En quoi une petite économie sur des frais de réservation peut-elle vous coûter des millions ?

Certains paris valent le coup lorsque l’enjeu est faible, par exemple quand on mise une petite somme pour un gain potentiel de plusieurs millions. On parle ici bien sûr des grosses loteries où les chances sont réduites et où la plupart d’entre nous attendent encore de tomber sur les bons numéros.

Dans le monde du voyage d’affaires, la chance fonctionne plutôt dans l’autre sens. Si vous décidez de ne pas payer de faibles frais d’agence et qu’un incident se produit, vous aurez probablement à subir de lourdes conséquences, à la fois en termes de coûts et d’image. Payer une petite somme pour bénéficier d’un suivi voyageur, ainsi que d’autres services respectant le devoir de protection envers les employés, peut réellement protéger les entreprises de problèmes graves.

En effet, un accident est vite arrivé pendant un voyage d’affaires, et pas toujours entre neuf et dix-sept heures. Prenez par exemple les deux attentats perpétrés récemment à l’aéroport de Bruxelles et sur les Champs-Élysées à Paris : le premier a eu lieu avant 8h et le second après 21h un vendredi.

Imaginez un moment… en tant que chargé de voyages ou assistant, vous choisissez de gérer cette situation vous-même, sans passer par une agence de voyages d’affaires, que feriez-vous dans un moment comme celui-ci si vous n’êtes pas à votre bureau ?

Dans la mesure où c’est vous qui avez effectué la réservation pour tel ou tel voyageur, vous serez sûrement la première personne que votre patron contactera en cas d’incident, qu’il s’agisse d’un attentat terroriste ou d’un événement moins grave, comme une annulation de vol. De nombreuses entreprises, en particulier les petites et moyennes, assurent un suivi plutôt « classique » de leurs voyageurs, c’est-à-dire par le biais d’une liste traditionnelle sur un fichier Excel ou Word. Toutefois, imaginez que le pire se produise et que vous recevez un appel d’urgence lorsque vous êtes tranquillement en train de boire un verre avec des amis ou bien qui vous réveille en pleine nuit : est-ce que cette liste cruciale est à portée de main ?

C’est à ce moment-là que vous vous souviendrez d’une conversation que vous avez sûrement eue par le passé avec une agence de voyages d’affaires à propos du devoir de protection des employés. Vous y aviez réfléchi à l’époque, mais aviez finalement conclu que vous pourriez mieux faire vous-même et économiser au passage quelques euros.

La gestion des coûts doit évidemment être une priorité pour les entreprises, mais décider de se passer des services d’une agence de voyages d’affaires pour ne pas payer de frais peut s’avérer être une fausse économie. En effet, une entreprise couverte par une agence de voyages d’affaires peut appeler le service clients de l’agence 24 h/24, 7 j/7, ce qui signifie que vous pouvez continuer à déguster votre verre de pinot gris ou dormir ou sans être dérangé.

Et parce que si l’idée d’être réveillé par votre patron en plein milieu de la nuit vous angoisse, imaginez qu’il s’agisse du ou de la partenaire du voyageur en question qui appelle pour savoir où ce dernier se trouve. Vous ne pourrez pas dire que votre liste de voyageurs se situe quelque part au bureau, et que vous n’avez pas les informations essentielles parce que vous n’avez pas voulu payer des frais d’agence !

Si un de vos voyageurs a été blessé ou tué parce qu’il se trouvait au mauvais endroit au mauvais moment, les coûts peuvent s’avérer astronomiques : frais médicaux, rapatriement du corps et amende en cas de condamnation pour infraction aux règles de sécurité ou homicide involontaire…

Et il n’y a pas que les attentats. La crise due à l’éruption du volcan islandais avait contraint des milliers de voyageurs à passer des heures au téléphone avec leur Service Clients, souvent sans succès. Se retrouver à attendre un vol pendant une durée indéterminée peut vite revenir plus cher que des frais d’agence.

L’offre d’un logiciel de suivi des voyageurs est maintenant commune à toutes les agences de voyages d’affaires, qui se chargent ainsi de contacter les voyageurs et de leur effectuer une nouvelle réservation si nécessaire. Egencia, par exemple, contacte directement les voyageurs affectés sur leur téléphone portable et leur fait donc gagner un temps précieux.

Cependant, certains chargés de voyages ou assistants pensent que si leur entreprise choisit de payer ces fameux frais d’agence, ils perdront leur emploi : « ce sont les frais ou moi ! », semblent-ils dire… En réalité, c’est rarement le cas. Cela vous permettra au contraire de vous concentrer sur d’autres activités plus stratégiques ou de prendre à bras le corps les nouvelles responsabilités qui vous incombent !

D’autres départements, qu’il s’agisse des achats ou du service financier, ont tendance à se focaliser également sur les coûts. Toutefois, ils devraient plutôt s’intéresser à la valeur des choses. Car pouvoir dire au patron ou à l’épouse d’un employé modèle que la personne pour laquelle ils s’inquiètent tant est saine et sauve et en chemin pour la maison, ça n’a pas de prix.