Aidez vos voyageurs d’affaires à s’épanouir en 4 étapes

Les Travel Managers peuvent aider les voyageurs d'affaires à réduire leur niveau de stress

Une étude récente menée auprès des employés d’une entreprise participant à un programme de bien-être a prouvé que les voyages d’affaires, quand ils sont trop fréquents (supérieurs à deux semaines par mois), tendent à augmenter l’indice de masse corporelle, le cholestérol HDL, la pression sanguine et le taux d’obésité.

Souvent appelée « point de friction », cette usure des grands voyageurs n’a rien de nouveau. D’autres parlent des répercussions sur le niveau de stress, du manque de sommeil et de la mauvaise alimentation ou du manque d’exercice. Sur le long terme, cela peut aussi engendrer une baisse de productivité et de la rétention.

Mais relativisons un instant. Il y a aussi des aspects positifs. Ce sujet ayant été particulièrement d’actualité ces deux dernières années, nombreuses sont les recommandations. Le Centre national pour l’information biotechnologique (NCBI) a déterminé que la manière dont nous percevons le stress peut affecter notre santé. Le fait de modifier légèrement la façon dont nous associons stress et santé pourrait avoir un impact positif.

De telles études nous rappellent aussi de vérifier que le programme et la politique voyages qui sont les nôtres sont bien axés sur le voyageur. Si vous supervisez un programme de voyages d’affaires et ne savez pas par où commencer, suivez ces quatre étapes.

Étape 1: Créez une communauté et encouragez le partage de conseils

Personne ne sait mieux comment mener une vie de grand voyageur que… (vous l’aurez deviné) un grand voyageur ! Alors créez un groupe Facebook ou une chaîne Slack pour permettre à vos voyageurs de partager des conseils. Nous avons demandé aux employés d’Egencia comment ils font pour garder la forme lorsqu’ils sont en déplacement et avons répertorié les meilleures astuces dans cet article de blog.

Étape 2: Faites en sorte que votre politique voyages soit attrayante et transparente

Le « bleisure » demeure un aspect recherché des programmes voyages d’affaires. L’étude « Egencia 2018 Bleisure Trends » a démontré que de plus en plus de voyageurs d’affaires combinent des congés personnels à leurs voyages d’affaires, avec 68 % d’entre eux effectuant au moins un voyage mêlant affaires et loisirs par an. Elle a également révélé que la perception de l’employeur joue un rôle déterminant dans le processus de décision d’un séjour « bleisure ». Alors si vous décelez une demande dans votre entreprise, faites en sorte que le « bleisure » soit inclus dans votre politique voyages.

Le fait d’avoir une politique voyages claire présente aussi les avantages suivants :

  • Cela permet de diminuer les risques de sortie du programme et de s’assurer que les voyageurs continuent de passer par vos fournisseurs préférés et d’utiliser votre outil de réservation.
  • Le fait d’inclure un week-end dans le séjour, surtout pour les voyages à l’étranger, permet aux employés de se reposer et de s’acclimater avant d’attaquer la semaine de travail.
  • Les vols internationaux sont souvent moins chers le samedi. En ajoutant une nuit d’hôtel supplémentaire, le coût de revient est alors le même. Le voyageur s’en trouve plus reposé, plus productif et plus heureux. Un juste milieu entre satisfaction voyageur et réduction des coûts.

Parmi les autres sujets qui mériteraient d’être clarifiés, nous pouvons citer la compensation, en temps ou financière.  La 4e édition du sondage d’Egencia sur les technologies relatives aux voyages d’affaires a permis de constater qu’un certain nombre de voyageurs souhaitent obtenir une compensation du temps passé en voyage d’affaires les week-ends. Avez-vous déjà défini avec vos RH et vos responsables des directives claires en ce qui concerne les heures de compensation ?

Étape 3: Prévoyez des services ou des « avantages » supplémentaires pour vos voyageurs

Le fait d’accorder des « avantages » à vos voyageurs d’affaires peut permettre de nourrir leur satisfaction et, ainsi, d’améliorer leur efficacité et leur productivité. Pourquoi ne pas envisager de leur offrir des avantages comme l’accès aux salons d’aéroport par exemple ? Cela rendrait les temps d’attente ou les retards imprévus plus agréables.

Le programme Egencia Advantage permet à nos clients de mettre en place de tels avantages pour alimenter la satisfaction des voyageurs lors de leurs déplacements et, par conséquent, augmenter leur efficacité et leur productivité, en donnant aux entreprises les clés pour améliorer leurs programmes voyages. Par exemple, nous avons récemment intégré au programme un service Wi-Fi mondial, afin de permettre aux voyageurs de travailler mais aussi de rester en contact avec famille et amis à tout moment et où qu’ils se trouvent.

Étape 4: Facilitez l’accès aux informations sur le programme et la politique à vos voyageurs

Une base de données sur les voyages facilement accessible, disponible sur l’intranet de l’entreprise par exemple, peut aider les voyageurs à mieux optimiser leur temps en déplacement et supprimer toute ambiguïté. En centralisant l’information, vous pourrez diffuser votre politique voyages, partager des conseils de la communauté de voyageurs et communiquer les mises à jour relatives à votre politique ou toute alerte de voyage.

Voici quelques-unes des demandes émises par nos clients :

  • Diffuser des alertes concernant par exemple la disponibilité limitée d’un hôtel, voire de tous les hôtels d’une même ville, afin d’éviter des désagréments aux voyageurs d’affaires et de les encourager à réserver à l’avance. Pensez à consulter notre calendrier pour avoir un aperçu des événements phares à travers le monde qui sont susceptibles de mobiliser une ville entière.
  • Créer des guides pour les destinations les plus fréquentes. Tenez compte des recommandations de vos employés sur les moyens de transport, les restaurants, les bars et les attractions à visiter.
  • Demander si votre agence de voyages d’affaires peut partager la liste des hébergements réservés le plus fréquemment par les employés de votre entreprise afin d’accélérer la prise de décision et de faire jouer la confiance entre employés.

Cela permet également de centraliser les informations relatives à la sécurité en voyage. S’il est certain que vous ne pourrez pas toujours empêcher les perturbations pendant les voyages, vous pouvez néanmoins vous assurer d’avoir une politique claire et un partenariat avec une agence de voyages d’affaires qui vous aidera, en cas d’urgence, à modifier en temps réel les itinéraires des employés en déplacement. Avec l’aide de votre agence de voyages d’affaires, vous pouvez minimiser les désagréments et le stress en vous assurant que les voyageurs ont accès aux informations dont ils ont besoin avant, pendant et après un incident.

Pour en savoir plus sur la manière dont Egencia peut vous aider à réduire votre stress et celui de vos voyageurs d’affaires, contactez-nous dès aujourd’hui.