Aligner politique voyages et culture de l’économie

Un voyageur d'affaires et un Travel Manager discutant de la politique

Chaque entreprise possède sa propre culture, qu’elle ait été élaborée sciemment ou se soit développée au fil du temps. La culture se manifeste dans l’évolution des produits d’une entreprise, l’image de marque et le service client, ainsi que dans l’environnement de travail, les politiques d’entreprise et les voyages d’affaires. En fait, il est probable que votre programme voyages (puisqu’il englobe chaque aspect de votre entreprise) soit une petite réplique de votre culture globale.

Votre programme voyages est primordial, et le réussir est essentiel pour les petites et moyennes entreprises. Les webinars, les e-mails et les visioconférences sont des outils qui revêtent une utilité indéniable. Toutefois, rien ne vaut les réunions en présentiel lorsqu’il s’agit d’établir des liens et de conclure des contrats. En 2017, la revue Harvard Business Review (HBR) a révélé que les demandes formulées en personne étaient 34 fois plus efficaces que celles formulées par e-mail.[1]

Il est essentiel d’élaborer votre culture d’entreprise de façon à ce que celle-ci aide votre entreprise à atteindre ses objectifs. De plus, il est crucial que votre programme voyages, et donc votre culture de voyage, aille de pair avec votre culture d’entreprise globale et la complète.

Une culture de voyage cohérente

Si votre programme voyages d’affaires est non géré et que l’ensemble du personnel réserve et ajoute des frais de voyage depuis divers emplacements en ligne et hors ligne, ou si votre programme est géré en interne par une seule personne pour l’ensemble de l’entreprise, il se peut que celui-ci devienne très rapidement déroutant et fastidieux. Qui plus est, les programmes voyages non gérés peuvent faire perdre inutilement de l’argent à votre entreprise. Pensez à tout ce temps perdu à passer en revue les frais de voyage et les itinéraires de chaque voyageur. Repensez également à tout l’argent dépensé dans des réservations non conformes à la politique ou qui ont coûté plus qu’elles n’auraient dû à cause de la manière dont, ou de l’endroit où elles ont été effectuées.

Les programmes voyages gérés favorisent l’uniformité. En vous associant à une agence de voyages d’affaires (TMC) comme Egencia, les voyages d’affaires peuvent être regroupés et améliorés en passant par une plateforme. Les voyageurs ont la possibilité d’effectuer leurs réservations sur une interface intuitive, et les Travel Managers peuvent modifier la politique en déplacement, vérifier où se trouvent les voyageurs et générer des rapports sur des sujets tels que les frais de voyage, le tout sur une plateforme unique. Ainsi, le processus est simplifié pour toutes les personnes impliquées, qui gagnent un temps précieux.

La culture de voyage comme moyen de faire se conformer votre personnel

L’un des premiers problèmes à résoudre dans les petites et moyennes entreprises, et bien souvent l’élément qui pousse à élaborer une politique voyages globale, est la gestion des coûts lorsque de plus en plus de personnes voyagent.

Personne ne niera le besoin de définir des limites budgétaires pour les chambres d’hôtels, les locations de voiture ou les billets d’avion. Toutefois, la façon dont vous mettez en œuvre ces changements en tant qu’entreprise va-t-elle aider ou entraver la santé de votre société ?

Vous pourriez simplement définir les limites et vous en tenir à cela. Il appartiendrait ensuite à chaque employé de veiller à rester informé des dernières mises à jour de la politique, de vérifier ses réservations et de soumettre son voyage pour approbation. Toutefois, ce processus de réservation ne fait pas le bonheur des voyageurs.

Collaborez avec une TMC mettant à la disposition des voyageurs une plateforme qui leur offre la possibilité de prendre leurs propres décisions tout en veillant au respect de la politique voyages. La réservation reste familière et personnalisée : les voyageurs peuvent continuer à effectuer des recherches, consulter les avis et établir un itinéraire, mais d’une façon qui permet désormais d’appliquer automatiquement les politiques tarifaires et les restrictions internes. Ainsi, il n’est plus nécessaire de comparer sa réservation au document directif. Avec la plateforme Egencia, les Travel Managers peuvent même modifier la politique voyages à tout moment, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

« J’aime avoir la possibilité de modifier la politique sur demande. J’ai la technologie à portée de main. » déclare Joy Anzinger, Senior Manager Global Travel chez Splunk.

Notre plateforme met également en évidence les meilleurs choix conformes à la politique disponibles pour vos voyageurs grâce au machine learning, pour gagner encore plus de temps et offrir des opportunités supplémentaires de gestion des coûts.

Le voyage comme moyen de recrutement et de fidélisation

Avec tous vos employés réservant leurs voyages sur une plateforme unique et centralisée mise à disposition par une TMC, vous obtenez une mine de données à jour vous permettant, en tant que Travel Manager, d’observer votre programme voyages dans son ensemble et d’identifier les opportunités d’économies pour votre entreprise. Les données peuvent notamment vous permettre de repérer des problèmes récurrents tels que les réservations tardives ou le non-respect de la politique afin que vous puissiez en discuter avec vos voyageurs et améliorer l’approche de votre entreprise en matière de voyages.

Une culture d’entreprise en phase avec une politique voyages adoptée par les employés peut également aider votre entreprise à améliorer sa compétitivité en matière de recrutement et de fidélisation des talents.

Une politique voyages d’affaires bien définie et une fonctionnalité facilitant le suivi encourageront vos employés à respecter la politique et à promouvoir généralement votre entreprise, et favoriseront leur sentiment d’être soutenu. Accenture a révélé que les grandes entreprises reconnaissaient que l’expérience employé était le nouveau champ de bataille pour obtenir un avantage concurrentiel.[2] Une bonne expérience employé comprend notamment la façon dont le personnel doit effectuer ses réservations et voyager dans le cadre de son travail. Par conséquent, vous devez vous assurer que vos futurs talents sachent que votre approche en matière de voyages d’affaires est positive et claire.

Vous voulez en savoir plus sur le rôle du voyage dans une culture d’entreprise attentive aux coûts ? Lisez le livre blanc.


[1] Alexander Osterwalder, et al. « Don’t Let Your Company Culture Just Happen, » Harvard Business Review, 2016.

[2] Accenture Strategy. « L’expérience employé réinventée », Accenture, 2017.