Charte de confidentialité d’Egencia

Charte de confidentialité d’Egencia

Vous avez une question ou une inquiétude concernant la protection de votre vie privée ou vous souhaitez exercer l’un de vos droits ?

S’il vous plaît email service_client@egencia.fr ou appelez 01 73 01 22 40 pour en savoir plus.
Sur ce dernier, il vous est possible d’envoyer une demande d’accès à vos informations, de mettre à jour ces dernières, de fermer votre compte ou de supprimer vos données.  Nous veillerons à ce que notre équipe dédiée à la protection de la vie privée vous recontacte directement.

Politique de confidentialité
Dernière mise à jour :  Juin 2018

Introduction
Egencia LLC (« Egencia ») respecte votre droit à la vie privée et prend celle-ci très au sérieux.  Egencia s’engage à protéger et à sécuriser toutes les informations personnelles dont vous nous faites part.  La présente Politique de confidentialité vous explique qui nous sommes, de quelle manière nous collectons, utilisons et partageons les informations personnelles qui vous concernent, de quelle manière vous pouvez gérer les informations dont vous nous faites part et exercer votre droit à la vie privée et de quelle manière nous protégeons vos informations.  La présente Politique de confidentialité concerne toute information personnelle dont vous nous faites part via nos services en ligne, incluant notre site Web, notre Application et nos API de réservation en ligne (c.-à.-d., les outils de réservation en ligne utilisés par nos partenaires et les Propriétaires) (désignés comme « Services en ligne ») ou via tout autre moyen (collectivement désignés comme « Services »).

Quelles sont les activités d’Egencia ?
Egencia propose une suite de services de gestion du voyage d’affaires pour la planification, la réservation et la gestion des voyages professionnels, directement ou via son réseau de fournisseurs tiers de services de gestion de voyages.  Il est possible de réserver via les Services Egencia. Nous vous offrons une assistance clientèle par le biais de notre équipe Service Client qui répondra à tous les problèmes que vous pourriez rencontrer lors de votre réservation.

Programme de voyages d’affaires Egencia
Votre entreprise participe au Programme de voyages d’affaires Egencia pour gérer ses besoins en matière de voyages d’affaires. Dans le cadre de ce programme, votre entreprise peut désigner un gestionnaire de voyages (le « Gestionnaire de voyages ») pour gérer et administrer les besoins en voyages de votre entreprise, ainsi qu’un ou plusieurs assistants (« Organisateur de voyage » ou « Responsable voyages ») pour réserver et gérer le voyage des collaborateurs (les « Voyageurs ») et d’autres personnes (les « Clients »), si l’entreprise le juge utile.

Réservation par les Voyageurs
Pour réserver et gérer leur propre voyage, les Voyageurs doivent s’inscrire pour devenir membres Egencia ou pour que les données de leur profil soient chargées dans notre système par l’équipe de déploiement Egencia. S’ils ne s’inscrivent pas en tant que membre Egencia, ils devront s’adresser à leur Gestionnaire de voyages, leur Organisateur ou Responsable voyages pour réserver pour leur compte. Si vous êtes un Voyageur, la présente Politique de confidentialité s’applique en matière de collecte et d’utilisation de vos données personnelles, que la réservation et la gestion du voyage soit effectuée par vous-même ou par le biais d’un Gestionnaire de voyages, d’un Organisateur ou d’un Responsable voyages. Par conséquent, sauf stipulation contraire de notre part, lorsque nous utilisons le terme « Vous » dans la présente Politique de confidentialité, nous « vous » désignons en tant que Voyageur, que vous agissiez en votre nom ou par l’intermédiaire d’un Gestionnaire de voyages, d’un Organisateur ou d’un Responsable voyages.

Gestionnaires de voyages, Organisateurs et Responsables voyages
Bien que la présente Politique de confidentialité s’adresse principalement aux Voyageurs et aux Clients, elle s’applique également aux Gestionnaires de voyages, aux Organisateurs et aux Responsables voyages.

Toutes les données personnelles qu’un Gestionnaire de voyages, un Organisateur ou un Responsable voyages nous communique le ou la concernant relativement à notre Programme voyages d’affaires sont traitées conformément à la présente Politique de confidentialité. Nous nous réservons toutefois le droit de contacter les Gestionnaires de voyages, les Organisateurs et les Responsables voyages dans les cas prévus par l’Accord relatif aux voyages d’affaires conclu avec nous (par exemple, pour obtenir des commentaires sur le Programme, pour évoquer notre relation commerciale, la création ou la mise à jour de services). Cette prise de contact peut s’effectuer par téléphone, e-mail, SMS ou publication.

Les Gestionnaires de voyages, les Organisateurs et les Responsables voyages sont tenus d’obtenir le consentement du Voyageur ou du Client concernés lorsqu’ils réservent ou gèrent un voyage en leur nom. Ils doivent également s’assurer que ces derniers ont bien reçu et pris connaissance de la présente Politique de confidentialité.

Lorsque vous réservez directement auprès de nous, ou que vous autorisez votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages à le faire en votre nom, sachez que des personnes autorisées au sein de votre entreprise peuvent avoir accès à l’adresse e-mail et au nom de votre compte de membre, ainsi qu’à vos itinéraires de voyages et à toutes les autres données de votre compte. Elles peuvent également nous demander de communiquer ces données à des tiers à des fins de tenue des dossiers et pour d’autres finalités autorisées. Votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages peuvent également mettre à jour les paramètres de votre profil (à l’exception de votre numéro de membre et de votre mot de passe) et vos préférences de voyage selon vos instructions. En outre, votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages peuvent consulter, modifier ou annuler tous vos itinéraires de voyage afin de se conformer à vos instructions ou aux accords passés avec eux.

La présente Politique de confidentialité définit les pratiques d’Egencia en matière de collecte et d’utilisation des données personnelles. Les politiques ou les pratiques de votre entreprise peuvent être différentes. Nous ne sommes donc en aucun cas responsables de l’utilisation ou de la divulgation de vos données personnelles par les personnes de votre entreprise, ni des actes ou omissions de votre entreprise, du Gestionnaire de voyages, de l’Organisateur ou du Responsable voyages. Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, la réservation ou la gestion de votre voyage pour votre compte par votre entreprise, votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages, veuillez contacter le représentant compétent au sein de votre entreprise ou consulter la charte de confidentialité de cette dernière

Renseignements importants sur notre utilisation de vos informations personnelles :

  • Nous utilisons vos données (et les données des personnes voyageant avec vous) afin d’effectuer vos réservations de voyage.
  • Nous communiquons donc vos informations de réservations à nos Fournisseurs ou à nos Propriétaires pour leur permettre d’accepter votre réservation, ainsi qu’à votre entreprise dans le cadre de votre Programme de voyages d’affaires.
  • Nous engageons également d’autres prestataires tiers qui fournissent des services ou assurent des fonctions en notre nom.
  • Lorsque vous décidez de recevoir nos communications commerciales, nous vous informons de toutes les offres spéciales susceptibles de vous intéresser, notamment nos programmes de fidélité. Vous avez la possibilité de vous désinscrire à tout moment via votre page de compte.
  • Vous pouvez nous contacter à propos de la mise à jour ou de l’accès à vos informations à l’aide des coordonnées figurant dans la section « Contactez-nous ».
  • Nous utilisons des informations telles que les cookies pour améliorer votre expérience sur nos Services en ligne et obtenir des informations statistiques nous permettant d’améliorer nos Services de manière générale.
  • De temps en temps, et généralement suite à un échange avec nous, nous vous demanderons votre avis sur le service effectué de manière à nous assurer que nous vous fournissons les meilleurs services possible.
  • Le responsable du traitement de vos données personnelles est Egencia LLC.  Egencia conserve et traite vos données dans des environnements sécurisés situés aux États-Unis et dans d’autres pays. Pour fournir ses services, Egencia doit transmettre vos données à ses filiales et/ou à ses fournisseurs de services pour traitement aux États-Unis et potentiellement dans des pays situés hors de votre pays de résidence. Soyez assuré que nous prenons des mesures appropriées pour protéger votre vie privée et votre sécurité.

Nous vous recommandons de lire la présente Politique de confidentialité dans son intégralité afin d’en être parfaitement informé.  Cependant, si vous souhaitez seulement accéder à une section en particulier de la présente Politique de confidentialité, vous pouvez directement cliquer sur le lien rapide correspondant dans le menu.

En cas de question ou d’inquiétude au sujet de notre utilisation de vos informations personnelles, n’hésitez pas à nous contacter par email ou par téléphone que vous trouverez à la fin de la présente politique, dans la section « Contactez-nous ».

Liens externes
Si une quelconque partie de nos Services en ligne vous lie à d’autres sites Web ou Applications, ces nouveaux liens ne relèvent pas de la présente Politique de confidentialité. Par conséquent, nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de ces autres espaces en ligne afin de comprendre leurs pratiques en termes de collecte, utilisation et partage des données personnelles.

Quelles informations personnelles collectons-nous et pourquoi ?
Les informations personnelles que nous sommes susceptibles de collecter à votre sujet s’inscrivent principalement dans les catégories suivantes :

  • Informations dont vous nous faites part directement

Il est possible que nous vous demandions de nous faire part directement de vos informations personnelles.  Par exemple, il est possible que nous vous demandions de nous fournir vos coordonnées, incluant votre nom complet, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail, de manière à :

– effectuer votre réservation de voyage ;

– créer ou enregistrer un compte auprès de nos services ;

– activer le service Organisateur de voyage ;

– vous fournir les services et informations que vous nous demandez, incluant les détails de votre réservation ;

– avoir un numéro nous permettant de vous contacter en cas d’urgence ;

– mettre à jour les informations des programmes grand voyageur ou programmes de fidélité ;

– vous abonner à nos communications commerciales ; et/ou

– nous soumettre vos demandes.

Vous devrez également fournir vos informations concernant la facturation (incluant votre numéro de carte de crédit, le nom du titulaire de la carte et la date d’expiration) afin d’effectuer votre paiement.

Il est également possible que l’on vous demande de fournir des données relatives aux autres voyageurs de votre réservation, à vos préférences commerciales et des données supplémentaires si vous participez à un sondage ou à un concours. Lors de la création de votre compte, vous devrez fournir un nom d’utilisateur/adresse e-mail ainsi qu’un mot de passe.

Vos informations personnelles peuvent également être liées à des cookies de manière à assurer un bon fonctionnement de nos Services en ligne, enregistrer vos recherches de voyage sur nos Services en ligne et collecter des informations sur la façon dont vous avez utilisé nos Services en ligne.  Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies [link].

Si vous êtes un collaborateur d’un compte d’entreprise, un prestataire ou un autre type de partenaire commercial, d’autres informations peuvent être collectées, incluant l’employeur, le numéro d’identification d’employé ou tout autre détail pertinent.

o Catégories spéciales d’informations personnelles

Certains types de données personnelles, comme certains numéros d’identification délivrés par l’administration, et les informations relatives à la religion, à votre état de santé ou à votre orientation sexuelle, sont considérés comme étant sensibles et nécessitent une protection supplémentaire conformément au droit en vigueur.  Nous limitons les circonstances au cours desquelles nous serions susceptibles de collecter des données personnelles sensibles, telles que :

–     les informations liées à votre santé qui pourraient nous être utiles pour vous fournir un hébergement et des facilités d’accès appropriés ou répondre aux critères de l’établissement ;

–     les numéros d’identification délivrés par le gouvernement, comme les numéros de passeport ou de permis de conduire, pouvant être utiles pour les réservations de vol, de location de véhicule ou autre ;

–     les autres informations que vous pourriez nous spécifier lors de la sélection d’une option et qui puissent impliquer ou suggérer des informations telles que votre religion, votre état de santé ou autre, incluant vos besoins alimentaires.

  • Données fournies volontairement au sujet des Compagnons de voyage/Clients

Lorsque vous effectuez une réservation pour une autre personne par le biais de nos Services en ligne, nous vous demanderons de fournir les informations personnelles et les préférences de voyage de cette personne. Vous devrez obtenir le consentement de toute autre personne avant de nous fournir ses informations personnelles et ses préférences de voyage.  Les informations de vos compagnons de voyage seront uniquement visibles et modifiables depuis votre compte.  Si vos compagnons de voyage souhaitent modifier ou supprimer eux-mêmes leurs informations, ils peuvent nous contacter directement à l’aide des coordonnées figurant dans la section « Contactez-nous » à la fin de la présente Politique de confidentialité.

  • Informations collectées automatiquement

Lorsque vous utilisez nos Services en ligne, nous sommes susceptibles de collecter automatiquement certaines informations émises par votre appareil.  Dans certains pays, incluant les pays de l’espace économique européen, ces informations sont susceptibles d’être considérées comme étant personnelles et soumises aux lois en vigueur sur la protection des données.

Plus précisément, les informations que nous collectons automatiquement peuvent inclure des informations telles que votre adresse IP, type d’appareil, numéro d’identification unique de votre appareil, type de navigateur (comme Firefox, Safari ou Internet Explorer), fournisseur d’accès à Internet (ISP), système d’exploitation et opérateur.  Pour les utilisateurs de sites Web, les détails de tout site Web de référence ou pages de sortie ainsi que les emplacements géographiques larges (par exemple, votre pays ou votre ville) sont également collectés.

Nous sommes également susceptibles de collecter d’autres informations techniques telles que la façon dont votre appareil a interagi avec nos Services en ligne, incluant les pages visitées et les liens ouverts, c.-à.-d. les voyages consultés ainsi que l’heure et la date de vos visites.

Collecter ces informations nous permet de mieux comprendre les visiteurs de nos Services en ligne, leur origine, et le contenu de nos Services en ligne qui les intéresse.  Nous utilisons ces informations à des fins d’analyses de données en interne et afin d’améliorer la qualité et la pertinence de nos Services en ligne pour nos visiteurs, en personnalisant votre expérience utilisateur, en adaptant les résultats de vos recherches et en vous montrant des annonces publicitaires susceptibles de vous intéresser, par exemple. Nous utilisons également cette collecte automatique d’informations afin d’empêcher et de détecter les fraudes.

Certaines de ces informations peuvent être collectées à l’aide de cookies et de technologies de suivi similaires, comme cela vous est expliqué plus en détail dans la section Cookies et technologies de suivi similaires.

  • Informations collectées lors de votre utilisation de l’Application

Lorsque vous utilisez l’Application de votre smartphone, celle de votre tablette ou celle de toute autre plateforme (collectivement désignées par « Application » ou « Applications », le cas échéant), nous pouvons collecter également :

les informations relatives aux fonctionnalités des Applications auxquelles vous accédez et que vous utilisez. Cela nous permet d’identifier les parties des Applications qui intéressent nos clients, afin d’affiner et d’améliorer encore plus l’Application.

Chaque Application peut également nous envoyer l’identifiant unique de l’appareil, appelé « UID », une séquence de numéros ou caractères unique correspondant à votre appareil. Nous n’utilisons cet identifiant que lorsque vous ouvrez l’Application pour la première fois, afin de confirmer à nos réseaux publicitaires le nombre de téléchargements résultant des clics sur leurs bannières respectives et autres outils de marketing.  Lorsque vous nous fournissez une adresse e-mail, nous pouvons l’associer à votre UID/identifiant de cookies actuel afin de vous fournir une expérience homogène sur l’ensemble de vos appareils.

Lorsque vous utilisez la fonctionnalité « trouver un hôtel près de ma position actuelle » ou une fonctionnalité similaire d’une Application qui vous suggère un contenu pertinent basé sur votre position, nous utilisons les informations relatives à votre position actuelle pour vous soumettre un contenu pertinent, sous réserve que votre appareil utilise son GPS ou une technologie similaire. Nous ne collectons aucune donnée de localisation à moins que vous n’utilisiez expressément une fonctionnalité de localisation. Vous pouvez également arrêter la collecte de données de localisation à tout moment dans les paramètres de votre téléphone.

Chaque Application nous envoie des informations afin que nous puissions les analyser en cas de problème ou d’arrêt, et améliorer l’Application en conséquence. Cela nous permet d’étudier l’erreur et d’améliorer la stabilité de l’Application pour les versions à venir. Dans ces rapports d’erreurs, l’Application nous fournit des informations sur le type et la version de l’appareil mobile utilisé, l’UID/identifiant de l’appareil, l’heure à laquelle l’erreur s’est produite, la fonctionnalité utilisée ainsi que le statut de l’Application au moment où l’erreur est survenue. Nous utilisons ces informations exclusivement pour comprendre la cause de l’erreur et y trouver une solution.

Nous pouvons vous envoyer des notifications push concernant des modifications du statut de votre vol ou d’autres éléments relatifs à vos voyages. En outre, nous pouvons également utiliser des notifications push pour transmettre des communications importantes de votre responsable voyages ou de votre employeur en cas d’urgence. Ces autorisations peuvent toujours être gérées dans les paramètres de votre appareil mobile.

Si vous sélectionnez « Contacter un agent », puis l’option « Me rappeler » dans Egencia Assistance, lorsque cette option est disponible, l’Application envoie votre numéro client, les informations d’itinéraire et potentiellement d’autres informations relatives à l’utilisation récente de l’application au conseiller voyages. Ces informations sont communiquées pour une réponse plus rapide du Service Client et pour un échange plus fluide et plus riche.

Vous avez toujours la possibilité de contrôler quelles sont les informations qu’une Application nous envoie. Vous pouvez exercer ce contrôle en modifiant les paramètres de votre Application ou en modifiant les paramètres de votre appareil mobile. Vous pouvez également supprimer l’Application de votre appareil et décider d’accéder à nos services par le biais de notre site Web.

  • Informations obtenues lors de nos échanges via les moyens de communication suivants

Suivi et enregistrement des appels : : Les appels à destination et en provenance de nos équipes du Service Client sont susceptibles de faire l’objet d’un suivi et d’un enregistrement à des fins de contrôle qualité, d’analyses, de protection en cas de litige et de formation du personnel. Les enregistrements d’appel seront conservés tout en restant conformes à la présente Politique de confidentialité.  Toute information personnelle vous concernant obtenue au cours d’un tel appel sera traitée en accord avec les dispositions de la présente Politique de confidentialité.

Autres communications en ligne : :
Tous les échanges que vous avez avec nous via nos Services en ligne, tel que le chat, seront enregistrés et suivis à des fins de contrôle qualité, de protection en cas de litige et de formation du personnel. Les informations seront traitées et conservées tout en restant conformes à la présente Politique de confidentialité.

  • Cookies et technologies de suivi similaires 

Nous utilisons des cookies et technologies de suivi similaires (collectivement désignés comme « Cookies ») afin de collecter et d’utiliser des informations personnelles vous concernant, notamment dans le but de vous présenter des annonces publicitaires liées à vos intérêts.  Pour savoir pourquoi nous et nos prestataires utilisons des cookies, quels types de cookies nous utilisons et comment vous pouvez contrôler ces derniers, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies [link].  Nous sommes susceptibles de croiser les informations dont vous nous faites part aux informations liées à vos transactions et aux informations vous concernant que nous recevons de tierces parties effectuant des services en notre nom.  Les informations reçues par le biais des cookies et de technologies similaires sont susceptibles de nous autoriser à croiser les dispositifs de suivi et les données de flux de clics des utilisateurs associés aux cookies.

De manière générale, nous utiliserons les informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet uniquement aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité ou à des fins que nous vous expliquerons au moment de la collecte de vos informations personnelles.

Avec qui partageons-nous vos informations personnelles ?

Nous sommes susceptibles de transmettre vos informations personnelles aux catégories de destinataires suivantes :

  • Les sociétés de notre groupe transmettront parfois vos informations personnelles aux sociétés affiliées au sein de la famille Expedia Group qui sont listées sur expediagroup.com.  Dans la mesure où nos filiales et sociétés sœurs ont accès à vos informations, elles suivront des pratiques tout au moins aussi restrictives que celles décrites dans la présente Politique de confidentialité. De même, elles respecteront la législation en vigueur concernant la transmission de communications promotionnelles et vous donneront l’opportunité, dans chaque e-mail commercial envoyé, de décider de ne plus recevoir de tels e-mails dans le futur.
  • Les prestataires de services tiers qui nous fournissent des services de traitement des données (par exemple, pour l’assistance, l’ajout de fonctionnalité ou l’aide relative à l’amélioration de la sécurité de nos Services en ligne) ou qui traitent les informations personnelles à des fins relatives au traitement des cartes de paiement, aux analyses commerciales, au Service Client, au marketing, à la distribution de sondages ou de programmes de tirages au sort de manière à faciliter l’affichage d’annonces publicitaires adaptées à vos intérêts ainsi que la prévention des fraudes.  Lorsque des prestataires de services tiers ont accès aux données, ils collectent uniquement les informations nécessaires à l’accomplissement de leurs fonctions. Il leur est interdit de partager ou d’utiliser les informations à toute autre fin.
  • Les partenaires commerciaux avec qui nous pourrons offrir conjointement des produits ou des services, ou dont les produits ou les services pourraient être disponibles par le biais de nos Services en ligne.  Vous pouvez savoir quand un partenaire commercial tiers participe à un service que vous avez demandé, car son nom est affiché (seul ou avec le nôtre).  Si vous décidez d’accéder à ces services facultatifs, nous pourrons transmettre de temps à autre des informations vous concernant, y compris vos informations personnelles, à ces partenaires. Un exemple de partenaire commercial pourrait être un programme de fidélité tiers vous permettant de gagner des points par le biais d’une réservation.
  • Les fournisseurs de voyage, tels que les hôtels, compagnies aériennes, agences de location de voiture, assurances, propriétaires et, le cas échéant, les prestataires d’activités, les compagnies ferroviaires et les lignes de croisières, qui effectuent vos réservations de voyage.  Tous les services fournis par ces tiers fournisseurs de voyages sont décrits dans leur totalité.  Veuillez noter que ces fournisseurs pourraient vous contacter, au besoin, afin d’obtenir des informations supplémentaires à votre sujet pour faciliter la réservation de votre voyage ou pour répondre à un éventuel message que vous auriez envoyé, conformément à leur propre politique de confidentialité. Nous transmettons régulièrement à nos fournisseurs de services hôteliers des avis anonymes.  Lorsque cela arrive, nous ne leur transmettons ni les noms des voyageurs ayant donné leur avis, ni leurs coordonnées, à moins que vous nous en ayez explicitement donné l’autorisation.  Nous ne sommes pas responsables si l’hôtel découvre votre identité par le biais du contenu de vos commentaires et vous contacte directement.
  • D’autres personnes au sein de votre entreprise, telles que votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages, conformément aux dispositions figurant ci-dessus dans la section « Gestionnaires de voyages, Organisateurs et Responsables voyages ».
  • Tout organisme d’exécution de la loi, de réglementation ou administration, tribunal ou autre tierce partie compétents, lorsque nous pensons qu’une divulgation est nécessaire (i) selon les lois ou réglementations en vigueur (ii), pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux ou (iii) protéger vos intérêts ou ceux de toute autre personne.  Par exemple, en application de la législation des États-Unis, le Bureau des douanes et de la protection des frontières du ministère américain de la sécurité intérieure requiert que certaines données relatives au voyage et à la réservation (appelées PNR – Passenger Name Record) des personnes qui entrent ou sortent des États-Unis ou traversent l’espace aérien américain lui soient communiquées préalablement à tout voyage. Nous pouvons communiquer ces données aux compagnies aériennes ou à d’autres fournisseurs de voyage, afin qu’ils puissent les transmettre aux autorités compétentes ;
  • Si nous pensons qu’il est approprié d’enquêter, prévenir ou entreprendre toute action nécessaire contre toute activité illégale ou suspectée d’être illégale ; afin de protéger et défendre les droits, la propriété ou la sécurité de notre société ou d’autres sociétés, de nos clients ou de tiers ; et dans le respect de nos Conditions d’utilisation et autres accords ;
  • En relation avec une opération commerciale, telle qu’une cession, une fusion, un regroupement ou la vente de biens, ou dans le cas peu probable d’une faillite.  En cas d’acquisition, nous informerons l’acheteur qu’il ne doit utiliser vos informations personnelles qu’aux fins mentionnées dans la présente Politique de confidentialité ; ou
  • Toute autre personne pour laquelle vous avez consenti à une divulgation.

Nous ne sommes pas en mesure d’énumérer tous les destinataires spécifiques dans la présente Politique de confidentialité en raison du nombre de destinataires et de la fréquence de changement de cette information.  Les catégories de destinataires sont expliquées plus en détail dans les sous-paragraphes de la section ci-dessus, comme les fournisseurs de voyage tels que les hôtels, les compagnies aériennes et les prestataires d’activités qui nous permettent de compléter votre réservation.  Si vous avez des questions relatives au partage de données avec des tierces parties, vous pouvez nous contacter en suivant les instructions fournies à la fin de la présente Politique de confidentialité.

De temps à autre, nous partageons également des informations agrégées ou anonymes avec des tierces parties, y compris des publicitaires et des investisseurs.  Par exemple, nous pourrions communiquer à nos publicitaires le nombre de visiteurs sur notre site Web ou les hôtels et les destinations les plus populaires.  Ces données ne contiennent aucune information personnelle et sont utilisées afin de développer du contenu et des services qui, nous l’espérons, intéresseront nos clients.

Comment utilisons-nous vos informations ?   

Nos bases légales pour le traitement des informations personnelles (visiteurs de l’EEE uniquement)
Si vous êtes un visiteur originaire de l’espace économique européen, notre base légale pour la collecte et l’utilisation des informations personnelles décrite dans la présente Politique de confidentialité dépendra des informations personnelles concernées et du contexte spécifique de collecte.

En règle générale, nous collecterons vos informations personnelles uniquement (i) lorsque nous avons besoin de vos informations personnelles afin d’établir un contrat avec vous, (ii) lorsque leur traitement est dans notre intérêt légitime et qu’il ne porte pas atteinte à vos droits ou (iii) lorsque vous y avez consenti.  Dans certains cas, nous aurons l’obligation légale de collecter vos informations personnelles, notamment lorsque nous devrons avoir recours à votre historique de transactions afin de remplir nos obligations financières et fiscales, conformément à la loi.

Si nous vous demandons de nous fournir vos informations personnelles afin de répondre à des exigences légales ou afin d’établir un contrat avec vous, nous vous le préciserons au moment opportun et vous indiquerons si vous êtes dans l’obligation ou non de nous fournir vos informations personnelles (ainsi que les possibles conséquences d’un refus à cette demande).

Si nous collectons ou utilisons vos informations personnelles en nous basant sur nos intérêts légitimes (ou ceux d’une tierce partie), ces intérêts serviront en règle générale au fonctionnement de notre plateforme et aux communications que nous établissons avec vous, qui sont nécessaires à la fourniture de nos services, à des fins de contrôle de sécurité lorsque vous nous contactez et à nos intérêts commerciaux légitimes, incluant nos réponses à vos questions, l’amélioration de notre plateforme, la mise en œuvre d’une activité commerciale, ou afin de détecter ou empêcher toute activité illégale.  Nous sommes susceptibles d’avoir d’autres intérêts légitimes et, le cas échéant, nous vous préciserons au moment opportun la nature de ces intérêts légitimes.

Comment déterminons-nous quels sont nos intérêts commerciaux légitimes ?
Nous procédons à une évaluation nous permettant de nous assurer que :

(i)         Notre intérêt concernant l’utilisation de vos données est légitime (c.-à-d. que nous avons un besoin commercial clair) ; et

(ii)         Le besoin commercial, tout compte fait, ne porte pas atteinte à votre droit à la vie privée.

Pour ce faire, nous évaluons l’impact potentiel qu’une utilisation spécifique des données peut avoir sur vous en tant que client et nous l’évaluons vis-à-vis de nos propres besoins commerciaux afin de nous assurer que nous trouvons le bon équilibre. Nous appliquons également une série de mesures de sécurité afin de minimiser tout risque potentiel.

À titre d’exemple, nous pourrions, en pratique, considérer que la collecte des préférences commerciales de nos clients au cours d’une réservation est un intérêt commercial légitime pour une société de commerce électronique en ligne.  Nous pensons que cette pratique n’a aucun impact excessif sur votre droit à la vie privée, étant donné qu’il est plus que probable que vous souhaitiez en savoir plus sur nos produits et services à l’avenir.  Cependant, afin de protéger votre droit à la vie privée, nous nous assurons que vous êtes en mesure de vous désinscrire de ces communications à tout moment, dans l’e-mail en lui-même ou par le biais de notre Service Client.

Conformément aux fondements juridiques mentionnés ci-dessus, nous utilisons les informations que nous collections afin de :

  • remplir les transactions que vous effectuez, telles que la réservation d’un hôtel ;
  • vous fournir des confirmations de voyage et d’importantes mises à jour de voyage relatives à votre voyage à venir (par e-mail ou SMS) ;
  • vérifier votre identité à des fins de prévention des fraudes ;
  • gérer votre compte, y compris le traitement de vos paiements ;
  • communiquer avec vous de manière générale, notamment en cas de changement relatif à votre réservation ;
  • fournir un Service Client lié à votre réservation ou qui puisse répondre à chaque demande que vous puissiez émettre ;
  • administrer et gérer notre Programme de voyages d’affaires Egencia ;
  • mesurer votre intérêt pour nos produits, nos services et les fonctionnalités de notre site Web et améliorer ces derniers ;
  • vous indiquer nos offres spéciales, bons de réduction, tirages au sort, et produits et services liés au voyage et susceptibles de vous intéresser. Vous êtes susceptibles recevoir ces communications par e-mail, publications ou annonces publicitaires sur des sites tiers, notamment sur les médias sociaux ;
  • personnaliser votre expérience avec le présent site Web ou la présente Application ;
  • vous récompenser dans le cadre de tout programme de récompense et de reconnaissance auquel vous aurez décidé de prendre part (qu’il s’agisse de notre programme ou de celui d’une tierce partie) ;
  • obtenir des informations vous concernant, notamment lorsque vous soumettez un avis ou répondez à un sondage ;
  • procéder à des analyses statistiques relatives à votre utilisation de notre site Web et de nos Applications ainsi qu’à nos services afin d’améliorer tous les aspects de ce que nous vous proposons ;
  • protéger nos droits en tant que société, comme nos droits de propriété intellectuelle, par exemple ;
  • résoudre tout litige ou problème, percevoir nos honoraires ;
  • empêcher toute activité potentiellement interdite ou illégale ;
  • appliquer nos Conditions d’utilisation ; et
  • tel que cela est décrit dans la partie relative à la collecte d’informations.

Si vous avez des questions ou que vous souhaitez obtenir plus d’informations sur la base légale à partir de laquelle nous collectons et utilisons vos informations personnelles, vous pouvez nous contacter à l’aide des coordonnées figurant à la fin de la présente Politique de confidentialité.

Comment protégeons-nous vos informations personnelles ?
Il est important pour nous que vous vous sentiez en sécurité lorsque vous utilisez nos Services en ligne pour planifier vos voyages, et nous nous engageons pour ce faire à protéger les informations que nous collectons. Bien qu’aucun Service en ligne n’est en mesure de vous garantir une sécurité absolue, nous avons implémenté des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les informations personnelles vous concernant que nous collectons et traitons.  Par exemple, nous utilisons une technologie de cryptage (ou chiffrement) lorsque nous transmettons vos informations personnelles sensibles de votre système au nôtre, et nous utilisons des pare-feu et des systèmes de détection d’intrusion afin d’empêcher l’accès de personnes non autorisées à vos informations.  De plus, seuls les employés autorisés peuvent accéder aux informations personnelles, et ils ne peuvent le faire que pour des raisons professionnelles autorisées.

Transferts de données internationaux
Vos informations personnelles sont susceptibles d’être transférées et traitées dans des pays autres que le pays dans lequel vous résidez et hors de l’EEE.  Ces pays sont susceptibles d’avoir des lois relatives à la protection des données qui diffèrent des lois de votre pays (et pouvant parfois ne pas offrir le même niveau de protection).  En particulier, Egencia conserve et traite les données personnelles relatives aux Voyageurs dans des environnements sécurisés situés aux États-Unis et dans d’autres pays. Dans le cadre du traitement des données des Voyageurs non Américains, afin de fournir ses services, Egencia doit transmettre vos Données personnelles à ses filiales et/ou fournisseurs de services pour traitement aux États-Unis et potentiellement dans des pays situés hors de votre pays de résidence.

Nous avons mis en place des dispositifs de protection appropriés de manière à ce que vos données personnelles restent protégées conformément à la présente Politique de confidentialité lors des transferts hors de l’EEE.  Pour les données personnelles d’Europe, Egencia procède à ces transferts de données personnelles conformément à la présente Politique de confidentialité et au droit applicable, et adhère par auto-certification au bouclier de protection des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis.  Nous avons également mis en place des contrats intragroupes qui comprennent des conditions strictes de transfert des données, approuvées par la Commission européenne (appelées Clauses contractuelles types) et qui obligent toutes les sociétés du groupe à protéger les données personnelles qu’elles traitent dans l’E.E.E. conformément au droit de l’Union européenne applicable en matière de protection des données personnelles.

Nous veillons à ce que tous nos prestataires de services tiers vers lesquels un transfert de données est effectué disposent de mesures de protection appropriées pour la protection de vos informations personnelles.  Le mécanisme adéquat est susceptible d’être (i) un statut de pays adéquat, c.-à.-d. basé dans un pays jugé « adéquat » par la Commission européenne depuis que ses normes de protection des données se sont alignées sur celles de l’Union européenne ; (ii) des Clauses contractuelles standard ; ou (iii) le bouclier de protection des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis.

Conservation des données
Nous conservons les informations personnelles vous concernant que nous collectons au cas où nous aurions un besoin professionnel légitime en cours (par exemple, afin de fournir un service que vous auriez demandé ou afin de nous conformer aux exigences légales, fiscales ou comptables).

Lorsque nous n’aurons aucun besoin professionnel légitime en cours exigeant le traitement de vos informations personnelles, nous supprimerons ou anonymiserons vos données ou, en cas d’impossibilité (si vos informations personnelles ont été conservées dans des archives de sauvegarde, par exemple), nous conserverons vos informations personnelles en sécurité et les isolerons de tout autre traitement jusqu’à ce qu’il soit possible de les supprimer.

Nous anonymiserons ou rassemblerons vos données si nous les destinons à des fins d’analyse ou d’analyses des tendances sur de plus longues périodes.

Vos droits sur ces informations
En tant que participant au programme Egencia, vous pouvez recevoir des communications de notre part concernant des nouvelles et des mises à jour relatives aux voyages. Vous pouvez vous désabonner à tout moment de ces newsletters envoyées par e-mail. Il vous suffit d’accéder à la section « Paramètres d’e-mail » sur la page « Mon profil » ou d’informer votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable voyages que vous ne souhaitez plus recevoir ces communications de la part d’Egencia. Un lien permettant de vous désabonner de la newsletter figure également dans chacun des e-mails que vous recevez. Veuillez noter que nous nous réservons le droit de vous envoyer d’autres types de communications, y compris des annonces relatives au service, des messages administratifs et des enquêtes liés à votre compte ou à vos transactions avec Egencia, sans vous donner la possibilité d’interrompre l’envoi de ces communications à l’avenir.

  • Vous pouvez accéder aux données, en ajouter, les modifier ou les supprimer sur les pages « Mon profil » et « Mes voyages », et fermer votre compte comme indiqué ci-dessous.  Dans ce cas, Egencia a le droit de vous demander de vous identifier de manière appropriée, avant d’accéder à votre demande.
  • Vous pouvez également demander par écrit à accéder aux données personnelles que nous détenons vous concernant. Dans ce cas, Egencia a le droit de vous demander de vous identifier de manière appropriée, avant d’accéder à votre demande. Vous pouvez formuler une demande d’accès écrite à vos données personnelles en nous contactant à l’aide des coordonnées figurant ci-dessous dans la section « Contactez-nous ».

Vos droits en matière de protection des données
Si vous résidez dans l’espace économique européen, vous bénéficiez des droits suivants en termes de protection des données :

  • Si vous souhaitez accéder à vos informations personnelles, les corriger, les mettre à jour ou en demander la suppression, les pages Mon Profil sur Egencia permettent aux membres de consulter et de modifier les paramètres de leur compte. L’option des paramètres d’e-mail vous permet de modifier votre adresse e-mail et de gérer l’abonnement à la newsletter et tout autre abonnement. Vous pouvez également modifier votre mot de passe et choisir d’être automatiquement reconnu lorsque vous vous connectez au site Web. Vous pouvez ajouter et supprimer des Voyageurs sur votre profil membre, mettre à jour ou corriger des noms, des numéros de téléphone, des informations relatives aux passeports et les personnes à contacter en cas d’urgence pour les Voyageurs associés à votre profil. Vous pouvez également mettre à jour vos préférences de voyage.  Vous pouvez nous contacter à l’aide des coordonnées figurant dans la section « Contactez-nous » à la fin de la présente Politique de confidentialité.
  • Si vous souhaitez accéder à vos données personnelles, nous vous confirmerons si nous conservons ou non vos informations et vous en fournirons une copie en vous expliquant de quelle manière et pour quelle raison nous les traitons, combien de temps nous les conservons et vos droits vis-à-vis de ces informations.
  • Si vous demandez la suppression de vos informations personnelles, nous les effacerons.   Veuillez noter que nous devrons conserver toute information nécessaire au respect de nos obligations légales ou afin d’établir, d’exercer ou de défendre une action en justice.
  • Il vous est possible de vous opposer au traitement de vos informations personnelles. Pour cela, demandez-nous de limiter le traitement de vos informations personnelles ou demandez la portabilité de vos informations personnelles. Nous vous rappelons que pour exercer vos droits, il vous suffit de nous contacter à l’aide des coordonnées figurant dans la section « Contactez-nous » à la fin de la présente Politique de confidentialité.
  • Vous pouvez demander la clôture de votre compte Egencia en nous contactant. Une fois le compte fermé, vous ne pourrez plus vous y connecter, ni accéder aux données qui y sont associées. Toutefois, vous pouvez ouvrir un autre compte à tout moment. Nous vous enverrons un e-mail confirmant la clôture de votre compte, à l’adresse e-mail figurant sur votre profil membre.  Veuillez noter que nous devrons conserver toute donnée nécessaire au respect de nos obligations légales ou afin d’établir, d’exercer ou de défendre une action en justice.
  • De même, si nous avons collecté et traité vos informations personnelles avec votre consentement, il vous est toujours possible de retirer votre consentement à tout moment.  Retirer votre consentement n’affectera pas la légalité de tout traitement effectué par nos soins avant que vous n’ayez retiré votre consentement, ni n’affectera le traitement de vos informations personnelles effectué pour des motifs de traitement légaux autres que votre consentement.
  • Vous avez le droit de porter plainte auprès des autorités de protection des données au sujet de la collecte et de l’utilisation de vos informations personnelles.  Pour plus d’informations, veuillez contacter les autorités de protection des données de votre pays. Les coordonnées des autorités de protection des données dans l’Espace économique européen, la Suisse et certains pays n’appartenant pas à l’Union européenne (incluant les États-Unis et le Canada) sont disponibles ici.

Vous pouvez nous contacter à l’aide des coordonnées figurant dans la section « Contactez-nous » à la fin de la présente Politique de confidentialité.

Nous répondons à toutes les demandes que nous recevons de la part de personnes souhaitant exercer leurs droits en termes de protection des données conformément aux lois en vigueur sur la protection des données.

Affichage d’annonces publicitaires personnalisées
Des annonceurs publicitaires tiers, tels que des entités publicitaires et des partenaires commerciaux, sont susceptibles d’utiliser des cookies et d’autres technologies (comme les balises) pour collecter des informations relatives à vos activités en ligne. La collecte de ces informations sert notamment à mesurer et à comprendre l’utilisation de notre site, à analyser, modifier et personnaliser le contenu publicitaire de ce site et d’autres sites en fonction de vos intérêts apparents. Nous n’avons pas d’accès ni de contrôle sur les cookies ou les autres fonctionnalités que ces annonceurs publicitaires utilisent, et leurs pratiques en matière de traitement des informations ne sont pas couvertes par la présente Politique de confidentialité. Pour en savoir plus sur les annonceurs publicitaires tiers et vous opposer à cette collecte d’informations, vous pouvez accéder à l’un des sites suivants :

  • http://www.youronlinechoices.eu/
  • http://youradchoices.ca/choices/
  • http://www.aboutads.info/choices/
  • http://optout.networkadvertising.org/

Signaux « Ne pas suivre » et mécanismes similaires. Certains navigateurs peuvent transmettre des signaux « Do-Not-Track » aux sites Internet avec lesquels ils communiquent. En raison des différences de gestion et d’activation de cette fonctionnalité entre les différents navigateurs, il est parfois difficile de savoir si les utilisateurs transmettent ces signaux volontairement ou s’ils en ont même connaissance. Les participants au principal organisme de normalisation d’Internet qui s’intéressent à ce problème travaillent actuellement à définir le comportement que les sites Web doivent adopter s’ils reçoivent ce type de signal. Actuellement, Egencia s’abstient de répondre à ces signaux. Si une norme devait être établie et acceptée, nous redéfinirions notre réponse à ces signaux en conséquence.

Modifications de la présente police et comment nous contacter

Mises à jour de la présente Politique de confidentialité
Les modifications de la présente Politique de confidentialité seront effectuées, le cas échéant, en réponse aux évolutions locales, techniques ou commerciales. Nous prendrons les mesures appropriées pour vous informer des mises à jour apportées à notre Politique de confidentialité, en tenant compte de l’importance des modifications en question.  Nous vous demanderons votre consentement pour toute modification apportée à notre Politique de confidentialité si et là où cela est requis par les lois en vigueur sur la protection des données.

Vous pourrez voir la date de la dernière mise à jour de la présente Politique de confidentialité en consultant la date de « Dernière mise à jour » affichée en haut de la présente Politique de confidentialité.

Si vous avez des questions relatives aux modifications apportées à la présente Politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter en suivant les instructions ci-dessous.

Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de confidentialité en général, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées suivantes :

Email: service_client@egencia.fr. Nous nous efforcerons de vous répondre sous 24 heures.

Téléphone : Si vous avez besoin d’une assistance plus urgente, veuillez appeler le 01 73 01 22 40.

Nous souhaitons nous assurer que vous maîtrisez votre expérience du voyage en ligne en tant que client Egencia, de la planification et de la réservation de votre voyage à la protection de vos données personnelles. Les agents de voyage du Service Client Egencia sont à votre disposition 24 heures/24 et 7 jours/7 pour vous aider à répondre à vos questions concernant vos voyages. Vous pouvez également appeler le numéro du Service Client qui vous a été fourni lors de l’inscription de votre entreprise. De plus, vous pouvez directement contacter le fournisseur de voyages au numéro de téléphone ou à l’adresse indiqués sur votre itinéraire de voyage.