Par Wendy White, CMO Egencia

Tandis que de plus en plus de personnes à travers le monde s’engagent en faveur de voyages d’affaires et d’agrément plus durables, les entreprises explorent divers moyens de faire évoluer leurs programmes voyages afin d’honorer l’engagement de leurs employés et d’atteindre leurs objectifs de responsabilité sociale.

Si la phrase ci-dessus trouve une auprès de votre entreprise, vous pourriez ensuite vous poser la question qui en découle logiquement, à savoir : « Et après ? » Comment votre société peut-elle commencer à tirer parti de sa culture d’entreprise, de ses partenariats au sein du secteur et de ses programmes de responsabilité sociale pour façonner ses programmes voyages d’affaires ? Le meilleur moyen de commencer est d’établir un partenariat avec une société de gestion de voyages (Travel Management Company, TMC) reflétant les valeurs de votre entreprise.

En tant que partie d’Expedia Group, les activités d’Egencia sont neutres sur le plan carbone. Nous compensons l’intégralité de notre empreinte carbone en plantant des arbres et en soutenant des programmes de tourisme durable. Nos propres objectifs ambitieux en matière d’écologie jouent un rôle clé et nous aident à comprendre et à soutenir les vôtres.

Une fois le partenariat avec votre société de gestion de voyages en place, vous pourrez commencer à mettre sur pied un programme voyages plus durable. Voici comment procéder :

5 étapes à suivre pour mettre sur pied un programme voyages d’affaires plus durable

1. Ne vous isolez pas : créez une équipe chargée du développement durable

Dans toutes les strates de votre société, des entreprises s’impliquent et ont probablement un intérêt envers la création d’un programme plus durable. Assurez-vous tout d’abord d’inviter à participer des personnes issues des services suivants : voyages, RH, sécurité, achats et communications. Organisez des réunions afin de décider ensemble des objectifs à court et à long terme, et de déterminer par quels moyens vous pouvez les atteindre.

2. Intégrer le voyage durable à vos politiques

Vous pouvez désormais redéfinir vos politiques voyages avec l’aide de votre équipe chargée du développement durable. Gardez en tête vos objectifs écologiques à chaque étape et demandez-vous si vos politiques actuelles vous permettent de vous en rapprocher.

Examinez les domaines suivants de votre programme :

• Recommandations générales
  • Limitez le nombre de voyageurs par voyage afin de réduire votre empreinte carbone et demandez l’organisation d’un plus grand nombre de réunions par voyage afin d’aider vos voyageurs à tirer le maximum de leur déplacement.
  • Limitez le nombre de voyages par mois et par voyageur.
  • Favorisez l’utilisation des transports en commun.
  • Encouragez l’utilisation des applications et des billets électroniques afin de réduire le gaspillage de papier.
  • Demandez à vos voyageurs d’emporter moins de bagages afin de réduire leur impact environnemental.

• Transport et hébergement
  • Vol : encouragez les voyageurs à réserver des vols directs.
  • Hôtel : ajoutez des emplacements personnalisés et des établissements préférés à votre outil de réservation.
  • Train : demandez aux voyageurs de privilégier le train à l’avion pour les voyages courts.
  • Location de voiture : favorisez l’utilisation de modèles hybrides ou électriques.

Si vous faites déjà partie de nos clients, n’oubliez pas de signaler les préférences ci-dessus sur Egencia à l’aide d’un indicateur. Vous pourrez ainsi communiquer sur vos politiques et aider vos voyageurs à effectuer des choix plus durables.

3. Constituez le bon panel de fournisseurs

Le panel de fournisseurs adéquat peut aider votre entreprise à atteindre ses objectifs environnementaux. Il est important de comprendre et d’interroger vos fournisseurs de voyages sur ce qu’ils mettent en œuvre pour soutenir la mise en place de voyages durables. Réfléchissez ensuite à la manière dont ces mesures peuvent affecter ou améliorer vos propres objectifs en matière de développement durable.

Suivez ces conseils :

• Travaillez avec les consultants d’Egencia à la création et à la mise en œuvre d’un programme hôtelier durable.
• Définissez un système d’évaluation des fournisseurs : posez des questions ciblées lors de votre prochain appel d’offres hôtel ou utilisez le classement du Dow Jones Sustainability Index (DJSI, indice du Dow Jones en matière de développement durable) pour identifier les opportunités de transport durables.
• Dressez la liste de vos compagnies aériennes préférées, en prenant en compte des indices élevés au niveau du DJSI, mais aussi en matière de reporting et de compensation du CO2.
• Modifiez vos habitudes en privilégiant le train et les options de transport locales, comme le tram et le métro.
• Choisissez des fournisseurs de voitures de location proposant des véhicules hybrides et électriques.

4. Mettez l’accent sur le reporting

Les tableaux de bord CO2 disponibles dans Egencia Analytics Studio aident nos client à surveiller l’empreinte carbone de leur programme voyages. Les données du tableau de bord sont essentielles pour comprendre les performances et mesurer les réussites en termes de développement durable.

« Le tableau de bord Egencia CO2 est un outil remarquable, car il nous permet de déterminer notre empreinte carbone en tant que société et de mieux comprendre et former nos voyageurs. Nous voulons sensibiliser nos employés aux différences d’impact des vols, selon qu’ils soient en classe Affaires, en première classe ou en classe économique. Nous avons tous un rôle à jouer dans la lutte contre le dérèglement climatique, et le tableau de bord nous fournit des données qui peuvent nous servir à influencer et à faire évoluer les comportements. »

— Michael McSperrin, Global Head of Facilities and Support Services, Alexander Mann.

Définissez les indicateurs de performances clés des politiques de votre programme afin de vous permettre de suivre votre progression :

• Politique voyages : consultez les points de la section 2 (ci-dessus) pour définir des objectifs spécifiques et mesurables, ainsi que pour définir de quelle manière vous pouvez déterminer votre réussite.
• Fournisseurs : consultez la section 3 (ci-dessus) pour mesurer la fréquence à laquelle vos voyageurs passent par les fournisseurs durables que vous suggérez, optent pour le train plutôt que l’avion et choisissent des véhicules de location écologiques.
• Bien-être du voyageur : il inclut plusieurs indicateurs, comme le nombre de jours par voyage, le nombre de nuits effectuées et le kilométrage parcouru.

5. Encouragez un comportement axé sur le développement durable chez les voyageurs et les organisateurs

Informez vos voyageurs des changements apportés à votre programme voyages et aidez-les à se former afin qu’ils deviennent des voyageurs écoresponsables. N’oubliez pas de leur demander leurs idées également : vous pourriez compter un(e) expert(e) passionné(e) par le développement durable dans vos rangs et ne pas en avoir conscience.

Suivez ces conseils :

• Encouragez une consommation responsable (par ex. éviter le gaspillage, utiliser des alternatives au plastique, recycler et réutiliser).
• Ajoutez des politiques axées sur le développement durable au sein de votre culture d’entreprise et encouragez-les.
• Surveillez les performances et récompensez les bons résultats en matière de développement durable.

Bien commencer

De la définition de vos objectifs au soutien des bons comportements, vous devriez désormais disposer de suffisamment d’informations pour vous lancer dans la création d’un programme voyages d’affaires plus durable. Commencez par réunir votre green team afin de tirer le maximum des analyses et des idées de chacun. Assurez-vous ensuite que vos partenaires travaillent aussi dur que vous, car comme le dit Michael McSperrin ci-dessus : « Nous avons tous un rôle à jouer dans la lutte contre le dérèglement climatique. »

Découvrez les Workspace Émissions de CO2 d’Egencia, levez le voile sur certaines idées fausses concernant les voyages durables et apprenez à les éviter.