Exploiter ses forces dans la gestion du changement

Un Travel Manager en train de discuter de gestion du changement avec un voyageur

Lelia Gowland, Directrice, Gowland LLC.

Imaginez le scénario suivant : les voyageurs de votre entreprise sont habitués à l’absence de programme voyage géré et d’une politique voyages associée… Or, voici que tout change. En tant que Travel Manager, il vous revient d’assumer la responsabilité de cette transition… et de gérer les émois qu’elle ne manquera pas de susciter parmi vos voyageurs.

En tant que Travel Manager, vous influez de manière significative sur leurs vies. Dans un contexte de gestion du changement, il pourrait être judicieux d’user de cette influence pour bâtir de meilleures relations avec votre équipe.

Pour mettre en place une gestion du changement efficace tout en jouant sur vos forces, nous vous recommandons de vous poser les trois questions suivantes.

1) De quoi avez-vous besoin pour vous sentir confiant à propos de cette transition ?

Travailler avec votre toute nouvelle agence de voyages d’affaires en vue de développer une stratégie pour informer et soutenir les personnes qui seront les plus affectées par le passage à un programme voyages géré est une bonne idée. N’oubliez pas que vous faites partie de ces personnes.

Selon la coach certifiée Gallup StrengthsFinder Marta Hanson, il n’est pas rare que les responsables aient appris à ignorer leurs propres besoins pour servir leur entreprise. Dans son travail, Marta Hanson s’attache au contraire à encourager les responsables à prendre leurs propres priorités et valeurs en compte au moment de développer une nouvelle stratégie.

Selon elle, dès lors qu’une personne comprend quelles sont ses valeurs et ses motivations, ainsi que les obstacles personnels qu’elle pourrait rencontrer dans l’implémentation d’une nouvelle solution, elle est alors en bien meilleure position et plus en confiance pour préparer son déploiement.

Imaginez que vos voyageurs aient été habitués à réserver leurs voyages par votre intermédiaire, et que votre entreprise décide de faire appel à Egencia.

Au moment de collaborer avec l’équipe Egencia sur le plan d’implémentation, Marta Hanson vous propose un exercice dans lequel elle vous invite à compléter les phrases suivantes : « je suis plus performant quand… » et « je suis moins performant quand… ».

Peut-être êtes-vous particulièrement performant quand vous avez conscience des liens entre vos actions individuelles et un projet dans son ensemble ? Dans ce cas, la clé sera de réfléchir aux façons dont le déploiement va impacter de manière positive les voyageurs que vous devez soutenir.

En revanche, si vous avez eu des difficultés par le passé sur des projets dont vous ne saisissiez pas tous les détails, peut-être pourriez-vous travailler ces détails en étroite collaboration avec votre gestionnaire de compte Egencia. 

Il est important que vous preniez le temps d’identifier ce dont vous avez besoin pour opérer la transition.

2) Comment pouvez-vous soutenir d’autres personnes pour leur permettre d’obtenir ce dont elles ont besoin ?

Marta Hanson suggère ensuite de faire passer les autres personnes par un processus d’exploration similaire.

À défaut d’avoir une discussion individuelle avec chacun des voyageurs de votre entreprise, vous pourriez sonder vos voyageurs de manière à mieux comprendre leurs problèmes et ce qu’ils attendent le plus de la nouvelle plate-forme.

Sur la base de ces données, vous pourrez alors probablement identifier quelques leviers sur lesquels agir.

Peut-être votre sondage révélera-t-il que les voyageurs tiennent à leur indépendance : dans ce cas, nous vous recommandons de vous concentrer sur les moyens à donner à vos voyageurs pour réserver et modifier leurs voyages via la plate-forme Egencia, plutôt que de les obliger à attendre votre approbation.

Si vos voyageurs apprécient d’avoir des processus transparents, insistez sur le fait que réserver sur la plate-forme leur permettra de suivre systématiquement la politique voyages : ils ne risqueront ainsi pas de voir une dépense refusée a posteriori.

Pour les voyageurs clés et les personnes avec qui vous avez des contacts personnels, prenez le temps de la discussion. Peut-être entendrez-vous : « en tant que grand voyageur, cela me gêne de ne pas avoir été consulté dans le processus de décision ». 

Marta Hanson vous suggère d’approfondir les inquiétudes exprimées, pour mieux comprendre sur quoi elles portent. Pour cela, utilisez la question ouverte « pourriez-vous m’en dire plus sur le sujet ? ». C’est la meilleure façon d’apprendre que tel voyageur s’inquiète de ne pas être apprécié à sa juste valeur, ou encore que tel autre se sent mal à l’aise à l’idée d’utiliser un système qu’il connaît moins bien que le précédent.

En comprenant ce qui inquiète réellement les personnes, vous serez plus à même de les rassurer. 

Après avoir réfléchi en amont à ce qui était important pour vous dans le processus, vous serez également plus en capacité de rassurer vos voyageurs sur le fait que le changement en cours en vaut la peine. Vous et l’équipe Egencia pourrez ensuite les guider étape par étape dans ce changement.

3) Quelle est la stratégie d’implémentation ?

Si les deux premières questions se concentrent sur le côté humain du processus, cette troisième question prend en compte la logistique dont vous avez besoin pour le gérer et la façon dont vous pouvez utiliser vos forces. Marta Hanson recommande à ses clients de réfléchir aux questions suivantes :

  • Que sais-je à propos de la meilleure manière dont je travaille ? 
  • Dans quels domaines est-ce que j’anticipe des freins ?
  • Quels mécanismes de responsabilité puis-je mettre en place pour m’aider à rester sur la bonne voie ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, il ne vous restera plus qu’à les incorporer dans la stratégie.

Si vous ne jurez que par votre agenda, y inscrire chacun des détails du déploiement vous permettra de rester sur la bonne voie.

Si vous êtes plutôt dans le relationnel, l’idée de programmer un point hebdomadaire avec vos collègues afin de vérifier que le processus se déroule comme prévu pourrait être plus pertinente.

Marta Hanson encourage ses clients à prendre mieux conscience de la façon dont ils abordent les problèmes et leurs solutions, pour mieux identifier la valeur qu’ils accordent à chaque situation.

« Développer un leadership basé sur ses forces implique de prendre conscience de ses propres motivations et talents innés, pour les exploiter de manière plus stratégique », explique la coach.

Parce que les humains ne sont pas des robots, la gestion du changement ne peut être qu’émotionnelle. Comme le dit Marta Hanson : « quand on doit ajuster les choses, l’approche basée sur les forces permet de mieux conscientiser le facteur humain », pour rendre le processus de gestion du changement plus efficace. 

Prêt·à initier un changement dans la gestion des voyages au sein de votre entreprise ? Lisez notre rapport d’implémentation pour découvrir nos dix meilleurs conseils en la matière.