Entreprise

James Fisher Marine Services Ltd.

Secteur

Génie maritime

Employés

600+

James Fisher Marine Services Ltd. (JFMS), appartenant au fournisseur de services maritimes leader au Royaume-Uni James Fisher and Sons plc, fournit toute une gamme de services techniques et opérationnels aux entreprises du secteur de l’énergie du monde entier. Responsable d’une vaste infrastructure offshore, la société propose des solutions clés en main pour l’entretien des plateformes pétrolières, des éoliennes, des fermes éoliennes et des navires, notamment.

JFMS emploie près de 200 personnes à travers divers sites au Royaume-Uni et plus de 400 sous-traitants, et devait trouver un programme voyages d’affaires qui répondait à ses besoins.

Le défi

Compte tenu de la spécificité de chaque situation, proposer des services à l’industrie offshore nécessite de recourir à divers domaines de compétences. Il peut par exemple être nécessaire de faire appel à des plongeurs experts pour réparer un navire, tandis que des ingénieurs hautement qualifiés peuvent avoir à se rendre de toute urgence sur une plateforme pétrolière. Comme de nombreuses entreprises opérant dans ce type de secteur, JFMS n’emploie aucune personne possédant une expertise propre à un projet à plein temps, puisque les besoins évoluent régulièrement. En revanche, les sous-traitants occupent une place prépondérante : plus de 400 d’entre eux travaillent à un moment donné pour la société.

Au sein de JFMS, une équipe chargée du service projets assume diverses responsabilités, dont l’ensemble de la logistique et des voyages de l’entreprise Une assistance opérationnelle est également disponible 24 h/24, 7 j/7 pour appuyer les projets offshore en cours.

L’équipe du service projets a été confrontée à de nombreux défis et problèmes liés aux voyages d’affaires. Lisa Murphy, qui dirige l’équipe en charge des activités opérationnelles chez JFMS, s’était donné comme priorité de trouver une solution permettant de vaincre les obstacles qui entravent actuellement les voyages d’affaires.

Pour répondre aux besoins uniques de JFMS, Lisa Murphy devait trouver une agence de voyages d’affaires (TMC) réactive, claire et efficace afin de satisfaire aux exigences opérationnelles et logistiques de l’entreprise.

« L’entreprise à laquelle nous faisions appel pour gérer nos voyages n’était pas suffisamment réactive pour répondre aux exigences complexes auxquelles nous sommes confrontés dans le secteur maritime », déclare-t-elle. « La fonctionnalité permettant de réserver de façon autonome était l’un des principaux arguments de vente d’Egencia. Chacun peut consulter son planificateur de voyage et annuler les réservations en un clic, ce qui est souvent nécessaire, compte tenu de la nature urgente de nombre de nos projets et de la souplesse dont nous devons faire preuve. »

Prendre de la vitesse avec Egencia

En optant pour un programme voyages d’affaires géré par Egencia, l’équipe du service projets est en mesure de répondre en toute confiance aux demandes de voyage, en sachant qu’elle peut satisfaire aux exigences dans les délais limités auxquels elle doit souvent faire face.

« Les agences de voyages d’affaires auxquelles nous avons fait appel avant Egencia avaient des difficultés à s’adapter à nos besoins », précise Lisa Murphy. « Plus concrètement, nous devons régulièrement organiser les voyages d’une vingtaine d’ingénieurs, de techniciens et de plongeurs, et gérer notamment les vols, les véhicules, les hôtels, les bagages ainsi que d’autres spécificités telles que les bagages encombrants, pour les équipements de plongée, par exemple. Et tout cela doit souvent être réalisé au pied levé, avec des restrictions relatives à la localisation. »

Les fonctionnalités de la plateforme de voyages digitale et unique d’Egencia ont permis de résoudre ces problèmes, en plus d’ajouter un degré de rapidité et d’efficacité aux possibilités de réservation de l’équipe et de supprimer une grande partie des lourdeurs liées à la gestion administrative des voyages.

Les fonctionnalités de la plateforme, comme la gestion des données par bloc, les profils invités, et la carte consignée, notamment, simplifient l’expérience de réservation et de gestion pour les voyageurs et les Travel Managers. Grâce à la gestion des données par bloc, les Travel Managers peuvent créer et mettre à jour plusieurs profils de voyageurs en même temps. Les profils invités facilitent également la gestion des voyages des sous-traitants, pour qui les Travel Managers ne sont pas tenus de créer un profil complet pour procéder à une réservation, puisqu’il s’agit d’employés sous contrat à durée déterminée.

L’équipe du service projets peut également s’appuyer sur la fonctionnalité de reporting de la plateforme. Les rapports sur l’ensemble des déplacements sont facilement accessibles, et la data visualisation simplifie l’affichage des tendances en matière de dépenses et de voyage, permettant ainsi d’observer les performances du programme voyages.

« Notre chargée de compte chez Egencia est fantastique », déclare Murphy. « Elle s’est servie du reporting pour présenter les habitudes des groupes de voyageurs en matière de respect, et a mis en évidence certains problèmes comme le non-respect de la politique voyages ou les réservations tardives, que nous pouvons totalement éliminer. »

Le reporting permet également de localiser les employés et les sous-traitants en fonction de l’itinéraire prévu, aidant ainsi l’équipe de Lisa à se connecter et à assister les voyageurs en cas de besoin.

« La nature de notre travail implique pour nous de rester à disposition de notre personnel, notamment de nos voyageurs », précise Lisa Murphy. « Bien entendu, les secteurs dans lesquels nous travaillons supposent des situations urgentes et inattendues. Il était donc primordial pour JFMS de collaborer avec une entreprise disponible 24 h/24, 7 j/7 pour répondre immédiatement aux besoins de notre équipe. »

« Grâce à la plateforme Egencia, nous pouvons nous connecter, trouver facilement des informations sur nos voyageurs, et même effectuer des modifications, où que nous soyons. »

Simplifier l’aspect financier au sein d’un environnement humain diversifié

La plateforme de voyages d’affaires permet à l’équipe du service projets de définir des limites à la politique et de les adapter selon que le voyageur est un employé ou un sous-traitant.

« Les sous-traitants n’ont pas les mêmes privilèges que sous la politique habituelle. Pouvoir personnaliser et limiter les profils invités sur la plateforme est formidable », déclare Lisa Murphy.

« Par ailleurs, les sous-traitants préfèrent ne pas utiliser leur carte de paiement lorsqu’ils réservent ou séjournent quelque part. Nous utilisons donc la carte consignée pour tout régler. Le prépaiement et la facturation sont effectués en une seule fois ; nous n’avons donc pas à tenir un compte minutieux des dépenses. »

Cette solution simple et efficace facilite le quotidien de l’équipe du service projets et accroît la satisfaction des employés et des sous-traitants, qui n’ont pas à suivre leurs dépenses ni à attendre de paiements.

Grâce à la carte consignée, l’équipe de Lisa peut gérer l’ensemble des dépenses depuis la plateforme. Elle n’a donc pas besoin de courir après les sous-traitants pour recueillir leurs notes de frais. En regroupant les coûts sur la plateforme, l’équipe projets centralise les dépenses de voyage complexes et importantes, simplifiant ainsi le suivi.

Finding savings

Avec Egencia Analytics Studio, l’équipe du service projets a obtenu pour la première fois une visibilité sur les dépenses de voyage. Ceci a permis à l’entreprise d’identifier les économies potentielles et de démontrer aux principales parties prenantes sa capacité à maîtriser les coûts.

« Les dépenses sont variables, puisqu’elles dépendent des projets », explique Lisa Murphy. « L’ensemble du processus est unique et non fragmenté, ce qui simplifie le reporting et la recherche d’économies. »

L’entreprise maîtrise ses coûts en offrant un contrôle sur les réservations à un certain nombre de personnes de l’équipe projets. Ces membres de l’équipe supervisent la gestion des voyages des employés et sous-traitants en déplacement.

Les voyageurs peuvent se connecter à la plateforme et sélectionner leurs options avant qu’un membre de l’équipe du service projets approuve et finalise la réservation. Bien que ce processus soit propre à JFMS, chaque entreprise peut adapter les fonctionnalités de la plateforme pour répondre à ses besoins et processus spécifiques.

L’abondant contenu disponible sur la plateforme joue également un grand rôle dans la maîtrise des coûts.

« Nous avons réalisé des économies sur les voyages en réservant des hôtels au tarif [préférentiel] Egencia », indique Lisa Murphy. Il s’agit d’un avantage considérable pour une entreprise telle que JFMS, qui dispose d’un grand nombre d’employés et de sous-traitants voyageant régulièrement, en même temps et, bien souvent, dans l’urgence. Ils peuvent bénéficier de tarifs potentiellement réduits sur les chambres, sans se soucier d’avoir à réserver plus tôt.

Un Service Clients toujours disponible

Le service aux clients compte beaucoup pour les voyageurs de JFMS. Les besoins et exigences de leurs voyages peuvent s’avérer uniques et contraignants. De plus, il est essentiel qu’une assistance experte puisse être contactée de manière rapide et simple, et bien souvent dans l’urgence.

« Le Service Clients est très efficace concernant les suppléments de bagages. Nous devons parfois emporter de gros équipements. Il est donc très utile de pouvoir compter sur un service clients pour s’occuper de tout par téléphone », indique Lisa Murphy.

Depuis qu’elle a opté pour un programme voyages d’affaires géré par Egencia, l’équipe du service projets est parvenue à assister pleinement les employés de l’entreprise. Nous fournissons une assistance multilingue 24 heures/24, 7 jours/7 et 365 jours/an. De plus, 80 % des appels reçoivent une réponse dans les 20 premières secondes.

La solution Egencia

L’équipe JFMS a trouvé de nombreux avantages à passer de leur ancienne agence de voyages d’affaires à Egencia.

« L’équipe a trouvé la procédure de mise en œuvre simple et bien étayée », affirme Lisa Murphy, qui souligne le fait que l’assistance globale fournie par les Account Managers et les mises à jour technologiques régulières améliorent constamment l’expérience du voyage d’affaires chez JFMS. En collaborant avec Egencia, JFMS a également pu se concentrer sur la réduction des coûts et la promotion de l’agilité en tirant parti de notre technologie dédiée aux voyages et de notre Service Clients disponible en permanence.

La satisfaction voyageurs et la facilité d’utilisation ont été des éléments clés dans la promotion du programme voyages et du respect de la politique. L’entreprise a en effet atteint un taux d’adoption en ligne de 95 %.

« La visibilité sur les options de voyage est excellente, la plateforme est simple d’utilisation. Le fait de pouvoir réserver hôtels et moyens de transport en une seule réservation est également très important pour nous. Cette solution est logique, les personnes souhaitent donc l’utiliser », explique Lisa Murphy. « On ne fait aujourd’hui appel à moi qu’en cas de problème. Alors, ne pas entendre mon téléphone sonner est plutôt synonyme de bonnes nouvelles ! »

Besoin de meilleures solutions de gestion de voyages ? Nous pouvons vous aider.