du fait de pouvoir repérer des indices subtils, avec une rencontre ou une réunion en personne, vous montrez au client que vous vous intéressez assez à lui pour vous déplacer.

Les employés qui rencontrent les clients comptent généralement sur les budgets destinés aux T&E pour conclure et accroître les ventes. Les données vont dans ce sens. En 2017, les dépenses dédiées aux voyages d’affaires aux États-Unis s’élevaient à 317 milliards de dollars et les bénéfices des entreprises à plus de 6,8 billions de dollars, ce qui prouve qu’un investissement dans les voyages d’affaires peut aboutir à des recettes élevées. De précédentes études menées par la U.S. Travel Association corroborent ces données.

Prenons sinon le cas de l’industrie hôtelière. Les hôteliers craignaient que l’augmentation des réunions en ligne ne réduise le besoin de rencontres et d’événements en face-à-face. Cependant, malgré l’évolution de la technologie virtuelle, les entreprises ont continué d’accorder une grande importance aux événements. Cela est tout à fait logique, puisque les taux de conversion sont beaucoup plus élevés lors des rencontres en personne.

En quoi une gestion intelligente des frais de déplacement peut être un moteur de croissance

Les directeurs financiers et achats savent que les voyages qui génèrent des revenus ne sont pas le fruit du hasard. Au sein d’une entreprise, il n’existe aucune règle du type « réservez ce voyage et vous gagnerez de l’argent ». Une gestion intelligente des frais de déplacement est essentielle à la croissance d’une entreprise et à l’efficacité de son approche stratégique. Le fait de comprendre comment les déplacements permettent de conclure des accords avantageux vous permettra de gérer vos T&E et cela aidera votre entreprise.

En cas d’expansion physique ou géographique, il existe également un lien entre les déplacements et la croissance d’une entreprise. L’un des clients Egencia qui travaillait dans une start-up spécialisée dans l’éducation s’est rendu compte qu’en gérant ses frais de déplacement, son entreprise pouvait ouvrir de nouveaux locaux à moindre coût. Lorsqu’une entreprise ouvre de nouveaux locaux, les frais de déplacement peuvent grimper de manière inattendue. Cela est en partie dû au fait que les employés doivent faire des allers-retours vers les nouveaux bureaux pour les organiser et recruter du personnel. De plus, les réservations de voyages dans les nouveaux locaux peuvent s’effectuer hors du contrôle d’une agence de voyages d’affaires centralisée et conforme aux politiques mises en œuvre. En travaillant avec la plate-forme Egencia, l’entreprise a pu gérer ses frais de déplacement et garantir le respect du programme. Cela lui a permis d’ouvrir de nouveaux locaux sans dépasser les budgets prévus pour les déplacements.

L’augmentation des revenus doit aller de pair avec le contrôle des dépenses pour que le bénéfice net augmente. Augmenter les ventes et les dépenses ne permet pas réellement d’accroître les recettes, et c’est l’une des raisons pour lesquelles les entreprises ont besoin de processus efficaces en matière de gestion de voyages. Les déplacements occupent le deuxième rang des dépenses sur lesquelles une entreprise peut exercer une influence. Le défi est de réduire les frais selon les besoins sans amoindrir les recettes de l’entreprise. Et c’est là que les partenaires et les technologies de gestion de voyages interviennent.

En gérant vos déplacements, vous pouvez réaliser jusqu’à 20 % d’économies sur les frais de déplacement directs et 65 % sur les frais indirects. L’entreprise Nasdag, cliente d’Egencia, a pu économiser 500 000 dollars en six mois en utilisant une plate-forme de gestion de voyages. Vous pourriez, vous aussi, réaliser autant d’économies. Par exemple : les hébergements représentent 14 % des T&E, mais le taux d’attachement moyen des hôtels (le nombre de nuitées réservées dans les hôtels) oscille autour de 40 %. Cela signifie que 60 % des frais d’hébergement sont engendrés en dehors de la politique de l’entreprise. En supposant que les frais d’hébergement de votre entreprise s’élèvent à 14 millions de dollars, vous laissez au passage plus de 8 millions sur la table.

Collaborer avec la bonne agence de voyages d’affaires (TMC, travel management company) peut permettre d’accroître le taux d’attachement des hôtels année après année et d’apporter de la visibilité aux réservations effectuées au sein du programme. Par exemple, une TMC qui mise sur la technologie peut envoyer des notifications automatisées en temps réel qui informent le gestionnaire de voyage lorsqu’un hébergement n’est pas réservé conformément à la politique.

Le rôle des données

Les données sont essentielles pour atteindre les revenus potentiels inhérents à la gestion des frais de déplacement. La productivité est un facteur important et, avec un suivi détaillé et automatisé des données de voyage, le service des achats aura une meilleure compréhension des T&E sans que les employés ne doivent passer des heures à rechercher ces informations manuellement.

Les détails sont également importants. Egencia Analytics Studio offre un aperçu détaillé des dépenses de voyage et du respect du programme au sein d’une entreprise. Cet outil permet de donner vie aux programmes voyages. Il permet aux Travel Managers de visualiser les données, de trouver des informations cachées et d’identifier de nouvelles sources d’économies. De cette manière, ils peuvent optimiser les dépenses de voyage relatives à l’avion, à l’hôtel, au train et à la voiture. Analytics Studio permet aux utilisateurs de visualiser l’effet des réservations anticipées selon la politique et le type de voyage (par ex. international, national, transfrontalier).

La gestion des frais de déplacement ouvre la voie vers la croissance des revenus. En vous associant à une TMC et en utilisant une plate-forme technologique de gestion de voyages, vous disposez des outils et des procédures nécessaires pour que les T&E soient conformes et qu’ils ne dépassent pas le budget. De cette manière, vous pouvez également vous concentrer sur les dépenses de voyage qui permettent de générer des revenus.

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