Cas client : la start-up spécialisée dans l’éducation Top Hat grandit grâce à Egencia

Education startup with Egencia

Top Hat propose une plateforme d’enseignement totalement intégrée qui permet aux professeurs de motiver leurs élèves au sein et à l’extérieur de la salle de classe grâce à du contenu, des activités et des outils percutants. Depuis que la start-up est devenue cliente d’Egencia en 2013, elle s’est agrandie pour compter aujourd’hui 300 salariés aux États-Unis et au Canada. Elle prévoit désormais l’ouverture d’un nouveau bureau en Australie.

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CHIFFRES CLÉS

  • 300 salariés dans le monde entier
  • 93% d’adoption en ligne
« J’ai plusieurs casquettes chez Top Hat, dont une qui concerne la supervision des voyages pour plus de 300 personnes. Je peux organiser mes tâches et les accomplir de façon efficace grâce à Egencia, qui me permet de contrôler facilement notre programme voyages. » – Russ Tebaldi, Travel Manager, États-Unis, Canada »

LE DÉFI

Créer et concevoir un programme voyages à partir de zéro
  • Faire évoluer les habitudes : d’un programme voyages non réglementé à un programme
    réglementé
  • Conserver son élan et sa flexibilité dans un environnement de start-up à croissance rapide.
  • Créer une politique voyages d’affaires à partir de rien.
Contrôler les dépenses de voyage

La consolidation des notes de frais proposée par Egencia aide Top Hat à réaliser des économies en apportant une visibilité sur les dépenses de sorte à ce que la start-up puisse prendre des décisions stratégiques basées sur des habitudes de dépenses. Les rapports disponibles par le biais d’Egencia jouent un rôle essentiel pour identifier les moyens de contrôle de ces frais.

Une croissance dynamique

Fort d’une expérience préalable en start-up, Russ Tebaldi, Travel Manager chez Top Hat, possède une bonne connaissance des défis liés à la gestion de voyages pour de petites entreprises. La prise en compte des préférences voyageurs peut s’avérer compliquée, et au fur et à mesure que la société se développe, il devient crucial de donner le contrôle aux voyageurs pour obtenir un programme voyages fluide. En faisant cela, Russ a pu se concentrer sur les aspects plus stratégiques du programme.

POURQUOI ILS ADORENT EGENCIA

Une communication facilitée des changements de politique

Grâce à Egencia, Russ est en mesure de réagir avec souplesse aux tendances et de réaliser des changements de politique efficaces. Plutôt que de mener une campagne de formations pour les 300 voyageurs de Top Hat, lorsque Russ a besoin de prendre une décision stratégique, il lui suffit de modifier la politique sur la plateforme et de former les approbateurs, qui à leur tour communiquent les changements aux voyageurs.

La création de partenariats stratégiques durables

Egencia offre un solide réseau d’assistance et de contacts au-delà de l’Account Management. Lorsque Russ avait des questions à propos de la location de voitures, son Account Manager le mettait en relation avec son conseiller entreprise, qui est désormais un partenaire stratégique majeur. En plus des nombreux partenaires hôteliers d’Egencia à proximité des bureaux principaux de Top Hat dans le Colorado et à Toronto, Russ a identifié et négocié de nouveaux tarifs corporate avec des établissements stratégiques en exploitant les données de voyage provenant des outils de reporting d’Egencia. Egencia permet aux Travel Managers de tirer systématiquement parti des partenariats, en plus de l’assistance de leur Account Manager.

Un accompagnement dans l’expansion

Top Hat a récemment ouvert un bureau en Australie et, comme prévu, elle fait régulièrement voyager des salariés entre
ses trois bureaux internationaux. « Nous avons pu ouvrir le bureau australien avec beaucoup moins de craintes, sachant à quel point le programme voyages
fonctionnait bien au sein de nos bureaux d’Amérique du Nord », a déclaré Russ.

  • Top Hat peut rapidement identifier les possibilités de contrôle des coûts grâce aux outils de reporting d’Egencia, qui permettent de surveiller la croissance d’une année à l’autre et d’évaluer la valeur de chaque voyage pour rentabiliser chaque dollar investi.
  • Les données de voyage et un bon système d’assistance permettent à Russ de passer moins de temps à gérer son programme voyages d’affaires pour pouvoir se consacrer à la stratégie globale.
  • Les salariés qui occupent des postes commerciaux passent la moitié de leur temps de travail à voyager. L’identification des économies à réaliser pour ce groupe clé de voyageurs est essentielle afin de réduire les coûts.