Charte de confidentialité d’Egencia

Oktober 2, 2017

Charte de confidentialité d’Egencia

Chez Egencia, (« Egencia », « nous », « notre »), nous comprenons que les réservations de voyage en ligne impliquent une confiance absolue de votre part. Nous prenons ce point très au sérieux. C’est pourquoi garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles (votre nom, numéro de téléphone, adresse e-mail ou informations de paiement) que vous ou votre entreprise nous communiquez est pour nous une priorité.

La présente Charte décrit nos pratiques en matière de protection des données comme suit :

Lorsque vous réservez un voyage avec Egencia, nous sommes amenés à déterminer pour quelles raisons et avec quels moyens nous devons traiter vos données personnelles, afin de répondre à votre demande. Nous sommes donc responsables de la protection de ces dernières tout au long du processus de réservation.

La présente Charte de confidentialité vise à décrire les pratiques d’Egencia en matière de traitement des données personnelles. Vous y trouverez une description du type de données détenues par Egencia, des finalités pour lesquelles elles sont détenues et de la manière dont elles sont collectées, détenues, utilisées et divulguées.

Egencia LLC participe au cadre UE-US et Suisse-US Privacy Shields. Voir plus loin ci-dessous pour en savoir plus.

Description du Programme pour les voyages d’affaires

Votre entreprise s’est inscrite au Programme pour les voyages d’affaires Egencia afin de gérer ses besoins en voyages d’affaires. Dans le cadre de ce Programme, votre entreprise peut désigner un gestionnaire de voyages (« Gestionnaire de voyages ») afin d’administrer et de gérer ses besoins en matière de voyage. Elle peut également nommer un ou plusieurs organisateurs de voyages (« Organisateur » ou « Responsable voyages ») pour effectuer les réservations et gérer les voyages de ses employés (« Voyageurs ») ou de personnes extérieures à l’entreprise (« Clients »), si elle le juge utile.

Règles relatives aux réservations effectuées par les Voyageurs
Pour réserver et gérer leurs propres déplacements, les Voyageurs doivent s’inscrire pour devenir membres d’Egencia ou demander à l’équipe Egencia dédiée à la mise en œuvre de télécharger les données de leur profil dans notre système. Si les Voyageurs ne sont pas inscrits en tant que membres d’Egencia, ils doivent s’adresser à leur Gestionnaire de voyages, leur Organisateur ou leur Responsable voyages pour effectuer les réservations en leur nom. Si vous êtes un Voyageur, la présente Charte de confidentialité s’applique à la collecte et à l’utilisation de vos données personnelles, que la réservation et la gestion du voyage soient effectuées par vous-même ou par votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages. De même, et sauf indication contraire, le terme « Vous » utilisé dans la présente Charte vous désigne en tant que Voyageur, que vous agissiez directement en votre nom ou par l’intermédiaire d’un Gestionnaire de voyages, d’un Organisateur ou d’un Responsable voyages.

Gestionnaires de voyages, Organisateurs et Responsables voyages
Bien que la présente Charte de Protection de la Vie Privée soit principalement destinée aux Voyageurs et aux Clients, elle s’adresse également aux Gestionnaires de voyages, aux Organisateurs et aux Responsables voyages.

Toute donnée à caractère personnel concernant un Gestionnaire de voyages, un Organisateur ou un Responsable voyages, que celui-ci nous communique dans le cadre de notre Programme, est traitée conformément aux conditions définies dans la présente Charte de confidentialité. Toutefois, Egencia se réserve le droit de contacter les Gestionnaires de voyages, les Organisateurs et les Responsables voyages selon les dispositions du Contrat relatif aux voyages d’affaires conclu avec l’entreprise (par exemple, pour des commentaires sur le Programme, pour discuter de la relation commerciale ou de la mise en place/mise à jour de certains services). Ces contacts peuvent se faire par téléphone, e-mail, SMS ou courrier postal.

Lorsqu’ils réservent et gèrent un voyage pour un Voyageur ou un Client, les Gestionnaires de voyages, les Organisateurs et les Responsables voyages doivent obtenir le consentement de ces derniers. Ils doivent également s’assurer que le Voyageur ou le Client a bien reçu et pris connaissance de la présente Charte de confidentialité.

En cas de réservation de voyage, qu’elle soit effectuée par vous-même ou en votre nom par votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages, des personnes dûment autorisées au sein de votre entreprise peuvent accéder à votre numéro de membre, au nom de votre compte de membre, ainsi qu’à vos itinéraires de voyage et à toute autre donnée sur votre compte. Ces personnes peuvent également nous demander de communiquer ces données à des tiers à des fins d’archivage ou à d’autres fins autorisées. Votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages pourront également mettre à jour les paramètres de votre profil (à l’exception de votre numéro de membre et de votre mot de passe) et vos préférences en matière de voyage en fonction des instructions que vous leur donnerez. Le cas échéant, ils peuvent également consulter, modifier ou annuler tous vos itinéraires de voyage de manière à respecter vos instructions ou les accords conclus avec eux.

Champ d’application de la Charte
La présente Charte de confidentialité définit les pratiques d’Egencia quant à la collecte et à l’utilisation des données personnelles. La politique ou les pratiques en vigueur dans votre propre entreprise peuvent être différentes. En aucun cas, nous ne pouvons être tenus pour responsables de l’utilisation ou de la divulgation de vos données personnelles par quiconque au sein de votre entreprise, ni des actes ou omissions de votre entreprise, de votre Gestionnaire de voyages, de votre Organisateur ou de votre Responsable voyages. Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, ou à la réservation ou la gestion de vos voyages en votre nom par votre entreprise, votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages, nous vous invitons à contacter le représentant compétent ou à consulter la Charte de confidentialité de votre entreprise.

Données recueillies par Egencia

Avant d’accéder au site Web d’Egencia, nous vous demandons de vous connecter en tant que membre à l’aide de votre numéro de membre et de votre mot de passe. Généralement, Egencia recueille et enregistre toutes les données que vous lui communiquez, y compris, mais non limité à, toutes les données personnelles que vous nous communiquez expressément et de votre propre gré, ou que vous nous communiquez par tout autre moyen. Il s’agit des données qui permettent de vous identifier (« données personnelles »), notamment votre nom et prénom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, des informations figurant sur votre passeport et des informations concernant la facturation (telles que le numéro de carte de paiement, le nom du titulaire et la date d’expiration de la carte). Nous pouvons également vous demander des informations relatives à vos préférences en matière de voyage, parmi lesquelles les demandes concernant les repas, la sélection du siège, des renseignements sur les programmes de fidélité Grand voyageur/hôtel/location de voiture et les options d’émission de billets. Votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages peut également nous communiquer des données personnelles supplémentaires vous concernant, telles que le numéro d’identification de votre employeur.

Egencia recueille des données personnelles dans les cas suivants, sans s’y limiter, lors de :

  • Votre inscription en tant que membre Egencia
  • La création de votre profil Voyageur
  • La réservation d’un voyage
  • Votre utilisation du service d’Organisateur de Voyage
  • Votre participation à une enquête

Vos contacts avec nos services

Données relatives aux passagers: Lors d’une réservation faite par l’intermédiaire d’Egencia, Egencia recueille le nom complet du Voyageur, ses coordonnées téléphoniques et d’autres données personnelles nécessaires à la réservation du voyage, telles que le numéro de passeport et les informations concernant la facturation. Nous pouvons également recueillir des informations relatives aux préférences de chaque Voyageur, parmi lesquelles les demandes concernant les repas à bord, la sélection du siège, les programmes de fidélité Grand voyageur/hôtel/location de voiture et les numéros d’adhésion correspondants, ainsi que les options d’émission de billets.

Données automatiques: Lorsque vous consultez ce site Web, certaines données relatives à votre ordinateur sont automatiquement recueillies. Il s’agit, par exemple, de votre adresse IP, du type de navigateur (tel que Firefox, Safari ou Internet Explorer) et le site Web de renvoi. Nous pouvons également collecter des données relatives à votre activité en ligne, telles que les voyages consultés ou les réservations effectuées. Cette collecte automatique de données nous permet notamment de personnaliser votre expérience en tant qu’utilisateur, et de détecter et prévenir les fraudes. Pour en savoir plus, veuillez consulter la section « Cookies et autres technologies ».

Surveillance des appels: Les appels émis et reçus par notre service d’assistance à la clientèle sont susceptibles d’être enregistrés ou surveillés à des fins de contrôle de la qualité ou de formation du personnel. Les enregistrements d’appels ne seront conservés que pour la durée strictement nécessaire ou permise par la loi applicable, puis ils seront supprimés. Toute donnée personnelle communiquée pendant l’appel sera traitée conformément à la présente Charte de confidentialité.

Non-communication des données: Afin d’accéder au site Web d’Egencia, vous devez vous connecter en tant que membre à l’aide de votre numéro de membre et de votre mot de passe. Lorsque vous planifiez un voyage ou effectuez une réservation sur ce site Web, vous devez fournir les coordonnées et les informations financières demandées. Nous utiliserons vos coordonnées pour réserver les services demandés, vous envoyer les détails concernant la confirmation, vous informer en cas de modification de votre voyage et pour la facturation. Si vous ne communiquez pas les informations demandées, vous ne pourrez pas accéder au site Web d’Egencia et nous ne serons pas en mesure de satisfaire vos demandes ou vos commandes.

Utilisation de vos données Afin de traiter les réservations que vous effectuez sur le site, Egencia utilise des informations sensibles concernant la facturation (telles que le nom du titulaire de la carte, le numéro et la date d’expiration de la carte). Nous utilisons d’autres données vous concernant pour les finalités générales suivantes : vous inscrire en tant que membre d’Egencia ; vous fournir les produits et les services que vous demandez ; vous fournir des confirmations et des mises à jour de voyage ; vous envoyer des notifications de voyage ; vous fournir des informations sur les mises à jour de services et les services susceptibles de vous intéresser ; communiquer avec vous de manière générale ; répondre à vos questions et à vos commentaires ; mesurer l’intérêt pour nos produits, nos services et notre site Web et les améliorer ; personnaliser autrement votre expérience avec Egencia ; vous récompenser plus facilement dans le cadre de tout programme de fidélité ou de récompense auquel vous avez souscrit; solliciter des informations, notamment via des enquêtes ; résoudre des litiges, recouvrer de créances ou corriger des problèmes techniques; prévenir des activités potentiellement illicites ou prohibées ; faire respecter nos Conditions générales d’utilisation ; ou pour toute autre finalité qui vous a été communiquée lors de la collecte de vos données.

Divulgation de vos données

Egencia et ses prestataires de service peuvent partager vos données personnelles avec les entités suivantes:

  • Des fournisseurs, tels que les hôtels, les compagnies aériennes, les compagnies ferroviaires, les loueurs de voitures ou les fournisseurs d’activités qui permettent de réaliser vos réservations de voyage. Sur ce site Web, tous les services qui sont proposés par un fournisseur tiers sont indiqués comme tels. Ces fournisseurs traiteront vos données conformément à leur Charte de confidentialité. C’est pourquoi nous vous recommandons de consulter la Charte de confidentialité de chaque fournisseur dont vous réservez les produits par l’intermédiaire d’Egencia. Sachez également que ces fournisseurs peuvent vous contacter, le cas échéant, et vous demander des informations supplémentaires vous concernant afin de faciliter la réservation de votre voyage.
  • Des prestataires tiers susceptibles de fournir des services ou des fonctionnalités pour notre compte, notamment, mais sans s’y limiter, le traitement des cartes de paiement, l’analyse commerciale, le service clients en dehors des heures d’ouverture, la distribution de newsletters ou d’e-mails d’enquête et la prévention de la fraude. Sur instruction de votre employeur, nous pouvons également être amenés à communiquer vos données personnelles à des prestataires tiers chargés de services tels que le suivi des dépenses et les remboursements. Ces entreprises ont accès aux données personnelles utiles à l’exercice de leurs fonctions, mais elles ne sont pas autorisées à les divulguer, ni à les utiliser pour d’autres finalités. Pour en savoir plus sur le traitement de vos données personnelles par nos prestataires de services, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous au paragraphe « Nous contacter ».
  • D’autres personnes au sein de votre entreprise, telles que votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages, comme indiqué ci-dessus dans la section qui leur est consacrée.
  • Sociétés au sein de notre groupe. Nous pouvons communiquer certaines données à notre filiale Expedia, à des fins de stockage, d’analyse et d’hébergement des données ou de création de rapports. Dans la mesure où une filiale a accès à vos données pour fournir des services en notre nom, elle s’engage à suivre des pratiques au moins aussi restrictives que celles qui sont décrites dans la présente Charte de confidentialité.

Egencia et ses prestataires de services sont également susceptibles de partager vos données personnelles dans les cas suivants:

  • Lorsque vous en faites la demande expresse.
  • En réponse à des assignations, à des ordonnances ou à toute autre procédure judiciaire ; pour établir ou exercer nos droits légaux ; pour notre défense en cas de poursuites judiciaires ; ou dans tout autre cas rendu nécessaire ou permis par la législation en vigueur. Dans ce cas, nous nous réservons le droit de nous opposer ou de renoncer à toute objection ou tout droit dont nous disposons légalement.
  • Lorsque nous jugeons utile d’enquêter, de prévenir ou d’engager des poursuites concernant des activités illicites réelles ou présumées; pour protéger et défendre les droits, la propriété ou la sécurité d’Egencia, de nos clients ou de tout autre personne ; et pour tout autre motif conformément à nos Conditions d’utilisation et à d’autres accords.
  • Aux forces de l’ordre et aux administrations dans le monde pour respecter nos obligations en matière de sécurité, de contrôles des douanes ou d’immigration. Par exemple, selon la législation américaine, le Bureau des douanes et de la protection des frontières du ministère américain de la sécurité intérieure nous demande de lui communiquer certaines informations relatives aux voyages et aux réservations appelées « Passenger Name Record » ou PNR concernant les personnes qui entrent et sortent des États-Unis ou qui traversent l’espace aérien américain, préalablement à tout voyage. Nous pouvons communiquer ces données à des compagnies aériennes ou à d’autres fournisseurs de voyages, de sorte qu’ils puissent les transmettre aux administrations et aux forces de l’ordre concernées.
  • Dans le cadre de la proposition ou de la réalisation d’une transaction commerciale telle qu’une cession, une fusion, une consolidation ou une vente d’actifs, ou dans le cas peu probable d’une faillite.
Vos choix en matière de collecte et d’utilisation de vos données personnelles
  • Pour accéder à vos données, en ajouter, les mettre à jour ou les supprimer sur les pages Mon Profil et Mes voyages, et clôturer votre compte, veuillez suivre la procédure indiquée ci-dessous.
  • Vous pouvez également nous envoyer une demande écrite pour accéder aux données personnelles que nous détenons sur vous. Dans ce cas, Egencia est en droit de vérifier votre identité avant de répondre à votre demande. Vous pouvez adresser cette demande aux coordonnées indiquées ci-dessous dans la section « Nous contacter ». Nous nous efforcerons de répondre dans les meilleurs délais et dans tous les cas, dans les délais prescrits par la législation.

En tant que participant au Programme Egencia, vous êtes susceptible de recevoir de notre part des communications contenant des actualités et des mises à jour relatives aux voyages. Vous avez la possibilité d’interrompre votre abonnement à ces newsletters électroniques à tout moment. Il vous suffit d’accéder à la rubrique « Paramètres des e-mails » sur la page « Mon Profil » ou d’informer votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages que vous ne souhaitez plus recevoir de communications de la part d’Egencia. Cette possibilité vous est également offerte dans chacune des newsletters que vous recevez par e-mail. Sachez que nous nous réservons le droit de vous envoyer d’autres types de communications, notamment des annonces de services, des messages administratifs et des enquêtes relatives à votre compte Egencia ou à vos transactions avec Egencia, sans vous offrir de possibilité de refuser de les recevoir.

Cookies et autres technologies

Les cookies sont de petits fichiers texte de données qui peuvent être stockés sur le disque dur de votre ordinateur (si le navigateur que vous utilisez l’autorise). La rubrique d’aide de la barre d’outils de la plupart des navigateurs vous explique comment empêcher que votre navigateur accepte de nouveaux cookies, comment être informé lorsqu’un nouveau cookie est installé ou comment désactiver l’ensemble des cookies. Sachez que si vous refusez d’accepter les cookies, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à de nombreux outils pour les voyages disponibles sur nos sites. Un fichier de cookie permanent peut être installé sur le disque dur de votre ordinateur lorsque vous êtes membre du site ou que vous y accédez. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir de cookies en configurant votre navigateur afin de refuser les cookies ou pour vous avertir avant d’accepter un cookie. Bien qu’un cookie ne contienne pas de données personnelles, il peut être associé à celles-ci pour permettre l’envoi de notifications électroniques ciblées.

Lorsque vous consultez ce site Web, certaines données relatives à votre ordinateur sont automatiquement recueillies par Egencia. Il s’agit, par exemple, de votre adresse IP, du système d’exploitation et du type de navigateur (tel que Firefox, Safari ou Internet Explorer). Nous pouvons également collecter des données relatives à votre activité en ligne, telles que les voyages consultés ou les réservations effectuées. Cette collecte automatique de données nous permet notamment de personnaliser votre expérience en tant qu’utilisateur, de rendre l’utilisation de notre site plus agréable et de recueillir des données analytiques afin de l’améliorer constamment. Nous pouvons utiliser les cookies afin d’identifier votre navigateur lors d’une nouvelle visite et pour enregistrer toutes les préférences définies dans votre navigateur lors de la consultation de notre site. Votre mot de passe peut également être enregistré sous forme de cookie si vous cochez la case intitulée « Mémoriser mon mot de passe sur cet ordinateur ». Sachez que pour des raisons de sécurité, les numéros des membres, les mots de passe et toutes les autres données relatives aux comptes contenues dans ce type de cookies sont encodés. En aucun cas Egencia ne stocke les données personnelles sensibles via des cookies, telles que les numéros de cartes de paiement. Outre les cookies décrits ci-dessus, nous pouvons également utiliser des objets locaux partagés, également appelés « cookies flash », sur notre site Web. Ils permettent d’améliorer votre confort d’utilisation, en enregistrant vos préférences d’utilisateur et vos paramètres relatifs aux contenus d’animations de notre site, tels que les paramètres de volume/désactivation des sons. Les objets locaux partagés sont semblables à des cookies de navigateur, à la différence qu’ils peuvent stocker des données plus complexes que du simple texte. Pour obtenir davantage d’informations sur les cookies flash et savoir comment les désactiver, veuillez consulter le site suivant: http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html.

Notre site peut aussi utiliser des balises Web (également appelées pixels invisibles ou pixels espions). Il s’agit de très petites images numériques dotées d’un identifiant unique, qui fonctionnent comme des cookies et qui sont placées dans le code d’une page Web. Nous les utilisons pour suivre les habitudes de navigation des utilisateurs entre les différentes pages de nos sites, pour envoyer des cookies ou communiquer avec eux, pour savoir si vous consultez notre site après avoir cliqué sur une annonce publicitaire placée sur un site tiers et pour améliorer le fonctionnement de notre site Web. Nous pouvons également autoriser nos prestataires de services à les utiliser afin d’identifier les e-mails ouverts par leurs destinataires et de suivre le trafic et les interactions sur notre site Web. Cela nous permet de déterminer l’efficacité de nos contenus et d’autres offres.

Données recueillies par des tiers/Affichage d’annonces publicitaires personnalisées

Des annonceurs publicitaires tiers, tels que des entités publicitaires ou des partenaires commerciaux, peuvent utiliser des cookies et d’autres technologies (comme les balises Web) pour collecter des données relatives à vos activités en ligne. Cette collecte de données a pour but de mesurer et d’identifier l’utilisation de notre site ; et d’analyser, modifier et personnaliser les contenus publicitaires s’affichant sur notre site et d’autres sites en fonction de vos centres d’intérêts apparents. Nous n’avons pas accès aux cookies ni aux autres technologies utilisés et n’exerçons aucun contrôle sur ceux-ci. Par ailleurs, les pratiques de ces annonceurs en matière de données personnelles n’entrent pas dans le cadre de la présente Charte de confidentialité. Pour en savoir plus sur les annonceurs publicitaires tiers et pour connaître la marche à suivre pour refuser cette collecte de données, consultez l’une des pages suivantes:

Signal DNT et mécanismes similaires
Certains navigateurs envoient aux sites Web consultés un signal DNT (« Do Not Track » (« Ne pas suivre »)). En raison des différences de traitement et d’activation de ce signal par les différents navigateurs, il n’est pas toujours facile de déterminer si les utilisateurs souhaitent transmettre ce signal ou s’ils savent eux-mêmes qu’il est transmis. Les membres du principal organisme de définition des normes d’Internet, chargé de cette question, sont actuellement en train de déterminer le comportement à adopter, le cas échéant, par les sites Web recevant ce signal. À l’heure actuelle, Egencia ne prend aucune mesure en réponse à ces signaux. Si une norme est finalement adoptée et acceptée, nous réexaminerons alors la réponse à apporter à ces signaux.

Utilisation des applications Egencia pour téléphone portable et tablette (les « Applications mobiles »)

Lorsque vous utilisez l’application Egencia Mobile, nous collectons et utilisons des données vous concernant, de la même manière et aux mêmes fins que lorsque vous consultez notre site Web.

En outre, nous utilisons d’autres données recueillies automatiquement lorsque vous utilisez nos applications mobiles. Plus particulièrement:

Nous collectons des données concernant les fonctionnalités de l’application mobile auxquelles vous accédez et que vous utilisez. Cela nous permet d’identifier les parties de l’application mobile qui présentent un intérêt pour nos clients et de constamment perfectionner et améliorer cette dernière.

  • Si vous utilisez la fonctionnalité « Trouver un hôtel » en sélectionnant « Ma position actuelle », nous utilisons les données relatives à votre position qui sont fournies par la technologie de géolocalisation de votre appareil (GPS ou autre) afin d’afficher les établissements situés à proximité. Nous ne collectons pas de données relatives à votre localisation, sauf si vous y consentez expressément en cliquant sur la fonctionnalité « Trouver un hôtel » et en indiquant « Ma position actuelle » comme destination, ou si vous activez la collecte des données de géolocalisation dans les paramètres de votre appareil. Si vous avez accepté de nous fournir ces données dans les paramètres de l’application ou de votre appareil, nous pouvons alors les utiliser et les communiquer pour vous proposer un hôtel à proximité ou des options de transport, ou pour vous fournir d’autres informations ou services pertinents.
  • Chaque application mobile nous transmet également un rapport d’erreur en cas de panne ou d’interruption. Ce rapport nous permet de rechercher les causes de l’erreur et d’améliorer la stabilité des futures versions de l’application mobile. Il contient notamment des données relatives au type et à la version de l’appareil mobile, votre numéro client, l’heure à laquelle l’erreur s’est produite, la fonctionnalité utilisée et l’état de l’application lorsque l’erreur s’est produite. Nous utilisons ces données dans le seul but d’analyser et de résoudre l’erreur.
  • Dans certains cas, nous vous envoyons des notifications push concernant les modifications de statut des vols ou d’autres éléments relatifs à votre voyage. En outre, nous pouvons également vous envoyer des notifications push pour vous communiquer des informations importantes de la part de votre Gestionnaire de voyages ou de votre employeur en cas d’urgence. Ces permissions peuvent toujours être gérées à partir des paramètres de votre appareil mobile.
  • Si vous sélectionnez « Contacter Egencia par téléphone » et choisissez l’option « Rappel » dans la rubrique « Assistance Egencia », lorsque cette fonctionnalité est disponible, l’application transmettra à votre conseiller voyages votre numéro client, les informations relatives à votre itinéraire et dans certains cas, d’autres données à propos de l’utilisation récente de l’application mobile. Cela permet d’accélérer l’interaction avec le service clients, de fluidifier et d’enrichir les échanges.

Vous avez toujours la possibilité de contrôler certaines des données qui nous sont transmises par l’application mobile. Vous pouvez désactiver la collecte de données de géolocalisation à tout moment dans le menu des paramètres de votre téléphone. Vous pouvez également supprimer entièrement l’application mobile de votre appareil mobile et accéder à nos services sur notre site Web ou sur un téléphone.

Protection de vos données

Nous souhaitons que vous puissiez utiliser nos services de planification et de réservation de voyage en toute confiance. C’est pourquoi nous nous engageons à protéger les données que nous recueillons. Bien qu’aucune entreprise ne puisse garantir une sécurité sans faille, nous avons mis en œuvre des procédures de sécurité administratives, techniques et physiques adaptées pour protéger les données personnelles que nous détenons et contrôlons. Par exemple, seuls des employés habilités sont autorisés à accéder aux données personnelles, et ce, uniquement dans le cadre de leurs missions professionnelles autorisées. En outre, la transmission de données personnelles sensibles entre votre système et le nôtre est encodée, et nous utilisons des pares-feu et des systèmes de détection des intrusions pour prévenir tout accès non autorisé à vos données.

Accès à vos données

Vous pouvez accéder à vos données sur les pages suivantes du site Web :

Mon compte
La page Mon Profil d’Egencia permet aux membres de consulter et de modifier les paramètres de leur compte. L’option de paramètres des e-mails vous permet de modifier votre adresse e-mail et de gérer vos abonnements à la newsletter et à d’autres publications. Vous pouvez également modifier votre mot de passe et choisir d’être automatiquement identifié lors de votre connexion au site Web. De même, vous pouvez ajouter ou supprimer de nouveaux Voyageurs sur votre profil de membre ; mettre à jour ou corriger les noms, les numéros de téléphone, les données relatives aux passeports et les personnes à contacter en cas d’urgence pour les Voyageurs associés à votre profil ; et enfin, mettre à jour vos préférences de voyages.

Demande de clôture de compte
Pour clôturer votre compte Egencia, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous. Une fois le compte clôturé, vous ne pourrez plus vous y connecter, ni accéder aux données qui y sont associées. Vous pouvez cependant ouvrir un nouveau compte à tout moment. Nous vous confirmerons la clôture de votre compte par e-mail à l’adresse indiquée sur votre profil de membre.

Mes voyages

La page Mes Voyages de ce site Web permet aux membres de consulter, mettre à jour ou supprimer les itinéraires enregistrés. Lorsque vous signaler à Egencia que certaines données personnelles vous concernant sont inexactes, incomplètes ou obsolètes, Egencia s’efforcera de les corriger dans la mesure du possible, de sorte qu’elles soient exactes, complètes et à jour.

Liens externes

Si des liens figurant sur notre site Web renvoient vers des sites Internet qui ne nous appartiennent pas ou que nous n’exploitons pas, sachez que ces derniers n’entrent pas dans le cadre de la présente Charte de confidentialité. Nous vous invitons donc à lire attentivement les Chartes de confidentialité publiées sur ces sites afin de comprendre leurs procédures en matière de collecte, de traitement et de divulgation des données personnelles.

Lieu de stockage de vos données

Egencia stocke et traite les données personnelles des Voyageurs dans des environnements sécurisés, situés aux États-Unis et dans d’autres pays. En ce qui concerne le traitement des données relatives aux Voyageurs qui ne sont pas américains, afin de fournir ses services, Egencia doit transférer vos Données personnelles à ses filiales et/ou à ses prestataires de services pour être traitées aux États-Unis et potentiellement dans d’autres pays hors de votre pays de résidence où les lois sur la protection des données peuvent être différentes de celles dans votre pays. Egencia s’assurera que vos données seront protégées en conformité avec cette Charte de confidentialité et les exigences légales en matière de protection des données, quel que soit l’endroit où vos données sont traitées.

Pour les Données Personnelles en provenance d’Europe, Egencia effectuera ces transferts de données conformément à la présente Politique de Protection de la vie privée et aux lois applicables, notamment à travers son auto-certification au cadre de Privacy Shield entre l’Union Européenne et les Etats-Unis et le Suisse et les États-Unis.

UE-US et Suisse-US Privacy Shields

Egencia LLC a certifié lui-même son respect du cadre de Privacy Shield entre l’Union Européenne et les États-Unis et le Suisse et les États-Unis (EU-US et Suisse-US Privacy Shields) tel qu’établi par le Département du commerce des États-Unis concernant la collecte, l’utilisation et la conservation des informations personnelles en provenance de l’Union Européenne et de la Suisse. Nous avons certifié que nous respectons les Principes du Privacy Shield de Notification, de Choix, de Responsabilité pour les Transferts ultérieurs, de Sécurité, d’Intégrité des Données et de Limitation des Objectifs, d’Accès, de Recours, d’Exécution et de Responsabilité. Pour en savoir plus sur les Principes du Privacy Shield et pour consulter notre certification, veuillez cliquer ici.

Nous traiterons uniquement les Données Personnelles de manière compatible avec les objectifs décrits ci-dessus dans cette Politique de Protection de la vie privée (ou ceux que vous autorisez plus tard). Avant d’utiliser vos Données Personnelles à des fins matériellement différentes ou de les divulguer à des tiers indépendants, nous vous donnerons l’opportunité de vous désinscrire. D’autres choix et moyens que vous avez pour limiter l’utilisation et la divulgation de vos Données Personnelles sont énoncés dans la section «Vos choix en matière de collecte et d’utilisation de vos données personnelles» ci-dessus.

Comme expliqué dans cette Politique de Protection de la vie privée, nous pouvons fournir vos Données Personnelles à des tiers qui effectuent des services en notre nom. Si nous transférons des Données Personnelles reçues dans le cadre du Privacy Shield à un agent tiers ou un fournisseur de services et qu’ils traitent vos Données Personnelles d’une manière incompatible avec les Principes du Privacy Shield, nous resterons responsables dans le cadre du Privacy Shield à moins que nous puissions prouver que nous ne sommes pas responsables de l’événement à l’origine du préjudice subi.

Dans certaines circonstances, nous pouvons être tenus de divulguer vos Données Personnelles en réponse à des demandes valides par les autorités publiques, y compris pour répondre aux exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi.

Vous pouvez avoir le droit d’accéder aux Données personnelles qu’Egencia LLC détient sur vous et demander que nous les corrigions, les modifions ou les supprimions si elles sont inexactes ou traitées en violation du Privacy Shield.

Si vous avez des questions ou des plaintes concernant notre traitement de vos Données Personnelles dans le cadre du Privacy Shield, vous devez d’abord nous contacter à privacy@egencia.com et nous répondrons à votre demande rapidement. Si nous ne sommes pas en mesure de résoudre de manière satisfaisante votre plainte ou si nous ne traitons pas votre plainte en temps opportun, nous nous sommes engagés à coopérer et à respecter le panel des autorités européennes chargées de la protection des données (DPA) et le Commissaire fédéral Suisse de la protection des données et de l’information dans la résolution de toute plainte issue du Privacy Shields. Les individus peuvent également avoir l’opportunité, sous certaines conditions, d’invoquer un arbitrage contraignant pour les plaintes issues du Privacy Shields non résolues par les mécanismes ci-dessus. Veuillez cliquer ici pour plus d’informations sur l’arbitrage obligatoire.

Aux fins de la mise en conformité avec le Privacy Shields, Egencia LLC est assujettie aux pouvoirs d’enquête et d’exécution de la Federal Trade Commission des États-Unis.

Conservation des données

Nous ne conservons pas vos données au-delà de la durée nécessaire à des fins commerciales ou à des obligations légales. Toutefois, sachez que nous pouvons conserver certaines données après la clôture de votre compte, par exemple, afin de remplir certaines obligations légales, notamment la conservation des données à des fins fiscales et comptables.

Modifications de la présente Charte de confidentialité

Egencia peut ultérieurement mettre à jour la présente Charte de confidentialité. Nous vous informerons de toute modification importante de la présente Charte de confidentialité, par l’envoi d’un e-mail à l’adresse que vous nous avez indiquée ou en publiant un avis sur notre site Web. Pour toute question relative à la présente Charte de confidentialité, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse indiquée ci-dessous.

Nous contacter

Si vous avez des questions relatives à la présente Charte de confidentialité ou à nos pratiques en matière de confidentialité en général, veuillez nous contacter aux coordonnées suivantes :

E-mail : service_client@egencia.fr. Nous nous efforcerons de vous répondre dans les 24 heures.

Téléphone : Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, veuillez nous appeler au +33 (0)1 73 01 22 40.

Courrier: Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 333 108th Avenue NE, Bellevue, WA 98004, USA.

Nous voulons nous assurer que nos clients Egencia gardent le contrôle sur leur expérience du voyage en ligne, de la planification et la réservation de leur voyage jusqu’à la protection de leurs données personnelles. Les agents de voyages du service clients d’Egencia sont à votre disposition pour toute question 24 h/24 et 7 j/7. À tout moment, vous pouvez également appeler le numéro du service clients qui vous a été communiqué lors de l’inscription de votre entreprise. Par ailleurs, vous pouvez également contacter directement le fournisseur de voyages au numéro de téléphone ou à l’adresse indiqué sur votre itinéraire de voyage.

La présente Charte de confidentialité entre en vigueur à compter du Oktober 2, 2017.